Ons werk-strand wordt de hele dag door overspoeld met informatie-golven: mail, sociale media, notificaties, updates en meer. Informatie die onnodig veel tijd van je werkdag opslokt. Keer het tij door de informatie-overload slimmer te verwerken.
Wat komt aan bod:
- Filter wat je écht wil of moet checken: maak 2 lijsten
- Lijst 1 – Heb ik niks aan
- Lijst 2 – De moeite waard
- Cadeautje: een paar extra dagen in je leven
Gemiddeld gaat 28% van onze werktijd op aan het managen van e-mail. Om het nog wat schokkender te maken: dat zijn dus 560 uur per jaar, als je full-time werkt. En dan hebben we het nog niet eens gehad over het (onnodige) totaal aantal uren dat we spenderen aan sociale media, blogs, google, appjes en andere technologische tijdvreters. Alleen al aan Facebook en Twitter spenderen we in Nederland zo’n 9 uur per maand.
Wie kent het niet? Voor je het weet is er weer een half uur voorbij, sinds je je mailbox opende of ‘even’ op Facebook ging kijken naar de nieuwe updates in je Newsfeed. Zonde van je tijd, wanneer je bijvoorbeeld tegen een deadline aan zit – of wanneer je je werktijd niet wil verdoen, zodat je eerder naar huis kan of gewoon omdat je je baas tevreden wil houden.
Toegegeven: het is niet allemaal loze tijd die je spendeert aan het checken van al deze media. Je wil nu eenmaal op de hoogte blijven (Facebook, Twitter, blogs, Youtube) en het is soms gewoon noodzakelijk (document ter voorbereiding van je bespreking lezen of mail beantwoorden).
We moeten alleen leren om slimmer om te gaan met de tijd die we spenderen aan het verwerken van al deze informatie, zodat we productiever werken en effectiever met onze uren (of opgeteld: dagen) omgaan.
Filter wat je écht wil of moet checken: maak 2 lijsten
Er is een manier om slimmer met deze eindeloze informatie-overspoeling om te gaan. Door de volgende twee lijsten te maken, leer je moeiteloos surfen op de informatie-golven zonder dat je werk-strand overspoeld raakt.
De eerste stap is de stroom uitdunnen. Filter weg wat je niet hoeft te weten of eigenlijk helemaal niet wil weten.
Bedenk eens of je echt alles op je Facebook- of Twitter-tijdlijn gezien moet hebben. Of dat het meer een neiging is die voortkomt uit Fear Of Missing Out (FOMO). Wat mis je, wanneer je niet alles mee krijgt? Niets! De belangrijke dingen krijg je toch wel live te horen van je (echte) vrienden en alle andere dingen zijn niet noodzakelijk.
Ga niet alleen op deze manier met je Facebook-tijdlijn om, maar kijk ook eens kritisch naar al je nieuwsbrief-inschrijvingen, Twitter-feed, LinkedIn-updates, rss-feeds en blogs die je volgt.
Maak op basis hiervan 2 lijsten:
Lijst 1 – Heb ik niks aan
De informatie waar je bar weinig aan hebt (spammende Facebook-vrienden, commerciële Twitter-updates, nieuwsbrieven waar je ooit per ongeluk voor ingeschreven bent, etc.), maar die je toch dagelijks tegenkomt zet je op de tweede lijst. Ban deze tijdverdoeners gauw uit je leven.
Uitschrijven, wegstrepen, uitschakelen, ontvolgen, weggooien
Neem alle media van je lijstje met nutteloze nieuwsbrieven, tweeps, Facebook-updates, etcetera en begin met uitschrijven, uitschakelen en ontvolgen.
• Nieuwsbrieven
Een handige manier om dat in één keer te doen is via unroll.me, een service die je in één keer uitschrijft van alle nieuwsbrieven die jij selecteert. Het is alleen al interessant om unroll.me je inbox te laten scannen, om te zien op hoeveel nieuwsbrieven je werkelijk ingeschreven staat. Schrik niet! Mijn teller kwam op 75. Laat het uitschrijven beginnen!
• Twitter
Geen tijd om al je Tweeps na te lopen en te kijken of ze nog wel interessant zijn? Hoeft ook niet! Ga naar untweeps.com en laat deze service voor jou checken welke Tweeps een bepaalde tijd (die je zelf instelt) niet actief zijn geweest, en unfollow ze met een klik op de knop.
• Facebook
Wil je op Facebook niemand ontvrienden, omdat je je sociale netwerk niet in duigen wil zien vallen? Je kunt op deze manier gemakkelijk vrienden uit je tijdlijn verwijderen, zonder ze te uit je vriendenkring te knikkeren.
Lijst 2 – De moeite waard
De informatie die wel de moeite waard is (goede nieuwsbrieven, informatieve Tweeps, relevante LinkedIn-connecties, etc.). Je wil of moet deze info checken. Dat kan. Maar doe het wel op een slimme manier en spendeer je tijd zo efficiënt mogelijk.
• Bedenk wanneer je aan welk medium tijd besteed
Bedenk eerst wanneer je je tijd vooral niet aan een bepaald medium wil besteden. Wanneer je gefocust aan het werk moet bijvoorbeeld. Zet daarom al je notificaties uit, op je laptop en telefoon, en ga aan de slag in productiviteitsspannes van anderhalf uur.
Wil je tussendoor op de hoogte blijven van de interessante Facebook, Twitter, Blog en nieuwsbrief-updates die er over zijn gebleven na je kritische selectie? Beloon jezelf met 5 minuten info-media checken na elke productieve werk-sessie van anderhalf uur.
Zo win je tijd en werk je productiever, door minder loze tijd te besteden aan het om de haverklap checken van alle info-media.
• Social media
Is het tijd om je social media te checken? Doe dat dan via bijvoorbeeld Hootsuite en bespaar nóg meer tijd. In één oogopslag kun je hier de laatste updates van je Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+, Foursquare-accounts en interessante WordPress-pagina’s overzien. Björn en Inge praten verder over social media en de gevaren ervan in deze aflevering van de Tijdwinst Podcast:
• Nieuwsbrieven
Check interessante nieuwsbrieven aan het einde van je werkdag. Begin er niet ’s ochtends mee, wanneer je juist het meest productief bent, maar bewaar het als een interessant einde van je werkdag.
• Blogs & artikelen
Lees je veel blogs en nieuwsartikelen? Probeer dat (tenzij het écht onder ‘research’ valt) zoveel mogelijk buiten werktijd te doen. Kijk één keer per dag op Feedly, het ultieme favoriete-websites-update-overzicht dat je zelf kunt samenstellen, en bewaar interessante artikelen vervolgens in Pocket, de ultieme later-lezen-service. Lees ze vanavond thuis op de bank, lekker relaxed met je tablet en verheug je er nu alvast op. Weer eens wat anders dan passief naar de TV te kijken (wat op zijn tijd natuurlijk ook een prima ontspanning kan zijn).
Cadeautje: een paar extra dagen in je leven
Het enige dat je nu moet doen om een paar dagen in je leven cadeau te krijgen, door je tijd niet meer te verdoen aan deze onnodige informatie-overload, is nu gelijk een afspraak in je agenda inplannen om de opschoonsessie op basis van dit artikel te doorlopen.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
