Als je dag gevuld is met brandjes blussen, te veel meetings en taken waar je nauwelijks nog tijd voor hebt, is er iets mis. Niet met jou, maar met de manier waarop je werkt. Puur hard werken levert niet hetgeen op dat je wilt bereiken. Tuurlijk helpt het werken aan je doel, maar hard werken betekent niet dat je efficiënt werkt. Bij efficiënt werken draait het niet om hoe hard je werkt en hoeveel uren je erin steekt, maar om de kwaliteit en het uiteindelijke resultaat. En dat doe je met het MED-principe. 

Wat komt aan bod:

  1. Wat is efficiënter werken?
  2. Waarom harder werken je niet verder helpt
  3. Hoe kun je zo efficiënt mogelijk werken? 
  4. Voorbeelden van het Minimum Effective Dose principe
  5. Waarom je de sweet spot wilt vinden
  6. Hoe effectief werken? De 3 stappen om de Minimum Effective Dose te bepalen
  7. Kortom
  8. Veelgestelde vragen over efficienter werken

Wat is efficiënter werken?

First things first. Wat is het eigenlijk? Efficiënt werken betekent: meer resultaat in minder tijd. Je stopt met je tijd te verdoen aan onzin en focust op wat er écht toe doet. Niet harder werken, maar slimmer. Niet langer achter je laptop zitten, maar dingen sneller (en beter) afronden omdat je weet wat je doet, waarom je het doet en wanneer je het doet. 

Het is het verschil tussen:

  • Je mailbox als een to-dolijst gebruiken… of je dag starten met je belangrijkste taak
  • Urenlang vergaderen… of in 15 minuten besluiten wat er moet gebeuren en weer doorgaan met de dag.

Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken?

Efficiënt werken betekent dat je de dingen goed doet. Je voert je taken netjes, snel en zonder verspilling van tijd of middelen uit. Je werkt als een geoliede machine. Effectief werken betekent dat je de juiste dingen doet. Je focust je op wat écht belangrijk is en wat resultaat oplevert. Hierdoor raak je geen energie kwijt aan onzin. Het echte goud? Dat is een combinatie van beide. Werk aan je juiste dingen (effectief) en doe die vervolgens goed en snel (efficiënt). Dan ben je pas goed bezig. 

efficienter-werken

Waarom harder werken je niet verder helpt

Je hoort het op school, leest het in interviews met succesvolle zakenmensen en ziet het op LinkedIn: om succes te krijgen moet je vooral hard werken. Uren maken. Gas geven. Nooit opgeven. En ja, tijd besteden aan een doel helpt zeker bij het behalen ervan. Want als je er geen tijd aan besteedt, weet je zeker dat er niets gebeurt. Maar het is niet zo zwart-wit dat je alleen je doelen haalt als je er heel hard voor werkt.

Zo laat een onderzoek zien dat het nemen van pauzes je helpt om productiever te zijn. Door regelmatig pauzes te nemen zonder schermen, krijg je meer voor elkaar. Je geeft juist dan je brein tijd en ruimte om op te laden, daarna kom je met focus en energie terug. 

Zoveel mogelijk doen zorgt niet altijd voor het gewenste resultaat. Tijdens de Tijdwinst Podcast met Isabelle Feteris, voormalig wereldkampioen powerlifting, besprak ik wat de sleutel tot succes is. En dat is volgens haar niet harder werken, iets wat amateursporters vaak doen. Ze geven hun spieren niet genoeg tijd om te herstellen. Met resultaat: ze raken overtraind. Topsporters pakken het anders aan. Die trainen juist strategisch en rusten slim.

Hoe kun je zo efficiënt mogelijk werken? 

Te weinig trainen is dus niet het antwoord voor de professionele sporters, maar te veel dus ook niet. Ze moeten precies in het midden belanden en de ‘sweet spot’ vinden. Voldoende trainen om meer kracht te krijgen, sneller te worden en spieren te laten groeien, maar voldoende tijd nemen om de spieren te laten herstellen. De productiviteitsgoeroe en auteur van The 4-Hour Body noemt deze sweet spot de Minimum Effective Dose. Oftewel: het MED-principe. 

Bij dit principe wil je met een minimale tijdsduur, inspanning en energie een zo’n goed mogelijk resultaat halen. Je bereikt het optimaal mogelijke resultaat in zo min mogelijk tijd. Dit is een efficiënte aanpak om je doelen te bereiken. 

Voorbeelden van het Minimum Effective Dose principe

Efficiënt werken voorbeeld:

Ik betaal tegenwoordig facturen op één vast moment in de maand. Dus niet wanneer de facturen binnendruppelen, want dat is niet efficiënt werken. Dan zou ik verschillende keren in de maand bezig zijn met de facturen. Door het één keer per maand te doen, hoef ik me minder vaak met de administratieve rompslomp van het bedrijf bezig te houden. 

