Maak van je beoordelingsgesprek een succes: essentiële tips voor leidinggevenden!

Het beoordelingsgesprek. Je moet het als werkgever of manager regelmatig doen. Maar gaat het je makkelijk af of kun je wel wat tips gebruiken om de gesprekken te voeren? Voor werknemers is het altijd een beladen moment, zo’n beoordelingsgesprek. Maar misschien zou jij het ook liever langs je heen laten gaan. In veel organisaties is het beoordelingsgesprek verplicht een terugkerend moment in het jaar. Daarom kun je maar beter goed voorbereid zijn. Deze tips voor het beoordelingsgesprek helpen je.

Wat komt aan bod:

1. Wat houdt een beoordelingsgesprek in?
2. Hoe bereid ik een beoordelingsgesprek voor?
3. Wat kan ik verwachten van een beoordelingsgesprek?
4. Hoe bouw je een goed beoordelingsgesprek op?
5. Welke vragen stel je bij een beoordelingsgesprek?
6. Waar moet je op letten bij een beoordelingsgesprek?
7. Een succesvol beoordelingsgesprek
8. Veelgestelde vragen over het beoordelingsgesprek

Wat houdt een beoordelingsgesprek in?

Het beoordelingsgesprek is dus een herhalend item op de agenda. Maar wat is een beoordelingsgesprek?

Je kunt het beoordelingsgesprek als functioneringsgesprek zien. Want dat is waar het vaak op neerkomt: je bespreekt iemands functioneren. Formeel heb jij de leiding en mag de werknemer slechts reageren. Maar in de praktijk komen ook onderwerpen aan bod die overeenkomen met functioneringsgesprekken: je neemt door wat er goed gaat, wat er beter kan, wat iemands ambities zijn en vaak komen tijdens het beoordelingsgesprek loonsverhoging en andere arbeidsvoorwaarden ook ter sprake.

Wanneer een beoordelingsgesprek plaatsvindt, verschilt per organisatie. Het kan zo zijn dat binnen jouw organisatie de beoordelingsgesprekken standaard aan het eind van het jaar plaatsvinden, als eindejaars-beoordelingsgesprek; één keer per jaar dus. Wij zijn persoonlijk fan van een maandelijks beoordelingsgesprek.

Er is dus geen vast stramien voor een beoordelingsgesprek. Het is vooral bedoeld om de werknemer op de hoogte te houden van diens voortgang en zelf de kans te krijgen om te horen hoe een medewerker in de wedstrijd zit. Het kan zo zijn dat de HR-afdeling van jouw organisatie een leidraad voor je heeft of dat er een formulier is dat je gebruikt ter voorbereiding van het gesprek waardoor de indeling van het formulier ook het daadwerkelijke gesprek bepaalt. Een beoordelingsgesprek voorbereiden is met zo’n formulier ook wat eenvoudiger.

Hoe bereid ik een beoordelingsgesprek voor?

Hoe bereid je een beoordelingsgesprek voor? Allereerst door informatie te verzamelen. Daarnaast is het belangrijk vragen voor te bereiden en de agenda en een eventueel beoordelingsformulier te delen. Zorg bovendien dat je vooraf en achteraf speling hebt in je agenda, zodat je alle rust, tijd en aandacht hebt voor dit essentiële gesprek voor jouw medewerker. Wat je verder kunt verwachten, vertellen we hieronder.

Ga je een beoordelingsgesprek voorbereiden als leidinggevende, begin dan bij het vorige beoordelingsgesprek. Kijk naar de ontwikkelpunten die jullie destijds afspraken en vraag hiernaar tijdens het gesprek. Geef jouw visie, maar laat ook ruimte voor input van de werknemer.

Als het kan, verzamel je voorafgaand aan het gesprek discreet wat informatie over betreffende medewerker. Bijvoorbeeld door klanten eens te vragen hoe zij samenwerken met hem of haar, door resultaten van projecten van betreffende medewerker erbij te pakken en eerdere beoordelingen en het persoonlijk ontwikkelingsplan erbij te pakken.

