Dat jij een leidinggevende functie vervult, wil niet zeggen dat je geen baat hebt bij stevige feedback. Ook jij wil jezelf verbeteren en leren van je fouten. Toch krijg je het zelden. Simpelweg omdat je team het niet durft. Zonde. Maak feedback geven minder intimiderend (door op deze 3 onderdelen te letten).

Ook leidinggevenden hebben het nodig: feedback

Feedback, jij als leidinggevende bent er niet vies van. Je begrijpt dat je team wijzen op zaken die fout – maar ook zeker goed – gaan dé manier om hen te laten groeien. Je maakt er dan ook regelmatig gebruik van. Tijdens meetings bijvoorbeeld, evaluatiegesprekken of informeel in de wandelgangen.

Helaas ontvang je het zelf zelden. Je kunt misschien op één hand tellen hoe vaak een teamlid je heeft aangesproken op wat je beter had kunnen doen. En een compliment over je werk? Ook dat blijft vaak achterwege.

En dat begrijp je heus wel. Het is immers tamelijk intimiderend om een leidinggevende aan te spreken op gemaakte fouten. Een teamlid zou kunnen denken dat je het later tegen hem gaat gebruiken of dat het een eventuele carrièremogelijkheden in de weg zit. En hoewel jij weet dat dat natuurlijk niet het geval is, krijg jij je team toch niet zover om je eerlijke – soms stevige – feedback te geven.

Tot nu:

Feedback krijgen? Jij als leidinggevende zet de toon

Je team aansporen jou vaker terugkoppeling te geven, is vrij eenvoudig. Je moet simpelweg één ding bevatten:

Het team zal jou pas harde feedback durven geven zodra ze wéten dat jij er op een professionele manier mee omgaat. Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat jij niet uit je slof schiet, het tegen hen gebruikt of het te persoonlijk neemt. Zodra zij die zekerheid hebben, zullen ze jou durven aanspreken.

Wil jij daarom feedback van je team krijgen, dan is het aan jou om de eventuele angst rondom feedback weg te nemen. Je zal het moeten laten zien dat een leidinggevende van feedback voorzien veilig, makkelijk en zelfs lonend kan zijn.

Dat werkt zo:

Deel 1: Maak feedback geven veilig

Zorg er allereerst voor dat je een veilig feedbackomgeving creëert. Een waar het teamlid open en eerlijk terugkoppeling durft te geven.

• Laat zien dat je openstaat voor feedback
  Pas zodra jouw teamleden zien dat jij daadwerkelijk feedback wil ontvangen, zullen ze het je durven geven. En hoewel je die houding zeker kunt faken, prikken mensen daar snel genoeg doorheen. Je zal daarom echt aan de overtuiging moeten werken dat feedback ontvangen goed is — ongeacht of deze negatief is of je zelfs krenkt. Je moet het willen.

• Geef het teamlid een reden om jou feedback te geven
  Zodra je dan om feedback vraagt, tijdens dat evaluatiegesprek bijvoorbeeld, helpt het om direct aan te geven waarom je het wil.Hiermee neem je enige achterdocht of wantrouwen bij het teamlid weg — “Misschien vraagt hij wel naar kritiek zodat hij dat op een later moment tegen me kan gebruiken.” Zulke overtuigingen wil je niet bij je teamleden aanwakkeren. Vertel daarom wat jouw motivatie is — waarom vraag je haar om terugkoppeling?

“Net als dat ik het belangrijk vindt dat jij je bewust bent van eventuele zwakheden in je performance, vind ik het ook belangrijk dat ik als leidinggevende op de hoogte ben van wat ikzelf beter kan doen. Durf dus zeker aan te geven wanneer…”

• Geef je fouten toe (en doe het als eerste)
  Ondanks dat je nu direct om feedback vraagt, kan het toch intimiderend zijn om je leidinggevende te wijzen op eventuele fouten. Het teamlid zal dan misschien ook niet direct haar zegje durven doen — niemand wil echter als eerste uit de school klappen. Door zelf een voorzetje te geven, maak je het haar makkelijker:

“Gedurende het vorige kwartaal heb ik onvoldoende aandacht geschonken aan jouw bijdrage bij het binnenhalen van die klant. Daar ben ik me van bewust en dat had ik anders moeten doen. Is jou dat zelf ook opgevallen?”

