Je markeert die mail met een rood vlaggetje — “Zo weet ik dat ik hier later nog naar moet kijken.” Legt de blauwe envelop van de belastingdienst in het zicht — “… dat moet ik nog betalen.” En plakt een post-it op de rand van het beeldscherm — “John bellen. 15:00!” Waarom dit niet werkt (en wat je dan wel moet doen) ontdek je hier.
“Die aantekeningen van het gesprek met die klant moeten hier ergens liggen!” Je weet het haast zeker. En terwijl je driftig in die stapel papieren zoekt, kom je nog een offerte tegen — “Wat was dit ook alweer?”
Je bekijkt het en legt ‘m vervolgens netjes terug op de hoek van het bureau. Zo vergeet je het niet. Een visuele reminder — slim, al zeg je het zelf…
In de tussentijd zijn je aantekeningen nog steeds zoek en heb jij ontzettend veel tijd verspild aan het zoeken ervan. En die offerte? Een paar dagen later ligt die er nog steeds. Ditmaal in een stapel van papieren die met de dag groeit.
Telkens als je die stapel ziet denk je: “o ja, daar moest ik nog iets mee doen!” Maar wij weten beiden dat dát nooit gebeurt…
Waarom deze werkwijze niet werkt (en de gevolgen ervan)
Laten we eerlijk zijn: dit is niet de beste workflow. Verre van, zelfs. Toch zijn velen er van overtuigt dat dit een uitstekende manier is om jezelf te organiseren.
Ze gebruiken visuele reminders om zichzelf te herinneren aan een taak of afspraak en zijn vervolgens in de waan dat je op die manier overzicht schept.
Ze kiezen uit een verzameling, niet vanuit overzicht en laten hierdoor het werk hen uitkiezen in plaats van andersom.
Maar dat heeft gevolgen voor je productiviteit:
- Je werkt reactief
In plaats van te werken aan taken met de hoogste prioriteit, houd jij je bezig met wat toevallig als eerste voorbij komt — “Dan heb ik dat tenminste al gedaan.”
- Je stelt grote klussen uit
Werken in stapels (papier of mail) werkt in de hand dat je kleine en simpele taken voor laat gaat op grote en complexe taken. Zonde, want die laatste categorie is vaak het belangrijkst.
- Je verspilt kostbare tijd
Die e mail die je al tig keer hebt geopend, die openstaande orders van vorige week; keer op keer pak je dezelfde dingen in handen zonder daarbij een besluit te nemen — “Dat doe ik later wel.”
- Je verliest noodzakelijke context
Heb je dan eindelijk die aantekeningen gevonden, dan weet je vaak niet meer wat je daarmee bedoelde. Hierdoor gaat belangrijke context verloren. Die steekwoorden linksboven? Geen flauw idee.
Kortom:
Ervan uitgaan dat je wel toekomt aan die taak als je het maar lang genoeg in het zicht laat liggen, werkt niet. Je brein is gewoonweg geen betrouwbaar instrument.
Wat je daarom nodig hebt is een extern systeem. Eén waarin jij alles vastlegt — van kleine tot grote taken, van projecten tot afspraken. Waar niets overlapt of ontbreekt.
En nu denk je vast: “Een systeem? Dat werkt niet bij mij.”
Geven we dit tijdens onze training Time Management aan, dan merken we dat dit weerstand oproept.
“Ja, zo’n systeem werkt vast voor anderen. Niet voor mij. Ik ben daar veel te creatief voor.” Een ander veelgehoorde uitspraak: “Nee, werken met een systeem haalt alle spontaniteit uit mijn dag!”
Onzin, zeggen wij. Je werk organiseren hoort ook bij je werkzaamheden.
Jij vindt ‘structuur’ misschien een vies woord. Iets dat je associeert met ‘voorspelbaarheid’ en ‘orde’ — dé nekslag voor spontaniteit. Maar niets is minder waar. Leren plannen en organiseren zorgt er juist voor dat jij ruimte hebt om spontaan te kunnen zijn.
