Effectief samenwerken: met 9 verrassende tips verbeter je direct jouw samenwerkingen

Collega’s – je hebt het er maar mee te doen. Of positiever gesteld: je hebt in principe veel aan elkaar. Samen krijg je het werk sneller gedaan, lever je betere resultaten en zie je minder snel iets over het hoofd. Maar écht effectief samenwerken – dát is wel een vak apart. Gelukkig is het een vak waar je met een paar verrassende tips (9 om precies te zijn) acuut beter in wordt.

Om samenwerking kan niemand heen. Zelfs wanneer jij als zzp’ende romanschrijver vooral veel tijd doorbrengt op je stoffige zolder met uitzicht op een leegte van bomen en gras, zal je ooit moeten samenwerken met anderen. De uitgever moet een plasje doen over je manuscript, je hebt misschien een schrijfcoach in de arm genomen, een vormgever die jouw verhaal van een goede kaft voorziet, en een pr-medewerker die je helpt om jouw zorgvuldig geschreven boek aan de man te brengen. 

Maar even zonder dollen. Aangezien de meesten van ons niet het hele jaar door romans schrijven tussen de spinnenwebben op zolder maar een kantoorbaan hebben, zal je vast nog veel meer met samenwerken te maken hebben dan deze lettertovenaar. Het maakt niet uit of je werkt in de zorg of bij een bedrijf, of je onderdeel bent van een team of niet, samenwerken is áltijd nodig om tot goede resultaten te komen. Simpelweg omdat je niet alles in je eentje kunt en weet én omdat je samen sneller gaat dan alleen.

Wat is een effectieve samenwerking?

Er is niet één definitie van effectief samenwerken te vinden als je er een encyclopedie op naslaat. Maar we vertellen je graag wat effectief samenwerken in onze ogen is:

Effectief samenwerken houdt in dat je met meerdere personen naar een resultaat toe werkt en daarbij allemaal een belangrijke bijdrage levert, goed communiceert over de weg daarnaartoe, elkaar helpt bij issues en er op die manier voor zorgt dat jullie samen sneller tot een beter resultaat komen dan als ieder het alleen had opgepakt.

Zo, da’s een mond vol! 

Het komt erop neer dat je als collega’s van elkaar afhankelijk bent. Daar zit ‘m nu ook het belang van samenwerken in. Jullie zijn samen verantwoordelijk voor het resultaat. Hoe het resultaat is, valt of staat dan ook bij ieders individuele bijdrage én bij hoe jullie de handen ineenslaan om dankzij goede communicatie, feedback, bijsturing en brainstorms samen tot dit resultaat te komen.

Hoe kun je effectief samenwerken?

Laten we het ontleden aan de hand van een effectief-samenwerken-model van Patrick Lencioni (een Amerikaanse organisatieadviseur gespecialiseerd in leiderschap en management van teams). 

Volgens hem vereisen goede teamresultaten en goede communicatie in teams 5 dingen. Zie het als Lencioni’s 5 tips voor een goede samenwerking: 

1. Er is onderling vertrouwen. Het is belangrijk dat je erop vertrouwt dat ieder teamlid eerlijk is, oprecht voor het project gaat, 100% inzet toont en het beste met anderen voor heeft.
2. Jullie durven conflicten aan te gaan. Oftewel: er is geen conflictvermijdend gedrag. Het is voor effectief samenwerken en communiceren op de werkvloer belangrijk dat jullie dingen aankaarten die niet soepel verlopen. Wel op een constructieve manier uiteraard, zodat de ander er echt iets uit haalt. Ook al is negatieve feedback niet leuk om te geven, het is een must om geen onderlinge frustraties te krijgen.
3. Er is medewerkersbetrokkenheid. Als in: elke collega voelt zich gedreven om het gezamenlijke doel te bereiken, toont interesse in waar anderen mee bezig zijn en deelt ook zelf hoe het ervoor staat. Je wilt voorkomen dat ieder op een eigen eilandje zijn taken oppakt. Dat is nu juist niet wat samenwerken op de werkvloer is. De teamspirit verbeteren doe je niet alleen met leuke heidagen en paintball-uitstapjes op vrijdagmiddag, maar vooral door te communiceren en elkaar op de hoogte te houden.
4. Iedereen neemt zelf verantwoordelijkheid. Bij goed samenwerken draait het in eerste instantie om sámen dingen doen. Maar het vereist ook dat ieder individu zich verantwoordelijk voelt voor dit gezamenlijke resultaat én voor de individuele stappen die je daarvoor moet zetten. Dat betekent: geen deadlines missen, realistische takenlijsten maken en afwerken, op tijd aan de bel trekken bij issues, je niet verliezen in randzaken en ook op een thuiswerkdag serieus aan de slag blijven.
5. Jullie focus ligt op het teamresultaat. Jullie blijven samen kijken naar het doel dat jullie voor ogen hebben, praten regelmatig over hoe het ervoor staat, sturen bij, denken na over een andere insteek en stellen de prioriteiten bij waar dat nodig is. 

