Oh nee, je hebt een mail die gevoelige informatie bevat naar de verkeerde persoon gestuurd! Kun je die mail ongedaan maken? Ja hoor, gelukkig wel. Er zijn manieren waarop je een verzonden mail kunt terughalen. Ideaal wanneer je een domme fout hebt gemaakt of achteraf spijt hebt van een bericht dat bomvol emotie staat. Dit is hoe je zo’n mail intrekt.
Wat komt aan bod?
- Verzonden mail intrekken op 2 manieren
- Veel slimmer is: voorkomen dan genezen
- Veelgestelde vragen over verzonden mail terughalen
Pfieuw, je kunt een verstuurde e-mail terughalen!
Ik snap het wel, hoor. Je krijgt een nare mail binnen, of op zijn minst eentje met een nare ondertoon, en je kan je gewoon even niet inhouden. Furieus hamer je één voor één de letters op je toetsenbord in die samen een behoorlijk passief agressieve digitale boodschap vormen.
Jij laat je niet kisten, jij zal ze wel even vertellen wat je hier allemaal van vindt.
Totdat je net op ‘verzenden’ hebt geklikt en de boze wolk om je hoofd plots oplost. Bloed trekt uit je gezicht weg, angstzweet nestelt zich in je handpalmen terwijl je ogen strak naar het scherm staren…
Oeps.
Eigenlijk wilde je niet zo passief agressief reageren. Waarschijnlijk had je je beter wat assertiever kunnen opstellen.
Dit was geen kwestie van ‘je niet laten kisten’, noch ‘flink van je laten horen’. Het is een kwestie van ‘oeps, dit gaat het conflict alleen maar verder aanwakkeren’ of zelfs ‘oeps, daar gaat m’n baan/vriendschap/kans’.
Of misschien is dit scenario je totaal onbekend, maar ben jij zo iemand die in alle haast al op ‘verzenden’ klikt voordat je checkt of de bijlage, inhoud en het ontvangersadres wel kloppen.
Ook oeps.
In alle gevallen van e-mail-oepsen is het goed dat we in de digitale eeuw leven. In het echte leven kunnen we uitgesproken woorden helaas nooit terugnemen, hoogstens goedpraten. In het digitale leven is dat beter geregeld. Daar heb je altijd nog de ‘ongedaan maken’-knop om je te redden van dit soort ongemakken, ongelukjes en sociale narigheid.
Lang leve de optie: verzonden mail terughalen!
Verzonden mail intrekken op 2 manieren
Om het voor 90% van ons bruikbaar te houden, dé oplossing voor verstuurde mail terughalen – in de 2 meest gebruikte mail-programma’s Outlook en Gmail.
Verzonden mail terughalen Outlook
Hoe kun je in Outlook mail terughalen? Volg het ongedaan-maak-systeem, van 3 stappen:
- Verplaatsen. Ga naar het menuutje ‘Verplaatsen’ bovenin de balk.
- Acties. Klik op ‘Acties’ in dit menu-gedeelte. En dan op ‘Dit bericht intrekken…’.
Dat was ‘m. Een kind kan de was doen.
“Maar wat als het bericht al in de ontvanger’s mailbox is beland? Kan ik verzonden mail dan nog intrekken?”
Dat is nu het mooie van de digitale mogelijkheden van nu: de inhoud van het al aangekomen maar nog ongelezen bericht in de inbox wordt gewist. In plaats daarvan komt er in je verzonden mailtje alleen maar “Dit bericht is ingetrokken” te staan.
Hoef je dus alleen nog maar uit te leggen dat je per ongeluk een mail verzond, niet wat er oorspronkelijk in stond. Dat zal nooit iemand te weten komen, behalve jij. Hachje: gered.
Maar
Deze functionaliteit werkt alleen wanneer de ontvanger ook Outlook gebruikt, de ontvanger zijn mails op een online (dus extern toegankelijke) server bekijkt, de mail nog in de inbox zit en de mail nog ongelezen is.
Een hoop ‘mitsen’ dus. Hou daar rekening mee in je besluit om de verzonden mail terug te halen.
Mail ongedaan maken in Gmail
Hier is het nóg makkelijker. Sinds een tijdje komt bij Gmail bovenin je scherm steevast ‘Het bericht is verzonden, Ongedaan maken | Bekijk bericht.’ te staan.
Als je het vakje bij je instellingen even aanvinkt, tenminste:
Wat je daar ook nog kunt instellen, is hoe lang deze optie verschijnt. Misschien voor de zekerheid beter om hem wat langer in te stellen dan de standaard 10 seconden. Je opties: 5, 10, 20 of zelfs 30 seconden (voor de echte twijfelaars en perfectionisten).
Maar
Heb je de ‘Undo’-knop gemist, dan is het leed geleden. Je kunt het oorspronkelijke bericht dan niet meer ‘terughalen’, zoals bij Outlook het geval is. Goed opletten vlak na het verzenden dus!
Als je dat in elk geval doet, is het; vaarwel gefrustreerde of passief agressieve mails, bijlage-loze ongelukjes en pijnlijke uitleg nadat je een persoonlijk bericht naar de verkeerde persoon stuurde of in een opwelling je boosheid met hart en ziel in je toetsenbord hebt geramd.
Veel slimmer is: voorkomen dan genezen
Wat ook kan – en dat is het probleem voorkomen in plaats van last minute met allerlei kunstgrepen oplossen – is die slechte mail in eerste instantie niet sturen wanneer er emoties meespelen. Dan hoef je niet haastig op internet te zoeken naar ‘hoe kun je een verzonden mail terughalen’. Dan voorkom je het.
E-mail is gewoon niet bedoeld voor het uiten van emotie. Ja, het voelt zo lekker veilig van achter dat toetsenbord om je gal te spuien, maar kies liever steevast om hetgeen je bezig houdt persoonlijk te bespreken. Lees daarom bijvoorbeeld ook: ‘Boos reageren op mail? 4 frisse tips om het anders te doen’ en ‘Frustratie kwijtraken, volgens ‘s werelds grootste psychotherapeut’
- Meer leren over optimaal communiceren en met je emoties omgaan? Volg de cursus assertiviteit
- Meer leren over slim werken, e-mailen en andere Outlook of Gmail trucs ontdekken? Volg de cursus time management.
Mensen vroegen ook
-
Waar vind ik mijn verzonden berichten?
Dat ligt natuurlijk aan het programma dat je gebruikt, maar indien Outlook je standaardprogramma is vind je jouw verzonden e-mail onder het mapje ‘Verzonden Items’ aan de linkerkant van je scherm. Bij Gmail kijk je onder het mapje ‘Verzonden’.
-
Hoe kan je een mail sturen?
Niet heel lastig. Een mail in Outlook stel je zo op en in Gmail doe je dat zo. Wil je nou leren hoe je een écht goede mail schrijft, lees dan onderstaande artikelen. Daarin leer je wat je wel en zeker niet moet doen om je boodschap aan te laten komen.
- Zakelijke e-mail – “Je doet het verkeerd” (als je snel reactie wil)
- E mail versturen: the Do’s and Don’ts. (20 tips)
- Spoedeisende Hulp NY Deelt 4 Tips om E Mail te Verwerken (in Tijden van Crisis en Daarbuiten)
- Dagelijks je mailbox leeg met de OHIO methode
- Tips e-mail? Dit zijn er 4 (voor meer overzicht en slimmer communiceren)
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
