Met sommige collega’s werk je altijd vlekkeloos samen. Met de andere collega stuit je vaker op irritaties. Toch kun je met iedereen effectief samenwerken. Ja, zelfs met die persoon die je altijd stoort als je net gefocust ergens aan wilt werken. De bal voor een goede samenwerking ligt namelijk (deels) bij jou. Dit zijn 7 tips waarmee jij de samenwerking met elke mogelijke collega vandaag nog verbetert. 

Wat is samenwerken?

Samenwerken houdt in dat jij je samen met één of meerdere anderen inzet voor een gezamenlijk doel. Iedereen heeft een eigen rol of taak die moet bijdragen aan het behalen van dit resultaat.

Onze definitie van samenwerken is:

Je trekt samen met één of meer anderen op om naar een gezamenlijk doel toe te werken. Daarbij is het idee dat jullie samen een beter resultaat behalen dan als ieder voor zich zou werken.

Wat wordt verstaan onder samenwerken?

Vaak zie je dat er sprake is van samenwerken in een team. Elk teamlid heeft een eigen expertise en die expertises bundelen jullie om tot een teamprestatie te komen.

Je kunt ook samenwerken met mensen die op andere afdelingen of zelfs bij andere bedrijven of organisaties werken. Zo zie je vaak dat collega’s in de zorg samenwerken met andere zorginstellingen. Doordat niet altijd alle expertise binnen één organisatie aanwezig is, kunnen zij dankzij een landelijke of regionale samenwerking patiënten beter helpen.

Een ander voorbeeld van samenwerken is dat je als bureaumedewerker of freelancer samenwerkt met klanten of juist met bedrijven bij wie jij een dienst afneemt. Er wordt dan externe expertise ingeschakeld om samen meer te kunnen bereiken.

samenwerken

Waarom is goede samenwerking belangrijk?

Het belang van samenwerken heeft ermee te maken dat jij en je collega’s/opdrachtgevers wederzijds afhankelijk zijn van elkaar. Dat heeft te maken met drie dingen:

  1. De kwaliteit van het resultaat is afhankelijk van hoe goed iedereen zich inzet.
  2. Vaak heb je informatie, expertise of techniek van anderen nodig om jouw aandeel goed te kunnen doen.
  3. Als er strubbelingen zijn in de samenwerking, dan hebben ook anderen daar last van. Als collega X zijn werk te laat aanlevert, dan kom jij ook in de knoop met je planning.

Verloopt de samenwerking met collega’s wél soepel? Dan heeft dat veel voordelen:

  • Iedereen kan zich focussen op waar hij/zij goed in is. Dat zorgt voor tijdbesparing en een beter resultaat.
  • Door samen te werken met collega’s benut je de verschillende expertise in het team.
  • Je hoeft niet alles te kunnen en weten, omdat je op elkaar kunt terugvallen.
  • Bij problemen kun je samen brainstormen over oplossingen. Dat leid vaak tot nieuwe ideeën.
  • Je houdt elkaar scherp. Als jij iets over het hoofd ziet, kan een ander je daarop wijzen (en andersom).

Wat houdt goed samenwerken in?

Samenwerking is een verzameling van competenties. Zo is het voor goed samenwerken belangrijk dat je kunt werken met mensen die een ander DISC-profiel hebben dan jij. Verschillende typen persoonlijkheden kunnen elkaar namelijk versterken.

Goed samenwerken betekent dat je iedereen in zijn waarde laat, kunt omgaan met je eigen valkuilen en die van de ander, en slim gebruikmaakt van jouw eigen talenten en die van de ander.

Om effectief samen te werken met anderen zijn met name deze competenties onmisbaar:

Wat is een goede samenwerking volgens de wetenschap?

Organisatiewetenschappers proberen de betekenis van samenwerken concreet te maken. De Amerikaanse organisatieadviseur Patrick Lencioni deed daar een goede poging toe. Hij stelt dat je deze competenties moet hebben om beter samen te werken:

  1. Vertrouwen op de mensen met wie je werkt en op hun openheid en goede werklust.
  2. Conflicten (constructief!) aangaan, dus geen conflictvermijdend gedrag en ook niet subassertief gedrag vertonen.
  3. Betrokken zijn bij het project, bij de mensen en bij hoe het proces verloopt.
  4. Verantwoordelijkheid nemen voor jouw taken en voor het gezamenlijke resultaat.
  5. Het teamresultaat voor ogen houden en dat boven je individuele prestaties zetten.

samenwerken

7 tips om effectief samen te werken (zelfs met die ene collega)

Je denkt misschien “Met die persoon kan ik écht niet door één deur”. Maar heus, je kunt met iedereen leren samen te werken. Het is juist effectief om ook te werken met mensen die anders in elkaar steken. Dit zijn 7 tips om elke mogelijke samenwerking te verbeteren.

1. Stoor elkaar minder, werk met een slim systeem

Collega’s die je steeds storen onder werktijd met korte vragen zijn één van de grootste ergernissen op de werkvloer. Gelukkig kun je daar een stokje voor steken. De “wachten op”-lijst is je redder in nood.