Andere voorbeelden:

  • Mijn notificaties op een vast moment dagelijks checken. Ik doe dit dus niet wanneer ze binnenkomen, want afleiding is funest voor mijn concentratie. Ik doe het op een vast moment, zodat ik de belangrijke informatie niet mis. 
  • Wekelijks contact met mijn collega’s. Ik hoef mijn collega’s niet te micro-managen, maar wil er wel voor ze zijn om eventuele hindernissen samen te bespreken. 

In mijn boek Full Focus Op Wat Écht Belangrijk is laat ik meerdere voorbeelden zien van het principe in de praktijk. En in deze video spreken Inge en ik er ook uitgebreid over:

 

Efficiënter werken is niet alleen voor jou als kenniswerker heel handig. Het MED-principe helpt ook om efficiënt te werken in de zorg. Of in het klaslokaal, de stort of op een andere werkplek. Maar ook voor de persoonlijke doelen die je wilt behalen. 

Waarom je de sweet spot wilt vinden

Vooral bij repetitieve taken, denk aan mails verwerken, administratie bijwerken, is er veel efficiëntie te behalen. Door de sweet spot voor deze taken te bepalen, zorg je ervoor dat je tijd en energie overhoudt voor de belangrijke projecten en taken die veel concentratie en inspanning nodig hebben. Met deze projecten en taken behaal je doelen en gewenste effecten. En doordat je de repetitieve taken dus anders aanpakt, houdt je tijd en energie over om te gaan voor die doelen. 

efficienter-werken

Hoe effectief werken? De 3 stappen om de Minimum Effective Dose te bepalen

Je leest dit artikel natuurlijk niet voor je plezier, maar vooral omdat je er profijt van wilt hebben. Dus, hoe bepaal je dan wat jouw Minimum Effective Dose is voor die taken die belangrijk zijn, maar waar je niet te veel tijd aan wilt besteden? 

Stap 1. Maak een lijst met je taken

Pak een kladblok erbij en schrijf op welke taken je regelmatig moet doen. Denk aan het beantwoorden van e-mails, vergaderingen voorbereiden of notulen uitwerken, facturen verwerken of controleren, checklist invullen of controleren, statusrapporten maken en ga zo maar door. 

Bepaal nu: wat is het minimale resultaat voor deze taak? En hoe vaak moet je deze taak daadwerkelijk doen.

Stap 2. Ga in overleg met je collega’s

Bepaalde taken hebben effect op het werk van je collega’s. Zoals die statusrapporten of het uitwerken van de notulen. Daarom is het slim om samen met de collega’s die hiermee te maken hebben af te stemmen hoe vaak je iets doet. Misschien denk jij wel dat het belangrijk is dat je de facturen dagelijks verwerkt en controleert, maar vindt je collega het prima als je dit maandelijks doet. 

Stap 3. Bepaal de MED van de taak

Noteer nu achter elke taak hoe vaak je ‘m moet uitvoeren en hoeveel tijd je nodig hebt om dit te doen. Deze tijd en frequentie hanteer je als leidraad. Ga je de taak doen? Dan weet je ook hoelang je erover doet. 

Kortom

Efficiënt werken draait niet om harder gaan werken, maar om slimmer om te gaan met wat je doet. Met het MED-principe bepaal je precies wat er nodig is om de repetitieve taken te doen, zonder jezelf over de kop te werken. Sterker nog: door het anders aan te pakken houd je tijd over voor de projecten en taken die je dichter brengen tot je doelen. 

Meer efficiënt werken tips in Full Focus Op Wat Écht Belangrijk Is

Krijg je de smaak te pakken en wil je nog meer tips om efficiënter te werken? Lees dan mijn nieuwste boek Full Focus Op Wat Écht Belangrijk Is. Hierin leer je hoe je tijd vrijmaakt voor de projecten en taken die echt impact maken. Zodat je meer tijd, energie en succes hebt. Naast de tips in mijn boek geef ik ook adviezen en inzichten op Instagram, LinkedIn en in de Tijdwinst Podcast.

efficienter-werken

Veelgestelde vragen over efficiënter werken

  • Wat wordt bedoeld met de "Minimum Effective Dose" (MED), en hoe kan dit principe helpen bij productiviteit?

    MED staat voor de ‘sweet spot’ tussen de minimale inspanning en het best mogelijke resultaat. Want net als bij topsport geldt: harder werken levert niet altijd meer op en te weinig doen ook niet. Je moet een balans hiertussen vinden, waardoor je met een minimale dosis tijd, energie en inspanning een optimaal resultaat behaalt.

  • Waarom is het beter om niet altijd méér inspanning te leveren om betere resultaten te bereiken?

