Of je nu wilt of niet, je hebt je collega’s nodig om samen het werk goed gedaan te krijgen. Bummer! Zelfs van die ene chaotische collega of je altijd negatieve leidinggevende kom je niet af. Hoe maak je er het beste van in samenwerkingen? Of positiever geframed: hoe kun je effectief samenwerken met iedere willekeurige collega of opdrachtgever? Gooi deze 5 gewoontes overboord.

Wat komt aan bod?

  1.  Oké, wat is een effectieve samenwerking dan?
  2.  Dus: wat is er nodig voor een goede samenwerking?
  3.  Hoe kun je effectief samenwerken? Doe dit vooral niet
  4.  Kortom: wat is succesvol samenwerken wél?

Waarom samenwerken zo belangrijk is? We snappen het: soms klinkt alles “zelluf” doen heel verleidelijk. Lekker snel, denk je. Geen gedoe, fantaseer je. En alles op jouw manier, zo bedenk je alvast. Maar niet voor niets is samenwerken in een team op bijna elke werkvloer de standaard. Het levert je inderdaad mogelijk gedoe op, maar is bovenal heel waardevol. Zolang je maar effectief samenwerkt. Dan wordt dat gedoe ook meteen een stuk minder.

Samenwerken doe je vanwege de voordelen van samenwerken, namelijk om…

  • …tijd te besparen. Projecten verlopen een stuk sneller als iedereen het stukje oppakt waar diegene goed in is. Dat betekent nooit meer YouTube-video-tutorials kijken om zelf uit te vogelen hoe iets zit waar je de ballen van snapt.
  • …te voorkomen dat jouw agenda dichtslibt. Niemand heeft immers zó veel leegte in zijn agenda dat hij alles alleen kan doen (en heb je die agendaleegte wél, vraag je baas dan als de wiedeweerga om meer uitdaging om een bore-out voor te zijn!).
  • …samenwerkend te leren. Oftewel: leren van mensen met een andere expertise, een ander perspectief en een andere werkhouding. Het laat je inzien hoe dingen óók kunnen en geeft je een inkijkje in andere vakgebieden (zeker als je interprofessioneel samenwerkt).
  • …tot een beter resultaat te komen. Iedereen is ergens anders goed in. Met meerdere koppen bij elkaar gestoken, wordt het resultaat er altijd beter op.
  • …jezelf te verbeteren. Anderen kunnen je wijzen op dingen waar je goed in bent én puntjes die beter of anders kunnen. Niet altijd leuk, wel heel nuttig om verder te komen!
  • …dingen niet over het hoofd te zien. In je eentje maak je je al snel schuldig aan een tunnelvisie. Dat risico loop je minder bij een samenwerking. Wat jij niet ziet, ziet een ander wel. En andersom.
  • …niet alles van jou te laten afhangen. Als jij een dag niet op kantoor bent of met 40 graden koorts in bed ligt, is het wel zo fijn als je collega’s door kunnen. Als je met anderen werkt, is de kans groter dat zij het stokje kunnen overnemen. Kun jij zonder werkstress aan je gemberthee nippen met die doos zakdoekjes en een verpakking keelpastilles naast je.

Oké, wat is een effectieve samenwerking dan?

Wat samenwerken is, dat weet je wel. Maar de definitie van effectief samenwerken gaat veel verder dan alleen een paar mensen bij elkaar zetten op één project. Wat effectief samenwerken wel is:

Je werkt met meerdere collega’s, ieder met een eigen expertise, toe naar een gezamenlijk resultaat. Daar leveren jullie allemaal een bijdrage aan en neemt ieder verantwoordelijkheid voor. Tussentijds is er proactieve communicatie over hoe het proces verloopt, helpen jullie elkaar en geven jullie elkaar constructieve feedback. Zo komen jullie samen in minder tijd tot een beter resultaat dan wanneer iedereen afzonderlijk een taak had volbracht.

Dus: wat is er nodig voor een goede samenwerking?

Voor goed samenwerken is meer nodig dan alleen een heldere taakverdeling en dat ieder voor zich de deadlines voor deeltaken halen. Het eindproduct is niet een opsomming van al jullie individuele werk. 

