Ken jij ze ook? Mensen die meteen na het e-mailen bellen om te vragen of je hun bericht wel hebt gezien?
Dit kun je voorkomen. Door – heel eenvoudig – je ‘out of office’ in Outlook (of elk ander e-mailprogramma) vaker en op een creatievere manier te gebruiken. De meeste mensen zetten deze melding alleen aan wanneer ze op vakantie gaan. Dat komt meestal neer op zo’n twee tot drie keer per jaar. Maar waarom zou je ‘out of office’ reply niet gebruiken wanneer je bijvoorbeeld een ochtend of middag niet in de gelegenheid bent e-mails te lezen omdat je even geconcentreerd aan een klus wilt werken? Hiermee sla je namelijk twee vliegen in één klap: de verwachting van mensen die je berichten sturen is veel beter gemanaged en je bouwt voor jezelf meer gemoedsrust in je dag.
Zo voorkom je dat je bij het uitwerken van bijvoorbeeld een nieuw plan, in je achterhoofd continu denkt aan alle e-mailberichten die ondertussen binnenkomen waarop je nog moet reageren. En tegelijkertijd voorkom je de ‘heb je mijn e-mail gezien’-telefoontjes. Let wel op dat je de inhoud van je ‘out of office’ melding elke keer even aanpast aan de situatie. En vertel mensen hierin wat ze kunnen doen bij écht dringende zaken. Laat ze bijvoorbeeld een sms sturen naar je mobiele telefoon of iemand anders bellen als er echt nood aan de man is.
Extra tip: gebruik je je ‘out of office’ tijdens je vakantie? Natuurlijk doe je dat! Anders kun je nooit écht van je welverdiende rust genieten. Wees slim en zet in je ‘out of office’ dat je pas een of twee dagen later terugbent dan je daadwerkelijk weer op kantoor bent. Zo creëer je voor jezelf na terugkomst de ruimte om bijvoorbeeld je inbox bij te werken en overzicht te krijgen, voordat ‘de buitenwereld’ weer aanklopt. Met deze extra ruimte voorkom je dat je niet gelijk weer toe bent aan vakantie.
Nog slimmer leren werken?
De functie out of office gebruiken is één van de vele manieren waarop jij je werkwijze net iets efficiënter maakt. Het bespaart je tijd die jij weer kunt besteden aan andere (wellicht leukere) zaken dan werk. Wat je wel en niet in je out of office plaatst? Onze uitgebreide out of office handleiding leert je de do’s and don’ts van een goed out of office-bericht.
Maar wacht!
Er is nog meer dat jij kunt doen om slimmer met jouw tijd om te leren gaan! Wil je weten wat? Kom dan eens naar onze cursus Time Management. Hier leer jij (of je hele team) allerlei tips en tricks waardoor jij slimmer en efficiënter leert werken!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