Heb je een vragenlijst die je door wilt nemen, stuur deze beoordelingsgesprek vragen dan ook alvast naar de medewerker zodat die zich goed kan voorbereiden. Want voor jou is het misschien een verplicht nummer, voor medewerkers kan een gepland beoordelingsgesprek best wat zenuwen oproepen. Iemand vraagt zich af: wat is het beoordelingsgesprek? En hoe bereid je je voor op een voortgangsgesprek? Daar kun jij alvast wat zorgen wegnemen door vragen en formulieren vooraf te delen.

Wat kan ik verwachten van een beoordelingsgesprek?

Doordat jij als leidinggevende het initiatief neemt voor een beoordelingsgesprek, kun jij ook enigszins de verwachtingen managen. De beoordelingsgesprek vragen kun je bijvoorbeeld zelf opstellen en het beoordelingsgesprek formulier geeft je houvast als je even vastloopt.

Wat moet er in een beoordelingsgesprek? Daar zijn geen vaste eisen aan. Natuurlijk hebben we wel een aantal tips voor het beoordelingsgesprek met een werknemer voor je.

Verwacht bijvoorbeeld dat deze terug zal blikken op specifieke projecten en zal vertellen wat zijn of haar bijdrage daaraan was. En je kunt ook vast voorsorteren op onderhandelingen: vaak komen tijdens een beoordelingsgesprek de rechten van de werknemer aan bod. En daar hoort ook het salaris bij, vakantiedagen of pauzetijden. Je kunt er dus op rekenen dat iemand in een beoordelingsgesprek salaris ter discussie zal stellen of zal vragen om zaken als salarisverhoging, promotie of opleidingsbudget.

Verwacht tijdens het beoordelingsgesprek de nodige zenuwen van de werknemer. Zorg dat jij daarop anticipeert door zorgvuldig en opbouwend te formuleren. Communiceer krachtig, onderbouwd met feiten en vermijd het wijzende vingertje.

Hoe bouw je een goed beoordelingsgesprek op?

Een goed beoordelingsgesprek kent een duidelijke opbouw. Daarom is het zinvol de agenda alvast naar de medewerker te sturen. Hoe voer je een beoordelingsgesprek? Door deze agenda vervolgens goed aan te houden. Neem deze indeling van een beoordelingsgesprek als voorbeeld:

• Introductie: wat zijn de doelen en waarom is het beoordelingsgesprek van cruciaal belang?
• Beoordeling van het functioneren van de medewerker inclusief voorbeelden
• Consequenties van de beoordeling voor salaris, contract of functie
• Ruimte voor reactie van de werknemer en diens vragen
• Concrete afspraken formuleren
• Eventueel ondertekening beoordelingsformulier

Welke vragen stel je bij een beoordelingsgesprek?

Weet je niet wat te vragen bij een beoordelingsgesprek? Met een voorbeeld beoordelingsgesprek in je hoofd, wordt dat duidelijker. En misschien helpt het beoordelingsformulier je een beetje op weg. En de gespreksindeling zoals we hierboven met je deelden geeft ook enige houvast. Daarnaast ga je een voortgangsgesprek voorbereiden met de te stellen vragen in het achterhoofd. Maar onthoud wel dat je niet alleen maar vragen hoeft te stellen. Er moet ook ruimte zijn voor de werknemer en diens opmerkingen, vragen en gevoelens.

Vraag tijdens het beoordelingsgesprek hoe de medewerker zelf vindt dat hij of zij zelf functioneert en gebruik de input die je tijdens het voorbereiden van het beoordelingsgesprek verzamelde om hier verder op door te praten. Vraag daarnaast niet alleen naar situaties uit het verleden en de huidige status. Ruim ook tijd in voor de toekomst. Wat zijn de ambities van een medewerker en informeer vooral ook welke ideeën iemand heeft om de huidige stand van zaken te veranderen.

