We doen het continu: e-mailen. En of je nu mails verstuurt of beantwoordt, het verloopt niet altijd even soepel. Minimaal een paar keer per dag krijg je te maken met onduidelijke onderwerpregels, een collega die niet reageert of erger: je begeeft je in een pingpong-mail gesprek. Om gek van te worden! Tot nu: 4 tips bieden verlichting om e-mail stress te voorkomen.
E-mail is wereldwijd het meest gebruikte communicatiekanaal voor werkgerelateerde communicatie. Door slim gebruik te maken van e-mail kun je samen met je collega’s veel tijd besparen.
Het grootste voordeel?
E-mail stelt ons in staat geruisloos met elkaar te communiceren, zonder dat beide partijen daarvoor gelijktijdig beschikbaar hoeven te zijn. De ontvanger kan zelf bepalen wanneer hij op een bericht reageert, zodat hij het aantal onderbrekingen terug kan brengen, wat de concentratie bevordert.
Eén grote ‘maar’:
Het vasthouden van die concentratie werkt echter alleen als je de waarschuwingen die je krijgt bij het ontvangen van een e-mailtje, uitschakelt. Geen notificaties dus, geen geluidssignaal of pop-upje.
De nadelen van e-mail?
- Het is niet geschikt voor dringende zaken
Besef dat e-mail een a-synchroon communicatiemiddel is. De communicatie vindt vertraagd plaats. Dit maakt het medium totaal ongeschikt voor zaken waarbij snel antwoord nodig is. - Te vaak onduidelijk
Wat wordt er nou precies van welke ontvanger verwacht en wanneer moet dat dan klaar zijn? Simpele zaken die dagelijks fout gaan. - Totaal ongeschikt voor emoties of discussies
Mede door het vorige twee punten is mailen niet handig wanneer emoties hoog oplopen of zodra er een discussie plaatsvindt. - Geen duidelijke afspraken
De ene collega reageert binnen 5 minuten. Altijd. Ook ‘s avonds en in het weekend. De ander? Daar hoor je nooit meer wat van. - Slecht gemanaged
Bij die laatste categorie vind je ook de mensen die een uitpuilende mailbox hebben met honderden mails. Die constant e-mails vlaggen en markeren als ‘ongelezen’ en zweren dat er een onfeilbaar systeem achter zit.
Voorkom daarom dat e-mail een bron van stress en tijdverlies wordt, door de volgende 4 tips toe te passen.
4 eenvoudige basisprincipes voor slimmer en netter e-mailen
1. Beheer verwachtingen met een afwezigheidsmelding
De richtlijn is dat je mail binnen vierentwintig tot achtenveertig uur beantwoordt, maar genoeg gebruikers vinden dat ze mail binnen een paar minuten moeten beantwoorden. Het tegenovergestelde gebeurt natuurlijk ook: mensen die hun e-mail pas na enkele dagen beantwoorden, of zelfs helemaal niet.
Omdat e-mail zo verschillend wordt gebruikt, is het belangrijk om te laten weten wat mensen van jou kunnen verwachten — verwachtingsmanagement, dus.
Dit kan heel eenvoudig door de afwezigheidsmelding niet alleen te gebruiken wanneer je afwezig bent – bijvoorbeeld tijdens vakanties – maar ook door het jaar heen.
Ben je een dag heel druk en heb je maar beperkt tijd voor je mail? Laat automatisch een korte boodschap verzenden waarin je vermeldt hoe snel iemand een reactie van je kan verwachten. Je kunt er ook in aangeven wat iemand kan doen die sneller een reactie van je nodig heeft — bijvoorbeeld door aan te geven dat ze een collega kunnen contacteren.
2. Gebruik een duidelijke onderwerpregel
Ontvang je wel eens e-mails met ‘Geen onderwerp’ of ‘No subject’? Ontzettend vervelend.
Een goede onderwerpregel is een teken van respect voor de tijd van de ontvanger. Een voor de ontvanger duidelijke omschrijving helpt hem namelijk om snel te bepalen wat de context is en of er actie nodig is.
Maak er daarom gebruik van.
Een sterke onderwerpregel bestaat uit twee delen: een actie en beknopt de inhoud van je bericht. Bijvoorbeeld:
“ aanvraag offerte klant x”
Jouw collega weet meteen waar de mail over gaat en welke actie er van hem verwacht wordt. Andere voorbeelden die je kunt gebruiken zijn: “…”/ “….”/ “…” etc.
Spreek met het hele team af dat dat de norm wordt binnen jullie onderlinge mailcontact en jouw inbox verandert in een oogopslag van schreeuwerig naar overzichtelijk!
3. Gebruik een alternatief voor e-mail
Soms kost het schrijven van een e-mail meer tijd dan het onderwerp in levende lijve bespreken. Dit zie je in de praktijk vaak terug in de vorm van onnodige ‘ping-pongmaildiscussies’.
Een zogenaamde ‘1:1’-lijst kan dan een slim alternatief zijn voor e-mail. Het is een handzame lijst (meestal digitaal) die punten bevat die je met iemand wil bespreken.
In plaats van dus iemand een e-mail te sturen, kun je ook je gedachten in een paar steekwoorden noteren op dat lijstje. Zo bundel je eenvoudig minder urgente zaken om later te bespreken. Op een natuurlijk moment wanneer je de persoon tegenkomt of spreekt via Skype, kun je de punten op zijn lijstje in één keer behandelen.
In dit artikel lees je daar meer over.
4. Gebruik je mailbox niet als archief of als takenlijst
Tot slot: een mailbox is geen archief of takenlijst. Het is een plek waar nieuwe mail binnenkomt. Niet de plek waar je taken managet of oude informatie structureert.
Mensen die dat wel doen, creëren al gauw een onoverzichtelijk geheel van vlaggetjes en vetgedrukte mails, die ze vervolgens tig keer in hun handen nemen. Ze verspillen een hoop tijd, maken zichzelf onnodig gek en laten hierdoor regelmatig een steek vallen.
De oplossing? Richt een archief en een takensysteem in en maak je mailbox dagelijks leeg volgens het OHIO-principe.
En hoe vaak je jouw mail nou moet checken?
Björn, directeur en timemanagement expert binnen Tijdwinst.com, legt het je in onderstaande video uit. Meer van zijn interessante tips en adviezen krijgen, volg zowel Björn als Tijdwinst.com op Instagram. Ontdek de beste tips met je op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit!
Kortom: beschaafder mailen?
Als je je aan deze vier eenvoudige basisprincipes houdt, lukt het. Jij maak je collega’s, klanten en alle andere mensen die je mailt blij. Én jezelf ook, omdat je een stuk minder lang bezig bent met je mailbox leegmaken, vanwege de duidelijke reacties die je terugkrijgt.
Vind je dit nou lastig, doe dan mee aan onze open training Time-Management die we zowel klassikaal als online verzorgen. Wil je liever meer lezen, check dan zeker onderstaande artikelen op onze website. Daar gaan we nog verder in op de do’s and don’ts van e-mailgebruik.
- E-mail versturen: the Do’s and Don’ts. (20 tips)
- Gezamenlijke mailbox beheren — in 3 stappen efficiënt samenwerken in één inbox.
- In 1 uur mailbox opschonen na je vakantie — het kán met deze aanpak.
- Email etiquette – 3x gekmakend mailgedrag (en de verbetering)
Wie zijn wij? | Training time management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
