Je geeft oprechte feedback om de ander verder te helpen. Maar die landt niet zoals je zou willen. Je collega lijkt zich aangevallen te voelen. Zelfs gekwetst misschien. Hoe ga je daar goed mee om? Zonder je meteen te verontschuldigen of je terechte feedback abrupt in te trekken? Deze 5 stappen helpen je.
We hebben allemaal wel ooit een opmerking gekregen die niet in goede aarde viel. Je hebt vast ook wel een collega die regelmatig wat kort door de bocht is. Of misschien is je leidinggevende een ster in zwart-wit denken en komt hij soms wel met een erg ongenuanceerd synoniem uit de bocht als hij iets roept. Bijvoorbeeld als hij zegt ‘Jij bent ook altijd te laat!’, terwijl hij ook wel weet dat dit eigenlijk de eerste keer is dat je je deadline hebt gemist.
Er is een verschil tussen je gekwetst voelen door een ongenuanceerde of ronduit beledigende opmerking én je wel heel snel persoonlijk aangevallen voelen door iets wat helemaal niet zo persoonlijk bedoeld is.
Sommige mensen hebben last van dat laatste, wat het extra lastig maakt om hen feedback te geven. Hoe goed bedoeld ook, het lijkt wel alsof de ander door elke mogelijke opmerking op zijn teentjes getrapt is. Eén opmerking over zijn slordigheidsfouten en je collega zit al tegen het plafond. Wat moet je dan?
Je aangevallen voelen – een voorbeeld
In dit voorbeeld heb je je collega erop aangesproken dat hij de laatste tijd veel slordigheidsfouten maakt in zijn werk. De naam van de klant was verkeerd geschreven in zijn projectontwerp, de datum op de voorkant klopte niet en de projectomschrijving had hij niet goed gecheckt bij collega Pim, waardoor de klant een verkeerd voorstel onder ogen heeft gekregen.
Daarom heb je hem met de beste bedoelingen gezegd:
‘Het valt me op dat er een aantal slordigheidsfouten in je rapport voor de klant staan en dat je de inhoud niet hebt gecheckt bij Pim. Dat kan bij de klant voor verwarring zorgen of tot ergernis leiden. Ik wil je vragen om je rapport een volgende keer eerst naar mij en Pim te sturen en pas na onze goedkeuring naar de klant.’
Je collega reageerde alleen aardig gekwetst of zelfs gepikeerd. Hij had blijkbaar tot in het holst van de nacht aan het rapport gewerkt, tussen al zijn andere deadlines door. ‘Het is ook nooit goed!’, roept hij uit. Het is nog een wonder dat hij niet stampvoetend wegloopt.
Hoe ga je daarmee om? Voel jij je andersom gefrustreerd door die reactie? Ontdek hoe je in 5 stappen tactisch en professioneel omgaat met een collega die zich snel persoonlijk aangevallen voelt.
Stap 1. Laat het (even) rusten
Voor de meeste mensen geldt dat de eerste reactie niet de meest doordachte is als ze zich aangevallen voelen. Het is er één op basis van het overlevingsmechanisme dat ook nu, ééuwen na de oertijd, nog in ons zit.
Zodra gevaar op de loer ligt (waar ook gekwetst voelen of beledigd zijn onder valt), gaan de stresshormonen in je lijf acuut aan het werk. Je brein gaat als een malle cortisol en adrenaline aanmaken, waardoor je nauwelijks nog rationeel kunt nadenken. In plaats daarvan kom je al snel in een tunnelvisie. Niet de beste modus om je emoties en gedachten eens goed te analyseren voordat je ze de vrije loop laat.
De eerste reactie van je collega is er één uit emotie. Hij zal zich in eerste instantie misschien snel gekwetst voelen en daardoor verdrietig of zelfs boos zijn. Dat is alleen geen goede basis voor een gesprek. Ga daarom niet meteen het gesprek aan, maar gun je collega een moment van bezinning en kom er later op terug. Zo help je je collega om niet vanuit zijn op hol geslagen brein te reageren. Misschien komt je collega dan ook tot het inzicht ‘Ik voel me snel aangevallen’ of slikt hij zelfs zijn eerdere snelle reactie in.
