Complimenten uitdelen is voor veel mensen een stuk makkelijker dan negatieve feedback geven. Niet vreemd natuurlijk. Je bezorgt de ander liever een glimlach dan iemand misschien te kwetsen. Klinkt heel vredelievend, maar is juist niet handig. En helpend ook zeker niet. Hoe voorkom je conflictvermijdend gedrag en ga je op een goede manier de confrontatie aan?
Je bent niet de enige die weleens een conflict uit de weg gaat. Conflictvermijdend gedrag komt veel voor op de werkvloer. Je spreekt een collega niet aan op wat beter kan. Je slikt irritaties in. Of je steekt je mening onder stoelen of banken om iemand geen naar gevoel te bezorgen.
Dat lijkt heel goed voor de sfeer. Maar verrassend genoeg is het in werkelijkheid veel beter voor de sfeer om je feedback – ook negatief – wél uit te spreken.
Voorkom conflictvermijdend gedrag – en wel hierom!
Conflicten aangaan is niet iets wat wij mensen graag doen (bepaalde politici en confrontatieliefhebbende mediapersonen uitgezonderd). Of het nu is op het werk of privé, conflictvermijdend gedrag komt veel voor.
Een simpel voorbeeld:
Stel: je collega of teamlid heeft maandenlang hard gewerkt aan een plan voor een nieuw project. In geuren en kleuren vertelt hij je erover tijdens een 1-op-1-gesprek. De blik in zijn ogen zegt genoeg: hij hoopt vurig dat jij net zo enthousiast bent als hij. Maar in werkelijkheid denk je alleen maar “Ai, dit is geen goed plan!”.
Waarschijnlijk ga je dan malen. Nu moet je de ander teleurstellen. Misschien zelfs wel kwetsen. Veel liever had je die collega een tien met een griffel gegeven in plaats van – voor je gevoel – zijn plan af te kraken.
Toch is het slim om je woorden niet in te slikken. Het is vaak heel zinvol om de confrontatie wél aan te gaan. Met open communicatie zorg je voor een betere sfeer en samenwerking en help je collega’s of teamleden om zichzelf te ontwikkelen. Ook fijn: in dit geval kun je je teamlid met feedback op weg helpen om zijn plan beter te maken.
Waarom conflictvermijdend gedrag?
Dat we over het algemeen geen groot conflictliefhebbers zijn, heeft vaak te maken met onze overtuigingen. Zowel met onze overtuigingen over onszelf als met onze overtuigingen over conflicten.
Zo kan het zijn dat je jezelf ziet als niet de aangewezen persoon om conflicten aan te gaan. Je bent misschien ook privé gewend om de vrede te bewaken. Of je wilt graag door iedereen aardig gevonden worden en bent bang om dat met een confrontatie op het spel te zetten.
Inderdaad, als jij conflicten associeert met iemand kwetsen, dan leg je de drempel extra hoog voor jezelf om een conflict aan te gaan. Vaak denken mensen bij conflicten direct aan schreeuwen, meningsverschillen en met de vuist op tafel slaan. Maar de confrontatie aangaan, hoeft echt niet meteen tot dat alles te leiden. Een goede confrontatie is juist constructief. En voorziet zowel in jouw behoeften als in die van de ander.
Zo kun je wél de confrontatie aangaan!
Het advies moge duidelijk zijn: slik je woorden niet in en stop met de confrontatie vermijden. Start met op een constructieve manier feedback geven. Op een manier die jou en de ander verder helpt.
Deze 5 tips zijn daar een handig stappenplan voor.
1. Stel de confrontatie niet uit
Mosterd na de maaltijd is nooit een goed idee. Al helemaal niet als het om conflicten gaat. Wacht daarom nooit te lang met je feedback uitspreken. Het heeft weinig zin om pas na drie dagen bij je collega terug te komen op zijn plan en dan met je aandachtspunten te komen. Of om je teamlid er pas een week later op aan te spreken dat hij vorige week zo stil was tijdens de vergadering.
Geef feedback het liefst direct. Of in ieder geval zo snel mogelijk (tot na de vergadering wachten is wel zo aardig).
Merk je dat je er tegenaan zit te hikken om de confrontatie aan te gaan? Onderzoek dan welke overtuigingen jou belemmeren om je feedback uit te spreken. Ben je bijvoorbeeld bang de ander te kwetsen? Twijfel je aan de waarde van je feedback? Of betwijfel je of jij wel de juiste persoon bent om feedback uit te spreken?
Bepaal dan wat het je oplevert om je feedback wél te geven. Schrijf die punten desnoods voor jezelf op papier.