De meeste mensen gaan het dan ook niet uit de weg omdat ze geen structuur willen, maar omdat ze niet weten waar ze moeten beginnen. Ze houden zaken liever in hun hoofd, dan dat ze tijd nemen om er orde in aan te brengen — omdat ze het moeilijk vinden.
En we nemen dat hen niet kwalijk. Jezelf organiseren is namelijk iets dat je niet op school geleerd krijgt. Daar leer je feiten, toepasbare kennis – en zodra je iets ouder bent – een vak. Niet hoe je jouw informatie zo overzichtelijk mogelijk ordent of hoe je taken zo optimaal mogelijk plant — dát leer je met vallen en opstaan.
We maken jezelf organiseren daarom makkelijk — met 1 simpele regel
Laten we daar verandering in brengen — jezelf organiseren makkelijk maken. Hoe? Door 1 eenvoudige aanpak te onthouden (en op te volgen). Organiseer werk nooit op de plek waar je het verzamelt, maar:
Verzamel bewust input op niet meer plekken dan nodig en verwerk het regelmatig in één extern systeem
That’s it. De enige aanpak die jij moet onthouden, wil je jezelf organiseren en meer overzicht creëren. En je bereikt het in 3 eenvoudige stappen:
- Je minimaliseert de plekken waar informatie binnenkomt tot het minimum.
- Leert hoe je deze informatie verwerkt…
- … én hoe je deze in een waterdicht systeem vastlegt.
Laten we er dieper op ingaan.
1. Minimaliseer het aantal verzamelplekken
Verzamelplekken zijn plekken waar jij informatie verzamelt. Ruwe input waar je mogelijkerwijs wat mee moet. En je hebt er meer dan je denkt:
- Digitale — je mailbox(e), Whatsapp, iMessage, Yammer, Slack, Sharepoint, Onenote of het CRM-systeem…
- Fysieke — de brievenbus, je post-its het postvakje op kantoor, je portemonnee (bonnetjes) maar ook je kladblok(ken), met notities…
- Mentale — een gedachte die bij je opkomt of een gesprek met je collega bij de koffieautomaat…
De informatie die op die plekken binnenkomt is niet allemaal even belangrijk. Neem bijvoorbeeld je brievenbus: daar kan nutteloze reclame binnenkomen, maar ook de blauwe envelop van de belastingdienst. Met dit laatste moet jij nog wat doen: je moet het betalen. Er schuilt dus nog werk in.
Om deze reden is het belangrijk dat jij je bewust bent van deze plekken. Hoe meer je er namelijk hebt, hoe groter de kans is dat je informatie of werk over het hoofd ziet. Breng ze daarom in kaart en minimaliseer ze zodanig dat je niet meer plekken overhoudt dan nodig.
Pas wanneer jij beseft hoeveel verzamelplekken je hebt en welke informatie wáár binnenkomt, kun je jezelf organiseren.
Hoe?
- Je legt binnenkomende post niet langer op de hoek van je bureau én de fruitschaal op de eettafel. Voortaan gebruik je 1 bakje naast de brievenbus waar alles terecht komt.
- Je bewaart bonnetjes niet langer in je portemonnee, het dashboardkastje in de auto én in (weer) die fruitschaal. Voortaan gebruik je 1 mapje voor alle losse paperassen.
- Je gebruikt niet langer drie verschillende kladblokken wanneer je aantekeningen maakt. Je houdt voortaan 1 vaste notebook bij de hand (papier of digitaal)
- Enzovoort.
Je snapt het idee. Alle fysieke, mentale en digitale input verzamel je op 1 – daar specifiek voor aangewezen – plek. Zo weet jouw brein te allen tijde:
“Heb ik een bonnetje nodig dan weet ik dat ik hem in mapje x kan vinden. Zoek ik een specifieke aantekening dan kan dat alleen in die kladblok staan.”