Nog een interessant samenwerkingsmodel om in gedachten te houden voor effectief samenwerken, is de driehoek van verantwoordelijke relaties. Dit model is ontwikkeld door organisatiepsycholoog Marloes de Jong. Het is bedoeld om de onderlinge samenwerking te verbeteren binnen een project. 

Waar het op neerkomt? Bij een project moet je drie mensen hebben om effectief en efficiënt een gezamenlijk doel te bereiken:

1. Er is een initiator die een bepaald resultaat wil behalen, die weet wat dit resultaat inhoudt en die de urgentie ervan kent.
2. Diegene vindt een actor die wil werken aan dit belangrijke doel. Het is belangrijk dat de actor zich verantwoordelijk voelt voor dit doel. Alleen dán is hij bereid er tijd en energie voor vrij te blijven maken.
3. De actor pakt het op samen met een ondersteuner. Die persoon kan bijvoorbeeld dingen uitvoeren, feedback geven en helpen om te reflecteren. Deze persoon is vaak een coach, leidinggevende of adviseur of juist iemand die het echte “doen”-werk oppakt. 

Uiteraard bestaat niet elke samenwerking uit drie personen. Je kunt bijvoorbeeld heel goed één initiator, vijf actoren en twee ondersteuners hebben binnen een projectteam. Maar het is goed om je te realiseren welke rol ieder persoon heeft. De driehoek helpt om te beseffen dat iedereen eigen verantwoordelijkheden heeft, dat niet iedereen alles hoeft te doen en dat je samen – als je je eigen positie pakt – meer bereikt dan alleen.

Theorie en samenwerkingsmodellen zijn leuk. Maar uiteindelijk ben je vast vooral benieuwd naar één ding: goede samenwerkingstips. Want hoe werk je samen op een manier die effectief en efficiënt is? Hoe kun je een samenwerking verbeteren? Daar geven we je graag onze beste tips voor.

9 tips voor effectief samenwerken die je nog niet kende

Wil je écht goed samenwerken in een team of buiten je team, dan kom je niet veel verder met enkel een leuk driehoeksmodel om hoge ogen mee te gooien tijdens een vergadering. Dan zijn praktische tips vast wat je zoekt. Laten we je daar nu graag mee helpen. Bij Tijdwinst geven we al meer dan 50 jaar trainingen op het gebied van effectief samenwerken. Graag delen we onze 11 beste samenwerkingstips op basis van alles wat wij in eigen werkervaring én bij onze cursisten hebben gemerkt. 

Het zijn stuk voor stuk tips die je niet in elk doorsnee samenwerkingsboek vindt. Althans, een paar tips zou je wel in Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ kunnen spotten (ook een samenwerkingstip op zich om dat te lezen!).

1. Blijf altijd begripvol

Waar mensen zijn, zijn meningsverschillen. Dat is niet gek. Zeker op een werkplek, waar je je collega’s meestal niet – zoals de leuke partner die thuis naast je op de bank zit – zelf hebt uitgekozen. Gelukkig hoef je het voor een geslaagde samenwerking niet altijd met elkaar eens te zijn. Het is bij samenwerken met collega’s soms juist zinvol als je ergens verschillend over denkt en die verschillende visies uitspreekt. Wellicht brengt het je op nieuwe ideeën of kom je zo achter dingen die je je eerder niet realiseerde. 

Het belangrijkste bij dit alles? Toon begrip voor je collega’s, ook als je het ergens niet mee eens bent. 

Geef aan dat je het punt van de ander snapt en geef elkaar ook de ruimte om een mening te geven. Luister naar elkaar, op een oprechte manier. Actief luisteren dus, zonder in te breken of ondertussen alweer te broeden op wat je hierna wilt zeggen. Nee, open je oren en blijf begripvol. Dan zie jij de belangen en visies van anderen niet over het hoofd en zullen zij andersom meer openstaan voor jouw ideeën.