Vergeet ook niet te informeren wat iemand nodig heeft. Een beoordelingsgesprek als werknemer geeft immers de kans jou als leidinggevende aan te spreken en te hulp te roepen. Misschien wil iemand verder groeien of zich ontwikkelen. Jij kunt daarbij helpen door bijvoorbeeld opleidingen aan te bieden of een moment te kiezen om nader in gesprek te gaan.

Welke vragen stel je tijdens een beoordelingsgesprek? Deze concrete lijst kun je altijd achter de hand houden als spiekbriefje:

• Welk project of welke taak van afgelopen jaar maakt jou trots?
• Waar heb ik jou zien groeien dit jaar?
• Wat ging er niet zo lekker?
• Hoe kan ik je helpen dat in de toekomst anders aan te pakken?
• Waar wil je komend jaar mee aan de slag?
• Welke taken zou je graag oppakken?
• Wat heb je nodig om dat te kunnen doen?
• Welke tips zou je mij als leidinggevende willen geven?

Waar moet je op letten bij een beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek is belangrijk voor zowel de medewerker als jouzelf. Het is belangrijk dat jullie allebei de veiligheid hebben om vrijuit te spreken en de tijd hebben om alle agendapunten door te nemen. Let erop dat het gesprek ruimte biedt aan input van jullie allebei.

Zorg dat je niet alleen weet wat er allemaal níet goed ging, verzamel ook positieve feedback en verdeel tijdens het gesprek de positieve en negatieve punten in twee onderdelen. Voorkom dat je de positieve punten gebruikt om de negatieve mee te maskeren. Je kunt beter duidelijk melden wat goed gaat om te vervolgen met wat er beter kan of andersom.

Zorg dat je empathisch communiceert en toon vooral begrip voor de gevoelens en ervaringen van de werknemer, ook als die niet zo positief zijn. Het beoordelingsgesprek is een gesprek waarin jij vooral luistert zonder oordeel en ruimte biedt om eventueel op een later moment verder te praten.

Kijk bovendien naar verleden, heden én toekomst en bied iemand ook de mogelijkheid jou als leidinggevende van feedback te voorzien. Zorg daarnaast dat je een verslag maakt en dat ook deelt met de werknemer die het verslag tekent voor akkoord. Zo weten jullie allebei wat er van jullie wordt verwacht en hebben jullie tijdens een volgend gesprek de gemaakte afspraken weer helder voor de geest.

Een succesvol beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek met een werknemer vraagt tijd en voorbereiding van jou als leidinggevende. Maar het levert ook veel op. Voor een medewerker is zo’n gesprek de uitgelezen kans arbeidsvoorwaarden ter sprake te brengen, voor jou is het een mooi moment om iemand aan te spreken op zijn of haar functioneren en piketpaaltjes te slaan voor de toekomst.

Door het beoordelingsgesprek vooraf goed voor te bereiden, een duidelijke opbouw te maken en voor jezelf vragen helder te hebben, maak je het gesprek tot een succes. Wees empathisch en leef je in de werknemer in. Mogelijk komen er emoties bij hem of haar op die overweldigend voelen. Toon daarom belangstelling voor de gevoelens van de medewerker en luister zonder oordeel naar wat hij of zij wil zeggen. Zorg voor een veilige sfeer, toon begrip en geef de werknemer ruimte om gevoelens te laten bezinken. Het kan goed werken om later nog eens verder te praten.

Meer weten over beoordelingsgesprekken?

• Dé checklist om een beoordelingsgesprek voor te bereiden (8 onmisbare stappen)
• Een beoordelingsgesprek voorbereiden als leidinggevende? Zo doe je dat, in 9 stappen!
• Salarisverhoging vragen (én krijgen!)? Voorbeelden en tips die werken
• 40 (!) ontwikkelpunten om beter te leren plannen
• Functioneringsgesprek hou je met hét 3 stappen template van de pro’s

Meer inspiratie op social media

Een beoordelingsgesprek voeren vraagt het nodige van jou als leidinggevende. Kun je wel wat hulp gebruiken bij de voorbereiding of wil je meer weten over hoe je jouw persoonlijke vaardigheden zo kunt ontwikkelen dat je gespreksvaardigheden verbeteren? Kom regelmatig terug op dit blog om de nieuwste inzichten tot je te nemen.