Deze tip komt uit Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en kan zowel jou als je collega’s veel tijd besparen en frustraties schelen.

Het idee van deze lijst is dat je niet elke vraag die in je opkomt direct op je collega afvuurt. In plaats daarvan noteer je de vragen of verzoekjes die je te binnen schieten aan één collega op een lijstje in Word of Outlook. Plan één moment op een dag of in een week waarop je al die punten in één keer voorlegt.

Je kunt elkaar beter één keer storen met tien vragen dan tien keer met één vraag.

Deel deze tip ook zeker met je collega’s. Dan word jij ook minder vaak gestoord tijdens je werk.

2. Voorkom afleiding, werk met de tomaatmethode

De Pomodoro-techniek bedoelen we. ‘Pomodoro’ is het Italiaanse woord voor ‘tomaat’. Deze naam is gebaseerd op de tomaatvormige kookwekkers die je voor deze productiviteitshack kunt gebruiken.

De techniek houdt in dat je 25 minuten achter elkaar met je notificaties uit en zonder afleiding aan een taak werkt. Na die focustijd geef je jezelf een pauze van 5 minuten. Daarna werk je opnieuw 25 minuten aan je werk en pauzeer je weer 5 minuten.

Werk je liever langer achter elkaar? Maak er dan focusblokken van 50 minuten en pauzes van 10 minuten van. Deze techniek is ideaal om minder snel afgeleid te raken. Het helpt je om je werk sneller gedaan te krijgen en minder fouten te maken.

samenwerken

3. Stem samen de planning en prioriteiten af

In een samenwerking moeten meerdere dingen gebeuren. Wat belangrijk is bij samenwerken, is dat iedereen een taak, een heldere planning en zicht op de prioriteiten heeft.

Zorg daarom samen voor het volgende:

  • Stel prioriteiten. Bespreek wat urgent en belangrijk is, wat wel belangrijk maar niet urgent is, en waar je pas tijd aan besteedt als je tijd over hebt.
  • Spreek af wanneer jullie samenkomen. Thuiswerken is handig als je ergens gefocust aan wilt werken (of als je tussen werk door naar de tandarts moet). Maar zorg ervoor dat jullie voor belangrijke zaken tegelijk op kantoor zijn. Spreek bijvoorbeeld één of twee vaste kantoordagen af.
  • Gebruik samenwerkingstools. Met tools als Trello, Asana en Monday kun je samenwerkingsprojecten goed managen. Je hebt op één plek overzicht over wie aan welke taak werkt en wat de status is.
  • Leer delegeren. Samenwerken betekent niet alles zelf willen doen. Besteed taken uit, zelfs als iemand het nog moet leren. Juist dan. Alleen zo kan de ander er beter in worden (en kom jij van je “zelluf doen”-modus af).

4. Heb je eigen planning op orde

Samenwerken met anderen verloopt het meest soepel als iedereen zich aan de planning houdt. Met elkaar maak je een planning, maar daar komen ook taken uit voort die voor jou alleen gelden. Zorg daarom voor een waterdicht timemanagement-systeem. Dat bestaat uit twee zaken:

  1. In je agenda noteer je alle grote projecten, afspraken en deadlines per dag.
  2. Op je takenlijst schrijf je alle kleine taken (van minder dan 30 minuten) op waar je die dag voor gaat zitten.

Let erop dat je taken zo concreet mogelijk maakt. Dus niet ‘werken aan website klant’, maar wel ‘eerste ontwerp voor website klant maken’.

Reserveer daarnaast elke dag tijd voor ongeplande tussendoordingen, zoals e-mails verwerken. Op die manier kom je minder snel met je tijd in de knoop.

Meer timemanagementtips?

Wil je meer van dit soort tips om je tijd slim te benutten? Volg dan Björn en Tijdwinst op Instagram. Dan krijg je elke dag onze beste tips en inzichten rondom timemanagement, samenwerken en gesprekstechnieken in je feed.

samenwerken

5. Spreek af wat “dringend” is en hoe je met spoedjes omgaat

We hadden het net al over een belangrijke kantoorergernis: voor van alles en nog wat gestoord worden. Waar dat door komt? Doordat we van alles als dringend zien. Maar wat dringend voelt, is dat lang niet altijd.

Het is dringend als het kantoor in brand staat, als je website is gehackt of als er pers voor de deur staat die acuut een reactie wil op een klacht van een klant. Maar veel andere belletjes tussendoor zijn echt geen spoedwerk.

Het is slim om samen afspraken te maken over wat jullie als “dringend” zien. Bespreek ook hoe jullie met elkaar communiceren als iets spoed heeft. Vaak is bellen daarvoor een goede methode. Als je afspreekt dat jullie elkaar alleen bellen voor dringende spoedjes, dan weet je ook van elkaar “Als persoon X belt, dan is het écht belangrijk!”.

6. Communiceer open en proactief

Je wilt niet dat je collega’s pas twee uur van tevoren horen dat jij de deadline onmogelijk kunt halen. Wees daarom altijd open.

  • Zeg “nee” als je ziet dat een verzoek niet gaat passen. Het is fijner voor de ander als jij daar open over bent dan als later blijkt dat je door tijdnood het werk hebt afgeraffeld.
  • Houd elkaar op de hoogte als dingen niet lekker lopen.
  • Communiceer op tijd als je iets niet gaat redden. Dan kunnen jullie daar samen nog iets op verzinnen.
  • Geef constructieve feedback als je je stoort aan gedrag van een collega. Liever zo dan dat die ergernis jullie samenwerking in de weg zit!
  • Vraag zelf om feedback en sta ervoor open om feedback te ontvangen. Daar kun je alleen maar van leren.

7. Verwerk je e-mail op de OHIO-manier

Met deze methode verlies je geen e-mails meer uit het oog en heb jij altijd op tijd een antwoord gestuurd naar je collega’s. De OHIO-methode staat voor Only Handle It Once.

Je checkt je mailbox op vaste momenten op een dag en werkt in één keer alle e-mails weg. Heb je een lange e-mail ontvangen die je nu niet kunt beantwoorden? Dan zet je het bericht op je takenlijst om later op te reageren.

Op deze manier voorkom je een ontplofte mailbox en hoeven je collega’s niet na te vragen of hun e-mail wel goed is ontvangen.

Kortom: effectiever samenwerken kan zelfs met die ene collega

Het gaat erom dat jij het heft in handen neemt. Communiceer zelf proactief, zorg dat jouw planning op orde is en geef constructieve feedback als jij ergens tegen aanloopt in de samenwerking. Ook belangrijk: stoor elkaar niet voor elk klein detail, maar alleen bij dringende zaken.

Zo houd je de samenwerking voor jezelf én voor de ander fijn, behaal je samen betere resultaten, krijg je meer gedaan en staan jullie allemaal meer in je kracht.

samenwerken

Mensen vroegen ook

Wat zijn de kenmerken van samenwerken?

Belangrijke kenmerken van samenwerken zijn vertrouwen op elkaar, conflicten op een constructieve manier aangaan, betrokken zijn bij het project, je eigen verantwoordelijkheid nemen en oog houden voor het gezamenlijke eindresultaat. Daarnaast zijn competenties als luisteren, plannen, proactief communiceren en empathisch zijn belangrijk.

Wat is interprofessioneel samenwerken?

Interprofessioneel samenwerken betekent dat er mensen samenwerken met elk een eigen rol en kennis. Denk bijvoorbeeld aan artsenteams. Elke arts heeft een eigen rol en specialisme. Samen komen zij tot het beste advies voor een patiënt.

Waarom samenwerken?

Samenwerken is cruciaal omdat je nooit in je eentje overal goed in kunt zijn. Bovendien heb je vaak niet de tijd om alles te doen. Dan is het prettig als je het werk kunt verdelen en als iedereen kan doen waar hij/zij goed in is. Zo kom je sneller tot een eindresultaat dat ook nog kwalitatief beter is.

Waar moet een goede samenwerking aan voldoen?

Een goede samenwerking houdt in dat iedereen doet waar hij/zij goed in is, dat jullie met elkaar communiceren en dat jullie door de individuele inspanningen te bundelen samen tot een beter resultaat komen. Daarvoor zijn onder meer open communicatie, feedback, assertief communiceren, een goede planning en delegeren belangrijk.

Wat is belangrijk bij samenwerken?

Voor een soepele samenwerking is het onder meer belangrijk dat je elkaar constructieve feedback geeft, open communiceert over de voortgang en helder en duidelijk bent in wat je nodig hebt. Daarnaast is het belangrijk dat je jouw aandeel in het project goed oppakt en daar een realistische planning voor maakt.

Hoe moet je samenwerken?

Een goede samenwerking vraagt van elk teamlid een goede planning, heldere communicatie en inzet om het eigen aandeel in het project goed op te pakken. Daarnaast is regelmatig contact belangrijk, bijvoorbeeld over de haalbaarheid, dingen die wel/niet soepel verlopen en eventuele frustraties.

Slimmer samenwerken? Volg onze training timemanagement

Wil jij efficiënter samenwerken door bewuster met je tijd om te gaan? Dat betekent niet dat je voortaan nóg een tandje moet bijzetten. Nee, met de juiste timemanagement-technieken kun jij meer werk gedaan krijgen in minder tijd door slimmer te werken in plaats van harder.

Leer in 1 dag hoe jij beter kunt plannen en je takenlijst wél aan het einde van de dag af krijgt. Volg onze training timemanagement (ook online mogelijk). Je gaat naar huis met een slim planningssysteem, meer rust in je hoofd, meer grip op je tijd en extra werkplezier.

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Met onze trainingen op allerlei gebieden – van timemanagement tot assertiviteit – leren we je om meer uit jezelf, je werk en uit samenwerkingen te halen.

Benieuwd naar ons (offline en online) trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je aan voor een training.