“Alleen ga je sneller, samen kom je verder.” Wellicht hangt die dooddoener ook ergens op jouw werkplek ingelijst aan de muur of hoor je hem regelmatig van je leidinggevende. Maar wij geloven zeker niet dat samenwerken meer tijd hoeft te kosten dan in je uppie alles doen. Sterker nog, professioneel samenwerken levert je tijdwinst op. Zeker als je deze 7 handige hacks toepast.

Wat komt aan bod:

  1. Wat is een professionele samenwerking?
  2. Oké, wat maakt samenwerken dan tijdsefficiënt?
  3. Wat is er nodig voor een succesvolle samenwerking?
  4. Dé 7 hacks om efficiënt en professioneel samen te werken
  5. Mensen vroegen ook m.b.t. professionele samenwerking

Er zijn altijd mensen met de stellige overtuiging dat je in je eentje meer voor elkaar krijgt én alles sneller kunt doen dan alleen. Die mensen kun je wel tien keer zeggen “We vormen samen een team”, je kunt ze overspoelen met je beste tips voor een goede samenwerking of allerlei artikelen onder de neus schuiven over hoe succesvol samen te werken. Maar ze blijven ervan overtuigd dat zij al micro-managend en werk naar zich toe trekkend beter én sneller werken dan als jullie het samen doen.

Maar samenwerken is het probleem niet. Wel de oplossing.

Als een samenwerking veel tijd slurpt, dan komt dat vaak doordat deze samenwerking niet soepel loopt. Samenwerken op de werkvloer is niet hetzelfde als eindeloos veel meetings bijwonen met z’n tienen, heel veel CC’en naar Jan, Piet en de hele goegemeenschap op kantoor. En nee, het is ook niet hetzelfde als werk overlaten aan Claartje en vervolgens haar hele werk opnieuw doen omdat ze er toch niet zo goed in is

Als dit is hoe jij samenwerken als team ziet, dan is het logisch dat je samenwerken tijdrovend noemt. In dat geval kunnen we je garanderen: het kan beter en efficiënter. De samenwerking verbeteren is mogelijk én maakt jullie direct als team en individueel een stuk efficiënter.

professioneel samenwerken

Wat is een professionele samenwerking?

Een professionele samenwerking houdt in dat jullie binnen een team volgens teamafspraken toewerken naar een gezamenlijk doel, waaraan iedereen een individuele bijdrage levert én jullie samen meer bereiken dan alleen.

Oftewel: jullie maken slim gebruik van de kwaliteiten in het team, laten iedereen zijn talenten inzetten én bundelen de krachten om via communicatie, overleg (niet te veel, niet te weinig) en proactiviteit samen op een doel af te gaan.

Oké, wat maakt samenwerken dan tijdsefficiënt?

Nog niet overtuigd dat samenwerken je echt tijdwinst kan opleveren? Laat dan dit voordelenlijstje je ervan overtuigen dat samenwerken je in theorie juist tijd zou moeten besparen:

  • Je kunt het werk verdelen, waardoor iedereen meer tijd overhoudt voor andere werkzaamheden (of om – ook heel belangrijk – die welverdiende pauze van werk te nemen).
  • Ieder teamlid doet waar hij goed in is en wat hij of zij dus efficiënt kan doen. Je hoeft je niet te wagen aan dingen waar je niet in thuis bent of die je niet snel kunt. Ook dat is tijdsbesparend.
  • Bij professioneel samenwerken kun je overleggen over problemen of in lastige situaties, waardoor je sneller tot oplossingen komt.
  • Als je dingen samen oppakt, krijg je minder te maken met tunnelvisies of fouten. Met elkaar zie je meer dan alleen. Daardoor zijn er minder vaak correctierondes nodig én voorkom je onhandige bloopers of onnodig tegenvallende resultaten.
  • Er bestaat zoiets als samenwerkend leren: je leert van het werk van anderen, van hun werkwijze én van hun feedback op jou. Of beter gezegd: elk teamlid leert ervan. Daardoor worden jullie allemaal nog beter in je werk.

Oftewel: wanneer jullie leren om samen te werken op een slimme manier, levert samenwerken jullie allemaal tijd op in plaats van dat het tijd slurpt.

Wat is er nodig voor een succesvolle samenwerking?

Voor een succesvolle samenwerking zijn volgens de Amerikaanse organisatieadviseur Patrick Lencioni 5 dingen nodig:

  1. Vertrouwen in elkaar. Jullie moeten 100% vertrouwen hebben dat ieder teamlid zijn best doet, zelf zijn werk goed inplant, alles goed bedoelt en het eerlijk aangeeft als dingen niet lekker lopen of beter kunnen. Oftewel: geen micro-management.
  2. Geen conflictvermijding. Conflictvermijdend gedrag is een strop voor elke samenwerking. Waar meerdere mensen samenwerken, ontstaan soms ook conflicten of op z’n minst irritaties. Krop die niet op, maar kaart ze aan. Geef elkaar constructieve feedback, het liefst direct na het voorval. Daarmee houd je de relatie goed.
  3. Betrokkenheid van elk teamlid. Verder moet iedereen zich betrokken voelen bij het einddoel en bij het project. Ook komt het de samenwerking ten goede als teamleden betrokken zijn bij elkaar. Koffiezetapparaatgesprekken lijken misschien nutteloos bestede tijd. Maar juist die gesprekken zijn belangrijk om fijn samen te werken binnen een team.
  4. Individuele verantwoordelijkheid. Binnen een team werkt elk teamlid ook deels aan eigen taken. Daarbij is het essentieel dat iedereen die taken goed én voor de deadline oppakt en dus ook geconcentreerd werkt om dat voor elkaar te krijgen. En ook dat teamleden het proactief laten weten als dingen tegenzitten.
  5. Aandacht voor het gezamenlijke doel. Verder is het belangrijk dat jullie als team het doel niet uit het oog verliezen. Dus kom regelmatig samen om te kijken waar jullie staan, of jullie moeten bijsturen en wat beter kan. Het is daarbij belangrijk dat iedereen het uiteindelijke doel laat voorgaan op de eigen successen. Dát is nou net waar het soms bij samenwerking in teams misgaat.

Daar willen wij – vast niet geheel verrassend als Timemanagement.nl – nog wel aan toevoegen dat een heldere planning, goed timemanagement, duidelijke prioriteiten en een ijzersterke concentratie óók heel belangrijk zijn. Zonder dat alles kun je overleggen tot je eens ons weegt, maar komt er weinig uit jullie handen. Ook echt werken – geconcentreerd en efficiënt het liefst – komt de samenwerking en het resultaat ten goede.

professioneel samenwerken

Dé 7 hacks om efficiënt en professioneel samen te werken

Wil je de teamsamenwerking verbeteren? Veel frustraties, trage processen en fouten kun je voorkomen door efficiënter met elkaar te werken. Dit zijn 7 life-hacks die we op het kantoor van Tijdwinst dagelijks toepassen om samen niet alleen verder te komen, maar ook sneller te werken dan alleen.

1. Respecteer elkaars focustijd met een 1:1-gesprek

Hoe vaak horen we wel niet van cursisten dat ze nauwelijks tien minuten ongestoord kunnen werken voordat er alweer iemand aan de lijn hangt of naast het bureau staat. Ook in veel teamsessies over samenwerken komt het als één van de grootste frustraties naar voren. Om je werk gedaan te krijgen en je werkdag tevreden af te sluiten, moet je immers het gevoel hebben dat je je werk fatsoenlijk kon doen. Daarvoor is focus cruciaal.

Wat je daar samen aan kunt doen? Simpel. Stoor elkaar minder vaak voor één ding, en spaar in plaats daarvan “stoorwaardige” punten op. Het idee is dat je met je collega bijvoorbeeld één keer per dag of eens per week een kwartiertje gaat zitten om al je punten langs te gaan. Dan hoef je je collega niet tien keer voor iets kleins te storen, maar hoeven jullie er allebei maar 15-30 minuten voor uit te trekken. Een 1:1-gesprek noemen we dit. Het is één van Björns favoriete tips uit zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’.

2. Werk je e-mails in één keer af (en doe het direct)

Nog een veelvoorkomende irritatie op de kantoorvloer is de grote stortvloed aan e-mails die veel mensen op een dag ontvangen. De pop-ups van Outlook blijven maar komen. En het lijkt soms wel een pingpong-spel met je razendsnel terugmailende collega. Hoe je voorkomt dat e-mail jouw tijdvreter #1 wordt in samenwerkingen? Gebruik de OHIO-methode. Dat staat voor Only Handle It Once.

Er zijn twee dingen belangrijk bij deze methode:

  1. Check je e-mail niet de hele dag door. Dat houdt ook in dat je je notificaties voor Gmail of Outlook uitzet. Open je mailbox alleen nog maar op de momenten dat je bewust en met aandacht e-mails gaat lezen.
  2. Handel elke e-mail al bij de eerste keer openen af. Dus weersta de verleiding om een e-mail daarna weer op ‘ongeopend’ te zetten of met een vlaggetje terug in je Postvak In te plaatsen. Bepaal direct of je deze e-mail nu gaat beantwoorden, of je hem direct kunt verwijderen of dat aan de e-mail een taak gekoppeld is die je direct in je agenda zet.