Bij een écht goede samenwerking met collega’s help je elkaar om tot een nóg beter resultaat te komen. Dat vraagt bijvoorbeeld om het volgende:

  • Jullie communiceren assertief (en op tijd) als dingen niet soepel lopen en zoeken met elkaar naar oplossingen.
  • Ieder neemt de eigen verantwoordelijkheid, houdt zich daaraan en plant het werk zo in dat dit voor de deadline lukt.
  • Jullie overleggen regelmatig en doen dat met een heldere agenda en doel.
  • Jullie werken met projectmanagement-systemen, zodat iedereen het overzicht over het project heeft.
  • Jullie geven constructieve feedback en vermijden conflicten niet. Als iets niet soepel loopt, geef je dat eerlijk maar respectvol aan.
  • Jullie staan open voor feedback van anderen als dingen beter of anders kunnen.
  • Jullie communiceren to the point. Altijd helder en zonder ellenlange inleidingen of onduidelijke uitleg die er weinig mee te maken heeft.
  • Jullie geven elkaar de ruimte om te focussen en storen elkaar niet voor het minste of geringste.

Hoe kun je effectief samenwerken? Doe dit vooral niet

Er bestaan allerlei praktische modellen voor effectief samenwerken. Stappenplan nodig? Een theorie over samenwerken met talloze pijltjes, lijnen en cirkels waar je niet wijzer van wordt? Toe aan een training samenwerken? Of een compleet handboek zelfs? Het internet staat er vol mee. 

Maar… 

Jouw samenwerking met je collega laat zich niet zomaar in een stappenplan gieten. Elke situatie en elke persoon vraagt weer om iets anders. Bovendien is effectief samenwerken niet één vaardigheid. Samenwerken vraagt om een hele verzameling vaardigheden: assertiviteit, gesprekstechnieken, timemanagement en goed plannen bijvoorbeeld.

We kunnen je dan ook niet trakteren op dé 5 gouden tips voor een goede samenwerking, waarmee gegarandeerd alles voortaan op rolletjes loopt. Wél geven we je 5 don’ts mee. Dingen die je vooral NIET moet doen als je samenwerkingen goed wilt houden. Daarmee is de eerste stap richting beter samenwerken gezet.

Dus, doe de volgende dingen vooral NIET (meer) als je een effectieve samenwerking wilt.

man en vrouw die voor de groep staan1. Elkaar om de haverklap storen

Misschien ken je collega’s die hier een handje van hebben. Ben je nét twee minuten een verslag aan het doorlezen, staat die ene collega alweer aan je bureau met een pietluttige vraag. En werk je thuis? Dan weten ze je via WhatsApp, de telefoon of de Teams-chat alsnog te vinden. Uit staan deze collega’s nooit!

Voor een effectieve samenwerking wil je voorkomen dat jij die vraaggrage collega bent. Natuurlijk mag je vragen stellen. Maar stoor elkaar echt alleen als je NU een antwoord nodig hebt en als het dringend is (en dat is niet zo vaak als je misschien denkt).

Wat je dan met alle oppoppende vragen doet? Noteer ze in Outlook of Word op een 1-op-1-lijst. Dan kun je de vragen later in één keer aan je collega voorleggen tijdens een afspraak. Zo hoef je haar minder vaak te storen, krijgt zij haar werk beter gedaan én kun jij je ook beter focussen op waar je mee bezig bent.

Hoe je dat precies doet? Dat leggen we in deze video uit:

Deze tip komt trouwens uit mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Dat boek barst van de praktische tips en tools om slimmer te werken én slimmer samen te werken in een team. Zeker een samenwerkingstip op zich om jezelf (en je collega’s) op dit boek te trakteren!

2. Meeten om het meeten

Zit jij weleens in een projectmeeting waarvan je je om eerlijk te zijn afvraagt wat het doel is? Jullie praten de tijd wel vol, maar echt nuttig is de bespreking niet. Het had een stuk korter gekund. Of misschien heb je zelfs het idee dat twee mensen dit ook prima met elkaar hadden kunnen bespreken in plaats van dat het hele team wordt opgetrommeld. 

Elkaar regelmatig spreken over het project en de samenwerking is zeker belangrijk. Maar doe dat wel alleen als er echt iets te bespreken valt. Nodig alleen de mensen uit die erbij moeten zijn. En bedenk vooraf waar jullie het over gaan hebben en hoe lang jullie daarvoor nodig hebben. Veel meetings van een uur kunnen ook prima in een half uur. En bij die meeting waar 10 mensen bij aanwezig zijn, kunnen misschien wel 5 collega’s beter iets anders doen. 

Sta ook stil bij het Wet van Parkinson. Misschien herken je hem uit de praktijk:

De tijd die je ergens voor inplant, vult zich als vanzelf op. Ook als het eigenlijk in minder tijd had gekund. 

