Of je nu een schrijver, advocaat of ICT-er bent, waarschijnlijk spendeer je veel van je tijd aan het typen van stukken tekst. Hoe vaak komt het niet voor dat je voor de zoveelste keer dat zelfde tekstfragment typt; of dat nu bij het het opstellen van een email is, een bezwaarschrift of misschien wel een script vol code. Vanaf nu hoef jij niet meer je kostbare tijd te verliezen aan het typen of opzoeken van veel voorkomende teksten. Werk slimmer én professioneler door sneltoetsen te gebruiken! (Je bespaart hiermee bijna 5 jaar van je leven!)
Weet jij eigenlijk wel hoeveel tijd je kwijt bent aan typen? “Mwah, dat zal wel meevallen”, denk je. Toch valt dat tegen. Of je nu data invoert, artikels schrijft of klantcontacten onderhoudt, er gaat geen dag voorbij dat je niet je toetsenbord aanraakt. Per dag ben je gemiddeld zo’n 2,5 uur bezig met typen. Dat is omgerekend 17,5 uur per week, 70 uur per maand en 840 uur per jaar! Dat betekent dat je in je hele (professionele) leven zo’n 4,5 jaar kwijt bent aan alleen het neerzetten van woordjes bij een blinkende cursor! Stel je eens voor wat je met die tijd zou kunnen doen!
Nee, je hoeft nu niet meteen naar het kantoor van je baas te hollen en te verklaren dat je nooit meer in je leven een toetsenbord aanraakt, dat is onrealistisch. Wat je wel kunt doen, is slimmer leren omgaan met de manier waarop je typt! Dit doe je door gebruik te maken van van ‘textexpanding’.
3 manieren waarop sneltoetsen je slimmer laten werken!
Hoe vaak stuur je niet ongeveer hetzelfde mailtje of stel je praktisch dezelfde brief samen? Of wat dacht je van al die URL’s van je website, youtube, social media én je blog die jij steeds weer moet opzoeken; hartstikke zonde om daar steeds je tijd aan te besteden!
Natuurlijk kun je standaardbrieven opslaan als een document, maar die moet je weer zoeken, openen, aanpassen. Daarnaast is dit alleen handig met lappen tekst, maar wat doe je met veelvoorkomende alinea’s, tekstfragmenten of adresgegevens? Je gaat niet zodra je een mail beantwoord, zoeken door talloze documenten om vervolgens stukken tekst te knippen en te plakken! Kortom; teveel gedoe!
Dat kan slimmer. Zou het niet geweldig zijn als je dit soort veelvoorkomende teksten in maar een paar tikken zou kunnen neerzetten? Van enkele woorden, hele alinea’s tot zelfs afbeeldingen? Door gebruik te maken van textexpanding doe je dit in een handomdraai
Bij textexpanding gebruik je software die door middel van sneltoetsen razendsnel tekst invoegt zonder dat jij deze helemaal hoeft uit te typen of hoeft terug te zoeken! Jij geeft bepaalde woorden of zinnen een afkorting, de software zorgt er vervolgens voor dat zodra je deze afkorting gebruikt, die bepaalde zin automatisch naar voren komt. Op deze manier ben jij niet steeds onnodig bezig met het schrijven van teksten die je al honderd keer getypt hebt. Hierdoor werk je op 3 manieren slimmer:
1. Je bespaart tijd
Allereerst bespaart het je natuurlijk kostbare tijd. Het is nogal een verschil of je 3 tekens typt of volledige zinnen. Bedenk je eens hoeveel tijd het scheelt zodra jij niet alleen de adresgegevens van het hoofdkantoor, de backoffice, én de winkel apart moet opzoeken, maar ze ook nog eens moet uittypen! Door dit enkel met sneltoetsen te doen, heb je binnen no-time die tekst af.
2. Je communiceert professioneler
Daarnaast zorgt het ervoor dat je nauwkeuriger en consequent communiceert. Werk je bijvoorbeeld in een team, dan heeft niet iedereen dezelfde wijze waarop hij of zij bijvoorbeeld een mail beantwoord of een offerte opstelt. Niet erg professioneel zodra een klant meerdere teksten ontvangt die allemaal door middel van een andere werkwijze zijn opgesteld. Door gebruik te maken van textexpanding zet jij iedere keer een uniforme boodschap neer.
3. Je communiceert beter
Misschien wil je even snel een mailtje terugsturen naar je collega, tijd voor dé perfecte mail is er dan vaak niet. Je sluit alleen even af met je naam en laat het daarbij. Zodra je maar enkele seconden nodig hebt om snel de perfecte afsluiting neer te zetten, links waarop je te volgen bent en andere zaken die je bericht verrijken, is de drempel minder groot om dit te doen. Je bent dan minder snel geneigd om zaken over te slaan die juist nét dat beetje extra toevoegen aan de manier waarop je communiceert.
