Wie lijkt het niet heerlijk om één extra vrije dag in de week te hebben, zonder daarbij in te leveren op salaris? Het Belgische bedrijf Bossdata probeerde het; een vierdaagse werkweek. Ik las hun ervaring op Frankwatching en als auteur van het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ was ik natuurlijk direct geïnteresseerd. Ik besloot hen in een interview te vragen naar hun kijk op de 4 daagse werkweek én waarom – een tipje van de sluier – het in hun ogen niet had gewerkt.
Experimenteren met werkuren
Hoewel de titel van mijn boek lijkt te impliceren dat ik een kruistocht voer voor een zo kort mogelijke werkweek, is dat niet het geval. Ik heb er natuurlijk niets op tegen. Wat ik zie is dat mensen een hoop tijd verspillen door hun werk niet efficiënt aan te pakken. Ik ben dus van mening dat de gemiddelde persoon dezelfde productiviteit in minder uren zou kunnen leveren zonder zichzelf, zijn werkgever of zijn klanten tekort te doen.
Ik kijk dus naar output. Niet naar input.
Mensen die hopen dat ze op 4 dagen kunnen werken zoals ze nu doen maar dan wel voor 5 dagen betaald krijgen zijn dus aan het verkeerde adres.
Je zal in minder uren gewoon dezelfde waarde moeten leveren. Dat is voor veel mensen een uitdaging
Het Duitse techbedrijf Digital Enabler probeerde dat eerder, maar in plaats van een vierdaagse werkweek kozen zij voor een vijfurige werkdag. Ook hen hebben we geïnterviewd en wat bleek: het beviel hen ten zeerste:
“Het vermindert stress en zorgt ervoor dat er tijdens het werk minder fouten gemaakt worden uit slordigheid. En in je vrije tijd krijg je ook vaak nieuwe ideeën.”
Deze tegenstelling in ervaring wekte mijn nieuwsgierigheid: waarom werkt minder uur werken bij het ene bedrijf wel en bij het andere bedrijf niet? Ligt het aan het soort branche? Aan de werkzaamheden? Of golden er andere afspraken? Want zoals gezegd, bij het Belgische Bossdata leek de 4 daagse werkweek niet te werken.
Ik ging het gesprek met hen aan:
Wanneer een 4 daagse werkweek niet lijkt te werken
Bossdata is een bedrijf dat zich specialiseert in digitale business marketing. Drie maanden lang werkten enkele collega’s een vierdaagse werkweek en leerden ze in de praktijk de voor- en nadelen kennen. Hoe ging het hen lukken om al hun taken op één dag minder af te vinken? Waar liepen ze tegenaan?
Om het experiment in goede banen te leiden, golden er enkele spelregels:
- Slechts een deel van de medewerkers nam deel aan het experiment.
- Deze personen mochten dit niet kenbaar maken aan hun collega’s of aan hun klanten.
- Je was verplicht om één dag extra in de week vrij te pakken. Welke dag je daarvoor koos, was aan jou. Je vrije dag was dus in principe flexibel
Dit was hun ervaring:
4 daagse werkweek nadelen
De teamleden die de vierdaagse werkweek uitprobeerden, gaven aan dat zij zich telkens een beetje opgejaagd voelden. Er was geen tijd om even bij te kletsen of tussendoor andere klussen op te pakken, want het werk moest af.
In een artikel dat ze hier zelf over schreven, zeggen ze:
“Het ging zelfs zo ver dat sommige collega’s alle ruis uitschakelden om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. Daarvoor zetten ze hun gsm slechts enkele momenten per dag aan, werkten ze langer door op hun vier beschikbare werkdagen (soms zelfs tot 23u), en namen ze korter pauze. Alles om op die extra vrije dag niet te hoeven werken.”
Tijdens ons gesprek bleek al snel dat aan die extra vrije dag niet altijd gehoor werd gegeven:
“Het is lastig om een constante flow te ervaren wanneer je veel werkdruk ervaart en er veel verantwoordelijkheid bij het individu ligt. Je pakt dat mailtje dan toch op, ook al heb je vrij.”
Met andere woorden:
Deed zich iets dringends voor of belde de klant met een vraag, dan werd dit alsnog opgepakt, ook al had je een vrije dag. De klant wist per slot van rekening niet van het experiment af. En aangezien collega’s onderling ook niet van elkaar wisten of iemand vrij had of een thuiswerkdag had, werd je toch regelmatig op je vrije dag overladen met werk.
Daarbij merkten ze al snel dat de kwaliteit van het werk eronder leed, in ieder geval op de lange termijn. Ruimte voor die extra mile, was er gewoonweg niet:
“Op de korte termijn was alles af, maar strategisch meedenken over zaken op de lange termijn, zoals het bedenken van een nieuwe aanpak, daar had je dan geen tijd voor. En als je in tijdnood verkeert, dan zijn dat de dingen die je als eerste gaat schrappen. Dat kan inderdaad wel impact hebben.”
Kortweg: de langetermijnvisie kwamen in het geding. Klussen die op de korte termijn impact hadden kwamen af, maar vaak zijn het juist de projecten met het oog op de toekomst waar het echte succes in schuilt. Met één dag minder werken kom je daar dan gewoon niet aan toe.
De 4 daagse werkweek was voor hen dan ook geen succes. Volgens hen was de kans van slagen groter geweest “… als iedereen mee had gedaan aan het experiment en het geen geheim was geweest.”
Goed, achteraf is altijd makkelijk praten. Spijt hebben ze er in ieder geval niet van;
“Dit experiment heeft bevestigd dat onbeperkt verlof nemen daarentegen meer waarde heeft dan een vierdaagse werkweek. Zoiets leunt op vrijheid en vertrouwen, in plaats van op verplicht een dag vrij nemen.”
Dat is ook wat Bossdata tegenwoordig doet; ze houden er een ‘unlimited holiday policy’ op na. Dat betekent dat je zoveel verlofdagen mag nemen als je wilt. No questions ask. Zolang je output op peil is.Hoe hen dat bevalt, lees je hier.
4 manieren waarop een korte werkweek wél slaagt
Volgens ons bij Tijdwinst hoeft de 4 daagse werkweek nu niet direct te worden afgeschreven. Zoals eerder gezegd lukte het het Duitse bedrijf Digital Enabled wél om in minder uren evenveel werk te verzetten zonder daarbij hun langetermijnvisie te verliezen.
Bossdata kan zich voorstellen dat zoiets bij andere bedrijven wel lukt;
“Uiteindelijk maakt het niet uit hoe je een werkweek inricht of in welk soort organisatie je werkzaam bent, je moet het gewoon willen. Pas dan kun je met je team het zo inrichten dat het werkt.”
Daarmee ben ik het eens. Ik denk dat wanneer je een kortere of een vierdaagse werkweek succesvol implementeert binnen de cultuur van een bedrijf – en dus iedereen er deel vanuit maakt – zo’n werkweek een eerlijke kans maakt.
Een bedrijf dat dit zelf zou willen proberen, zou ik het volgende aanraden:
- Laat iedereen binnen de organisatie meedoen.
- Informeer klanten dat jullie een bepaalde dag vrij zijn.
- Zorg dat dringende zaken die tussendoor komen worden overgenomen.
- Kijk kritisch naar jullie werkprocessen en bepaal waar het efficiënter kan.
Vooral voor het laatste punt zul je serieus aan je output moeten werken. Je moet namelijk evenveel of meer werk verzetten, maar dan met één dag minder. Dat lukt wanneer jullie met het hele team aan deze 4 punten werken:
4 tips voor een succesvolle 4 daagse werkweek
1. Werk aan jullie productiviteit
Aan het eind van de dag moet je gewoon je salaris hebben terugverdient. Wil jij dus minder uren werken, maar aan het eind van de maand wel je normale loon verdienen, dan zul je evenveel waarde moeten leveren. Dat lukt alleen wanneer je jouw productiviteit verhoogt.
In mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ vertel ik uitgebreid hoe je dat doet, maar dit artikel helpt je ook al goed op weg: ‘Productiviteit verhogen? 5 tips uit onze training time management’.
2. Zet een goede structuur neer
Daarnaast zul je duidelijke afspraken moeten maken met het team, maar ook met de klanten. Nemen jullie gezamenlijk één dag in de week vrij (waarbij het kantoor dus gesloten is) of splitsen jullie dit onderling op? In dat geval moet het werk goed overgedragen worden en zul je moeten terugvallen op duidelijk delegeren.
Communiceer dit ook tijdig naar klanten toe: doe aan verwachtingsmanagement zodat de kwaliteit van het werk en de relatie er niet onder lijdt.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media
Volg ons dan op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
3. Reken af met onzinnige tijdvreters
Om een succesvolle vierdaagse werkweek te kunnen draaien, zul je ergens tijd vandaan moeten halen. Dan doe je door enerzijds je productiviteit te verhogen, maar anderzijds door te snijden in klussen en projecten die geen waarde opleveren. Dat is voor iedere organisatie anders. Misschien kunnen jullie hier en daar een meeting schrappen of inkorten, wellicht kunnen sommige projecten worden geoutsourced of zijn bepaalde klussen geeneens meer nodig. Kijk wat jullie kunnen doen om zoveel mogelijk tijdverspilling tegen te gaan.
4. Reken mensen niet af op uren, maar op output
Uiteindelijk moet het werk af zijn, ongeacht hoeveel uur jij erin gestopt hebt. Blijf dus op die output focussen in plaats van op de input; lukt het jou om dat marketingplan binnen twee uur af te ronden in plaats van de doorsnee vier uur, dan is dat een winst.
Durf dan ook naar huis te gaan wanneer je jouw doelen voor die dag of week hebt bereikt. Het is gewoonweg niet meer van deze tijd om je werkuren krampachtig op te vullen; het gaat om wat je in die tijd gedaan hebt.
Zorg wel altijd voor een transparante werksfeer door je eerlijk in je agenda aan te geven waaraan je hebt gewerkt en hoe lang.
Waar het op neerkomt
Het maakt niet uit of je een vierdaagse werkweek hebt, een vijfdaagse of een vijfurige werkdag; zolang er duidelijke afspraken bestaan rondom de output en de wijze waarop jullie deze behalen, kun je van iedere werkweek een succes maken.
Kunnen jullie daar als organisatie wel wat hulp bij gebruiken, dan komen wij graag eens langs om onze inzichten en tips te delen. Dankzij onze 1-daagse training Timemanagement hebben wij menig bedrijf efficiënter leren werken! Nieuwsgierig, neem eens een kijkje op onze site.
Björn Deusings
Timemanagement expert
Directeur van Tijdwinst.com
Meer lezen over het verhogen van de productiviteit op kantoor?
- Productiviteit verhogen? 5 ½ tips om méér gedaan te krijgen in minder tijd.
- Altijd druk, druk, druk? 3 oorzaken waarom je telkens niet aan werk toekomt
- Productiviteit verhogen? 5 tips uit onze training time management
- Aandachtsspanne verbeteren voor productiviteit (en op de lange termijn: succes)
- Hoe een gezamenlijke mailbox beheren? Maak deze 2 afspraken
Wie zijn wij? | Training Timemanagement
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