Dus als jij 1,5 uur inplant voor een bespreking die niet zoveel tijd hoeft te kosten, dan denken jij en je collega’s onbewust “Ah we hebben de tijd!”. Je wijdt dan al snel verder uit over een onderwerp. Of er komen opeens onderwerpen op tafel die helemaal niet zo belangrijk zijn. 

Trek je voor diezelfde meeting 1 uur uit? Dan zal je merken dat de bespreking efficiënter verloopt en dat je waarschijnlijk alsnog uitkomt qua tijd.

3. Feedback inslikken om de lieve vrede te bewaken

Pff, het is de zóveelste keer dat je collega zijn deadline mist. En die andere collega praat nu alweer vijf kwartier in een uur, waardoor de meeting vreselijk uitloopt. En je andere collega? Die is zo vreselijk chaotisch dat je er gek van wordt als hij voor de zoveelste keer onvoorbereid naar een vergadering komt. 

Maar er iets van zeggen? Nee, dat durf je niet.

Het klinkt misschien aardig om negatieve feedback niet aan je collega te geven. Maar uiteindelijk heb je daar jezelf én je collega mee. 

Jij blijft je aan hetzelfde gedrag storen, omdat je collega niet weet dat je het storend vindt. Andersom kan je collega niet van jouw feedback leren hoe hij dingen beter kan aanpakken. 

Met pleasen, passief-agressieve communicatie of een subassertieve houding frustreer je de samenwerking alleen maar. Jij raakt geïrriteerd, de ander merkt dat er iets is en ondertussen weet diegene helemaal niet wat te doen. 

Dus spreek je uit! En doe dat niet meteen agressief en met wijzende vingertjes. Nee, giet het in constructieve feedback. Houd het bij jezelf (“Ik merk dat…” in plaats van “Jij doet ook altijd…”) en zorg ervoor dat de ander er iets van kan leren. De ik-ik-jij-methode is een handig feedbackmodel dat je daarbij kan helpen. Je beschrijft daarbij eerst het gedrag van de ander vanuit jouw perspectief, zegt dan wat het met jou doet en verschuift vervolgens naar het perspectief van de ander (“Hoe zie jij dat?”).

Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

“Ik merk dat je regelmatig niet weet waar we het over hebben tijdens een vergadering. Het lijkt erop dat je de bijlagen niet hebt doorgenomen. Dat stoort mij, omdat we daardoor niet goed op die inhoud kunnen ingaan tijdens een meeting. Daardoor verlies ik veel kostbare tijd. Is dat iets wat jij bij jezelf herkent?”

man en vrouw die naast elkaar aan het werk zijn4. Altijd bereikbaar zijn

Het klinkt misschien juist aardig en goed om altijd beschikbaar te zijn voor je collega’s. Maar niets is minder waar. Samenwerken binnen een team vereist ook focustijd om je te storten op jouw taken en verantwoordelijkheden binnen het project. En ja, dat vraagt om stilte. En dus (soms) om onbereikbaarheid. 

Effectief samenwerken betekent dus ook niet ieder telefoontje opnemen. Niet dertig keer op een dag je inbox bekijken. En niet telkens je noise-cancelling headphone afzetten om maar weer een vraag van een collega te beantwoorden. 

Dit zijn een paar dingen die je wél kunt doen:

  • Check je e-mail op vaste momenten op een dag en werk ze dan ook meteen af. Doe dat volgens de OHIO-methode. Dit betekent dat je elke e-mail één keer bekijkt en dan direct besluit wat je ermee doet (beantwoorden, weggooien, in je agenda zetten of er een to-do van maken). Zo hoeft je collega nooit lang op een antwoord te wachten én behoud jij je focustijd.
  • Schakel notificaties uit. Doe dat in elk geval voor Outlook of Gmail, WhatsApp, social media en dat soort tools. Ontvang je die notificaties liever wel? Zet dan je 4G uit als je aan een concentratietaak werkt. Daardoor komen telefoontjes en sms’jes wel binnen, maar word je niet door elk leuke appje van je moeder gestoord.
  • Laat het weten als je gefocust wilt werken. Zoek op die momenten een rustige plek op of werk bewust thuis. Geef ook aan je collega’s aan dat je van tijdstip X tot Y niet bereikbaar bent.
  • Spreek iets af over spoedjes. Oké, sommige dingen kunnen écht niet wachten. Als je complete kantoor leeggeroofd is, je website is gekraakt door hackers die om € 100.000 losgeld vragen of als de complete cameraploeg van KASSA voor je deur staat om verhaal te halen, dán is er echt nood aan de man. Dán mag (nee: moet) je een hulplijn inschakelen. Maak met het team afspraken over hoe jullie elkaar storen in spoedsituaties én spreek af wat je als een spoedje beschouwt. Iedereen weet dan bijvoorbeeld: “Als ik een sms krijg van een collega, dan is het echt belangrijk. Dat hebben we afgesproken.”

