Haast iedereen heeft een ‘to do’-lijstje: een lijst waar je alles op bijhoudt dat je wilt doen — en dan het liefst vandáág! De realiteit is echter dat je aan het merendeel van je taken niet toekomt. Die verschuif je vaak weer. Dat werkt niet. Doe het daarom anders: pas deze 5 punten toe zodra je een takenlijst maakt. Ik leg je graag uit hoe.
Dit is waarom je van een takenlijst houdt
We houden ervan: takenlijsten maken. Er bestaat geen beter gevoel dan het zetten van een dikke vette streep door een taak die je zojuist hebt afgerond. Niet alleen zorgt het voor een gevoel van controle, het geeft ook rust;
Wanneer jij namelijk weet dat een taak op papier staat, dan kun je het loslaten. En dat afvinken? Dat zorgt voor een shotje dopamine — we worden dus letterlijk blij van een goede takenlijst. Onze Oosterburen hebben er zelfs een woord voor:
‘Entlistingsfreude’: het euforische gevoel dat je ervaart, wanneer je een taak van je lijst schrapt. Leuk weetje: dit gaat zelfs zo ver dat mensen regelmatig taken opschrijven die ze zojuist al hebben uitgevoerd, om ze meteen weer door te strepen — enkel voor die dopamine-kick!
Over takenlijsten dus niets dan goeds. Toch gaat het geregeld mis — iets wat ik ook merk tijdens onze training Timemanagement. Wanneer ik namelijk aan cursisten vraag waarom ze niet toekomen aan bepaalde taken op hun ‘to do’-lijst, halen ze beduusd hun schouders op — “Geen idee. Er komt altijd wel wat tussendoor.”
Ik weet waardoor het waarschijnlijk komt: ze gebruiken hun takenlijst verkeerd. Hun lijst staat zo vol dat ze dit vaak niet eens in één week – laat staan in één dag – kunnen afronden. Hierdoor schuiven ze taken eindeloos voor zich uit.
Hun takenlijst is helemaal geen takenlijst. Het is een wensenlijst. Een verzameling van klussen die je gráág ooit afgerond wilt hebben, maar wat vandaag niet zal gebeuren. Dat frustreert.
Even tussendoor
Meer van dit soort tips en handige adviezen? Volg ons dan op Instagram. Daar deelt zowel Björn als Tijdwinst.com de beste tips met je op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit.
Dit bericht op Instagram bekijken
In 5 stappen de perfecte takenlijst maken
Ik wil je daarom helpen hoe je wél een uitvoerbare takenlijst opstelt. Een die niet alleen realistisch is, maar ook overzicht creëert. Deze voldoet aan de volgende 5 kenmerken.:
- Een goede takenlijst is waterdicht.
- Hij bevat enkel taken en geen verborgen projecten.
- De taken op de lijst zijn allen eerstvolgende acties.
- De lijst bevat geen taken die langer duren dan 30 minuten.
- Hij is haalbaar en realistisch.
En gebruik je die takenlijst nou in combinatie met een agenda, dan heb je een volledig timemanagement systeem in handen; een ‘extern’ geheugen dat ervoor zorgt dat jouw ‘interne’ geheugen niet langer hoeft te denken aan taken, maar over taken.
Want:
Time management draait om het organiseren van het werk dat je nú niet aan het doen bent, zodat jij je kunt focussen op het uitvoeren van de hoogste prioriteit.
In deze korte video legt één van onze timemanagement experts, David, je uit hoe je een goede takenlijst maakt. Leer je liever lezend, we schreven de tips hieronder voor je uit.
Stap 1. Een goede takenlijst is waterdicht
Stel dat je naar de bouwmarkt gaat. Je hebt pluggen nodig, moeren, ó en vergeet ook de roerstokjes voor de verf niet. Maak je nu een boodschappenlijstje waar je bijna alles op noteert, behalve die roerstokjes, dan wordt het gehele lijstje in één klap nutteloos: je brein heeft er niets meer aan. Het moet alsnog bijspringen.
Jouw brein kan zich namelijk pas focussen op andere zaken, wanneer het zeker weet dat echt álles zich op je lijstje bevindt. Wat niet op de lijst staat, zal je brein alsnog moeten onthouden.
Jij zal dan ook rondlopen met de gedachte “… oh, en ik moet die stokjes niet vergeten.” Niet alleen geef je hiermee die stokjes meer mentale aandacht dan wat het waard is. De kans is ook aanwezig dat je uiteindelijk toch zónder stokjes thuiskomt en een “oh-shit”-moment ervaart.
“Schat, heb je de roerstokjes meegenomen?” — “Oh… shit. Vergeten.”
Bij een takenlijst werkt het net zo:
Plaats jij bijna al je taken op je lijst of hanteer je verschillende takenlijsten, dan blijft je brein bezig met gedachten als: “… er was toch nog wat? Moest ik niet nog iets doen?” En dat gaat tegen het hele idee van een takenlijst in.
Het doel van een takenlijst is namelijk dat het je brein volledig ontlast. Jij plaatst alle taken die je moet uitvoeren op die lijst zodat je dáár tenminste niet meer aan hoeft te denken. Dat geeft rust. Maar enkel wanneer hij waterdicht is;
Een takenlijst werkt alleen wanneer hij al je taken bevat. De eerste stap bij het maken van een perfecte takenlijst is dan ook dat je maar één lijst hanteert waar je alle taken op plaatst die jou bezighouden.
Bijvoorbeeld:
Zo simpel is het.
Stap 2. Je takenlijst bevat enkel taken en geen verborgen projecten
Het tweede wat belangrijk is, is dat je onderscheid maakt tussen taken en projecten. Waarom is dat belangrijk?
Nou, zou je aan bovenstaand lijstje willen werken, dan zul je wellicht niet ver komen. Het bevat namelijk vooral abstracte klussen in plaats van concrete taken.
Neem bijvoorbeeld de klus ‘opzetten marketingcampagne: ‘Tijdsdruk in de zorg’’. Hoewel het in eerste instantie lijkt dat je deze zó kunt uitvoeren, is dat niet het geval. Het is géén taak. Het is géén handeling die je direct kunt verrichten. Het is eerder een verzameling van meerdere taken die je moet gaan uitvoeren. Pas als ze allemaal gedaan zijn, kun je er een streep door zetten. Dit is dus geen taak maar een project.
Dat lijkt misschien muggenzifterij, maar wanneer jij ontzettend druk bent, zijn dit juist de ‘taken’ die je vermijdt. Ze roepen weerstand op want je moet er nog bepalen wat ze inhouden. En dat wil je niet: jij wilt namelijk strepen, strepen, strepen — precies, voor die Entlistungsfreude.
Daarom is het belangrijk dat je vooraf nadenkt over wat er precies moet gebeuren en onderscheid maakt tussen taken en projecten.
- Een taak is iets dat je kunt doen. Bijvoorbeeld: contact opnemen met een grafisch ontwerper of het schrijven van een slogan. Het zijn acties die je onderneemt om een project uit te voeren.
- Een project is een verzameling van taken. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een marketingstrategie — hiervoor zul je al snel meerdere taken moeten uitvoeren. Een project is dus grofweg een bundeling van taken.
Zet geen projecten op je lijst wanneer je een werkbare takenlijst wilt. Transformeer ze tot concrete taken. Niet alleen creëer je hiermee een lijst die direct uitvoerbaar is, je kunt ook de werklast beter inschatten omdat je precies weet wát je moet doen.
Stap 3. De taken op je lijst zijn eerstvolgende acties
Een andere reden dat taken blijven liggen, is omdat het niet de eerstvolgende actie beschrijft.
Wat bedoel ik hiermee?
Kijken we nogmaals naar jouw takenlijstje, dan zien we de taak ‘Klant terugbellen naar aanleiding van klacht’. Echter, voordat jij de klant kunt bellen, zul je eerst Emily moeten vragen of ze het klantdossier wilt doorsturen. Dat zal je vervolgens ook nog moeten doorlezen. Kortom: contact opnemen met de klant is niet jouw eerste stap.
Waarom is dit belangrijk?
Wanneer een taak op jouw lijst niet de eerstvolgende actie beschrijft, dan kun je er niet mee aan de slag. Ons brein voelt dat aan en voert liever een makkelijkere taak uit. Het gevolg: je stelt de eerste taak uit.
Mijn advies is dan ook: wanneer je een taak opschrijft, vraag jezelf dan af of hier nog een taak aan voorafgaat — komt er niet nog wat voor? Zo ja; schrijf die dan op.
En wil je nu nóg meer duidelijkheid creëren, begin de taak dan altijd met een werkwoord — één die de handeling beschrijft.
Een soort bevel dus, aan jezelf. Dat klinkt misschien als iets uit het leger, maar op deze manier zie je gelijk wát je moet doen. Jij hoeft niet meer na te denken over de handeling en dat voorkomt weerstand. Dit stelt je in staat snel te schakelen.
Stap 4. Jouw lijst bevat geen taken van langer dan 30 minuten
Als jouw brein mag kiezen tussen het uitvoeren van een taak die 5 minuten in beslag neemt of het uitvoeren van één grote taak die 2 uur duurt — welke kiest het dan? Vanuit mijn ervaring kan ik je vertellen dat het merendeel van de mensen voor de kleine klus gaat. Waarom?
Kleine taken voer je snel uit. En dat betekent doorstrepen! Daarnaast is de kans groot dat je de taak volledig kunt afronden. Iets dat vaak nogal lastig is met een taak van 2 uur — je wordt gestoord of verliest je concentratie.
Met andere woorden: we verkiezen kleine taken boven grote. Simpelweg omdat we daar vlug klaar mee zijn en vaak niet meer over hoeven na te denken. Echter: hierdoor blijven die grote taken onaangeroerd op de lijst staan. We stellen ze uit omdat ze mentale weerstand oproepen. Jammer.
Mijn advies is dan ook: wil je een uitvoerbare takenlijst, plaats dan geen grote taken op je takenlijst. Dat werkt niet. Grote taken horen thuis in je agenda.
Niet alleen zorgt dit voor overzicht, het dwingt je ook na te denken over de werkelijke tijdsduur. Zo kun jij je workload beter inschatten. Daarnaast helpt het je bij het kritisch bepalen van je prioriteiten: “Wil ik werkelijk 2 uur aan deze klus besteden? Zo belangrijk is het ook weer niet. 1 uur voldoet ook.”
Voordat je daarom een taak op je lijst plaatst, ga je eerst na hoeveel tijd deze in beslag neemt:
- Kost een taak minder dan 30 minuten, dan krijgt deze een plekje op je takenlijst.
- Ben je er langer dan een half uur mee bezig, dan plan je er tijd voor in je agenda.
5. De lijst is haalbaar en realistisch
In mijn training kom ik daarnaast wel eens mensen tegen die denken dat hun dag uit 40 uur bestaat — tenminste, als ik zou uitgaan van hun takenlijst. Op een dag van 8 uur plannen ze voor ruim een week aan werk.
Zinloos. Een takenlijst moet uitvoerbaar zijn. Dat houdt in dat deze reëel moet zijn. Je hele dag vol plannen met taken die bij elkaar opgeteld netto meer zijn dan de (werk)tijd die je hebt, is niet handig.
Vergelijk het eens hiermee:
Je kunt ook niet je volledige netto salaris spenderen aan een goed dagje shoppen. Je hebt immers vaste lasten, onverwachte uitgaven en een noodpotje die je wilt aanvullen.
Dit geldt ook voor je takenlijst: je kunt niet meer tijd spenderen dan je tot je beschikking hebt. Daarnaast gebeurt er elke dag wel iets onverwachts, daar moet je ook rekening mee houden.
Plan daarom realistisch:
- Houd rekening met je structurele taken — taken die je kunt voorzien, die dagelijks of wekelijks terugkeren en die je moet uitvoeren.
- Houd daarnaast ruimte voor onverwachte taken — taken die je niet had kunnen voorzien. Soms doet er zich namelijk iets voor, waar je vooraf geen rekening mee had kunnen houden.
Kortom: plan maximaal 70% á 80% van je dag met taken die op je takenlijst en in je agenda staan. Houd de rest vrij voor ‘structurele taken’ en ‘onverwachte taken’. Je wilt namelijk voorkomen dat je taken wéér moet doorschuiven of iemand moet teleurstellen.
Kortom
Een werkelijk goede takenlijst maken is niet moeilijk. Let gewoon op deze 5 punten:
- Een goede takenlijst is waterdicht: je werkt met 1 takenlijst die al jouw taken bevat.
- Je takenlijst bevat enkel taken en geen verborgen projecten: je zet projecten om in een serie van taken.
- De taken op je lijst zijn uitsluitend eerstvolgende acties: de taak beschrijft daadwerkelijk de eerste stap die jij moet uitvoeren — het liefst met een werkwoord.
- Jouw lijst bevat geen taken van langer dan 30 minuten: grote klussen plan je in je agenda.
- De lijst is haalbaar en realistisch: plan niet meer dan wat je die dag aankunt. Houd rekening met ‘structurele taken’ en ‘onverwachte taken’.
Wanneer je hierop let, weet ik zeker dat je een productieve dag tegemoet gaat. Dit betekent echter niet dat je nooit meer in tijdnood komt of iemand ‘nee’ moet verkopen. Nee; een goede takenlijst geeft je overzicht, helpt je op weg en stelt je in staat om snel te schakelen en keuzes te maken. Het zorgt er gewoonweg voor dat je met de juiste dingen kunt bezighouden.
Iets wat ik iedereen van harte gun — jou ook.
Meer leren over het maken van een ideale takenlijst?
We hebben nog een aantal andere artikelen die je wellicht interessant vindt, wanneer dit onderwerp je aanspreekt.
Bijvoorbeeld één die je uitlegt met welke tool je het beste een takenlijst maakt. Of wat dacht je van dit artikel, waarin je we uitleggen hoe je een takenlijst gebruikt in combinatie met een agenda. Zeker lezen! Kijk ook zeker eens op ons YouTube kanaal. Daar laten we zien hoe je Outlook omtovert tot extern geheugen voor al je taken en projecten.
Lijkt het je leuker om in de praktijk bij te leren, volg dan onze training Time Management. Hier leg ik – of één van onze andere timemanagement experts – je haarfijn uit hoe je bovenstaande techniek toepast in je dagelijks (werk)leven.
En dat is niet alles: onze nieuwe training Effectief Thuiswerken voor Teams behandelt bovenstaande zaken, met als extra kers op de taart: thuiswerken. Hoe werk je effectief samen op afstand? Hoe spreek je anderen aan op hun verantwoordelijkheid? En online vergaderen, hoe doe je dat (goed!)? Je leert het tijdens de cursus.
Tot dan!
Björn Deusings
Directeur Tijdwinst.com
Wie zijn wij? | Training time management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