    Meer inspanning levert niet per se het beste resultaat. Neem topsporters. Als ze zichzelf continu pushen en te veel trainen, krijgen hun spieren niet voldoende rust om te herstellen. Hierdoor behalen ze niet het beste resultaat tijdens wedstrijden en kost het trainen ze te veel tijd. 

  • Hoe kun je bepalen wat de optimale frequentie is voor het uitvoeren van terugkerende taken?

    Stel jezelf de volgende vragen:

    • Draagt het bij aan je doel, of is het ook prima om deze taak minder vaak te doen? 
    • Wat is het ergste wat kan gebeuren als je de taak niet op tijd doet?
    • Wat is het minimum aantal keren dat je de taak moet doen waarbij jezelf en anderen niet in problemen komen?

  • Wat is het risico van "overtraining" bij fysieke of mentale taken, en hoe kan de MED dit voorkomen?

    Het risico hiervan is dat je veel tijd en energie steekt in deze taken, terwijl je deze tijd en energie ook in taken had kunnen steken die meer impact maken op je doelen. Denk aan het perfectioneren van een e-mail of rapport. Soms werkt het zelfs averechts om veel tijd aan iets te besteden. MED helpt je om een optimaal resultaat te behalen zonder tijd, energie en inspanning te verspillen. 

  • Hoe helpt het gebruik van de MED bij het verminderen van reactieve taken en het creëren van meer focus?

    Dankzij MED voer je repetitieve taken minder vaak en minder lang uit. Dat zorgt ervoor dat je meer energie en aandacht overhoudt voor dat wat écht belangrijk is. Je hebt een betere focus op dat wat telt en laat je niet meer leiden door reactieve taken. 

  • Waarom is het belangrijk om kritisch naar de noodzaak en frequentie van taken te kijken?

    Vaak verval je in gewoontes. Je beantwoordt iedere mail direct, omdat je dat altijd zo deed. Je hebt drie keer per week een meeting met het team, omdat jullie dit altijd zo deden. Wanneer je kritisch kijkt naar de noodzaak en frequentie ervan, word je bewuster van wat je uit gewoonte doet. En ontdek je wat minder belangrijk is en wat minder vaak gedaan hoeft te worden. Hierdoor houd je tijd en energie over voor belangrijkere zaken.

  • Hoe kun je beslissen hoe vaak je een taak moet uitvoeren om effectief te blijven zonder onnodige tijdsinvestering?

    Maak een lijst van je taken die je regelmatig doet op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis. Bekijk kritisch of de frequentie van deze taak veranderd kan worden naar minder vaak. Bedenk wat het ergste is wat kan gebeuren als je deze taak een keer niet op tijd doet. Overleg vervolgens met je collega’s waarbij deze taak impact heeft op hun werk hoe vaak je deze taak nog doet. 

  • Hoe kan het principe van MED bijdragen aan betere samenwerking en verwachtingsmanagement binnen teams?

    Het principe draagt eraan bij dat je samen met de collega’s afstemt wat je doet, hoeveel tijd het kost en hoe vaak je het doet. Hierdoor manage je de verwachtingen van je collega’s veel beter. Ook al zijn ze het niet helemaal eens met de nieuwe manier van aanpak. 

  • Wat wordt bedoeld met de "sweet spot" tussen te veel en te weinig inspanning, en hoe kun je deze vinden?

    Met te veel inspanning kun je in de problemen komen, denk aan overbelasting, burn-out, maar met te weinig inspanning behaal je je doelen ook niet. Het is daarom belangrijk om de ‘sweet spot’ tussen te veel en te weinig inspanning te vinden. Bepaal wat de impact is van repetitieve taken en bepaal opnieuw hoe vaak je deze taken gaat doen en hoeveel tijd je hieraan gaat besteden voor een optimaal resultaat.

  • Hoe kun je de impact van een taak analyseren om te bepalen of de frequentie daadwerkelijk bijdraagt aan je doelen?

    Bepaal of het nog steeds prima is als je de taak minder vaak doet. Wat zijn de gevolgen hiervan? Bijvoorbeeld: het lezen en beantwoorden van e-mails. Nu doe je dat bijvoorbeeld reactief, wanneer er een e-mail binnenkomt. Kun je dit minder frequent doen? Hoe frequent is dan nog acceptabel? Dus niet maar 1 keer in de maand of week, maar wel 1 keer per dag bijvoorbeeld. 

  • Wat is de betekenis van efficiënt

    Efficiënt werken, betekenis volgens de woordenboeken: 

    1. Zo dat het de minste middelen, inspanningen etc. kost
    2. Doelmatig
    3. Doeltreffend
    4. Gericht
    5. Praktisch
    6. Effectief

    En een ‘Efficiënt synoniem’: rendabel