2. Wees kort en krachtig in al je communicatie

Kort en bondig communiceren maakt je niet bot. Integendeel, veel collega’s zullen het je in dank afnemen als jouw e-mails geen ellenlange verslagen zijn en dus makkelijker tussendoor te lezen zijn. Net zoals je collega’s het een verademing vinden als je tijdens een gesprek snel to the point komt en in een meeting niet méér tijd inneemt voor jouw punt dan nodig. 

Bekijk onze tips om kort en krachtig te communiceren. Het belangrijkste is dat je voorafgaand aan een gesprek, e-mail of vergadering goed bedenkt wat de kern is van wat je wilt zeggen. Maak daar niet te veel woorden aan vuil, zodat je de ander én jezelf tijd bespaart. Dat zullen je collega’s – die vast net zo krap in hun tijd zitten als jij – waarderen.

3. Geef feedback met de “ik-ik-jij-methode”

Nooit van gehoord? We leggen je uit hoe het werkt. Zoals we net al zeiden: feedback geven is heel belangrijk, zolang je er maar constructieve feedback van maakt. Dat betekent onder dat je niet alleen maar met een vingertje naar de ander wijst (“Waarom ben jij toch steeds zo laat met je werk aanleveren?”). Daarmee jaag je de ander tegen je in het harnas. Breng feedback vanuit jezelf. Dat lukt met de ik-ik-jij-methode. 

Dit is een feedbackmodel waarmee je feedback in drie stappen formuleert:

1. Ik zie/merk dat… Beschrijf op een feitelijke manier welk gedrag je ziet bij de ander.
2. Dat doet met mij… Vertel wat het gedrag voor impact heeft op jou. Waar stoor je je bijvoorbeeld aan? Geef ook aan waarom het je stoort. 
3. Herken jij dit? Verschuif dan naar het perspectief van de ander. Vraag hoe de ander hier tegenaan kijkt. En zo ja, wat diegene er een passende oplossing voor vindt.

Dat ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

“Ik merk dat je de afgelopen drie keer de deadline voor jouw aandeel in het project niet hebt gehaald. Dat maakt mij gestrest en geïrriteerd, omdat we de klant dan niet op tijd het beloofde werk kunnen aanleveren. Hoe kijk jij hier tegenaan?”

4. Vraag zelf om feedback

Niet alleen feedback géven is zinvol. Je hebt er ook veel aan om feedback te ontvangen over hoe je het samenwerken kunt verbeteren. Vraag daarom proactief aan collega’s wat zij van de samenwerking met jou vinden. Wat waarderen ze? Hebben ze wellicht aandachtspunten? Deze feedback-vragen-voorbeelden helpen je om feedback te krijgen waar je écht iets mee kunt.

Oh ja, nog iets om in je achterhoofd te houden: probeer je niet aangevallen te voelen als je vervelende feedback krijgt. Kijk of je ervan kunt leren en besef dat feedback gaat over wat je doet, over hoe je werkt en over de resultaten die je levert. Het is nooit een persoonlijke aanval op jou als persoon. En als het dat wel is, dan is het feedback die je vooral het ene oor in, het andere uit mag laten gaan.

5. Wees niet altijd bereikbaar

Die tip roept misschien wat vraagtekens op. Hoe kun je nu voor een goede samenwerking zorgen wanneer je af en toe je collega’s laat zitten? Simpel. Het is juist een must om soms onbereikbaar te zijn als je jouw taken en verantwoordelijkheden voor het project goed wilt oppakken. 

Dat vraagt om een paar dingen:

• Beantwoord je e-mail niet à la minute. Verwerk e-mails volgens de OHIO-methode, wat betekent dat je alleen op gezette tijden je e-mail checkt en daarbij in één keer alle e-mails afwerkt in plaats van ze met een rood vlaggetje in je inbox te laten staan.
• Zet je notificaties uit, zeker als je ergens gefocust aan wilt werken. Daardoor krijg je meer gedaan in minder tijd én stoor je ook je collega’s niet met continue ping-geluiden en andere bliepjes en piepjes. 
• Maak afspraken over spoedzaken. Soms is het wél nodig om elkaar te storen. Maak met je team afspraken over wat jullie als spoedsituatie beschouwen en over hoe jullie elkaar storen. Spreek bijvoorbeeld af dat jullie elkaar alleen bellen als iets écht dringend is. Dus als de website eruit ligt of als de stroom op kantoor is uitgevallen, niet als je een document na 10 minuten zoeken niet hebt gevonden door je eigen rommeligheid.
• Geef het aan als je ergens gefocust aan wilt werken. Zet dan gerust je telefoon uit of zoek een rustige plek op kantoor op, zodat je ongestoord aan de slag kunt gaan.

6. Werk met een “wachten op”-lijst

Zo’n “wachten op”-lijst is een slimme manier om elkaar minder te storen en zo je eigen productiviteit en die van je collega’s te bewaken. Je noteert random “Wil ik nog aan Piet voorleggen”-punten die in je opkomen op een lijst. Zo kun je in de loop der tijd een lijst opbouwen die je bijvoorbeeld aan het eind van de week aan Piet voorlegt. 

Daardoor hoef jij niet tien keer naar Piet toe te stappen, wordt Piet niet tien keer gestoord en maak je slimmer gebruik van jullie beschikbare tijd.

7. Communiceer assertief

Nee hoor, dat is niet hetzelfde als agressief en ook niet als arrogant. Assertief communiceren betekent dat je zegt wat je denkt, maar met respect voor de ander. Je gaat dus niet met twijfeltaal (“Zou het misschien kunnen dat…”) om dingen heen draaien en bent duidelijk in wat je wilt. 

Je zegt bijvoorbeeld “Nee” als iets je niet gaat lukken, in plaats van te hopen dat de ander wel doorheeft dat het niet in je agenda past. Of je zegt zelf “Daar kan ik me niet in vinden”, in plaats van dat je hoopt dat de ander uit jouw twijfelende woorden afleest dat je er anders over denkt. 

Oftewel: communiceer niet passief agressief (“Nou vooruit, ik zal het wel weer voor je doen”) en ook niet subassertief (“Tuurlijk, dat doe ik graag voor je!” zeggen terwijl je al acute paniek voelt bij het idee alleen al dat je nóg meer moet doen). Uiteindelijk hebben je collega’s er meer aan als je eerlijk en direct bent, waardoor ze niet je boodschap zelf nog uit de woorden hoeven te vissen.

8. Verlies als thuiswerker je betrokkenheid niet

Samenwerken op afstand verloopt alleen soepel als je daar goede afspraken over maakt én als je ook vanuit huis je betrokkenheid toont. Thuis aan de slag gaan is niet hetzelfde als op je balkon neerploffen met een boekje en je lievelingslimonade (maar dat snap je vast zelf ook wel). Je wilt bereikbaar zijn voor collega’s en daadwerkelijk productief aan de slag blijven. 

Dus zorg ten eerste voor een goed thuiswerkritme. Ga aan de slag om normale werktijden, zodat je bereikbaar bent voor collega’s terwijl zij werken en niet pas na 12 uur als jij je relaxte ochtend erop hebt zitten. Ben je door omstandigheden even niet bereikbaar? Kondig het van tevoren aan. En ga voor belangrijke meetings wel gewoon naar kantoor, zodat je bijvoorbeeld die belangrijke lunchupdate niet mist.

En een laatste tip: toon je betrokkenheid. Je mist de dagelijkse gesprekken in de wandelgangen of roddels bij het koffiezetapparaat als je veel thuiswerkt. Dat voelt misschien als een zegen, maar het betekent ook dat je soms belangrijke projectupdates niet meekrijgt. Vraag daarom regelmatig bij collega’s hoe het ervoor staat. 

Oh ja, bekijk ook onze checklist thuiswerken, zodat je van alle must-haves voor je thuiswerkplek voorzien bent. Een haperende internetverbinding tijdens videocalls komt geen enkele samenwerking ten goede.

9. Houd je planning op peil

Effectief samenwerken in een team betekent ook dat elk teamlid productief werkt en een realistische planning heeft. Jullie hebben ieder eigen taken die je voor een bepaalde deadline gedaan wilt krijgen. Dan is een werkend timemanagementsysteem geen overbodige luxe.

