Resultaatgericht samenwerken: 7 tips waarmee je thuiswerkdagen wél voldaan afsluit

Samenwerken doe je dagelijks. Maar doe je het ook resultaatgericht? Sluit je jouw (thuis)werkdagen met een voldaan gevoel af? Heb je het idee dat jullie samen écht verder komen dan alleen? Dat jullie niet meeten omdat dat er bij hoort, maar zinnig bezig zijn? Als je ook maar een lichte twijfel hebt bij die vragen, dan is dit artikel voor jou. Voilà, 7 tips om resultaatgericht samen te werken. Ook voor thuiswerkers.

Wat komt aan bod?

1.  Wat is resultaatgericht werken? 
2.  Waarom resultaatgericht samenwerken je verder brengt?
3.  Oké, klinkt goed. Hoe doe ik dat?
4.  Veelgestelde vragen over resultaatgericht werken

We zijn steeds vrijer in hoe we onze werkdagen indelen. Werken doen we niet meer alleen op een grijs kantoor waar iedereen zijn eigen bureau en op maat afgestelde stoel heeft. We werken steeds vaker vanuit huis of zelfs remote. En daar blijft het niet bij met de vrijheid. Je mag zelf prioriteiten stellen, kunt vaak zelf beslissen bij welke meetings je aansluit en bent waarschijnlijk geen verantwoording verschuldigd over wat je doet op een dag.

Dat is allemaal fantastisch. Je wordt niet continu gestoord, verspilt je kostbare tijd niet aan meetings die weinig toevoegen en hebt geen last van micromanagende leidinggevenden die over je schouder meekijken.

So far so good. 

Maar er zit ook een keerzijde aan die flinke dosis vrijheid. Want als je zo vrij bent en veel vanuit huis werkt, hoe zorg je er dan voor dat je ook blijft sámenwerken? Of beter gezegd: dat je ook echt resultaatgericht samenwerkt? Dus dat je echt van begin tot eind dingen efficiënt samen oppakt met een duidelijk doel voor ogen: het met elkaar sneller, beter en efficiënter doen dan alleen? 

Wat is resultaatgericht werken? Vergelijk het met de sportschool

Laten we beginnen met de betekenis van resultaatgericht werken. Dat is je werk doen met een duidelijk doel voor ogen en met heldere stappen die je naar dat doel leiden op een zo efficiënt mogelijke manier.

Je kunt het vergelijken met sporten in de sportschool. Kijk: je kunt als beginnende sporter vier keer per week “iets” met een apparaat doen. Je hebt geen flauw idee of je het goed doet of welk resultaat dit geeft. Ook heb je geen doel voor ogen. Je loopt gewoon af en toe de sportschool binnen, kijkt wat naar andere mensen, blijft soms iets te lang bij het koffiezetapparaat plakken en ploft dan op een apparaat neer. Je weet niet exact hoe het werkt, maar volgt je vage voorgevoel. Zo misschien? Je probeert wat en gaat voldaan naar huis. Ha, je bent in de sportschool geweest. Het was weer een geslaagde dag. 

Máár na zes maanden sporten merk je nog nul verschil. Je bent niet afgevallen, bent niet gespierder geworden en hebt geen betere conditie gekregen. Je hebt af en toe wat spierpijn, misschien omdat je de apparaten verkeerd gebruikt. Oftewel: je gaat wel naar de sportschool, maar doet dat zonder resultaat. En vooral zonder oog voor resultaat. Prima, sportscholen zijn ook gezellig en de koffie smaakt er goed. Doe je ding! 

Maar als je wilt dat het je resultaat oplevert, moet je het anders aanpakken. Doelen stellen, een trainer vragen om je het apparaat uit te leggen, gericht kiezen welke spiergroepen je gaat trainen en de kletspraatjes bewaren voor nadat je het zware werk hebt verzet.