• Beloof hen een fatsoenlijke reactie
  Hoewel de drempel voor negatieve feedback voor het teamlid nu aanzienlijk lager ligt, kan het voorkomen dat ze dit alsnog niet durft te beamen. Wellicht door de angst dat je haar reactie verkeerd opvat — “Als ik ‘ja’ zegt, wordt hij misschien kwaad of schiet hij in de verdediging. Ik kan beter mijn mond houden.” Neem die angst weg.Dat kan heel eenvoudig: door aan te geven wat je niet gaat doen. Kinderlijk, maar het werkt:

“Je mag me eerlijk vertellen hoe je daarover denkt. Ik zal niet boos worden / het me persoonlijk aantrekken / me daardoor laten beïnvloeden in mijn keuze.”

• Bedank hen bij voorbaat voor hun eerlijkheid
  Tot slot kun je hen het laatste zetje geven door aan te geven dat je begrijpt hoe lastig het is om een leidinggevende negatieve feedback te geven. Hierdoor voelt zij zich begrijpen én krijg je meer informatie.

“Fijn dat je eerlijk hierover durft te zijn. Ik snap hoe vervelend het is om mij hierover aan te spreken. Weet wel dat ik dat uiterst waardeer.”

Deel 2: Maak feedback geven makkelijk

Dankzij bovenstaande tips zal je teamlid eerder bereid zijn jou daadwerkelijk negatieve feedback te geven. Mocht deze nu alsnog vaag of ontwijkend zijn, geef haar dan een voorzetje:

• Geef je teamlid een aantal opties
  Zodra je vraagt hoe jij een betere leidinggevende kunt zijn, leg je haar een tamelijk ingewikkeld vraagstuk voor. Het is te vaag, te open. Een goed, concreet antwoord zul je dan ook niet krijgen. Deel je je vraag echter op in kleinere brokken, dan maak je het niet alleen makkelijker maar ook minder intimiderend:

“Wat vind je van de manier waarop ik je laatste rapport hebt beoordeeld?” of “vind je dat ik tijdens meetings goed naar jullie inbreng luister?”, “wat kan ik volgens jou beter doen, zodra het aankomt op…”.

• Vraag je teamlid naar zijn of haar emoties
  Vergeet ook niet de emoties en gevoelens van je teamlid in acht te nemen. Negatieve feedback treft namelijk niet alleen jou, ook misschien haar. Peil dat. Des te meer opties je voorlegt, des te meer feedback je krijgt.

“Vind je de manier waarop ik bepaalde zaken aanlever omslachtig?” of “voel je je ooit gefrustreerd zodra ik…”

• Vraag je teamlid jou een cijfer te geven
  Een andere manier om de onderste steen boven water te krijgen, is door een eenvoudige feedback-’truc’ te gebruiken. Een waarmee je vaak op de onderbuikgevoelens van je teamleden kunt inspelen. Hij is heel simpel:Vraag je teamlid jou een cijfer te geven van 1 tot en met 10 rondom een bepaalde kwestie. Vraag dan, nadat je een cijfer hebt gekregen, waarom je geen 10+ hebt verdiend. Gevolg? Eerlijke terugkoppeling.

“Stel nou dat je me een cijfer moet geven — schaal: 1 tot 10. Welk punt zou je me dan geven voor de manier waarop ik het team feedback geef?” — “Een 7,5? Dat is een prima getal! Wat moet ik voortaan anders doen om daar een 10+ van te maken?”

Deel 3: Maak feedback geven lonend

Wellicht heb je je teamlid zo ver kunnen krijgen dat ze eerlijke en oprechte feedback met je heeft gedeeld. Dat is fijn. Laat het hier alleen niet bij. Feedback krijgen is namelijk één ding, daadwerkelijk iets met die feedback doen is iets anders:

• Wees oprecht dankbaar
  Want ongeacht of je het met de gekregen feedback eens bent, toon je teamlid dat je dankbaar bent. Zij heeft immers de moeite genomen om iets aan te kaarten. Dat vergt lef.

“Fijn dat we het hier even over hebben gehad. Ik ga eraan werken. Dankjewel.” of “nou, ik vind het zeker niet fijn om te horen, maar het zeker iets wat ik kan verbeteren. Fijn dat je zo eerlijk was.”

