Nu we thuiswerken en de scheiding tussen werk en privé steeds vager wordt, ervaren we meer stress. Des te belangrijk dat we bewust leren omgaan met onze smartphone. We moeten een eind maken aan de overkill van apps en mapjes (vol apps) en nadenken over wat we met onze smartphone wel (en niet) willen. 5 tips (geïnspireerd op de inzichten van de oud topman van Twitter) brengen ‘m terug naar de essentie.
Je smartphone is er om jou te dienen. Niet andersom
Na mijn vakantie wil ik uitgerust terugkomen, daarom is het goed om mijn eigen smartphone weer eens onder de loep te nemen. Immers: door je telefoon slimmer in te richten en kritisch te kijken naar wat er op staat, bespaar je niet alleen een hoop tijd; het reduceert ook stress.
Dat we niet meer zonder smartphone kunnen, is een gegeven. Of we er last van ondervinden, is een keuze.
Afgelopen week las ik een stuk van Tony Stubblebine – hoofdredacteur van Better Humans en oud topman bij Twitter. Zijn cleane en minimalistische aanpak sprak me enorm aan. Voordat ik zijn inzichten echter kon toepassen, moest ik eerst mijn telefoon opschonen. Die stappen licht ik eerst toe. Daarna laat ik zien hoe Tony mij inspireerde om mijn smartphone in te richten.
Aan de slag!
Stap 1: Schoonmaak à la Kondo: ‘Does it spark joy?’
Mary Kondo. Je kent haar vast. De Japanse opruimmevrouw die je leert je huis op te ruimen door alles weg te gooien dat geen ‘joy’ bij je ‘sparkt’. Dat gaat als volgt:
Je pakt iets vast, vraagt jezelf “does it spark joy?” (“word ik hier blij van?“) en alles wat geen volmondig “ja” oplevert, verdwijnt in de prullenbak (maar niet voordat je het voorwerp hebt bedankt voor zijn bewezen diensten). Doe dat ook met je apps.
Hierdoor sneuvelden bij mij zojuist de laatste 2 spelletjes, mijn allerlaatste social media app en heel veel nieuwsapps.
Zeker die laatste waren bij het begin van de coronacrisis voltallig aanwezig: Nu.nl, NOS, Telegraaf, FD, RTL… – ik had ze allemaal. Ik merk nu echter dat ik lijd aan ‘corona-nieuws-moeheid’ en ’that doensn’t spark joy’. Ik heb ze daarom allemaal verwijderd.
Daarnaast vind ik het leuk om de nieuwste apps uit te proberen. Een deel gebruik ik daarna echter niet meer, maar ze stonden wel nog op mijn smartphone. Ook niets om blij van te worden. Dus, ook die mochten weg.
Stap 2: Vraag jezelf : ‘wil ik hier altijd bij kunnen?’
Daarnaast staat onze smartphone vol met apps die we niet echt gebruiken, maar die ons wel in staat stellen toegang te hebben tot bepaalde informatie.
Zo is het bijvoorbeeld handig om altijd je mail te kunnen lezen. Handig, om altijd je takenlijst, documenten en CRM-systeem te kunnen checken. De vraag is echter: wil je dat wel?
Denk daar eens kritisch over na en vraag jezelf dan af: “voegen ze werkelijk iets toe of is het niet veel beter om dit – op een bewuste manier – vanaf mijn laptop te doen?”
Continue toegang kunnen hebben tot informatie leidt er soms toe dat je tijdens verloren momenten gaat ‘grasduinen’. Die tijd kun je nuttiger besteden, zeker als dit jou afleidt van andere zaken.
Neem daarom nog eens je apps onder de loep en ga na: “wil ik hier altijd bij kunnen?” of “gebruik ik ze minimaal één keer per twee weken?”. Is het antwoord “nee”, verwijder ze dan.
Hierdoor heb ik apps als Dropbox, ons CRM-systeem, Google Docs en mijn zakelijke mail verwijderd. Vooral dat laatste bleek een grote aandacht- en tijdslurper.
Stap 3: Wees je ervan bewust: ‘Welke notificaties staan aan?’
De derde stap houdt in dat je heel bewust naar je notificaties kijkt. Zelf kan ik daar kort over zijn: mijn notificaties staan standaard uit.
De geluidjes, evenals de visuele reminders, leiden dusdanig af. Hierdoor werk je constant reactief en kiest werk jou uit, in plaats van andersom. Gelukkig is kun je dit via je instellingen op je smartphone binnen no time fixen.
En of dat problemen oplevert? Zeker niet. De meeste dingen die ik via WhatsApp binnenkrijg zijn of privé en/of totaal niet dringend. Die kunnen prima wachten tot ’s avonds. Op dat moment scroll ik namelijk even mijn hele lijst langs.
Het uitzetten van mijn notificaties levert me juist deze voordelen op:
- Ik kan zelf het moment kiezen waarop ik apps of berichten check.
- Ik reageer niet langer reactief waardoor mijn ‘echte werk’ eerder af is en van betere kwaliteit is.
