Tijdens je werkdag komen er al van verzoeken, vragen en ad hoc klussen op je af. Sommige zaken, daarvan weet je dat ze belangrijk zijn. Dringend zelfs. Die pak je dan ook zo snel mogelijk op. Het merendeel, daar twijfel je over. Zoals die vraag van je collega: ‘… of je nu Veronique kan bellen? Patrick zei dat het z.s.m. moet worden opgepakt.’ Wat doe je daarmee: laat je alles uit handen vallen? Of maak je toch eerst af waar je mee bezig bent? Een 2-stappenplan.

Jullie werkcultuur is als volgt: vanuit de overtuiging dat je een betrokken teamlid bent, help je jouw collega meteen uit de brand. Elk verzoekje tussendoor oppakken, iedere mail direct beantwoorden en ieder telefoontje meteen afhandelen toont aan dat je hart voor de zaak hebt. Efficiënt, toch?

Hm, nee. Niet bepaald. Constant brandjes blussen is minder professioneel dan je denkt. Zeker wanneer blijkt dat bepaalde zaken prima hadden kunnen wachten tot een later moment.

En nu is het natuurlijk niet erg om één keer gehoor te geven aan een “dringend” verzoek om er volgens achter te komen dat het eigenlijk niet dringend was. Dat kan gebeuren. Gebeurt het daarentegen vaker, dan zul je merken dat dit reactieve werken gevolgen heeft voor jouw productiviteit en concentratie:

In de Tijdwinst Podcast spreek ik met time management trainer Patrick van der Gulik over reactief werken en hoe je dit ook moet inplannen in je agenda om frustraties te voorkomen.

Wat heeft dat telkens bijspringen voor een invloed op je productiviteit?

In mijn boek Elke dag om 15.00 klaar schrijf ik uitgebreid over – onder andere – het concentratievermogen: hoe het eronder lijdt wanneer jij telkens wordt lastig gevallen door “dringendheden” van anderen, maar ook wanneer je het zelf saboteert.

Denk bijvoorbeeld aan het direct beantwoorden van mail of het tussendoor uitvoeren van een klein klusje: funest voor je productiviteit.

Jij denkt dan misschien wel dat reactief werken productief is, maar tussendoor zaken oppakken en vragen beantwoorden is voor jouw concentratie de nekslag. Het is namelijk onmogelijk om te multitasken — ja, ook voor jou. Ook voor je collega’s.

Niet alleen krijg je minder werk verzet, ook de kwaliteit van je werk laat het na: je maakt meer fouten en ziet verbanden sneller over het hoofd.

Vermijd het daarom: probeer gedurende je werkdag zo weinig mogelijk toe te geven aan interrupties, ad hoc klussen en “spoedgevallen”: focus je enkel op het werk dat werkelijk belangrijk of dringend is.

Wat is het verschil tussen dringend en “dringend”?

Om reactief werken voorgoed te verbannen, leer je het verschil tussen dringend en “dringend”. Met andere woorden: tussen iets dat werkelijk acuut moet gebeuren of iets dat slechts nijpend voelt.

Een belangrijk verschil, als je het mij vraagt, want zo kan je collega het laten overkomen alsof zijn vraag een kwestie van leven en dood is, maar blijkt achteraf dat het vooral een gevalletje “tussen-de-oren” is. Je werkzaamheden daarvoor onderbreken is zonde.

Daarentegen gehoor geven aan een klacht die zojuist is binnenkomen en die mogelijk klantverloop zou kunnen betekenen, is een slimme keuze. Eén waarvoor het zeker waard is om dat belangrijke project te onderbreken. Hoe maak je het onderscheid?

Houd vast aan de volgende stelregel:

Iets is dringend wanneer je het meteen moet oppakken. Dat betekent dat je dus niet kunt afmaken waarmee je bezig bent, omdat deze vraag/klus/probleem/situatie binnen dertig minuten moet worden opgepakt.

Stel jezelf dus de vraag:

Kan het een half uurtje blijven liggen? Vergaat dan de wereld? Nee? Mooi. Dan betekent het dat je eerst even kunt afmaken waar je mee bezig bent en dat dit dus niet dringend is.

Is het niet echt dringend?

Doorgaans vallen de meeste zaken die ons pad kruisen hier niet onder. Ze zijn niet dringend: ze kunnen best wachten tot je klaar bent met een aantal klussen. Ze voelen dringend, dat is iets anders.

  • Je bent gewoon bang ze te vergeten. Uit gemakzucht spuw je de informatie of de vraag daarom maar richting een collega (onder het mom van: “Dan hoef ik er niet meer aan te denken.”)
  • Het kan ook zo zijn dat je de urgentie van een klus verkeerd inschat, omdat een ander de klus aandikt. Een leidinggevende bijvoorbeeld. Jij wordt meegezogen in de emotie van het moment, waardoor je een hoop – belangrijkere – zaken laat vallen.

Wil je werkelijk een productieve werkdag tegemoet gaan, dan voorkom je dit. Je geeft niet toe aan verzoeken die dringend lijken (uit angst ze te vergeten of vanwege de lading die erachter zit), maar focust op werk die de meeste impact en waarde oplevert: jouw prioriteiten.

Door een paar kleine aanpassingen te maken in de manier waarop je werkt en dit ook te communiceren naar buiten toe,  kun je een groot deel van deze reactief werken cultuur voorkomen.

Dit is wat je doet:

Waarvoor mogen jullie elkaar storen?