Wil je elke dag op de hoogte blijven van nieuws, informatie en tips voor jouw persoonlijke ontwikkeling en effectiviteit? Volg Tijdwinst en Björn op Instagram! Dan mis je nooit meer iets.

Veelgestelde vragen over het beoordelingsgesprek

• Wat is het doel van een beoordelingsgesprek?

  Een beoordelingsgesprek is bedoeld om prestaties uit het verleden te bespreken, de huidige stand van zaken door te nemen en ambities en behoeften voor de toekomst vast te stellen.

• Hoe bereid ik me voor op een beoordelingsgesprek?

  Door gegevens te verzamelen over de medewerker, vragen te bedenken en een empathische houding aan te nemen.

• Welke onderwerpen worden meestal besproken tijdens een beoordelingsgesprek?

  In het beoordelingsgesprek komen de volgende zaken vaak aan bod:

  • Prestaties uit de afgelopen periode
  • Sterke en zwakke punten
  • Ambities en ontwikkelingsbehoeften
  • Vragen

• Hoe kan ik constructieve feedback geven zonder te demotiveren?

  Door een open houding aan te nemen, goed te luisteren en positieve en negatieve feedback apart van elkaar te geven aan de hand van feiten.

• Wat moet ik doen als ik het niet eens ben met de feedback van mijn leidinggevende?

  Dan onderteken je het gespreksformulier niet. Daarnaast vraag je in het gesprek om verduidelijking en voorbeelden en maak je concrete afspraken.

• Hoe kan ik effectief communiceren over mijn loopbaanambities tijdens het beoordelingsgesprek?

  Wees duidelijk over wat je wilt en waarom je dat wilt. Laat zien wat de meerwaarde van je ambities is en bespreek wat nodig is om ze te behalen.

• Wat zijn enkele goede vragen om aan mijn leidinggevende te stellen tijdens het beoordelingsgesprek?

  Zorg dat het concreet blijft. Vraag bijvoorbeeld:

  • Welke taken kan ik dit jaar op me nemen?
  • In welke vaardigheden kan ik nog groeien?
  • Hoe kan ik mijn prestaties verbeteren?
  • Waar ligt de focus van het hele team dit jaar?

• Hoe kan ik mijn sterke punten en prestaties effectief presenteren tijdens het beoordelingsgesprek?

  Laat resultaten zien aan de hand van concrete voorbeelden. Onderbouw je verhaal met feiten en cijfers en laat zien hoe je bijgedragen hebt aan bedrijfsdoelen.

• Wat zijn de beste manieren om feedback te ontvangen en te verwerken?

  Zorg dat je actief luistert, onderbreek de ander niet en durf de tijd te nemen erover na te denken.

• Hoe kan ik samen met mijn leidinggevende realistische en haalbare doelen stellen voor de toekomst?

  Bespreek welke doelen je wilt halen en zorg dat deze SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.

Volg een training | Beoordelingsgesprek voeren

Een beoordelingsgesprek voeren kan als een grote opgave voor je voelen. Of misschien is het voor jou een verplichting die bij het leidinggeven hoort. En er zijn natuurlijk ook werkgevers die het vooral fijn vinden te peilen bij hun medewerkers hoe het gaat. Hoe dan ook vraagt een beoordelingsgesprek voeren om goede leidinggevende vaardigheden en kennis van gesprekstechnieken. In de 1-daagse training Gesprekstechnieken leer je meer over hoe je het gesprek succesvol laat verlopen.

 Weet je inhoudelijk wel hoe je het aan moet pakken, maar vind je het lastig om feedback op de juiste manier te brengen? De 1-daagse training Feedback geven helpt je over die drempel heen.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog