Feedback geven kan spannend zijn. Liever deel je enthousiast je lovende woorden dan dat je een punt van kritiek geeft. Gelukkig hoeft feedback niet eng te zijn. Sterker nog: feedback geven ís professioneel. Zeker als je er een professionele houding bij aanneemt en de feedback constructief brengt. Met deze 5 tips van onze beste experts geef je feedback op zo’n manier dat de ander het juist waardeert.

Wat komt aan bod?

Feedback geven is professioneel gedrag

Het is belangrijk om feedback te geven. Juist om professioneel over te komen. Je bent misschien bang dat je collega’s je minder waarderen wanneer je iets op- of aan te merken hebt. Maar niets is minder waar!

Het is juist vervelend als iets jullie samenwerking in de weg zit en jij niet eerlijk bent over wat dat is. Juist dán saboteer je (onbewust) de samenwerking, verloopt de communicatie minder soepel en gaan de resultaten achteruit.

Het is dus allesbehalve professioneel gedrag om dingen te verzwijgen. Collega’s zullen uit je verbale of non-verbale communicatie toch wel afleiden dat er iets speelt. Kun je maar beter zeggen wat dat “iets” is, zodat zij niet hoeven te vissen! Dat laatste is pas onprofessioneel.

Kortom: feedback geven is een belangrijk onderdeel van je professioneel opstellen op het werk. En wel hierom:

  • Je helpt collega’s om zichzelf te verbeteren.
  • Je spreekt je uit over wat je dwarszit in plaats van daar passief agressief of subassertief omheen te draaien.
  • Collega’s weten wat ze aan je hebben. Ze weten: als er iets, dan zeg jij het wel. En wat je zegt, dat méén je ook.
  • Je verbetert er de samenwerking en communicatie mee. Dat is dan weer goed voor jullie gezamenlijke resultaten.
  • Het bevordert het teamgevoel wanneer jij je betrokken opstelt door aan te geven wat beter kan en wat al goed gaat.
  • Je geeft daarmee het goede voorbeeld dat feedback op het werk gegeven mag worden. Daardoor kun je zelf ook eerder op constructieve feedback van collega’s rekenen die je verder helpt.

Wat is een professionele houding?

Feedback geven en ontvangen op de juiste manier is onderdeel van een professionele houding. Maar een professionele houding én professioneel gedrag omvat meer dan dat. Een professionele houding wordt vaak gezien als een leerdoel tijdens stages of als je ergens net aan het werk bent. Het is dan ook essentieel om je werk goed te kunnen doen.

 

Bericht van @tijdwinst
Bekijken op Threads

 

Voor een professionele houding is het bijvoorbeeld belangrijk dat…

  • …jij je joggingbroek thuislaat en in een passende outfit op het werk verschijnt (of – als je thuiswerkt – in een nette outfit achter je computer zit).
  • …jij je proactief opstelt en bijvoorbeeld zelf problemen signaleert en aanpakt, oplossingen aandraagt en er zelf over begint als iets jouw werk in de weg zit.
  • …je op tijd op afspraken verschijnt (en goed voorbereid hebt).
  • …je goed kunt plannen, deadlines haalt en er helder en op tijd over communiceert als je iets niet gaat halen.
  • …je goed luistert naar de ander en niet alleen zelf aan het woord laat. Toon daarbij ook begrip voor wat de ander zegt, ook als je het er niet mee eens bent.
  • …je openstaat voor feedback van anderen en dan niet direct in de verdediging schiet, maar kijkt wat je kunt verbeteren.
  • …je overzicht hebt over je werkzaamheden, mensen up-to-date houdt over waar je mee bezig bent en op tijd taken delegeert als dat nodig is.
  • …je je uitspreekt (in de vorm van constructieve feedback) als je je stoort aan bepaald gedrag of als dingen beter kunnen.

Hoe laat je een professionele houding zien?

Een professionele houding gaat erover dat je alle mogelijke acties onderneemt die nodig zijn om ervoor te zorgen dat jijzelf én je collega’s hun werk zo goed mogelijk kunnen doen en zo goed mogelijke resultaten te leveren.

Je laat een professionele houding zien door daarin zelf initiatief te nemen. Je geeft bijvoorbeeld proactief feedback aan collega’s als iets je stoort of als je denkt dat processen beter kunnen. Maar dan wel op zo’n manier dat de ander zijn gedrag kan verbeteren en zich niet aangevallen voelt. Constructief dus!

Op die manier toon je betrokkenheid bij het project, laat je zien dat het voor jou belangrijk is dat het werk zo goed mogelijk gebeurt, houd je de samenwerking goed en voorkom je vervelende hobbels die het werk in de weg zitten.

lachende man die aan het werken is achter zijn laptopOp een professionele manier feedback geven – zo doe je dat!

Dus feedback geven is een bittere noodzaak. Het gaat jou en je collega’s verder helpen. Maar hoe neem je een professionele houding aan bij het geven van feedback? Wij van Feedbackgeven.nl geven al jarenlang trainingen op het gebied van feedback geven en ontvangen én delen online honderden praktische tips om betere feedback te geven.

Dit zijn onze 5 belangrijkste tips waarmee jij je professioneel opstelt als feedbackgever.

1. Houd het constructief door vanuit “ik” te spreken

Als je vol in de irritatiemodus zit, ben je misschien geneigd om dingen te roepen als “Waarom kun jij ook nooit…?” of “Houd toch eens op met…!”. Logisch dat je zo reageert. Maar helaas werkt dat soort feedback averechts. De ander zal direct in de aanval schieten (“Ik doe dat heus niet nooit!”) en je feedback onderuit halen. Bovendien valt van deze feedback weinig te leren. Wat moet de ander precies anders doen? En hoe?

Open een feedbackgesprek altijd met uitspraken vanuit “ik”. Dus spreek vanuit jezelf. Wat voor gedrag heb jij geobserveerd? Wat doet dat met jou? Waarom stoort het jou? Wat zou jij liever zien? Door het op die manier in te steken, zal de ander meer openstaan voor wat je te zeggen hebt en heb je een grotere kans dat de ander daadwerkelijk met je feedback aan de slag gaat.

De ik-ik-jij-methode is een handig model dat je kan helpen om feedback op deze manier in te steken. Het idee is dat je je feedbackboodschap in drie stappen opbouwt:

  1. “Ik zie/merk dat…” (Omschrijf hier het concrete gedrag dat je observeert. Houd het bij een feitelijke beschrijving van één of twee situaties.)
  2. “Dat doet met mij…” (Beschrijf wat voor gevoel (irritatie, boosheid, angst, etc.) dit gedrag bij jou opwekt.)
  3. “Herken jij je daarin?” (Vraag nu aan de ander of diegene het gedrag herkent? Ga erover in gesprek en probeer tot een oplossing te komen.)

2. Draai niet om de hete brij heen

Misschien heb je ooit geleerd om vooral niet direct met de deur in huis te vallen als je een vervelende boodschap hebt. Niets is minder waar! Voor de ander is het alleen maar onduidelijk en gek als jij eerst uitweidt over een random compliment dat je nog wilt geven en daarna opeens met je negatieve feedback komt. Was dat eerdere compliment dan gemeend? Wanneer komt de “maar”?

Beter kun je direct vertellen welke feedback je te geven hebt. Zonder lange inleidingen of twijfeltaal als “Zou het misschien kunnen dat…” of “Ik begrijp het helemaal, maar…”.

Als je je feedback constructief brengt (dus vanuit jezelf en met de ik-ik-jij-methode) is het bovendien niet nodig om de werkelijke boodschap voor je uit te schuiven. Je bent dan respectvol in je feedback en hoeft dus niet bang te zijn dat het heel rauw op het dak van de ander valt. En als dat al wel zo is, dan ligt het niet aan hoe jij de feedback brengt.

3. Ga met elkaar in gesprek (en luister)

Professionele feedback is geen monoloog. De ander zal ongetwijfeld iets te zeggen hebben nadat jij je feedback hebt gegeven. Misschien heeft hij er iets tegenin te brengen of heeft hij een oplossing bedacht. Geef hoe dan ook de ander de ruimte om te reageren. Vraag bijvoorbeeld hoe hij het ziet. Vertel wat in jouw ogen een oplossing of meer gewenst gedrag zou zijn, en vraag hoe de ander daarnaar kijkt.

En raakt de feedback de ander? Vraag dan waarom het hem raakt en toon begrip voor die reactie. Enkel de woorden “Ik begrijp dat het je raakt” kunnen het al verzachten. Neem daarbij ook de tijd om te luisteren naar de ander. Niet gewoonweg de ander kort laten zeggen hoe het was, maar echt actief luisteren en de ander laten uitspreken, doorvragen en motiveren om meer te vertellen. Ook als je het niet met hem eens bent. Zo blijf je constructief met elkaar in gesprek.

4. Geef ook regelmatig positieve feedback

Misschien wel vaker dan “regelmatig” zelfs:

De vuistregel is dat je ongeveer 80% van de tijd positieve feedback geeft, en 20% van de tijd negatieve feedback.

Op die manier sta jij niet als boeman (of -vrouw) te boek wanneer je kritiek geeft, omdat je ook regelmatig complimenten geeft. Bovendien is het fijn voor anderen om ook te weten wat ze wél goed doen. Zeker als je bijvoorbeeld ziet dat de ander in positieve zin zijn gedrag aanpast na je feedback, is het prettig als je daar iets positiefs van zegt. Dan weet de ander ook welk gedrag jij wel prettig vindt.

Positieve feedback is cruciaal op de werkvloer. Mensen zullen je negatieve feedback ook meer serieus nemen en meer waarderen als je daarnaast regelmatig iets positiefs zegt.

5. Sta ook zelf open voor feedback (of nog beter: vraag erom!)

Professioneel gedrag op de werkvloer houdt ook in dat je zelf bereid bent om dingen te leren en je werk nog beter uit te voeren. Dat vraagt erom dat je niet alleen feedback geeft aan anderen, maar ook zelf ervoor openstaat om feedback te ontvangen.