• Laat zien dat je actie onderneemt
  Laat haar vervolgens zien dat het risico dat ze heeft genomen niet voor niets was. Door daadwerkelijk iets met de feedback te doen. Er is immers niets zo frustrerend als iemand op zijn fouten wijzen en vervolgens merken dat hij het advies wegwuift, zeker als leidinggevende.Doe er daarom iets mee en houd haar desnoods op de hoogte van het proces:

“Hé, sinds ons gesprek let ik op de aanlevertermijn die je me voorstelde, en ik moet zeggen dat ik echt merk dat…”

• Schrijf de positieve verandering toe aan hun feedback
  Voor het teamlid is het daarnaast fantastisch om zo nu en dan te horen dat haar feedback daadwerkelijk iets heeft opgeleverd. Zeker als het uit de mond van de leidinggevende zelf komt kan dat veel voor het teamlid betekenen:

“Ja, dank je Ben. Ik gebruik inderdaad sinds kort een nieuwe methode. Denise raadde me het destijds aan – toch Denise? – en ik merk nu dat…”

Kortom: als leidinggevende stevige feedback ontvangen?

Het is mogelijk, zolang jij het maar toestaat. Zolang jij laat zien dat er niets te vrezen valt en dat jij het juist waardeert wanneer een teamlid je op zaken wijst. Door een feedbackomgeving te creëren waarin het veilig, makkelijk en lonend is om elkaar aan te spreken. Van teamlid op teamlid, maar dus ook van teamlid op leidinggevende.

Succes.

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Wie zijn wij?

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog

Van je fouten kun je leren. Dat is ook waarom jij graag feedback ontvangt. Waarom je het echter zelden krijgt, is een raadsel. Tot nu. Het blijkt namelijk dat wanneer een ander niet weet hoe jij op feedback gaat reageren, ze het liever voor zich houden. Neem deze angst daarom bij hen weg en krijg de feedback die je wil, in 3 stappen.

Dit is waarom je zelden stevige feedback krijgt

Negatieve feedback krijgen hoeft niet altijd een negatieve ervaring te zijn. Integendeel: het zorgt er juist voor dat je van je fouten kunt leren. Dat weet je, en je krijgt het dan ook graag. Van collega’s, je leidinggevende, je partner — noem maar op.

… maar waarom krijg je het dan nooit?

Simpel:

Omdat veel mensen het eng vinden om feedback te geven. En hoewel dat meerdere redenen kan hebben, komt het vaak op één ding neer: ze vinden het intimiderend om eerlijk en oprecht kritiek te geven, vaak omdat ze niet weten hoe jij daarop gaat reageren.

Wie weet schiet je wel uit je slof, word je ontzettend kwaad of vat je het te persoonlijk op. Het is dan veiliger om kritiek voor je te houden, in plaats van jou daarop te wijzen. En dat is jammer. Hiermee verlies je namelijk tal van nuttige leermomenten.

Tijd dus om hen aan te tonen dat feedback geven helemaal niet eng is. Dat jij stevige kritiek wel aankunt. Sterker nog: dat je het wil krijgen.

Dat doe je zo:

Pas zodra een ander dit voelt, zal hij je feedback geven — creëer het in 3 stappen

Het geheim achter bruikbare feedback krijgen is je bekommeren om de ander. Dat lees je goed — feedback krijgen draait niet om jou (de feedbackontvanger) maar om de feedbackgever.

Hij of zij neemt namelijk het risico jou iets te vertellen dat wellicht gevoelig ligt. En dat doet hij pas zodra hij zeker weet dat dat je zijn kritiek aankunt. Dat je er volwassen mee omgaat. Dat je het ter harte neemt. Dat je geen wrok koestert of in woede uitbarst.

Met andere woorden:

Een ander zal jouw pas van stevige feedback voorzien zodra hij erop kan vertrouwen dat het veilig is.