En denk je nu ‘Tijd, tijd, welke tijd? Waar haal ik de tijd om te wachten vandaan?’, lees dan eens het boek ‘Elke Dag Om 15:00 Uur Klaar’. Levert je structureel meer tijd op, meer dan genoeg om wél af te wachten totdat je collega tot bedaren is gekomen.
Stap 2. Vraag wat de ander raakt
Dat feedback een gevoelige snaar raakt, heeft niet altijd met jouw feedback zelf te maken. Twijfel niet meteen aan je formulering (je had er juist zo goed een feedbackmodel op nageslagen voordat je je collega bij je riep!) als je collega’s zich na jouw opmerking direct aangevallen voelen. Vaak zegt de reactie meer over de ander. Je reactie kan een trigger zijn voor een punt dat net bij die ene collega gevoelig ligt.
Misschien is je collega zwaar overwerkt en reageert hij daarom wat heftig. Of misschien heeft je collega last van faalangst en is dit voor hem het bewijs dat hij het “nooit goed genoeg” doet. Het kan zelfs zo zijn dat die opmerking er vanaf zijn vroege jeugd ingeprent is door zijn ouders, met een laag zelfbeeld tot gevolg. Dan raken die paar woorden van jou net dat gevoelige issue van vroeger.
Maar goed, laten we uit de psycholoogstoel stappen. Jullie zijn tenslotte collega’s, geen psycholoog en cliënt.
Nu kun je natuurlijk niet in het hoofd van je collega kijken. Invullen wat je feedback met hem doet, kun je dus beter niet doen. Wat je wel kunt doen, is hem expliciet vragen wat hem raakt in jouw feedback:
‘Waarom raakt dit je zo?’
‘Wat in mijn opmerking raakt je zo?’
‘Ik zie dat het je raakt. Waarom is dat zo?
Stap 3. Toon begrip (ook als je het er niet mee eens bent)
Of je de reactie van je collega nu terecht vindt of niet, erken dat hij zich boos, verdrietig of gekwetst voelt. Laat de boosheid er zijn. Hoe meer jij er tegenin gaat, hoe meer de ander zijn boosheid zal opblazen.
Dus zet in je inlevingsvermogen in en laat blijken dat je je in de ander kunt verplaatsen, even los van of je feedback terecht is of niet. Dat kun je al doen door in andere bewoordingen samen te vatten wat de ander zegt en daarop door te vragen.
‘Het klinkt alsof de feedback je raakt. Wat vervelend om dat te merken. Kun je er iets meer over vertellen?’
‘Ik hoor je zeggen dat… Ik snap dat het vervelend is om te horen.’
‘Ik begrijp dat dit rauw op je dak valt.’
Enkel en alleen bevestigen dat wat de ander vindt of voelt begrijpelijk is, kan al enorm helpen. Het is vaak gemakkelijk om een oordeel te hebben of zelf in de aanval of verdediging te gaan (‘Waarom reageer jij altijd zo fel?’ of ‘Het is goed bedoeld, hoor!’). Maar hoe meer jij oordelend het gesprek in gaat, hoe minder snel de ander geneigd zal zijn om zijn echte verhaal te doen. Sterker nog, misschien klapt de ander volledig dicht of sluit hij zich af, bang voor nog meer oordelen.
Sta er daarom liever open in als anderen zich aangevallen voelen. Draag geen oplossingen aan, breng niet je eigen verhaal, maar laat blijken dat je moeite doet om in de huid van de ander te kruipen. Dat is vaak dé manier om conflicten niet uit de hand te laten lopen.
Wil je geen olie op het vuur gooien als de ander op zijn teentjes getrapt is? Toon begrip. Ook als je het er niet mee eens bent.
De onderstaande animatie van Brené Brown laat goed zien wat empathie is en hoe het helpt om de verbinding met de ander aan te gaan.
Stap 4. Analyseer je feedback als een buitenstaander
Dat je collega zich aangevallen voelt door je feedback, gaat waarschijnlijk over meer dan de opmerking die jij net naar hem hebt gemaakt. Het is belangrijk dat je collega jouw feedback kan loskoppelen van de negatieve gedachten of eerdere gevoelens van gekwetstheid waar hij jouw feedback nu aan koppelt.
Kijk daarom heel objectief naar de situatie. Verplaats je daarvoor in de schoenen van een buitenstaander:
- Wat heb jij gezegd?
- Hoe zie je dat de ander reageert? Wat zegt de ander? Wat is zijn non-verbale communicatie?
- Welke interpretatie koppel jij daaraan?
Het kan ook zijn dat je zelf schrikt van de reactie van de ander, terwijl die helemaal niet zo heftig bedoeld was.
Vanaf een afstandje naar je feedback kijken, kan helpen bepalen of je feedback terecht was, of je iets met de reactie van de ander moet of dat dat toch echt bij hemzelf ligt.
Beter worden in feedback geven? Volg onze tips!
Even een tip tussendoor. Wil jij nog meer weten over feedback geven, efficiënt werken en je assertief opstellen op de werkvloer? Volg dan Tijdwinst.com en Björn op Instagram voor meer handige tips die jouw werkzame leven (nog) makkelijker maken.
Dit bericht op Instagram bekijken
Optioneel: bied waar nodig je excuses aan
Let op de woorden ‘waar nodig’. Je hoeft niet direct aan het “sorry, sorry, sorry”-en te slaan als anderen zich door jou aangevallen voelen. Liever niet juist. Als je heel vaak zonder het te menen excuses aanbiedt, gaat het onoprecht overkomen en verliest je “sorry” zijn kracht.
Bovendien: zoals je hebt gelezen, gaat het aangevallen gevoel van de ander vaak niet over wat jij hebt gezegd, maar over wat die woorden oproepen door eerdere situaties. Misschien erkent je collega zelf ook wel “Ik voel me snel aangevallen”. Dus kijk eerst of excuses nodig en op zijn plek zijn. En pas als dat zo is, bied je je excuses aan.
Alleen als jij voelt dat je feedback misschien onterecht was of dat je inderdaad beter een minder ongenuanceerd synoniem had kunnen gebruiken, zeg je oprecht sorry. Doe dit altijd face to face, zodat de ander je gezichtsuitdrukking kan zien. Geef aan wat je spijt en zeg eventueel ook waarom je kort door de bocht reageerde.
Stap 5. Ga in gesprek over een oplossing
‘Wat heb je nu van mij nodig?’ Die ene vraag is alles wat je moet weten om verder te kunnen. Ook al voelt de ander zich geraakt door je feedback, laat dat nog geen reden zijn om je terechte opmerking dan maar weg te wuiven en in plaats daarvan de ander te troosten.
Vraag waar de ander behoefte aan heeft, en neem zo verantwoordelijkheid voor een eerste stap richting een oplossing.
Door eerst te vragen naar de behoeften van de ander, voorkom je dat het lijkt alsof je jouw oplossing doordrukt. Je kunt daardoor in de oplossing die je hierna verwoordt rekening houden met de behoeften voor de ander.
‘Wat zou jou nu helpen?’
‘Waar heb jij behoefte aan?’
‘Wat zou in jouw ogen een goede oplossing zijn?’
‘Wat vind jij hierin prettig?’
En dan? Dan is het tijd om samen tot een oplossing te komen. Eind goed, al goed. Je zult zien: zelfs met die ene collega die wel heel snel op z’n teentjes getrapt is, kun je op deze manier tot een oplossing komen.
Word een pro in feedback geven met de cursus feedback geven
Je ziet: feedback geven is een vak apart. Zeker bij die ene collega die zich snel aangevallen voelt. Smaakt dit handige stappenplan naar meer? Ontwikkel jezelf als feedbackgever en ontdek hoe je zonder om de hete brij heen te draaien en met een duidelijke boodschap je collega’s verder helpt én tegelijkertijd je eigen grenzen aangeeft. Onze cursus feedback geven leert je precies wat jij nodig hebt om rake en constructieve feedback te geven.
Aanmelden? Een enkele e-mail is genoeg om een plekje in deze cursus te bemachtigen. Volg de cursus online of op locatie.
En als we het toch over cursussen hebben: misschien kan je snel beledigde collega wel een training assertiviteit gebruiken. Als hij zelf ook erkent ‘Ik voel me snel aangevallen’, is het voor hem vast slim om aan zijn zelfvertrouwen te werken. Laten we bij Tijdwinst.com nu toevallig een cursus assertiviteit ook in de aanbieding hebben!