Gebruik maken van sneltoetsen is dus superhandig! Het bespaart je niet alleen tijd omdat je fysiek minder hoeft te typen, maar je verbetert ook daadwerkelijk je communicatie! Ongeacht in welke branche je werkzaam bent, een textexpanding-programma kan voor iedereen een uitkomst zijn. Zo gebruikt George Coghill, een illustrator, het bij het verwerken van zijn bestellingen of reacties te geven op enthousiaste volgelingen. Hierdoor houdt hij meer tijd over voor zijn creatieve bezigheden;
“Gebruik maken van textexpanding voelt alsof je een assistent hebt voor al die saaie kantoorzaken.”
Textexpanding; welke software kies ik?
Door de grote voordelen die textexpanding-software biedt, schieten dit soort programma’s als paddestoelen uit de grond. De bekendste is TextExpander, maar aangezien deze nogal aan de prijzige kant is, focussen wij ons op zijn (niet slechter-presterende) broertje: aText.
Volgens velen doet deze software niet onder voor zijn concurrent. Hij kost maar een fractie van de prijs (€ 5,49) en kan in principe vrijwel alles wat TextExpander ook kan. Hij is makkelijk in gebruik en kan in combinatie met bekende programma’s zoals iCloud, Dropbox, Google Drive en Skydrive gebruikt worden. Daarnaast maakt hij het mogelijk makkelijk afbeeldingen of opgemaakte tekst in te voegen en houdt hij rekening met hoofdlettergebruik. Prima programma voor een prima prijsje!
De keuze voor een software is erg afhankelijk van de manier waarop je hem wilt gebruiken en met hoeveel personen je er gebruik van wilt maken. Er zijn een aantal high-end programma’s die het mogelijk maken met een heel team samen te werken. Wil je echter een no-nonsense software, gebruik dan aText!
Textexpanding – bepaal sneltoetsen in 2 stappen
Ongeacht welk programma je kiest, op internet en Youtube is ontzettend veel hulpvolle informatie te vinden over hoe je ze het beste programmeert. De basis voor iedere textexpanding-software blijft echter in essentie hetzelfde; om gebruik te kunnen maken van het programma zul je sneltoetsen moeten bepalen voor de tekst die je wilt omzetten. Dat doe je zo:
1. Je bedenkt voor welk soort teksten of afbeeldingen je sneltoetsen nodig hebt.
Bijvoorbeeld: een briefopening, een fragment van een programmeercode, URL’s, telefoonnummers, je adresgegevens, je kvk-nummer, je kenteken, je bankrekeningnummer of je handtekening; we kunnen nog wel even doorgaan!
2. Daarna bedenkt je een sneltoets waarmee je de software activeert. Dit is wat je moet onthouden om dat stuk tekst op te roepen.
Bijvoorbeeld: Je wilt je adres instellen. Om nu te voorkomen dat telkens je verblijfplaats tevoorschijn komt zodra je het woord ‘adres’ typt, zetten we er een teken achter. Denk hierbij intuïtief en minimalistisch; te ingewikkelde toetsencombinaties zijn moeilijk te onthouden. Kies een teken zoals ‘//’ (dubbel-slash) of ‘;’ (puntkomma). Het trefwoord wordt dan ‘adres//’
- Wil je dit:
J. Janssen
Jansenstraat 1
1234 AB
te Voorbeelddorp
Typ dan: adres//
- Liever je KvK-nummer? (die je altijd vergeet!)
KvK-nummer: 7123456
Typ dan: kvk//
- Of misschien je bankgegevens?
Bedrijf Voorbeeld & Zn.
t.n.v. J. Janssen
Bank: Banck
IBAN: NL99 Bank 1234 5678 90
BIC: ABCDEF1A
Typ dan: bank//
Dit kun je oneindig instellen met alle teksten die je maar wilt. Van e-mail afsluitingen tot inspirerende quotes; je kunt het je zo gek niet bedenken. Zodra je merkt dat je in korte tijd voor de tigste keer een soortgelijk stuk tekst schrijft, dan maak je er gewoon sneltoetsen voor!
Conclusie
Of je nu ellenlange teksten typt, of maar sporadisch wat zinnen; iedereen kan wel wat efficiëntie gebruiken. Door op een slimmere manier om te gaan met teksten, zorg je ervoor dat je nooit meer driedubbel hetzelfde hoeft neer te pennen of constant zoekt naar de wijze waarop je dat de vorige keer had gezegd. Textexpanding zorgt er door middel van sneltoetsen voor dat jij binnen een handomdraai veelvoorkomende lappen tekst neerzet zonder enkele moeite. Die tijd die je hiermee bespaard, kun je gebruiken voor leukere dingen dan typen!
Nog meer leren over sneltoetsen, kijk dan eens hier (voor je pc) of hier (voor je mail).
We’ve got more where that came from!
Het is altijd leuk om nieuwe manieren te ontdekken waarop jij je leven zo efficiënt mogelijk kunt inrichten. Gelukkig voor jou hebben wij nog een aantal andere ‘tricks up our sleeves’ die we je kunnen leren zodat jij nog slimmer én productiever met je tijd leert omgaan. Nieuwsgierig geworden? Kom eens naar onze cursus Timemanagement!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