Ook helpt het om op te schrijven wat jouw intenties zijn met de feedback. Op welke manier help je de ander ermee verder en levert het de ander dus wat positiefs op? Met die punten in je achterhoofd kun je de feedbackdrempel voor jezelf verlagen.
2. Geef je feedback op een constructieve manier
Feedback is wat anders dan kritiek. Kritiek bevat vaak een negatief oordeel. Een afwijzing of afkeuring. Bij feedback verwoord je je opmerking veel meer opbouwend. Je helpt de ander om bepaald gedrag aan te passen en zo zichzelf te verbeteren.
Belangrijk is dat je feedback op een constructieve manier brengt. Reageer niet vanuit emoties – zeker niet vanuit boosheid – en pas op met verwijten. Geef feedback liever volgens de 9 universele feedbackregels die je helpen om er een opbouwende boodschap van te maken.
Praat bijvoorbeeld vanuit de ik-vorm (“Ik merk dat je … doet en dat doet … met mij.”) en vertel wat een situatie met jou doet in plaats van loze beschuldigingen te doen (“Jij doet ook altijd…”). Deel ook wat je intentie is met het geven van feedback. Als je laat blijken de ander ermee te willen helpen, staat de ander vaak meer open voor je feedback.
3. Luister en toon begrip
Constructieve feedback houdt ook in dat je de ander de ruimte geeft om te reageren. Voorkom dat je alleen zelf aan het woord bent, en stel de ander vragen. Of informeer of de ander zich in jouw verhaal herkent. Door de ander ruimte te geven, maak je er een eerlijk gesprek van waarin de visie van jullie allebei ertoe doet.
Het handigst is om open vragen te stellen (wat, waarom, hoe, hoezo of wie?). Zo krijg je inzicht in de gedachten en gevoelens van de ander en kun je daar al tijdens het gesprek op inspelen.
Merk je dat de ander het lastig heeft met de feedback? Geef ook dan ruimte. Informeer wat de ander moeilijk vindt of wat de feedback met hem doet. Las zo nodig een pauze in en geef aan dat je er op een later moment op terugkomt.
4. Probeer samen tot een oplossing te komen
Een goede oplossing komt niet alleen uit jou, maar bedenken jullie samen. Probeer dus niet alleen adviezen te geven vanuit jouw perspectief, maar vraag de ander ook om zijn of haar ideeën over goede oplossingen.
Een extra pluspunt daarvan is dat de ander eerder iets met de oplossing zal doen als hij/zij er zelf mee is gekomen. Of er anders op z’n minst achter staat
Vraag ook wat de ander nodig heeft om met die oplossing aan de slag te gaan. Een concreet plan helpt om er een succes van te maken. Denk mee over mogelijke veranderingen, bied aan dat jij daarbij sparringpartner wilt zijn en maak concrete afspraken om er samen mee aan de slag te gaan.
5. Voorkom een impasse
Komen jullie er op dit moment niet uit? Lijkt de feedback te leiden tot een conflict dat weinig oplevert? Neem dan een time-out en zet het gesprek later voort. Dat is zinvoller dan tevergeefs blijven trekken en duwen of alsnog in een welles-nietes-conflict belanden.
Voor het voorkomen van een impasse kun je ook goed letten op de energie in het gesprek. Zoals Dorothy Walker (mediator en facilitator en projectmanager bij Wells Fargo) in haar TED-talk zegt: “In iedereen gaat een mediator schuil als je daarvoor je positieve energie gebruikt.” Zij deelt 3 tips om een impasse uit de weg te gaan.
Een impasse voorkomen doe je zo:
- Bereid je voor. Bepaal de juiste tijd voor het gesprek (bijvoorbeeld aan het eind van de dag), kies een rustige ruimte waar je je kunt focussen en bepaal hoe je de boodschap op een positieve manier brengt.
- Observeer en stel neutrale vragen. Dit helpt om negatieve energie te voorkomen en zelf ook rustig te blijven. Bijvoorbeeld “Wat vind je van deze verandering?” of “Zijn er ook opties die we nog niet hebben besproken?”. Zo laat je zien dat je waarde hecht aan de mening van de ander.
- Kom tot een besluit zodra de energie in het gesprek weer neutraal is. Wacht dus tot dat moment voordat je conclusies trekt en plannen afspreekt.
Nog meer leren over effectief feedback geven?
Wil jij ook leren hoe je conflictvermijdend gedrag voorkomt en op een goede manier de confrontatie aangaat? Volg dan onze populaire 1-daagse feedbacktraining. Online vanaf jouw eigen locatie, samen met anderen in een gemotiveerde groep.
In 1 dag leer jij alles over belangrijke inzichten en praktische technieken om helder te communiceren en op een constructieve manier feedback te geven en ontvangen. Conflictvermijdend gedrag? Dat is na deze training verleden tijd.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