In onze ogen zijn twee dingen daarvoor belangrijk:

1. Neem een (digitale of papieren) agenda waarin je al je afspraken en projecten van meer dan 30 minuten een plek geeft. Reserveer hierin ook tijd voor vaste dingen, zoals je dagelijkse lading e-mails.
2. Maak dagelijks een takenlijst. Zet daarop alle taken van maximaal 30 minuten die je vandaag wilt doen. Maak die heel concreet. Dus schrijf op “e-mail Jesper beantwoorden” of “inleiding campagneplan schrijven”, in plaats van “e-mails beantwoorden” of “aan campagneplan werken”. Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd een taak kost én hoe realistisch het is dat je dit vandaag gedaan krijgt.

Nog een laatste bonustip: houd altijd tijd vrij voor uitloop en onverwachte dingen. Want laten we wel wezen: ook als je effectief samenwerkt met collega’s, krijg je altijd te maken met onverwachte verzoekjes, niet geplande vragen, telefoontjes tussendoor of meetings die uitlopen. Kun je daar maar beter alvast rekening mee houden in je agenda! Dat komt je samenwerking en je eigen stressniveau ten goede.

Meer leren over slim samenwerken?

Wil je meer leren over hoe je beter kunt samenwerken, slimmer werkt, een realistische planning opstelt én krachtig communiceert met je collega’s? Volg Björn en Tijdwinst op Instagram en krijg dagelijks praktische tips waarmee je leert om effectief of efficiënt samen te werken. 

Mensen vroegen ook

Wat is er nodig voor een goede samenwerking?

Voor een goede samenwerking is het belangrijk dat jullie elkaar binnen het team vertrouwen, dat er open communicatie is, dat iedereen zich betrokken voelt, dat elke collega zelf verantwoordelijkheid neemt en dat jullie gefocust blijven op het gezamenlijke resultaat. 

Wat is succesvol samenwerken?

In een ander artikel lees je wat succesvol samenwerken precies inhoudt. Het draait er in onze ogen om dat iedereen zijn eigen taken en verantwoordelijkheden goed oppakt, daarbij in gesprek blijft met collega’s, eerlijke feedback geeft en zo samen probeert om in zo min mogelijk tijd en met gebruik van alle aanwezige expertise tot een zo goed mogelijk resultaat te komen.

Wil je hier meer over lezen? Bekijk onze artikelen over o.a. interprofessioneel samenwerken, interdisciplinair samenwerken en samenwerken met collega’s in de zorg. Daarin geven we meer praktische tips en informatie waarmee je jouw samenwerkingen kunt verbeteren.

Wil jij effectiever samenwerken? Volg één van onze cursussen

Met de juiste vaardigheden kun je elke samenwerking soepeler laten verlopen. Dat vraagt onder andere om goede feedbackskills, krachtige gesprekstechnieken en een slimme planningsmethode. 

Dé training in samenwerking bestaat niet. Maar we leren je in onze praktische 1-daagse trainingen graag handige tips en technieken waarmee je jouw samenwerkingen op elk vlak verbetert.

• Bij onze training timemanagement leer je hoe je prioriteiten stelt, je focus behoudt, een goede planning opstelt en je werk voor een project op tijd gedaan krijgt (ondanks de verzoekjes van andere collega’s tussendoor.
• De training feedback geven leert je om constructieve feedback te geven aan collega’s (zowel positief als negatief) én om zoveel mogelijk te halen uit feedback die je ontvangt.
• Bij onze cursus gesprekstechnieken leer je in 1 dag hoe jij een effectieve en krachtige gesprekspartner bent voor je collega’s en dankzij duidelijke communicatie nog meer haalt uit samenwerkingen.
• Onze training thuiswerken helpt je daarnaast om ook tijdens het thuiswerken productief (samen) aan de slag te blijven, daarvoor de juiste tools in te zetten en je communicatie en werk-privébalans op peil te houden.

Vraag je je af welke cursus jou het beste helpt om beter samen te werken met collega’s? Of denk je “Mijn samenwerkingen lopen niet lekker. Maar waar begin ik?”. We got your back. Mail of bel ons, vertel ons je vraag en we denken graag mee welke training het beste bij jou past.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we al meer dan 20 jaar professionals uit het hele land om slimmer (samen) te werken. Daarvoor geven we o.a. trainingen in timemanagement, gesprekstechnieken, feedback geven en assertiviteit. Kortom: bij ons zit je goed voor technieken en tips voor een goede samenwerking waar je direct iets mee kunt. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar onze trainingen of naar onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.

• 1-daagse training Timemanagement | Blog
• 1-daagse training Feedback geven | Blog
• 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
• 1-daagse training Assertiviteit | Blog
• 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog