Dat je een zakelijke e-mail moet schrijven, betekent niet dat je een ontzettend formele of ellenlange e-mail moet schrijven. Hou je het bondig, fris, maar wél correct – en laat je dus een paar ontzettend veelgemaakte fouten achterwege – dan sla je geen flater bij je klant of relatie, en krijg je wel snel reactie!
De meeste e-mails die we sturen zijn waarschijnlijk zakelijke e-mails. Waar we thuis per dag misschien een paar aanbiedingsmails, nieuwsbrief-updates en persoonlijke noten ontvangen, loopt het op het werk vaak de spuigaten uit. Met een gemiddelde van 86 mails per week is je inbox bijna niet meer te houden.
We-mailen dus veel, maar we-mailen ook veel verkeerd. Iets wat waarschijnlijk samenhangt, omdat een mail die verkeerd opgesteld is, onderaan die lijst van 86 mails komt te staan. Geen wonder dat het telkens zo lang duurt voor je reactie krijgt: je doe het helemaal verkeerd!
Even gewezen worden op je zakelijke e-mail blunders – en de reden waarom het zolang duurt voor je reactie krijgt – gaat je al gauw tientallen mails per week schelen!
Om hier maar snel to the point te komen: je grootste zakelijke e-mail fout is dat je niet snel genoeg to the point komt. Hoe sneller je dat doet, hoe sneller de reactie.
Hoe je weet dat je ‘point’ te laat komt? Als je zakelijke e-mail te lang is. En dat is hij al, wanneer die langer dan 2 alinea’s is.
“Je zakelijke e-mail is te lang”
Kom je met een uitvoerig verhaal aan, omdat je denkt dat dat zakelijk en volledig overkomt, dan doe je het helemaal verkeerd. Het is de grootste fout die gemaakt wordt in een zakelijke e-mail.
Iedereen wil een zakelijke e-mail namelijk snel en efficiënt afhandelen. Is je verhaal te lang, dan komt je-mail onderaan de lijst van die 86 mails, voordat-ie behandeld en beantwoord wordt.
De ontvanger zal namelijk afhaken zodra hij je-mail scant en ziet dat het hem meer dan 5 minuten zal kosten om te lezen, ontcijferen wat je precies wil en de gevraagde actie uit te voeren.Vooral nu we tegenwoordig vaak thuiswerken, wordt bijna de helft van de-mails (46%) op tablet of smartphone gelezen. Dan helpt het niet als je veel tekst op zo’n klein scherm moet gaan lezen.
“Dat komt straks wel”, denkt de ontvanger dan – en de-mail blijft onbeantwoord in de inbox staan. Doe je zelf vast ook.
Geen handig time-management voor de ontvanger (die de-mail telkens weer tegenkomt in z’n inbox en denkt “oja!”) noch de verzender (die maar wacht en wacht op antwoord).
Maar hoe hou ik het kort?!
Door je zakelijk e-mail altijd bij 1-2 alinea’s te houden, met elk maximaal 5-6 zinnen, gescheiden door witregels. Ja, dat kan (jij ook). Elk verhaal of verzoek kan verteld worden in 1-2 alinea’s.
Hoe?
Door (uitsluitend!) de volgende punten (in deze volgorde!) in je mail te melden (in maximaal 2-3 zinnen!):
- Meld (eventueel) eerst wie je bent.
- Meld waarom je de ander mailt.
- Meld wat je van de ontvanger verlangt of verwacht (en hoe lang je schat dat dat duurt).
- Meld (eventueel) welke CC-ers toegevoegd zijn en waarom.
- Meld (eventueel) welke bijlagen toegevoegd zijn en waarom.
Kan dat (écht?!) niet in 1-2 alinea’s? Dan is het (hele) verhaal niet geschikt voor een zakelijke e-mail. Zet in je mail waar je het over wil hebben, en geef aan dat je de ander graag live spreekt of belt om het hele verhaal toe te lichten.
Een andere reden waardoor een zakelijke e-mail vaak te lang wordt, is dat de vorm veel te ouderwets is. Ja, het is een zakelijke e-mail, maar dat betekent niet dat er ontzettend lange zinnen met ontzettend ‘officiële’ woorden in moeten staan. Een zakelijke e-mail is pas zakelijk wanneer die formeel, fris én bondig is.
“Je zakelijke e-mail is te ouderwets”
Formeel communiceren én fris en persoonlijk overkomen gaat prima samen, als je maar weet hoe.
Belangrijk om te weten, want ben je té formeel of juist té informeel aan het mailen – naar een nieuwe of potentiële klant bijvoorbeeld – dan kun je de plank ook helemaal misslaan en het contact verprutsen.
Formeel, modern én persoonlijk zijn in je zakelijke e-mail werkt het best – voor iedereen: van potentiële klant, nieuwe klant, al jaren klant, tot je eigen manager, directeur of zusterbedrijf collega.
En dat doe je dus niet door ‘zakelijk e-mailen’ te linken aan ‘ouderwets e-mailen’. Een typische denkfout die Marleen Severijnen – expert in zakelijk mailen – vaak tegenkomt, vertelt ze NRC:
“Formeel schrijven heeft meer te maken met je toon en de verzorging van je tekst, niet met het gebruiken van ouderwetse woorden.”
Maar wat is dan wél formeel en fris?!
1. “Beste ” als aanhef. Mits je de ontvanger persoonlijk kent. Gebruik anders “Geachte meneer/mevrouw ” (of zonder achternaam, als je die niet weet).
2. Gebruik in de inhoud altijd spreektaal: (juíst) geen moeilijke woorden en ingewikkelde zinsconstructies, dus. Onthoud dat een mail niets meer is dan een digitaal gesprek, zoals je dat live ook zou doen. Zou je dan nog “…na uitvoerig intern overleg…” gebruiken? Natuurlijk zijn er wat vaktermen die je alleen op kantoor gebruikt, maar houd het woordgebruik altijd dicht bij jezelf – en je spreektaal.
3. “Met vriendelijke groeten” of “Hartelijke groet” als afsluiter. (“Hoogachtend” kan alleen bij een slecht-nieuwsbericht of onder een klachtenbrief / “Thanks”, “MVG”, “gr”, “groet” of géén groet zijn uit den boze.)
4. Je volledige voor- en achternaam als handtekening. Misschien je functie erbij, een linkje of je werkdagen.
Tip: maak voor verschillende afsluitende groeten shortcuts aan met text expanding software (Atext is een aanrader of de gratis variant Phrase Express). Stel bijvoorbeeld de afkorting /ha in voor een automatisch ‘Hoogachtend’ en /mvg voor ‘Met vriendelijke groeten’, afhankelijk van je ontvanger.
Maar wat doe ik dan (nog meer) fout?!
Er zijn een paar echte no go’s volgens Severijnen, die tóch ontzettend vaak voorkomen in zakelijke e-mails:
1. In het bericht van de ander je antwoord typen. Stelt de verzender een of meerdere vragen, dan heeft de beantwoorder vaak de neiging om (bijvoorbeeld in rood) te reageren ín het bericht van de verzender, rechtstreeks onder de vragen.
“Doe dit niet”, adviseert Severijnen. “Schrijf gewoon een eigen tekst, en ‘vermink’ niet de tekst van je zakenrelatie.”
2. Uitroeptekens of onnodige accenten, bold of cursief gebruiken. Het komt rommelig en niet professioneel over. “Schreeuwerig” zelfs, volgens Severijnen.
3. Uitgebreid reageren op een kort verzoek. Een uitnodiging voor een vergadering bijvoorbeeld, beantwoord je met niet meer dan “ja” of “nee”. Meer wil de verzender niet van je weten. En nee, dat is niet onbeleefd of onprofessioneel.
4. PS gebruiken. Het is een zakelijke e-mail, geen brief. Daar mag een PS, om er geen boeltje van te maken. Ben je iets vergeten in je zakelijke e-mail: tik het in je lopende bericht.
Bondig, formeel en fris – ziet er dan zo uit
Oké, je weet nu wat je niet en wat je wel moet doen in een zakelijke e-mail om correct over te komen én je ontvanger een hoop werk te besparen én zelf niet dagenlang te moeten wachten op reactie. (Door kort qua inhoud en formeel en fris qua vorm te blijven, samengevat.)
En dat ziet er dan ongeveer zo uit, in de praktijk:
“Beste Peter,
De afgelopen maanden ben ik bezig geweest met het opstellen van het jaarrapport, zoals je misschien weet. Ik mail je omdat ik je hulp goed kan gebruiken. Ik begreep van Angela namelijk dat je docent Nederlands bent geweest. Zou jij het rapport globaal kunnen doornemen op grammatica-, taal-, vorm- en spelfouten? Het zijn tot nu toe een paar pagina’s, dus ik verwacht dat het niet meer dan een half uurtje zal kosten.
Ik heb Angela in de CC, zodat ze ervan weet. Het jaarrapport vind je in de bijlage.
Met vriendelijke groeten…”
Zie je dat? Nette aanhef, wie-waarom-wat-welke in spreektaal, nette afsluiter – en allemaal in 2 alinea’s.
Een zakelijke e-mail, zoals het heurt, anno nu.
Meer weten over e-mailen (en alles daaromheen?)
Volg dan onze 1-daagse training Time Management. Daar leer je in minder dan 1 dag niet alleen hoe je efficiënter mailt, je hele workflow krijgt een opfrisser. Zo leer je jouw tijd beter indelen, ontdek je hoe je prioriteiten stelt, en krijg je de beste tips rondom thuiswerken. Aanrader! Volg je onze training liever met je collega’s, overweeg dan de training Effectief Thuiswerken voor Teams. Daar leer je al het bovenstaande, met als kers op de taart: samenwerken!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