En die veiligheid creëer je zo:

Stap 1: Laat zien dat je feedback wil krijgen

Doe dit door aan te tonen dat je openstaat voor advies, ongeacht of deze stevig is. Je vraagt je collega rechtstreeks om zijn of haar inzichten. Indien je daar nog enige terughoudendheid bespeurt, geef je een handreiking door zelf al je fouten toe te geven:

Dus — feedback vragen:

“John was niet zo blij met hoe ik tijdens dat gesprek de klant heb benaderd. Aangezien jij er bij was, wil ik even bij jou te raden gaan wat ik beter kan doen.”

En dan je eigen fout toegeven om eerlijk feedback te geven eenvoudiger te maken:

“… Ik weet dat ik misschien minder hard van stapel had moeten lopen. Daar had hij gelijk in. Ik heb nogal de neiging om meteen in het diepe te springen. Heb je dat tijdens het gesprek ook gemerkt?”

Je collega zal hierdoor minder schroom voelen om je te wijzen op je fouten. En aangezien je namelijk zelf al aangaf dat je een fout hebt gemaakt, zal hij of zij minder bezwaar voelen dat te beamen. Dat neemt eventuele druk en stress bij je collega weg.

Stap 2: Laat zien dat jij iemands feedback op prijs stelt

Zodra je collega dan ook bereid is om jou van enige terugkoppeling te voorzien, zul je hier voldoende aandacht aan moeten schenken. Je zal écht moeten luisteren naar wat hij of zij te zeggen heeft. Pas zodra hij of zij is uitgepraat, vraag je door — zojuist jij meer informatie krijgt, maar ook om te peilen hoe deze feedback de collega zelf beïnvloedt. 

Dus — doorvragen:

“Ik snap je punt. Wat kan ik volgens jou doen om dit aan te pakken?”, of “Zijn er dingen waar ik beter op moet letten?”, “… die ik achterwege moet laten?” of “… die jij anders zou doen?”

En gelijk checken hoe dit hem of haar beïnvloedt. Dat maakt je niet alleen collegiaal, het levert je ook extra informatie op:

“Merk je dat ik dat ook tijdens onze samenwerking doe?”, en “Beïnvloedt het je tijdens werkzaamheden?”

Stap 3: Laat zien dat je het ter harte neemt

Waarschijnlijk heb je een aantal zaken te horen gekregen — positieve feedback, feedback waarmee je het eens bent, maar ook negatieve kritiek. Dat kan zeer doen. Wil je echter in de toekomst nog vaker advies of terugkoppeling van hen krijgen, weet dat je nooit in de verdediging schiet. Je bedankt hen voor hun eerlijkheid en erkent dat het ook voor hen moeilijk moet zijn geweest om jou te wijzen op gevoelige zaken.

Dus — bedanken:

“Goed dat je dat even aankaart. Ik moet het even laten bezinken, maar ik ga er zeker eens aandacht aan schenken.”

Uiteindelijk is het natuurlijk ook belangrijk dat je iets met de gekregen feedback doet. Er is immers niets zo frustrerend als een persoon eerlijke feedback geven om vervolgens te zien dat hij of zij het in de wind slaat.

Onderneem dus actie, en laat zien dat je daadwerkelijk naar de feedback van je collega hebt geluisterd.

“Hé, ik heb laatst de methode toegepast waarop jij me hebt gewezen en je raadt het nooit: John was nog nooit zo tevreden. Hij merkte echt op dat ik…”

Kortom

Pas zodra iemand erop kan vertrouwen dat jij op een juiste manier met feedback kunt omgaan, zal hij het geven. Door bovenstaande techniek laat je de ander zien dat je openstaat voor terugkoppeling, dat je het waardeert en dat je er ook daadwerkelijk iets mee doet. Hierdoor zal hij of zij je voortaan eerder en sneller van feedback voorzien. Niet alleen zorgt dit ervoor dat jij je beter kunt ontwikkelen, het verbetert ook jullie samenwerking!

Meer weten? Volg een training gesprekstechnieken

Meer leren over het krijgen en geven van feedback, verschillende soorten gesprekken en hun bijbehorende gesprekstechnieken? In onze 1-daagse training Gesprekstechnieken komt het allemaal aan bod.

Op verschillende plekken in Nederland toont een expert je hoe je gesprekken op z’n best voert, oefen je live met medecursisten en leer je alles direct in de praktijk brengen – voor op de werkvloer of in je thuissituatie. Goed voor je communicatie, goed voor je relaties.