Het werkt hetzelfde bij resultaatgericht werken op de werkvloer. Je kunt wel braaf elke dag van 9 tot 5 achter je laptop zitten (thuis of op kantoor). Regelmatig gezellige praatjes houden. Soms iets te lang aan het beantwoorden van e-mails besteden. Bij vergaderingen aanschuiven waarvan je je later afvraagt wat het nut ervan was. Maar al die dingen brengen je niet verder richting het resultaat dat je wilt behalen met een project of taak. Zeg eens eerlijk: zet jij elke dag de stappen die dit beoogde resultaat dichterbij halen?

Waarom resultaatgericht samenwerken je verder brengt?

Je mag dan nog zoveel vrijheid krijgen van je leidinggevende, je zult bijna geen enkel project in je eentje oppakken. Een efficiëntere manier om resultaat te behalen is door samen te werken. De taken verdelen, en dan op zo’n manier dat iedereen doet waar hij of zij goed in is. 

Maar resultaatgericht samenwerken is meer dan dat. Het betekent niet alleen dat je gericht aan je eigen taken werkt, maar ook dat je regelmatig met elkaar communiceert, feedback geeft waar nodig, zelf openstaat voor feedback, vinger aan de pols houdt, proactief communiceert hoe het ervoor staat en je openstelt naar collega’s toe. 

Juist op díe manier leveren jullie als groep meer, beter en sneller resultaat dan als ieder voor zich aan een eigen onderdeel werkt. Resultaatgericht samenwerken heeft als betekenis dat je een duidelijk gezamenlijk doel voor ogen hebt, weet wie wat doet en helder hebt welke stappen iedereen zet om tot dat doel te komen. Daarbij hebben jullie voortdurend contact met elkaar, of je nu thuis werkt of op kantoor, om zo elkaar op weg te helpen en al samenwerkend te leren.

Resultaatgericht samenwerken betekent dat je met elkaar in zo min mogelijk tijd het beste resultaat behaalt door de taken slim te verdelen én voortdurend met elkaar in contact te zijn. Daardoor werken jullie als team niet harder, wél een stuk slimmer.

Ben je bang dat resultaatgericht werken ook nóg een tandje bij zetten betekent? Welnee joh. Leer slimmer te werken in plaats van harder. Hoe jij en je team dat aanpakken? Dat lees je in mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Daarin ontdek je hoe je 2 uur op een dag overhoudt door je tijd slimmer te gebruiken, je planning handig in te richten en nooit meer één uur op een dag aan je inbox kwijt te zijn.

Oké, klinkt goed. Hoe doe ik dat?

Je weet nu wat resultaatgericht samenwerken is. Maar dé leidraad resultaatgericht samenwerken voor kantoorteams ligt helaas niet zomaar op de plank. Zo eenvoudig is het niet. Alhoewel, deze 7 tips helpen je wel een eind op weg om effectief samen te werken.

1. Cancel de afleiding uit je werkomgeving

Volg het voorbeeld van Thomas Edison en ontdek hoe je énorm resultaatgericht werkt. Thomas Edison stond erom bekend dat hij altijd een duidelijk doel voor ogen had. Dé gloeilamp uitvinden bijvoorbeeld. Hij was zó bezig met dat doel bereiken dat hij alle afleiding om zich heen vergat. Toegegeven: Edison had de luxe dat hij in het pre-mobiele-telefoon-tijdperk leefde en daardoor nog geen last had van e-mailpop-ups en Instagram-notificaties. Maar ook in deze tijd van eindeloos veel prikkels kun je wel degelijk afleiding van je werkdag verbannen.