Het voordeel van deze methode is 1) dat je minder tijd kwijt bent aan je mailbox, en 2) dat mailtjes van je collega’s of taken nooit ergens tussen de grote hoop aan e-mails vergeten raken. Je collega’s kunnen dus sneller op een reactie rekenen zonder dat jij de hele dag in je mailbox hoeft te zitten.

professioneel samenwerken

3. Stel regelmatig prioriteiten met de Eisenhower-matrix

Jullie kunnen als team niet alles doen en zeker niet alles tegelijk. Daarom is het belangrijk om je regelmatig samen te buigen over de prioriteiten. Daarmee voorkom je dat jullie overlopen of je bezighouden met dingen die de tijd niet waard zijn. De Eisenhower-matrix is een handige hack om de prioriteiten helder te houden.

EISENHOWER-MATRIX-5

Het idee is als volgt: je kunt elke taak in één van de vier categorieën indelen. Die categorie is bepalend voor of jij de taak gaat oppakken en of dat nu moet gebeuren of niet.

  1. Dringende én belangrijke taken moet je direct uitvoeren.
  2. Niet-dringende maar wel belangrijke taken moet je uitvoeren, maar hoeven niet acuut te gebeuren. Zet ze in je takenlijst voor ergens deze week.
  3. Taken die wel dringend maar niet belangrijk zijn, kun je mogelijk delegeren. Het moet wel snel gebeuren, maar het is niet belangrijk dat jij je tijd hierin steekt.
  4. En taken die niet dringend en niet belangrijk zijn (zoals dat ene rode knopje op de website blauw maken) kun je schrappen. Tenzij jullie met z’n allen massaal uit je neus zitten te eten en staan te springen om nieuw werk natuurlijk.

Deze matrix is handig om zelf te gebruiken als er weer een collega met een vraag aan je bureau staat. Én het is een handige tool om er als team bij te pakken wanneer jullie allemaal met de handen in het werk zitten vanwege de grote hoeveelheid werk.

4. Houd in je planning al rekening met 30 minuten uitloop per dag

En adviseer je collega’s hetzelfde te doen. Het ding is: elke dag zal je taken op je bordje krijgen waar je die ochtend nog geen rekening mee had gehouden. Collega’s die onverwachts aan je bureau staan. Telefoontjes die tussendoor komen. Spoedtaken waarvoor je andere dingen uit je handen moet laten vallen.

Het is dan handig als je vooraf al rekening houdt met die tussendoor dingen. Hoe? Door minstens 30 minuten op een dag vrij te blokken (naast je pauzes!). Die tijd kun je gebruiken voor tussendoordingen. Daardoor kom je niet direct met je planning in de knel als je onverwachts wordt gebeld. En kun je tegelijkertijd wel je teamleden goed te woord staan en verder helpen zonder dat je meteen in de “Oh nee, ik heb echt geen tijd, want ik moet nog zoveel doen…”-stressmodus schiet.

5. Wijs elkaar op tijdverspilling aan puntjes op de ‘i’ (het Pareto-principe)

Volgens het Pareto-principe zijn mensen in de praktijk vaak 20% van hun tijd kwijt aan de belangrijkste 80% van het werk. Daarna besteden ze 80% van hun tijd aan de 20% puntjes op de ‘i’.

Doodzonde natuurlijk. Die puntjes op de ‘i’ ziet menigeen niet eens, zijn vaak niet nodig én slurpen onnodig zeeën van tijd.

Het helpt daarom voor jou én je teamleden als jullie afspreken om minder tijd te steken in overbodige perfectionistische neigingen. Vraag je bij alles af “Is het echt nodig om hier nu tijd in te steken?”. Moet jij bijvoorbeeld echt de interne e-mail van je junior-collega op spelfouten checken? Is het nodig dat jij je tegen de nieuwe huisstijl van de site aan bemoeit, terwijl je zelf geen grafisch vormgever bent? Moet iedereen een plasje doen over de notulen, of kan de secretaresse die ook na één check al doorsturen naar alle aanwezigen?

Jullie zullen merken dat er veel tijd verloren gaat aan kleine taken die totaal niet essentieel zijn. Let er maar eens op, wijs elkaar hier ook op en voorkom dat jullie hier als team meer tijd aan verliezen dan nodig is.

professioneel samenwerken

6. Werk met projectmanagementtools voor een goede planning

Een goede samenwerking in een team valt of staat bij een duidelijke en realistische planning, een goede taakverdeling én een overzicht waarin dit alles op een rij staat. Hiervoor zijn projectmanagementtools een must. Dit zijn tools als Asana en Trello, waarin jullie voor elk project het overzicht bijhouden. Elk teamlid kan erbij, ook als jullie vanuit huis werken.

Zo weet ieder teamlid…

  • …welke taken hem te doen staan en welke deadline daarvoor geldt.
  • …wat de status is van het project en de onderdelen daarvan.
  • …welke taken andere teamleden oppakken en wat de status daarvan is.
  • …of er al feedback is gekomen op zijn werk aan het project.