Meer weten over paperless werken Evernote of Onenote, check dan deze video:
2. Verwerk nieuwe input regelmatig
Nu je de bezem grondig door je verzamelplekken heen hebt gehaald, zul je de informatie op de overgebleven plekken moeten verwerken.
Je zal bij ieder stukje informatie, bij ieder bonnetje en iedere mail een beslissing moeten nemen — bepalen wat je ermee gaat doen. 1 handige methode helpt je daarbij: het OHIO-principe.
OHIO staat voor ‘Only Handle It Once’. Jij neemt maar één keer een beslissing over iets. Wanneer jij je mail verwerkt, maar ook wanneer je de map met declarabele bonnetjes verwerkt.
Dat kan één van de volgende vijf keuzes zijn:
- Je gooit het weg — iets dat je niet (meer) nodig hebt, gooi je direct weg.
- Je archiveert het — iets waar je nu niets mee hoeft te doen, maar misschien later nog nodig hebt, archiveer je. (Wel weer op één plek natuurlijk)
- Je delegeert het — werk dat niet direct jouw pakkie-an is, delegeer je.
- Je voert het direct uit — werk dat je in minder dan 5 minuten kunt uitvoeren, doe je meteen.
- Je plant het in — werk dat jij moet uitvoeren, maar wat langer dan 5 minuten in beslag neemt, plan je in. Hiervoor heb je een lichtgewicht time management systeem nodig. Dit leggen we in de volgende stap uit.
Ontzettend simpel. Je besluit, filtert en verwerkt alles maar één keer. Direct wanneer je het vastpakt, wanneer je het tegenkomt. Only Handle It Once. OHIO, dus.
Wanneer en hoe vaak?
Daar ontwikkel je een routine voor. Zo vaak als nodig om ‘on top of things’ te blijven, maar niet vaker. Dan werk je enkel reactief. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je telkens je mailbox verwerkt wanneer er één mailtje opduikt.
Ons advies? Check je mailbox maximaal 2 keer per dag. Werk één keer per dag je aantekeningen bij. Je post één keer per week. En je map met bonnetjes één keer per maand.
‘Minder’ is hierbij het sleutelwoord. Kijk wat voor jou werkt.
3. Organiseer de acties in een lichtgewicht time management systeem
Om de werkzaamheden die langer dan 5 minuten in beslag nemen te plannen, zul je een lichtgewicht en waterdicht systeem moeten gebruiken. Daarin zet je al je afspraken, projecten en taken die je tegenkomt wanneer je je verzamelplekken verwerkt.
Klinkt ingewikkeld, is het niet. Je hebt maar 2 dingen nodig:
- 1 agenda
- 1 takenmanager
In je agenda plan je alles dat tijdgerelateerd is. Denk aan afspraken en reistijden, maar ook taken die langer dan 30 minuten duren om uit te voeren — het lezen van een rapport bijvoorbeeld.
Een takenmanager is in principe gewoon een ‘to do’-lijstje. Je plaatst er al je taken op. Kleine maar ook grote. Zaken die je eventueel nog met iemand wilt bespreken of zaken waar je nog op wacht, krijgen ook een plekje op je takenlijst.
In onze (digitale) training Time Management gaan we hier verder op in. Daar leer je stap voor stap hoe je dit systeem inricht én hanteert.
Dat is hoe je jezelf organiseert
Je verzamelt bewust input en informatie, op niet meer plekken dan nodig, legt het vast en verwerkt deze regelmatig. Het gevolg? De hoek van het bureau is leeg. Je hóófd is leeg — net als je inbox, het dashboardvak van je auto en de rand van je monitor. Jij hebt weer overzicht en krijgt de touwtjes van je dagelijkse leven weer in handen!
Meer weten? Volg de (online) training Time Management
In onze training Time Management gaan we verder in op deze technieken en leer je in minder dan 1 dag hoe je ze toepast. Volg hem daarom eens, alleen of met je collega’s — nu ook digitaal! Voor wanneer je de deur niet uit kunt, maar wel de nieuwste time management methodes wilt leren!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