- Ik bundel het beantwoorden. In één keer 20 berichten beantwoorden is immers veel efficiënter dan twintig keer 1 bericht beantwoorden.
Enkel de volgende notificaties staan aan:
- Agenda: voor afspraken met anderen krijg ik 5 minuten van tevoren een notificatie. Die notificaties heb ik dan zelf ingesteld en wil ik dus ook horen.
- Signal: ik gebruik WhatsApp vooral privé. Zakelijk gebruik ik Signal en heb ik met collega’s afgesproken dat als er iets dringend is, ze me via Signal een bericht kunnen sturen.
Stap 4: Stop met mapjes. Werk vanuit je zoekfunctie
Tot voor kort was ik grote fan van mapjes, ik had minimaal een scherm vol. Ik ben er echter vanaf gestapt. Hoezo? Nou, het is me te vaak gebeurd dat:
- Ik niet meer wist in welk mapje de app zat die ik nodig had.
- Dat ik überhaupt vergeten was dat ik een bepaalde app had.
- Ik tijdens mijn zoektocht in een mapje getriggerd werd een andere app te openen.
- Een app eigenlijk niet echt paste in één van m’n bestaande mapjes waardoor ik hem op een onlogische plek moest zetten.
Ik heb er daarom voor gekozen om het gros van mijn apps gewoon in één map bij elkaar te gooien (die ‘apps’ heet).
Vervolgens werk ik eenvoudig vanuit de zoekfunctie. Hierdoor voorkom ik niet alleen een hoop afleiding, ik ga ook veel bewuster met mijn device om.
Dankzij de zoekfunctie zoek je naar wat je nodig hebt, en word je niet afgeleid door wat je tegenkomt.
Stap 5: Richt het in: primaire tools – aspiraties – gokkasten
Toen mijn telefoon eindelijk opgeschoond was, kon ik de inzichten van Tony gaan toepassen. Doordat hij ooit ‘hoog in de boom’ bij Twitter zat, weet hij als geen ander hoe apps om onze aandacht vechten. Hij houdt zijn smartphone dan ook zelf simpel, clean en minimalistisch.
Hij deelt zijn apps als volgt in:
- Eerste scherm: primaire tools
Dit zijn de tools die je nodig hebt om bepaalde diensten te gebruiken. Denk hierbij aan zaken als ‘taken toevoegen’, ‘een afspraak plannen’ of ‘een locatie vinden’ etc. Dit mogen er niet meer dan 5 of 6 zijn. Wees dus kritisch over wat je op je eerste scherm plaatst. - Tweede scherm: aspiraties
Dit zijn de zaken waar je graag tijd aan wil besteden: meditatie, yoga, lichaamsbeweging, boeken lezen of podcasts beluisteren. Zaken die je energie geven en je inspireren. - Derde scherm: gokkasten
- De apps waarin je je verliest zodra je ze opent: e-mail, foto s, Twitter, Facebook, Instagram, Snapchat, Youtube etc.
Hoe mijn telefoon er nu uitziet
Zijn wijze heeft me geïnspireerd mijn apps anders in te delen. En ja, dat heeft me wel een uurtje of twee zoet gehouden, maar het levert veel op. Het zette me vooral aan het denken over wat ik wel- en niet wil.
Dit is hoe mijn telefoon er nu uitziet:
Scherm 1
Dit scherm is vooral bedoeld om informatie vast te leggen: een taak opschrijven, een afspraak maken, iets scannen naar Evernote, Rocketbook of naar Google Drive.
Scherm 2
Alles waar ik energie en inspiratie van krijg: sport, podcasts en video’s.
Scherm 3
Alles wat te maken heeft met communicatie en al m’n overige apps.
Kortom: minimalisme geeft duidelijkheid
Mijn smartphone is opgeschoond en dat geeft me energie. Beter nog: het zette me aan het denken. Niet alleen over apps, maar ook zaken als: welke functie heeft mijn smartphone voor mij? Hoe wil ik mijn tijd besteden? Gaat deze tijd ten koste van mijn gezin, prioriteiten of mensen waarmee ik samenwerk?
Met andere woorden:
Het geeft je duidelijkheid over wat je wil. Niet alleen met je telefoon, maar met alle facetten in je leven. Mijn smartphone is nu weer een tool, een die ik bewust heb ingericht om mij te dienen. Niet andersom.
Probeer het ook eens, en laat me weten als het je aanspreekt. Ik lees je comment wel pas na mijn vakantie 😉 .
Björn Deusings
Directeur en trainer Tijdwinst.com
Wie zijn wij? | Training Time Management | Training Effectief Thuiswerken voor Teams
Tijdwinst.com is een trainingsbureau gespecialiseerd in time management en slimmer werken. Nieuwsgierig? Check dan ons blog en blijf op de hoogte van de nieuwe tips en tricks. Daarnaast bieden wij door het hele land onze 1-daagse training Time Management aan, die effectief (thuis)werken (voor teams of jou alleen) eenvoudig maakt.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