Wil je helemaal professionaliteit uitstralen? Vraag dan zelf proactief om feedback. Veel mensen vinden feedback geven lastig en zullen het daarom niet spontaan doen. Jij stelt je professioneel op door er actief om te vragen. Doe dat niet alleen bij een functioneringsgesprek, maar bijvoorbeeld ook na afronding van een project of bij een tussentijdse projectbespreking.

Stel vragen als:

  • Hoe ervaar je de samenwerking met mij? 
  • Hoe heb je mijn rol in het project ervaren? 
  • Wat vind je positief aan werken met mij? 
  • Zijn er dingen die ik zou kunnen verbeteren?
  • Hoe ervaar je de communicatie met mij? 
  • Als je mij één tip zou mogen geven voor een volgende keer, wat is dat dan? 

Daarmee laat je zien dat je wilt groeien en kun je jezelf blijven verbeteren. Ook dát valt onder de betekenis van professionaliteit. Patrick vertelt je in deze video nóg meer over feedback geven:

Meer leren over feedback geven en een professionele houding?

Proactief stappen zetten in betere feedback geven is hét voorbeeld van professioneel gedrag. Dus blijf daar zeker over bijleren! En dat kan heel eenvoudig iedere dag opnieuw. Volg Tijdwinst en mij op Instagram en krijg zo dagelijks praktische tips en inzichten op het gebied van slimmer (samen)werken, feedback geven en effectieve gesprekstechnieken. Daar word je een (nog) betere werknemer van.

Leer je liever lezend? Verdiep je dan in ons boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’. Daarin delen we onze beste tips en tactieken om slimmer om te gaan met je tijd en meer gedaan te krijgen op het werk, zonder dat je er harder voor hoeft te werken.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over feedback geven

  • Wat zijn professionele eigenschappen?

    Professionele eigenschappen zijn onder meer initiatiefrijk, proactief, empathisch, zelfverzekerd, positief, meedenkend, respectvol, constructief, doelgericht en flexibel. Daarnaast wordt het als professioneel gezien wanneer je goed kunt luisteren.

  • Wat is professioneel gedrag?

    Het is voor ieder beroep weer anders wat een professionele beroepshouding is. Het komt erop neer dat je er alles aan doet om jouw werk zo goed mogelijk te kunnen doen én dat je je inzet om ook de samenwerking met collega’s of klanten goed te laten verlopen. Dat betekent bijvoorbeeld dat je je tijd goed bewaakt, heldere afspraken maakt en die nakomt, open communiceert en mensen op de hoogte houdt over lopende projecten.

  • Wanneer heb je een professionele houding?

    Wat professionaliteit in onze ogen vooral is, is dat je proactief die stappen zet die nodig zijn om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen en om de samenwerking met collega’s goed te houden. Dat betekent bijvoorbeeld dat je je tijd efficiënt indeelt, dat je feedback geeft als dingen de samenwerking in de weg zitten, dat je je flexibel opstelt en dat je goed bereikbaar bent voor collega’s.

  • Wat houdt een professionele presentatie in?

    Een professionele presentatie betekent dat je jezelf presenteert op een manier die positief afstraalt op jezelf, op jouw werk en op je werkgever. Je komt bijvoorbeeld op tijd bij afspraken, draagt een passende outfit, neemt een open houding aan en staat open voor wat de ander te zeggen heeft.

  • Wat is een professionele houding in de zorg?

    Bij een professionele houding in de zorg gaat het er vooral om dat je open communiceert (met patiënten en collega’s), de rust bewaakt en empathisch bent naar patiënten toe. Het is fijn voor patiënten als je goed luistert, hen laat uitpraten en begrip toont in een lastige situatie. Dat alles is, naast de nodige kennis en kunde, heel belangrijk voor een professionele houding als verpleegkundige, arts of andersoortige medisch specialist.

Nog meer leren over professionele feedback geven? Volg onze training!

Over feedback geven én ontvangen op een professionele manier kunnen we je nog veel meer vertellen dan deze paar tips. Wil jij alles leren om voortaan constructieve feedback te geven op een manier waar jij je fijn bij voelt én waar de ander iets aan heeft? Schrijf je dan in voor onze training feedback geven! Volg de training op een locatie bij jou in de buurt of online.

Dan leren onze feedback-experts je in slechts 1 dag hoe jij een duidelijke, krachtige en constructieve gesprekspartner wordt op het werk, die op een positieve manier tot oplossingen komt.

Wie zijn wij? | Training Feedback Geven

Bij Tijdwinst helpen we al meer dan 20 jaar professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Zo helpen we kantoorwerkers om meer uit zichzelf, uit hun werk en uit samenwerkingen te halen. Dat doen we door trainingen te geven door het hele land op het gebied van onder meer feedback geven, timemanagement en effectieve gespreksvoering.  Ook online bieden we praktische trainingen aan over elk van die onderwerpen.

Bekijk onze websites voor meer handige artikelen en voor ons trainingsaanbod. Of meld je direct aan voor één van onze trainingen. Zien we je binnenkort?