Dit scheelt heel veel gebrek aan overzicht, gemiste deadlines en “Hé, hoe staat het ervoor met…”-mailtjes. Oftewel: een hoop tijdsbesparing en beter samenwerken met collega’s.

7. Gebruik ‘binaural beats’ tijdens jouw focustijd

Je las eerder al dat goed samenwerken in een team ook vraagt om individuele verantwoordelijkheid en jouw eigen taken op tijd en goed oppakken. Daarvoor zijn concentratie en realistisch plannen goede competenties om jezelf eigen te maken. Geconcentreerd werken lukt sowieso al beter als je collega’s je minder storen. Maar ook als je dát voor elkaar hebt, is er nog genoeg afleiding op het werk. Denk aan rondlopende collega’s, belletjes, Het Foute Uur op de radio of gewoon alle rumoer om je heen.

Wil je ervoor zorgen dat je ondanks dat alles toch efficiënt doorwerkt en je werk voor elkaar krijgt? Probeer dan binaural beats. Dit is muziek waarvan de tonen zo zijn ingesteld dat ze je hersenen helpen om in de concentratiemodus te komen. Heel handig dus als jij even niet vooruit te branden bent, terwijl het team wel gewoon van je verwacht dat jij binnenkort je werk oplevert. Deze muziek is gratis te beluisteren via Spotify en YouTube.

Tip het ook gerust aan je collega’s. Van efficiënter werken word je niet alleen zelf beter, jullie worden er als team ook beter van.

Meer leren over slimmer samenwerken?

Slimmer samenwerken lukt je met deze handige hacks én met een goede planningsmethode. Benieuwd welke manier van plannen wij aanraden? Lees ook ons artikel over de takenlijst. Daarin verklapt Björn je al onze geheimen. Of volg Björn en Tijdwinst op Instagram om dagelijks tips te krijgen die jou helpen je werk sneller, efficiënter en beter te doen – ook in teams.

Mensen vroegen ook

  • Welke professionele houding is nodig om goed te kunnen samenwerken?

    Voor een teamsamenwerking is het heel belangrijk dat je je eigen verantwoordelijkheid neemt, je focus houdt op het resultaat (en dat belangrijker vindt dan je eigen prestaties) en dat jullie professioneel communiceren over zowel dingen die goed gaan als dingen die beter kunnen. Constructieve feedback geven én openstaan voor feedback van anderen is dan ook cruciaal. Verder is het essentieel dat jullie de taken verdelen in een team en daarbij focussen op wie wat goed kan. Voorkom micromanagement en laat ieder teamlid zelf doen waar hij of zij goed in is. Stuur alleen bij als dat echt nodig is.

  • Hoe noem je iemand die goed kan samenwerken?

    Tja, een professional misschien? Of een constructieve collega. Of een teamplayer of teamcaptain. Je kunt er de naam op plakken die je wilt. Maar het is in elk geval iemand die sterk is in constructieve feedback geven, eigen verantwoordelijkheid neemt, goed is in plannen, niet bang is om dingen te delegeren en bij werken in een team anderen proactief op de hoogte houdt over de voortgang. Dat zijn stuk voor stuk belangrijke competenties en kwaliteiten om professioneel samen te werken.

Meer leren over efficiënt, slim én professioneel samenwerken? Volg onze cursus timemanagement

Wil jij op een werkdag meer gedaan krijgen, beter worden in prioriteiten stellen, niet meer dagelijks uren tekort komen en standaard thuis komen met een vol hoofd en een onafgewerkte takenlijst? Dan is onze 1-daagse training timemanagement iets voor jou. En misschien ook voor je collega’s. Leer bij deze praktische training van 1 dag hoe je meer uit jezelf, uit je werk én uit samenwerkingen haalt.

Het levert jou meer rust in je hoofd, een waterdicht planningssysteem, een realistische takenlijst én door dat alles betere samenwerkingen op. Plus je krijgt allerlei handige samenwerken-tips aangereikt die je helpen om ook de samenwerkingen binnen en buiten je team efficiënter in te richten. Klinkt goed? Schrijf je nu in!

professioneel samenwerken

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we al ruim 20 jaar professionals uit heel Nederland om slimmer te werken én slimmer samen te werken. We geven trainingen in o.a. timemanagement, feedback geven, gesprekstechnieken en snellezen. Zo kun je meer uit je werkdagen én uit je samenwerkingen halen. Dát is de basis voor professioneel samenwerken. Volg onze trainingen rondom effectief samenwerken op een locatie bij jou in de buurt of online.

Ben je nieuwsgierig naar onze trainingen of naar onze andere artikelen met tips? Lees verder via de links hieronder of meld je direct aan voor de training van jouw keuze.