Je bent wel constant druk bezig, maar op het eind van de dag blijven de meest belangrijke taken toch altijd weer onafgerond liggen. Hoe dat kan? Jij stelt geen prioriteiten. Stop daarom met het saboteren van je kostbare tijd en werk slimmer — met de prioriteiten matrix.
Waar jij elke dag de mist in gaat
Pas vijf minuten ben je op kantoor en je hebt nu al het gevoel dat je achter loopt: je collega legt zojuist een aantal “zeer urgente” dossiers op je bureau “die je vandaag nog moet behandelen, als het kan.”
Om nog maar te spreken over je uitpuilende inbox. Dat je baas ook nog eens onverhoopt je kantoor binnenstormt met de vraag of je zo snel mogelijk die boze klant kunt terugbellen, is de druppel.
… wáár ga je in hemelsnaam de tijd vandaan halen?
Aangezien je geen zin hebt om bij thuiskomst nog aan dat rapport te moeten werken, besluit je om een takenlijst op te stellen. “Eens even kijken wat er zich vandaag allemaal op mijn bordje bevindt”, mompel je terwijl je je dossiers en inbox doorspit.
Het resultaat is schrikwekkend:
Voor jou is meteen duidelijk met welke taak je begint: de taak die het minste tijd en energie in beslag neemt natuurlijk! “Zo kan ik tenminste snel een aantal zaken van die takenlijst schrappen!”, denk je terwijl je vol goede moed het social media platform bijwerkt. Je maakt ook meteen even die offertes op, ook al is dat eigenlijk Ellen’s taak. “Die boze klant? Dat kan vanmiddag ook nog.”
Laten we eerlijk zijn: dit werkt natuurlijk niet.
Laten we nog eerlijker zijn: dit is waarschijnlijk hoe jij het merendeel van de tijd met je taken omgaat.
Het is dan ook niet gek dat jij aan het eind van de dag wel het gevoel hebt dat je een reuze drukke dag achter de rug hebt, maar er vervolgens achterkomt dat die werkelijk belangrijke klussen alweer zijn blijven liggen — “Die boze klant? Helemaal vergeten!”
Dat moet anders.
Besteed jij namelijk het merendeel van jouw tijd aan het uitvoeren van enkel kleine of makkelijke klussen, in plaats van je bezig te houden met taken die daadwerkelijk waarde toekennen aan je proces, dan saboteer je je eigen productiviteit. Je bent enkel bezig met ‘druk’ zijn.
Weet jij echter vooraf waar jouw aandacht en energie zich moet bevinden, dan kun je jouw (werk)dag en taken veel efficiënter plannen en uitvoeren.
“… en hoe doe ik dat dan?”
Door de prioriteiten matrix te gebruiken natuurlijk!
Prioriteiten matrix: Wat is het? Wat doet het? Wat heb ik eraan?
Kort gezegd is de prioriteiten matrix niets meer dan een tabel waarin jij jouw taken indeelt. Ingedeeld in 4 kwadranten bepaal je hoe belangrijk en urgent een bepaalde klus is.
Een taak kan vervolgens één van de volgende vier dingen zijn:
- Dringend en belangrijk.
- Belangrijk, maar niet dringend.
- Dringend, maar niet belangrijk.
- Dringend, noch belangrijk.
Dit klinkt – en is – ontzettend eenvoudig, maar het is een uitstekende manier om richting te geven aan je (lange-termijn) planning en (dagelijkse) taken. Het dwingt je namelijk na te denken over de waarde van de taak:
“Is dit werkelijk de klus die op dit moment mijn aandacht verdient? — is hij wel belangrijk genoeg? Kan iemand anders dit misschien voor mij doen? Kan ik deze taak misschien in zijn totaliteit schrappen?” Op basis hiervan neem jij beslissingen.
Duidelijk voor ogen hebben waar jij vervolgens mee aan de slag kunt, zorgt er voor dat je niet alleen je tijd nuttiger besteedt (en op het eind van de dag dus productiever bent geweest), het pakt ook meteen je uitstelgedrag aan. Jij weet namelijk waar je je wel en niet mee bezig moet houden.
Prima methode dus!
“… maar hoe pas ik ‘m toe?”
Nou, zo:
Prioriteiten Matrix: 4 kwadranten uitgelegd
Om de prioriteiten matrix te kunnen toepassen, zul je eerst moeten weten wat de termen ‘dringend’ en ‘belangrijk’ inhouden.
Dringend
Jouw baas kan het wel ontzettend belangrijk vinden dat vandaag nog die audits te deur uit gaan, dit wil niet zeggen dat het ook daadwerkelijk zo urgent is als dat zij doet voorkomen. De deadline is namelijk pas over 2 weken. Wij noemen daarom iets pas ‘dringend’ als het betekent dat er echt iemand serieus in de problemen komt als het nu niet direct wordt opgepakt. Maar wees eens eerlijk: hoe vaak is dat nou werkelijk het geval?
Belangrijk
Alle taken die binnen jouw functie of rol passen zijn belangrijk en het is van belang dat ze door jou worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld bij het werk van een secretaresse aan het plannen van een partnersmeeting.
Zoals eerder benoemt vormen deze twee critereria de basis voor de vier kwadranten waarop jij je taken indeelt. Laten we iets dieper hierop in gaan:
Kwadrant 1: Dringend en belangrijk
Is de taak dringend (het kan dus écht niet wachten) én belangrijk (het is van belang dat IK dit doe)? Geef deze klus dan een plekje in het eerste kwadrant.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de klacht van die grote klant waarmee jouw baas je kantoor op stormde. Pak je dit niet meteen op, dan zijn de rapen gaar: de klant gaat weg en je baas is boos.
- Je laat alles uit handen vallen om deze taak nu (of zo spoedig mogelijk) op te pakken.
- Deze taken hebben voorrang op al jouw andere verplichtingen.
- Pak je deze taak niet op, dan raakt iemand serieus in de problemen of zijn er grote consequenties.
- Lukt het nu écht niet om de taak zo snel mogelijk af te handelen, dan wordt deze met de hoogste prioriteit op je takenlijst geplaatst.
Dus: taken die zich in het eerste kwadrant bevinden moet jij uitvoeren — zo snel mogelijk.
Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet dringend
Een taak die belangrijk is, maar die niet perse nu afgehandeld moet worden, plaats je in het tweede kwadrant.
Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van die belangrijke offerte of het vaststellen van een budget. Het is zeker belangrijk dat het op tijd afkomt, maar het hoeft niet allemaal in één dag.
- Dit kwadrant bevat taken die alleen jij kunt doen. Het hoort binnen je functieomschrijving.
- Hoewel ze niet direct afgehandeld hoeven te worden, mag je ze onder geen enkele voorwaarden vergeten.
- Dit soort taken krijgen voorrang op andere, minder belangrijke (ad hoc) klusjes.
- Om het overzicht te bewaken, plan je deze meestal in je agenda of zet je ze op je takenlijst.
Dus: taken die belangrijk, maar niet echt dringend zijn, mag je zeker niet uit het oog verliezen — plan ze daarom in. Dit de taken waar jij het merendeel van je tijd aan moet besteden, wil je een productieve dag hebben.Vergeet je de zaken uit deze categorie dan worden ze vanzelf dringend en belangrijk.
Kwadrant 3: Dringend, maar niet belangrijk
Zodra een taak niet ontzettend zwaar weegt (niet belangrijk), maar waarbij het wel van belang is dat deze binnen enige tijd moet worden uitgevoerd (dringend), krijgt hij een plekje in het derde kwadrant.
Taken zoals het bijwonen van een sollicitatie of het goedkeuren van een locatie kunnen hieronder vallen. Ze zijn niet ontzettend belangrijk, maar ze moeten wel binnen enige tijd worden uitgevoerd.
Klussen in deze categorie hoeven echter niet per se door jou uitgevoerd te worden — je kunt ze dus delegeren (Bijvoorbeeld aan je secretaresse, maar ook een extern bedrijf dat je ergens voor inhuurt.)
Dus: taken waarvan het niet nodig is dat jij ze doet, maar die wel moeten gebeuren, besteed je uit. Als er namelijk iemand is die de taak goedkoper, sneller of beter kan uitvoeren, dan hoef jij niet jouw kostbare tijd eraan te besteden. Geef het dus uit handen — jij moet je namelijk bezig houden met die taken uit kwadrant 1 en 2!
Kwadrant 4: Dringend, noch belangrijk
Is een taak niet noodzakelijk (niet belangrijk) én hoeft deze ook niet à la minute opgepakt te worden (niet dringend), plaats hem dan in de laatste categorie.
Hieronder vallen taken zoals het updaten van je social media kanalen of het houden van een vergadering waarvan je eigenlijk weet dat hij niets zal opleveren.
- Taken in deze categorie zijn vaak boosdoeners die onnodig veel kostbare tijd van je opslokken.
- Alleen zodra je werkelijk tijd over hebt, kun je deze taken uitvoeren.
- … maar vaak het verstandig om ze maar gewoon in hun totaliteit te schrappen.
Plaatsen we deze kwadranten nou in een mooi overzicht dan ontstaat de prioriteiten matrix:
Wat leer je hier nu van?
Wil jij werkelijk een productieve dag hebben, kies dan niet langer taken uit op basis van hoe snel of makkelijk ze uit te voeren zijn. Kijk naar hun prioriteit — houd je enkel bezig met taken uit kwadrant 1 en 2. Al die andere klusjes leiden je in principe alleen maar af. Besteed ze daarom uit of elimineer ze.
Hoe ga je zelf nou aan de slag? 3 stappen
Nu je weet hoe de vork in de steel zit, kun je de prioriteiten matrix zelf gaan toepassen. Neem hiervoor even die takenlijst van je erbij.
1. Vraag jezelf af welke taken dringend zijn
Allereerst zul je je natuurlijk bij iedere taak moeten afvragen hoe belangrijk of dringend de taak daadwerkelijk is. Ga daarom iedere taak stap voor stap af en bepaald of dit nu opgepakt moet worden. Plaats hier een ‘D’ van ‘dringend’ achter.
2. Vraag jezelf af welke taken belangrijk zijn
Vervolgens plaats je achter alles dat jij echt zelf moet doen (en dus niet uitbesteedt kan worden aan iemand anders) een ‘B’ van ‘belangrijk’.
3. Plaats de taken vervolgens in de prioriteiten matrix
Vervolgens neem je de prioriteiten matrix erbij:
- Dringend én belangrijk? Doe het nu meteen.
- Belangrijk maar niet dringend? Plan het in je agenda of zet het op je takenlijst.
- Dringend maar niet belangrijk? Kijk of je iemand anders de taak uit kunt laten voeren. (Zet daar desnoods een ‘u’ bij van ‘uitbesteden’.)
- Niet dringend én niet belangrijk? Schrap het van je lijst.
Besteedt nu je ochtend aan het afwerken van taken uit de eerste en tweede categorie. Doe dit totdat je de taken af hebt óf plan een tijdsblok in waarin je aan deze taken werkt.
Dus
Dit is hoe jij voortaan met je taken omgaat. Het lijkt misschien een hoop werk, maar zodra je eenmaal belangrijke en urgente taken leert onderscheiden van tijdvreters, bespaar jij je een hoop kostbare tijd en energie.
Uiteindelijk komt het maar op 2 dingen neer:
- Ken het verschil tussen wat belangrijk en dringend is
- Besteedt je tijd en aandacht allereerst aan die taken — dan pas aan de rest.
Een productieve dag gegarandeerd!
Meer weten? Volg een cursus Time Management
In onze 1-daagse training Time Management gaan we veel dieper in op deze techniek. Ben je dus nieuwsgierig geraakt en wil je meer te weten komen over de verschillende manieren waarop jij jouw (werk)dag nog productiever kunt maken, volg ‘m dan eens en krijg meer gedaan in minder tijd — altijd fijn.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