5. Alles met je hoofd onthouden

We moeten je teleurstellen: niemand heeft zo’n goed geheugen dat je er alles mee kunt onthouden. Ons hoofd is maar een tijdelijke opslag voor informatie. De meeste dingen kun je veel beter op papier zetten. Dus loop niet weg uit een meeting met het idee dat jouw actiepunten wel in je hoofd zitten. Grote kans dat je het alsnog vergeet! 

Zoals we op Instagram ook regelmatig benadrukken (psst, volg jij mij en Tijdwinst daar al?), kun je belangrijke informatie beter opslaan op (digitaal) papier. Dan hoef je ook niet bang te zijn dat je afspraken vergeet, deadlines uit het oog verliest of met je planning in de knel komt.

Een goed timemanagementsysteem bestaat uit 2 dingen:

  • In een agenda (op papier of in Outlook of Gmail) houd je alle afspraken en projecten bij die meer dan 30 minuten kosten. Noteer hier ook tijd die je voor bepaalde taken hebt gereserveerd, zoals het project dat de volgende dag af moet.
  • Op een takenlijst zet je alle taken voor die dag, die hooguit 30 minuten duren. Beschrijf de taken heel concreet (niet “inbox afwerken”, maar wel “de e-mail van Bas beantwoorden”). 

Wat daarbij ook belangrijk is? Plan niet te krap. Reserveer minstens 30-60 minuten per dag voor onverwachte tussendoor-dingen of voor taken/meetings die uitlopen. Zelfs in de meeste effectieve samenwerkingen loopt niet alles altijd zoals gepland. That’s life!

Kortom: wat is succesvol samenwerken wél?

Je weet nu wat ervoor zorgt dat samenwerkingen stroef verlopen of dat er irritaties ontstaan. Wat wél belangrijk is bij samenwerken, is samengevat als volgt:

  1. Maak een 1-op-1-lijst, waarop je vragen of verzoeken aan een specifieke collega verzamelt. Leg die in één keer voor en stoor elkaar minder.
  2. Kijk kritisch naar meetings: welke zijn wel en niet nodig? Bereid meetings ook goed voor en schat de tijd ervoor realistisch in.
  3. Spreek het uit als je je ergens aan stoort. Geef constructieve feedback en maak het concreet (en vergeet ook niet om soms een (oprecht!) compliment te geven).
  4. Bewaak je focustijd door soms onbereikbaar te zijn. Als je je collega’s er maar van tevoren over inlicht.
  5. Houd een efficiënt timemanagement-systeem bij, zodat je realistisch kunt plannen én niets vergeet. Daar worden je collega’s blij van én jijzelf zeker ook.

Pas je die tips toe en laat je de don’ts hierboven voortaan links liggen? Dan zijn de eerste flinke stappen richting effectief samenwerken in een team gezet. Zo geef jij het goede voorbeeld. Dan maar hopen dat de rest volgt. En zo niet, dan is er altijd nog constructieve feedback to the rescue om ook je collega hierbij op weg te helpen. 

man en vrouw die succesvolle samenwerking vierenWil jij slimmer (samen)werken? Volg een training timemanagement

Effectief samenwerken betekent ook je tijd slim benutten. Dus prioriteiten stellen, een realistische planning maken, je focus behouden, afleiding voorkomen en efficiënt met je taak aan de slag gaan. Klinkt als een hele hoop vaardigheden? 

Bij onze training timemanagement leer je er in 1 dag alles over. Onze ervaren trainers geven je talloze praktische tips, delen de handigste planningstools en leren je een waterdicht timemanagement-systeem aan. Zo kun je alles uit je tijd én je samenwerkingen halen, terwijl je tegelijkertijd ook je rust bewaakt. 

Wie zijn wij? | Time management cursus

Bij Tijdwinst helpen we al ruim 20 jaar professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Bij onze trainingen leer je allerlei tips, tools en technieken die jou helpen in samenwerkingen én bij je eigen werk. Zo geven we trainingen in timemanagement, gesprekstechnieken, feedback geven en assertiviteit. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar onze trainingen of naar onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.