Bij de volgende teammeeting gaan jullie in gesprek: hoe is het gesteld met jullie reactief gedrag? Storen jullie elkaar veel en met welke redenen doen jullie dat dan? Zodra jullie een beetje een beeld krijgen van het reactieve werksfeer die er binnen het team heerst, maak je nieuwe afspraken:

Wat zijn omstandigheden waarvoor het is geoorloofd om een ander van zijn werk af te houden of zijn werkzaamheden te onderbreken?

Zo vinden jullie bijvoorbeeld dat een klant die een klachtenmail stuurt niet dringend is. Mits deze op dezelfde dag nog wordt opgepakt, is er niets aan de hand. Daar hoef je een collega niet voor aan de mouw te trekken.

Een klant die daarentegen een nare comment achterlaat op jullie social media en flink wat exposure heeft, wil je zo vlug mogelijk sussen. Zeker voordat jullie blunder viral gaat. In zo’n situatie is een klacht dringend. Jij of een andere collega moet hem binnen dertig minuten oppakken.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Welke communicatiemiddelen gebruiken jullie?

Zodra jullie een aantal situaties hebben besproken, komt aan bod op welke manier jullie elkaar op de hoogte brengen van dringende zaken of spoedjes. Maar ook: hoe communiceer je over zaken die niet dringend zijn maar die uiteindelijk wel moeten gebeuren, zoals het afhandelen van die klachtenmail?

Maak dat concreet:

“Goed, laten we afspreken dat als iets dringend is we direct contact zoeken: je loopt binnen of belt.”

en:

“Voor niet-dringende zaken mail je of je zet het (bespreek)punt zolang op je ‘1 op 1’-lijst.”

Het is belangrijk dat iedereen zich aan deze afspraken houdt. Je stoort elkaar dus niet wanneer jouw punt ook net zo goed in een e-mail had kunnen staan. Andersom geldt dat ook: indien jij een werkelijk urgente kwestie op de mail zet, verwacht dan niet dat iemand binnen 5 minuten jouw kwestie oppakt.

Wat is een ‘1 op 1’-lijst?

De ‘1 op 1’-lijst is één van de handigste onderdelen uit ons timemanagementsysteem. Het is een vaste plek om al je vragen, bespreekpunten op kwesties te verzamelen. Op die manier voorkom je dat jij collega’s lastig valt met zaken die niet echt dringend zijn, maar ook dat je jouw bespreekpunt vergeet.

Pas op het moment dat het jullie beide schikt, bijvoorbeeld in een wekelijks overlegmoment, haal je de lijst tevoorschijn en ga je puntsgewijs je vragen en opmerkingen langs.

Jouw collega doet hetzelfde.

Hierdoor gun jij jezelf en de ander rust. Beter nog: je voorkomt dat je de ander tig keert soort, alleen omdat jou iets te binnen schiet.

Ik leg je in deze Youtube video kort uit hoe deze 1-op-1-lijst je samenwerking kan verbeteren.

Kortom

Door bewustwording bij jezelf en het team te creëren, kun je reactief werken de kop indrukken. Daardoor krijg jij niet alleen meer gedaan, het werk dát je verzet is ook beter. Maak daarom onderling afspraken: over wanneer je elkaar mag storen en ook hoe je dat doet. Dat geeft rust en voorkomt dat jij andere collega’s lastig valt met iets wat niet zo dringend is als jij het doet voorkomen.

Wel zo collegiaal.

Björn Deusings,
Coach persoonlijke effectiviteit

Meer lezen over reactief werken?

Meer Tijdwinst?

In onze boeken Full focus op wat echt belangrijk is en Elke dag om 15.00 klaar gaan we veel uitgebreider op dit onderwerp in. Nuttig, indien je productiever wilt leren werken én leven. Ben je iemand die liever in de praktijk leert dan middels een boek, volg dan onze training Time Management! Daar leert een expert jou alles wat je ook maar ooit over slimmer (samen)werken wilde leren — en dat in minder dan 1 dag! Dus aan jou de keus: meer werk verzetten in minder tijd dankzij ons boek? Of toch dankzij een training Time Management?

Note: we zijn ook te vinden op social media! Volg ons dus op kanalen als Instagram of LinkedIn voor meer tips.

Veelgestelde vragen over reactief werken

  • Wat is reactief werken?

    Reactief werken betekent dat je werkdag vooral wordt gestuurd door wat er op je afkomt: mailtjes, appjes, telefoontjes, verzoeken van collega’s en brandjes die ineens geblust moeten worden. Je bent dus vooral aan het reageren, in plaats van dat jij zélf bepaalt wat belangrijk is en wanneer je daaraan werkt.

  • Wat zijn reactieve taken?

    Reactieve taken zijn werkzaamheden die niet of nauwelijks gepland zijn, maar tussendoor binnenkomen en direct om aandacht vragen. Denk aan een collega met een urgente vraag, een klantmail die meteen beantwoord moet worden, een storing, een last-minute verzoek van je leidinggevende of een telefoontje dat je planning overhoop gooit.

  • Wat zijn de nadelen van reactief zijn?

    Wat de nadelen zijn van reactief zijn? Ik denk dat dit ze zijn:

    • Je verliest je grip op je dag
    • Je werk raakt versnipperd
    • Je maakt sneller fouten
    • Je komt niet toe aan de taken die belangrijk zijn
    • Zorgt voor meer stress
    • Je voelt je druk, maar bent niet productief

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen. Wil je op de hoogte blijven van onze nieuwtjes? Meld je dan tevens aan voor onze nieuwsbrief.