Het volgende helpt om minder afgeleid te raken:

• Schakel alle notificaties uit. Nee, niet meteen afhaken. Je mag die notificaties heus weer aanzetten als je klaar bent met je werkdag of tijdens je pauze. Maar probeer je Outlook-pop-ups uit te schakelen. Zet je WhatsApp-notificaties uit. En doe hetzelfde voor alle andere onnodige pop-ups op je telefoon. Die leuke foto van je babyneefje in de groepsapp kun je ook over twee uur bekijken. Dan haalt-ie je niet uit je focus.
• Maak het thuisfront duidelijk dat het werktijd is. Het risico van thuiswerken is dat je thuisfront het wel heel gezellig vindt dat jij binnen handbereik bent. Heb je vaak last van binnenstormende kinderen of een partner die even wat frustratie bij je kwijt wilt, terwijl jij aan het werk bent? Geef van tevoren aan wanneer ze je wel en niet kunnen storen. 
• Doe altijd maar één ding. Je denkt misschien dat multitasken jou goed afgaat. In dat geval: think twice. Niemand kan twee dingen met volle aandacht tegelijk doen. Pak maar één taak op en wacht totdat die is afgerond voordat je aan het volgende begint.
• Gebruik een 1-op-1-lijst. Als je met elkaar een project oppakt, zal je regelmatig vragen of verzoekjes hebben voor specifieke collega’s. Voorkom dat die door je hoofd blijven spoken. Noteer ze op een 1-op-1-lijst. Dat betekent dat je in Outlook of in Word per collega de punten verzamelt die je binnenkort in één keer aan diegene wilt voorleggen. Stel die vragen allemaal in één meeting in plaats van je collega er steeds in de chat voor aan haar jasje te trekken. Dat scheelt jou én haar tijd.
• Werk thuis aan focusprojecten. Heb jij taken waarvoor je je hoofd er echt bij moet houden en waarbij storen uit den boze is? Werk juist op die dagen thuis. Dan heb je niet de afleiding van een rumoerige kantoortuin en zullen collega’s je ook minder snel op je schouder tikken voor onbenullige tussendoordingen.

2. Begin met de drie must-haves voor resultaatgericht samenwerken

In onze ogen moet je drie dingen sowieso hebben voordat je aan een resultaatgerichte samenwerking kunt starten:

1. Een timemanagement-systeem waarmee je samen aan de slag gaat. Tools als Trello, Monday en Asana zijn perfect om online samen te werken. Iedereen kan hierin zien wie wat doet, wanneer taken af moeten zijn en in welke fase een taak zit.
2. Een heldere taakverdeling. Wie doet wat in dit project? Zorg ervoor dat dat vooraf voor iedereen helder is. En dan ook écht helder. Dus iedereen moet direct aan de slag kunnen gaan. Begrijp je niet helemaal wat jij nu exact moet doen? Vraag door totdat je het wel volledig begrijpt.
3. Een goede planning. Resultaatgericht samenwerken doe je met een doel én met deadlines voor ogen. Maak afspraken over wat wanneer af moet zijn. Spreek ook van tevoren af wanneer jullie elkaar tussentijds spreken. Met een duidelijke planning voor iedereen voorkom je gemiste deadlines en daarmee frustratie.

3. Check je e-mails minder vaak; doe het OHIO

Die letters staan voor Only Handle It Once, wat zoveel betekent als “Handel je e-mail maar één keer af”. Dus klik niet op elke pop-up die binnenkomt (maar hé, die pop-ups had je waarschijnlijk bij tip 1 al uitgeschakeld!), markeer gelezen e-mails niet opnieuw als ‘Ongelezen’, stop met de rode vlaggetjes voor ‘Urgent’ en duik ook niet elk half uur je mailbox in. Nergens voor nodig en vooral zonde van je tijd, focus en aandacht.

Kies een paar momenten waarop jij de tijd hebt om je binnengekomen e-mails af te handelen. Werk dan alle e-mails in één keer af. Bepaal dus voor elk binnengekomen mailtje of je er een taak op je takenlijst aan koppelt, de e-mail in je agenda moet zetten, deze moet beantwoorden of de e-mail direct naar de prullenbak kunt slepen. 

Misschien denk je nu “Jaag ik mijn collega’s niet tegen me in het harnas als ik nauwelijks nog in Outlook zit?”. Maar niets is minder waar. Bij deze e-mailmethode weten je collega’s zeker dat ze een reactie van je krijgen, heb jij zelf beter overzicht én kun je resultaatgericht werken aan de dingen die belangrijker zijn dan mailtjes over en weer sturen.

4. Spreek af hoe je elkaar stoort als het dringend is

Resultaatgericht samenwerken betekent ook elkaar niet voor elk pietluttige dingetje storen. Maar wat als het écht belangrijk is? Het is slim om met elkaar afspraken te maken over hoe je elkaar voor die dingen stoort. Je wilt voorkomen dat jouw collega je mailtje over een spoedvraag pas aan het eind van de dag tegenkomt of zijn appjes pas onderweg naar huis leest en daardoor jouw belangrijke verzoek compleet heeft gemist.

Dus daarom: bespreek met elkaar hoe je communiceert als iets écht dringend is. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat jullie elkaar bellen als iets haastige spoed heeft. Of stuur elkaar een sms. Dat valt meer op dan een appje en komt ook binnen als de ontvanger geen wifi heeft. 

Nog wel voor de goede orde: niet alles wat “dringend” lijkt, is daadwerkelijk dringend. Als jij de link naar je Google Docs-bestand even niet kunt vinden, heeft dat geen spoed. Hetzelfde geldt wanneer je niet op een woord kunt komen. Wacht dan gewoon even. Dringend is wel een wachtwoord dat je nú nodig hebt om in een meeting te komen, een website die compleet plat ligt of een klacht van een klant waar je acuut iets mee moet.

5. Kom uit de ratrace en kijk waar je je tijd aan besteedt

Hoe meer tijd je voor een taak inruimt, hoe meer tijd je er ook aan zult besteden. Stel: jij plant een meeting van 1,5 uur in voor iets wat jullie ook prima in 45 minuten kunnen bespreken. Grote kans dat jij en je collega’s dan onbewust eerder uitweiden over onderwerpen. Jullie hebben de tijd ervoor, dus vult die tijd zich ook.

Je noemt dat ook wel de Wet van Parkinson:

De tijd die je ergens voor hebt ingepland, vult zich automatisch wel met het werk of de vergadering. Zelfs als het in minder tijd had gekund.

Daar is in veel teams nog winst te behalen. Want hebben jullie écht 1,5 uur nodig voor de wekelijkse meeting of kan het korter? Is het broodnodig om 4 uur aan dat persbericht te werken als je de laatste 2 uur vooral besteedt aan onnodige puntjes op de ‘i’? Waarschijnlijk niet. 

Kijk kritisch naar jouw tijd en naar jullie tijd, en ontdek waar tijd te besparen valt. Stop met doen wat je altijd doet en sta even stil bij alle taken in je agenda. Heb je de geplande tijd er echt voor nodig? Kan het efficiënter?

6. Houd wekelijks een reflectie

Stilstaan klinkt misschien als het minst productieve wat je kunt te doen. Maar vaak genoeg is het juist een ultra-productieve zet. In zijn boek geeft Björn bijvoorbeeld de tip om een wekelijkse reflectie te doen. 

Plan er elke week een half uur voor in en stel jezelf op dat moment een paar vragen:

• Waar ben je deze week tevreden over?
• Welke dingen gingen minder goed? Wat ging daar niet goed aan?
• Op welke momenten kwam je tijd tekort? Wat kun je daar een volgende keer aan doen?
• Hoe ziet je agenda voor volgende week eruit? Is dat haalbaar? Kun je anders dingen verschuiven?
• Missen er nog dingen in je agenda voor volgende week?
• Moet je dingen voorbereiden waarvoor je nog geen tijd hebt gereserveerd?

Een reflectie helpt je om scherp te blijven, je planning realistisch te houden en er ook proactief over te communiceren als je iets niet op tijd afkrijgt. Dan kunnen jullie daar samen iets op bedenken.

Overweeg, naast je eigen reflectie, ook een wekelijkse of tweewekelijkse reflectie met het team. Zo houden jullie elkaar tussentijds op de hoogte en weet je wat er speelt bij je collega’s. Dat is vooral handig als jullie veel thuiswerken en dit soort gesprekken zich dus niet automatisch al bij het koffiezetapparaat afspelen. Dan is het nog belangrijker om elkaar (via Teams, Zoom of Google Meet) op te zoeken.

7. Zie druk zijn niet als hét doel, productief zijn wel

En dan nog een laatste tip voor resultaatgericht samenwerken. Veel kantoormensen hebben het druk, druk, druk. Ze deinzen er ook niet voor terug om aan anderen te laten blijken hoe druk ze wel niet zijn. Ze hoppen de ene meeting na de andere in, blijven plakken tot half zeven ‘s avonds en klappen hun laptop ook op zaterdagmiddag weleens open. “Wat een toppers!”, denk je misschien. Wij denken eerder: “Waar zijn ze mee bezig?”.

Productief werken betekent niet dat je 50 uur in de week werkt. Het betekent dat je de uren die je werkt zinvol besteedt. Dat je met elkaar toewerkt naar het gezamenlijke doel en dat doel niet uit het oog verliest. 

En ja, dat kan prima zonder jezelf over de kop te werken. Je mag meetings skippen en taken met weinig nut terugkaatsen. Een sterk staaltje timemanagement, een goede focus en jezelf regelmatig afvragen “Moet ik dit nu doen?” zijn dé drie ingrediënten waarmee je wél productief bent. Jijzelf én jullie als team. That’s the spirit!

Nog niet uitgekletst over resultaatgericht (thuis)werken?

Dan hebben we mooi nieuws: op Instagram raken ook wij hier niet over uitgekletst. Op ons eigen account en op het account van Björn praten we je dagelijks bij over timemanagement, gesprekstechnieken, thuiswerken, samenwerken en meer van dat. Volg jij ons daar al?

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over resultaatgericht werken

• Wat is RGS werken?

  De term ‘RSG werken’ komt van de stichting RSG: een stichting voor organisaties in het vastgoedonderhoud. Deze stichting stimuleert hen om resultaatgericht samen te werken om zo kwaliteit en duurzaamheid te bereiken.

Wil jij meer uit je thuiswerkdagen halen? Volg een cursus.

Juist op thuiswerkdagen kunnen jullie reuze-productief zijn. Het gaat erom dat je ontdekt hoe je effectief samenwerkt, ook als jij en collega’s vanuit huis aan de slag gaan. Dus met goede communicatie, heldere doelen en regelmatig contact, maar zonder dat de telefoon steeds roodgloeiend staat.

Ben je benieuwd hoe je meer uit je thuiswerkdagen haalt? Volg dan met je team de cursus Thuiswerken, waarin je samen met je collega’s leert hoe jullie ook op afstand effectief samenwerken. Je krijgt talloze praktische handvatten waarmee je jouw thuiswerkdagen efficiënter benut, je werk-privébalans goed houdt, overzicht houdt en goed de verwachtingen kunt managen bij klanten en collega’s.

Of ga naar onze training Timemanagement. Daar leer je hoe je een waterdicht timemanagement-systeem opzet, realistisch plant, op tijd ‘nee’ zegt en meer gedaan krijgt in minder tijd zónder jezelf over de kop te werken.

Wie zijn wij? | Training Thuiswerken

Tijdwinst is als trainingsbureau al meer dan 20 jaar gespecialiseerd in slimmer (samen)werken, ook op afstand. Om professionals in heel Nederland daarbij te helpen, bieden we allerlei praktische, interactieve 1-daagse trainingen aan. Zo kun je bij ons terecht voor trainingen in timemanagement, thuiswerken, gesprekstechnieken en assertiviteit. 

Nieuwsgierig? Neem dan een kijkje op onze website of lees onze andere blogs. Of schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog 
2. 1-daagse training Timemanagement | Blog
3. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
4. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
5. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
6. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog