Je bent de beroerdste niet. Vraagt een werknemer jou om een paar dagen uitstel, dan sta je dat bij uitzondering toe. Toch geeft onderzoek aan dat je dat vaker moet doen — “en dan met name bij vrouwelijke werknemers.” Waarom dat is, en hoe jij er voor zorgt dat jij niet over je heen laat lopen, lees je hier.
Te vaak uitstel verlenen — toestaan?
Als leidinggevende maak je het geregeld mee: hoewel er duidelijke afspraken zijn omtrent de deadline van een project, vraagt Janine toch om uitstel. Het is haar niet op tijd gelukt om de puntjes op de ‘i’ te zetten en zij verzoekt jou de deadline daarom een aantal dagen op te schuiven.
Best vervelend, want ook jij komt hiermee in de knoei. Dat Janine de deadline van dinsdag niet haalt, betekent namelijk dat jij de aanleverdatum richting de klant moet verantwoorden.
Toch ben je de beroerdste niet. Jij vindt het écht geen probleem om iemand wat extra tijd te geven wanneer dit betekent dat het project erop vooruit gaat, en die klant, dat regel je wel. Je bent alleen bang dat wanneer je haar uitstel geeft het hek van de dam is.
Door deze twijfel stel jij je iets terughoudender op wanneer het op dit onderwerp aankomt. Van de ene kant waardeer je het ontzettend wanneer een teamlid aangeeft dat hij of zij wat meer tijd nodig heeft, maar aan de andere kant wil je niet het beeld schetsen dat je een push-over bent.
Je begeeft je dus in een lastige situatir. Hoe ga je hier nu mee om? Geef jij toe aan de vraag van Janine óf sta je op je strepen waarbij je het risico loopt het beeld te schetsen dat er geen ruimte is voor fouten binnen je organisatie?
Een onderzoek moedigt je aan de eerste optie te kiezen;
Onderzoek: “spoor uitstel vragen aan, vooral onder vrouwelijke werknemers”
Een studie uitgevoerd door de universiteit van Harvard toont aan dat wanneer er géén ruimte is voor het vragen van uitstel, niet alleen de kwaliteit van het werk er op achteruit gaat, maar ook de algehele welgesteldheid van de werknemers.
Zo ervaart men sneller stress, heeft men meer slaapgerelateerde klachten en is men sneller vatbaar voor het ontwikkelen van een burn-out. Niet bepaald fijn. Toch durft het overgrote merendeel van de werknemers niet om uitstel te vragen — en dan met name één doelgroep:
In de studie werden 10.000 werknemers de vraag gesteld hoe zij denken over het aanvragen van uitstel wanneer ze een deadline niet halen:
“Stel dat jouw leidinggevende je een lastige taak geeft waarbij de deadline zich aan het eind van de week bevindt. Hoe zeer ben jij geneigd om uitstel te vragen?”
Een opmerkelijke vondst was dat vooral vrouwelijke werknemers hier nogal moeite mee hebben. Vergelijken we hen namelijk met de mannelijke proefpersonen dan blijkt dat mannen maar liefst 2x zo snel geneigd zijn om om uitstel te vragen in tegenstelling tot hun vrouwelijke teamleden.
Vooral de angst om incompetent gevonden te worden door hun leidinggevende speelt hierbij een rol. Ook waren de vrouwelijke teamleden ervan overtuigt dat wanneer ze om uitstel zouden vragen, hun werkmotivatie in twijfel zou worden getrokken. Hierdoor halen ze nog liever een nachtje door, dan dat ze hun baas om uitstel vragen.
Dat is natuurlijk geen beeld dat je als leidinggevende wil schetsen. Houd hier dus rekening mee.
Dat jij openstaat voor het verlenen van uitstel, is dan wel ontzettend behulpzaam, maar wanneer er in jouw organisatie de overtuiging heerst dat men hierdoor een slechte werknemer is, zal je dit beeld toch moeten opschonen, en vooral onder vrouwelijke teamleden, aldus de studie.
Uitstel verlenen zonder een push-over te zijn? Let op 3 dingen
Goed, je zal dus eens wat vaker uitstel moeten verlenen — maar hoe doe je dit nu? Hoe geef jij als leidinggevende aan dat het op zijn tijd oké is om de deadline te verschuiven, zonder ervoor te zorgen dat je teamleden laks worden?
Nou, bijvoorbeeld zo:
1. Communiceer duidelijk over de verwachtingen van de de deadline — is hij flexibel?
Soms kan er nogal wat twijfel bestaan over een specifieke datum of verwachting die is gezet — “is die donderdag eerder een richtlijn of moet dat project dan écht op je bureau liggen?”
Wanneer werknemers hierover twijfelen, ontstaat een bepaalde onzekerheid waarin ze niet om uitstel durven te vragen. Hierdoor vragen ze het of helemaal niet óf stellen ze hun verzoek tot op de laatste minuut uit.
Ben jij bij het stellen van de deadline daarentegen ontzettend duidelijk dat dit écht het laatste inlevermoment is, dan haal je deze twijfel weg. Geef hier ook duidelijk bij aan wát hetgeen is dat jij verwacht.
“Komende dinsdag is de uiterste datum waarop ik van iedereen die reportage binnen wil hebben. Onthoud dat géén richtlijn is, maar écht de dag dat het rapport naar de klant zal worden verstuurd. Wil je het op safe spelen, dan raad ik iedereen aan vrijdag de opzet, de cijfers én de analyse naar mijn inbox te versturen.”
2. Wees transparant over het wel of niet verschaffen van uitstel
Daarnaast zul je helderheid moeten creëren over hoe je met deadlines en het uitstellen ervan omgaat — wat zijn de voorwaarden? Wanneer zie jij iets door de vingers?
Wanneer hier onduidelijkheid over heerst, zullen teamleden minder snel geneigd zijn uitstel te vragen wanneer ze met een project worstelen. Hierdoor ontstaat niet alleen het beeld dat er geen plek is voor fouten, maar maakt de werknemer ook meer fouten.
Zorg er daarom voor dat iedere teamlid weet dat het onder bepaalde omstandigheden oké is om om uitstel te vragen — vooral wanneer dit het project alleen maar ten goede komt.
“De klant wil aan het eind van de maand duidelijkheid hebben over het rapport. Ik zie echter dat je de definitieve opzet nog niet hebt afgerond. Als je vastzit of nog eens samen de cijfers wil nalopen, dan heb ik liever dat je nog een paar dagen extra de tijd neemt dan dat we een lagere kwaliteit leveren.”
3. … maar bewaak je grenzen
Dit alles betekent natuurlijk niet dat jij zomaar op ieder verzoek tot uitstel ‘ja’ moet zeggen — anders zou je net zo goed geen deadlines hoeven te stellen. Waak er echter wel voor dat je zacht bent op de relatie, maar hard op de inhoud.
Staat Janine dus voor de zoveelste keer aan je bureau, wees dan persoonlijk. Sta open voor haar verhaal — wat is de reden dat zij om uitstel vraagt? Dat je luistert betekent echter niet dat je ook instemt. Ben jij het als leidinggevende niet eens met haar beargumentering, wijs haar verzoek dan af — hard op de inhoud zijn, weet je nog.
“Janine, ik begrijp dat je nog graag een paar dagen extra wil hebben voor het aanleveren van de cijfers, maar ik kan je geen tijd extra geven…”
Wijs haar wel op haar mogelijkheden.
“… ik sta er eventueel wel voor open om er nog even samen naar te kijken, zodat ik je wat pointers kan geven, maar ik moet het echt uiterlijk dinsdag binnen hebben.”
Merk je nou dat je dit geven van negatieve terugkoppeling lastig vindt en je steeds om de hete brei heen draait? — laat ons je dan helpen.
In onze 1-daagse training Feedback Geven leren we je namelijk hoe jij als leidinggevende met dit soort situaties omgaat. Onze begeleider van een expert leer je verschillende communicatie- tips and tricks zodat je jouw team beter kunt aansturen.
Simpel en effectief.
Kortom: uitstel aanvragen? Sta het eens wat vaker toe
Je hebt nu geleerd dat uitstel verlenen geen slechte zaak is. Het neemt werkgerelateerde stress bij de teamleden weg én het geeft hen de kans de kwaliteit van het project te verhogen. Ga er dus eens wat soepeler mee om.
- Communiceer duidelijk over de verwachtingen van de de deadline.
- Wees transparant over het wel of niet verschaffen van uitstel.
- … maar bewaak je grenzen.
Op die manier hoef jij als leidinggevende in de toekomst minder terughoudend te zijn wanneer iemand je vraagt om een paar dagen verlenging — gun het ze.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
