Productiviteit verhogen: de beste productiviteitsstrategieën voor thuis en op kantoor

Ken je dat gevoel dat je aan het eind van de dag nog niet eens de helft hebt gedaan van wat je wilde? Je had zoveel plannen, maar je hebt je laten afleiden door de was, social media en mailtjes van collega’s. Waardoor je nu stress hebt, want dat ene rapport moet je toch echt morgen naar je manager sturen. Geen paniek. Met onze strategieën krijg je weer grip op je werkdag, privéleven en je productiviteit. En dat leidt tot minder stress, thuis en op kantoor. 

Wat komt aan bod:

1. Productiviteit, wat is het precies?
2. Hoe verhoog je de productiviteit? Tips voor thuis en op kantoor
3. Even tussendoor
4. Kortom: productiviteit is de sleutel naar meer rust en resultaat
5. Veel mensen vragen ook

Productiviteit, wat is het precies?

Voordat we de strategieën met je delen, is het goed om een stapje terug te gaan. Wat is productiviteit eigenlijk? Als we in het woordenboek kijken:

• Productiviteit betekenis: “een scheppende of voortbrengende kracht”.
• Productiviteit synoniem: “vruchtbaar; winstgevend”.

Dat kan wel wat verduidelijking gebruiken. Het betekent hoeveel je gedaan krijgt in een bepaalde tijd. Vergelijk het met spierkracht: hoe meer je kunt tillen (of in dit geval kunt doen), hoe sterker (productiever) je bent. Het betekent niet dat je van ‘s morgens vroeg tot ‘s avonds laat als een malle bezig hoeft te zijn. Het gaat er juist om dat je slim werkt, zodat je eerder klaar bent. Laten we het dus vooral niet verwarren met druk zijn.

Productiviteit is slim kiezen wat je doet, zodat je met minder moeite maximale impact maakt. Het is de kunst van minder doen, maar wat je doet efficiënter doen.

Want wees eerlijk: je hebt vast wel gemerkt dat harder werken niet betekent dat je ook meer gedaan krijgt. Of beter werk aflevert. 

8 redenen waarom productief werken je leven verbetert

Laten we eerlijk zijn, de balans vinden wanneer je zowel thuis als op kantoor werkt, is soms lastig te vinden. Van onafgemaakte to-dolijsten tot het gevoel dat je nooit echt klaar bent, kan overweldigend zijn. Wat levert het je op als je je leven verandert door anders te gaan werken? 

1. Meer tijd voor wat echt belangrijk voor je is

Wanneer je productiever werkt, hou je tijd over voor de dingen die je energie geven. Door je werk anders te gaan indelen, wordt je werkdag efficiënter. Resultaat? Na werktijd heb je nog tijd en energie om met je gezin een spelletje te spelen, een avondwandeling te maken of eindelijk die taalcursus te volgen die al maanden op je lijstje staat. Bellissimo!

2. Beter omgaan met werkdruk

Als je een hoge werkdruk op je werk ervaart, helpt productiever werken je enorm. Een goede planning en duidelijke prioriteiten helpen je om meer overzicht te houden. Je hebt geen overvolle mailbox met onbeantwoorde e-mails, eindeloos overleg zonder duidelijk doel. Je plant vaste tijden in voor deep work en korte overlegmomenten op kantoor, zodat je je minder druk voelt. Je hebt minder last van concentratie problemen, stress klachten en spanning in je lichaam. 

3. Betere balans tussen werk en privé

Hybride werken voelt soms aan alsof je nooit echt klaar bent, vooral als je thuis aan het werk bent. En dat kan stress symptomen veroorzaken. Door productief te werken, kun je wel om 17.00, of eerder, echt stoppen en je laptop dichtklappen zonder je schuldig te voelen. Je beantwoordt geen mails meer tijdens het avondeten en maakt geen presentatie af om 22.00 uur. Je trekt duidelijke grenzen, wat positief is voor je werk en privéleven. 

4. Je voelt je meer voldaan aan het einde van de dag

We kennen allemaal wel de frustratie van zo’n dag dat je van alles hebt gedaan, maar niets af hebt kunnen ronden. Een mailtje beantwoorden, telefoontjes aannemen, spontaan overleg met collega’s en voor je het weet, is de werkdag alweer voorbij. Productiviteit zorgt ervoor dat je aan het einde van de werkdag wel die ene presentatie hebt afgemaakt. Of omdat je eindelijk dat verslag hebt ingeleverd. Omdat je een thuiswerkdag hebt ingepland, zodat je je beter kunt concentreren. Met de pomodoro-techniek (leggen we verderop in dit artikel verder uit) werk je supergeconcentreerd. Waardoor je aan het eind van de werkdag trots kunt zeggen: “Yes, dit is af!”

5. Verbeterde focus en minder afleiding

Je wordt vaak uit je flow gehaald: thuis door de deurbel omdat je buurvrouw wilt kletsen, op kantoor door een collega die een ‘snelle vraag’ heeft die niet zo snel is. 

Door je focus te verbeteren, weet je wat belangrijk is en wat je wel en niet aandacht moet geven. Zo plan je een ongestoorde focusblok om te werken aan iets thuis en reserveer je de volgende middag op kantoor voor een brainstorm en afspraak voor een samenwerking. En met je noisecancelling koptelefoon hoor je de deurbel of het geroezemoes van je collega’s niet. 

6. Snellere groei in je carrière

Productieve mensen vallen op. Ze hebben de reputatie van “degene die dingen gedaan krijgen.”  Als je op vrijdag tijdens het afsluiten van de week tijdens het overleg met je collega’s en leidinggevende kunt laten zien wat je hebt opgepakt en afgeleverd, zien ze je als betrouwbaar en effectief. Dit kan de deur openen naar grotere projecten, zoals het organiseren van teambuilding uitjes, of zelfs promotie. 

7. Beter humeur en minder frustratie

Je werkdruk verlagen door meer controle over je dag te nemen, zorgt voor een beter humeur. Het voorkomt stress op het werk. Je begint bijvoorbeeld je werkdag met een korte planning en prioriteert je taken. Hierdoor eindig je de dag ontspannen in plaats van gefrustreerd. En dat maakt niet alleen jou blij, maar ook je partner en gezin. 

8. Meer ruimte voor creativiteit

Zonder structuur werken en continu tegen deadlines aanhikken zijn killing voor je creativiteit. Door de productiviteitstechnieken toe te passen, creëer je meer rust in je agenda en ruimte in je hoofd. Waardoor je de tijd hebt om brainstormsessies in te plannen en te werken aan leuke ideeën die in je opkomen. 

Hoe verhoog je de productiviteit? Tips voor thuis en op kantoor

Het wisselen van werkplekken, thuis en kantoor, brengt uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je ervoor dat je productief blijft en niet verdrinkt in mails, meetings en grip houdt op je taken? Jarenlang geven we training op het gebied van productiviteit verhogen. Een aantal van de tips en strategieën die we tijdens de training delen, hebben we hier voor je op een rijtje gezet. Zodat je je meer uit je tijd haalt en je focus bewaart. 

1. Gebruik de Eisenhower matrix om je focus te verscherpen

De prioriteitenmatrix van Eisenhower is een fijne tool om orde te scheppen in de chaos. Het idee is simpel: categoriseer je taken op basis van twee vragen:

1. Is het belangrijk? 
2. Is het urgent?

Door deze twee vragen te combineren, ontstaan de vier kwadranten van Eisenhower: 

• Belangrijk én urgent: taken die onmiddellijk aandacht nodig hebben. Bijvoorbeeld een klantvraag die binnen een half uur beantwoord moet worden, omdat de deal anders niet doorgaat. 
• Belangrijk, maar niet urgent: dit zijn taken die je in je agenda kunt plannen. Ze hoeven niet direct gedaan te worden, maar je wilt ze ook zeker niet vergeten. Denk aan een presentatie voorbereiden voor volgende week. 
• Urgent, maar niet belangrijk: dit zijn ‘spoedjes’ die je kunt delegeren, omdat ze niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Denk aan een collega vragen om input te leveren voor een overleg met een klant. 
• Niet belangrijk én niet urgent: eindeloos scrollen door je e-mails, een vergadering bijwonen die geen omlijnd doel heeft, schrap je van je lijstje. En ja, dus ook het checken van je Instagramaccount onder werktijd.

Door alles wat je doet in deze timemanagement matrix te zetten, maak je goed onderscheid tussen wat je écht moet doen en wat je mag loslaten. En dat is de eerste stap naar meer focus en productiviteit. 

Even tussendoor

Hoewel eindeloos op Instagram scrollen onder werktijd niet productief is, willen we je toch even laten weten dat je meer goede tips ziet op ons Instagramaccount en Pinterest. Bekijk ze dus zeker na je werkdag, om nog meer inspiratie op te doen. Ben je meer een lezer? Lees dan “Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar” of ons nieuwste boek “Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is – Elke Dag Met De Juiste Bezig Zijn”. Na het toepassen van de tips en strategieën die we hierin delen, mag je jezelf oprecht Mr(s). Productiviteit noemen. 

2. Plan slim en laat ruimte voor flexibiliteit

Of je nu thuis of op kantoor werkt; je krijgt soms te maken met onverwachte taken. Zoals je al hebt kunnen merken, is soms een taak urgent en belangrijk en moet je deze binnen een half uur doen. Zoals een spoedklus voor een klant of een collega die met spoed hulp nodig heeft.

Houd daarom in je agenda altijd 20% van je tijd vrij voor ad hoc werk.  

Bijvoorbeeld: je krijgt een telefoontje van je collega om input aan te leveren wat binnen een half uur met de klant moet worden gedeeld. Je hebt gelukkig een deel van je tijd vrij gehouden, zodat je daar meteen mee aan de slag kunt. Dit is dus al een hele mooie manier om werkstress te verminderen. 

In het tweede kwadrant van Eisenhower heb je de taken die je kunt inplannen. Sommige taken zijn klein. Bijvoorbeeld de terugkerende taak om meetings in te plannen voor evaluatiegesprekken. Een taak die je binnen een half uurtje wel hebt gepiept. Deze zet je niet in je agenda, maar op je takenlijst. Zet er een deadline bij, zodat je precies weet wanneer je het uiterlijk moet doen. 

Dan heb je nog grote taken, zoals het maken van een communicatiestrategie. Of een jaarplan opstellen. Voor dit soort taken stel je jezelf de volgende vragen:

• Hoe ziet het eruit als deze taak af is, wat is het eindresultaat?
• Welke stappen heb je te zetten om het eindresultaat te bereiken?
• Hoeveel tijd kosten deze stappen?

Als je bijvoorbeeld een marketingcampagne lanceert, splits je de taak op:

• Brainstormsessie (1 uur)
• Voorstel schrijven (4 uur)
• Feedback verwerken (1 uur)

Door realistisch te plannen, voorkom je frustratie en stress en werk je effectiever. 

3. Houd overzicht met een ‘wachten-op-lijst’

Wanneer je de Eisenhower matrix goed hebt toegepast, heb je ook taken in het derde kwadrant gezet: delegeren. Het zijn de taken waar jij niet verantwoordelijk voor bent. Soms zijn dit taken waar jij wel afhankelijk van bent. Sommige mensen delegeren iets, waarna ze om de haverklap aan de collega vragen of ze het al afhebben. We kennen allemaal wel zo iemand. Wees niet zo’n persoon. Want de kans is groot dat je alleen maar frustratie opwekt, in plaats van medewerking. 

Maar ja, het zit wel elke keer in je hoofd te zeuren. Terwijl je net zo lekker gefocust aan een rapport werkt, herinnert dat stemmetje in je hoofd er weer aan dat je nog wacht op input. Om daarvan af te komen, heb je een ‘wachten-op-lijst’. De naam zegt het al: een lijst waarin je aangeeft waar je op wacht. 

Bijvoorbeeld: 

• Theo: status check budgetoverzicht – deadline vrijdag 12.00 uur
• Klant X: goedkeuring offerte – reminder maandag 16.00 uur
• Loise: feedback op social media plan – woensdag 14.00 uur

Tool die je kunt gebruiken om dit bij te houden, zijn Todoist of Monday. Check deze lijst dagelijks, maar voorkom overmatig vragen stellen (lees: een zeurpiet zijn). Anders loop je het risico dat je collega’s je gaan vermijden wanneer je naar het koffiezetapparaat komt. 

4. Werk gefocust in blokken

Een methode om je concentratie te verbeteren, is werken in focusblokken. De Pomodoro-techniek is hiervoor ideaal. Stel je timer bijvoorbeeld op 50 minuten om zonder afleidingen aan een complexe taak te werken. Zoals het uitwerken van een beleidsvoorstel. 

Na die 50 minuten neem je een pauze van 5 tot 10 minuten. Haal een kopje koffie, strek je benen of kijk even doelloos uit het raam. Na vier sessies neem je een langere pauze van 30 minuten. 

Heb je kleinere taken te doen? Zet je timer dan op 25 minuten en neem 5 minuten pauze na een blok. Deze aanpak helpt je om je concentratievermogen te verbeteren, thuis of op kantoor. Deel je tijd ook slim in. Bijvoorbeeld ‘s morgens focusblokken en ‘s middags afspraken of brainstormsessies. 

5. Minimaliseer afleidingen

Slechte concentratie ontstaat vaak door afleidingen. Een collega die aan je bureau staat voor zaken die best wel kunnen wachten, je kind dat met een vriendjes indiaantje speelt door het huis. Of WhatsApp-berichten binnenstromen op de buurtwachtgroep over een buurtkat die vermist is. Hoe los je dat op? 

1. Zet meldingen uit, zowel op je telefoon als in je e-mail. Die vermiste buurtkat loopt niet weg… Of eh, kan wel even wachten.
2. Werk met een noicecancelling headphone als je thuis kinderen hebt rondrennen. 
3. Maak duidelijke afspraken met collega’s, zoals: “Van 10.00 tot 11.30 uur ben ik met een rapport bezig, dus ik ben alleen bereikbaar voor noodgevallen.”
4. Bepaal en communiceer wat noodgevallen zijn. Niet: of je mee wilt doen met het kopen van een verjaardagscadeau voor de kantoorhond. Dat mag je collega op de mail zetten. Wel: een acuut probleem, zoals een klant met een storing. Daar mag je altijd voor gebeld worden.

6. Optimaliseer je werkplek thuis en op kantoor

Je fysieke omgeving heeft ook invloed op je concentratie boog. Een overvolle wasmand in het zicht van je thuiswerkplek helpt niet mee. Net als een bureau vol papieren, boeken en vieze koffiemokken. 

• Werkplek thuis inrichten: houd je bureau opgeruimd. Investeer ook in goede verlichting, een stoel en een bureau. Creëer een plek waar je alleen werk doet, zodat dat ook echt je focusplek is. 
• Kantoor: vermijd drukke plekken als je geconcentreerd wilt werken. Zet je noisecancelling headphones op of ga in een lege vergaderruimte zitten. 

En soms is juist een café met een goede wifi-verbinding precies wat je nodig hebt om in een creatieve flow te komen. Zoek dus voor jezelf uit waar je betere concentratie van krijgt. 

7. Maak je hoofd leeg voordat je aan iets begint

Je zit er helemaal klaar voor om te beginnen, maar je gedachten dwalen continu af. “Ik moet nog vliegtickets regelen voor vakantie”, “Zou de was al klaar zijn” of “O ja, morgen moet ik kijken of Piet die ene factuur al heeft betaald”. Een van onze andere concentratie tips is dan ook: schrijf alles op wat je bezighoudt. 

• Zakelijk: brainstormsessie voorbereiden, rapport klant X afronden, opleidingsbudget besteden
• Privé: vliegtickets boeken, verjaardagscadeau partner regelen, oppas regelen voor de kids

Categoriseer alles wat in je hoofd opkomt onder privé, zakelijk en overig en zet de taken op je takenlijst. Gebruik gerust een uur hiervoor, zodat echt alles uit je hoofd is. Zo creëer je meer rust in je hoofd en meer focus.

8. Reflecteer op je agenda en takenlijst

Neem elke dag en elke week een moment om te reflecteren. Welke taken heb je afgerond, welke staan er nog open? Heb je ergens langer tijd voor nodig gehad?

Bijvoorbeeld: op vrijdagmiddag kijk je naar wat je hebt afgerond en plan je alvast taken voor de volgende week. Misschien ontdek je dat een deadline nadert voor een rapport of dat je veel vergaderingen ingepland hebt, waarvan je er een paar wel van skippen. 

De gewoonte om te reflecteren zorgt ervoor dat je georganiseerd blijft en niet voor onaangename verrassingen komt te staan. 

Kortom: productiviteit is de sleutel naar meer rust en resultaat

Je productiviteit verhogen betekent niet dat je harder gaat werken. Nee, je gaat slimmer werken. Door bewuste keuzes te maken in wat je doet, hoe je het doet en wanneer je het doet. Hierdoor bereik je meer in minder tijd. De strategieën die we hebben gedeeld, van de Eisenhower matrix tot de focusblokken en een ‘wachten-op-lijst’, zijn ontworpen om je werkdag efficiënter te maken. Het resultaat? Je hebt meer rust, behaalt beter resultaat en houdt tijd over voor dingen die belangrijk voor je zijn. Zoals een strandwandeling, tijd besteden met vrienden of een Netflix-marathon houden. Ga aan de slag met de tips, kijk wat voor jou werkt en creëer een werkroutine dat past bij jouw doelen en levensstijl. Want met de juiste aanpak sluit jij elke werkdag af met een voldaan gevoel. 

Wordt nog productiever met de training Time Management

Worstel je nog met je productiviteit tijdens je werkweek? Onze training Time Management is jouw sleutel voor meer succes. Tijdens deze cursus leer je:

• Planningen te maken die werken voor hybride werken: realistisch en flexibel
• Hoe ons time management systeem je taken hanteerbaar houdt. 
• Een takenlijst op te stellen die je echt kunt afvinken. 

Heb je altijd het gevoel dat je het te druk hebt? Tijd om daar afscheid van te nemen. Meld je nu aan voor onze 1-daagse cursus Time Management. 

Veelgestelde vragen over productiviteit verhogen

• Hoe kan ik mijn productiviteit verhogen zonder meer uren te werken?

  Je kunt je productiviteit verhogen door slimmer te werken in plaats van harder. Prioriteer taken met de grootste impact, maak een realistische planning en elimineer afleidingen. Focus daarnaast op korte, geconcentreerde werkperiodes en neem regelmatig pauzes om scherp te blijven.

• Wat zijn de vier soorten productiviteit?

  De vier soorten productiviteit zijn persoonlijke, team-, organisatorische en maatschappelijke productiviteit. Persoonlijke productiviteit draait om hoe effectief je je eigen tijd en energie inzet. Teamproductiviteit richt zich op samenwerking binnen bedrijven, organisatorische productiviteit op het efficiënt functioneren van een bedrijf. En maatschappelijke productiviteit op hoe een samenleving middelen benut voor welzijn en groei.

• Welke tools en apps zijn het beste om mijn tijd beter te beheren?

  • Todoist
  • Notion
  • Google Calendar

• Hoe verhoogt een organisatie de productiviteit?

  Productiviteit verhogen op de werkvloer doet een organisatie door duidelijke doelen te stellen en medewerkers de juiste middelen en training te bieden. Het creëren van een open werkomgeving die samenwerking en feedback stimuleert, draagt bij aan efficiëntie en betrokkenheid.

• Wat zijn effectieve strategieën om afleidingen te minimaliseren?

  • Creëren van een duidelijke werkstructuur
  • Werken in focusblokken
  • Een opgeruimde werkplek
  • Regelmatig pauzes nemen

• Hoe verbeter je de arbeidsproductiviteit?

  Productiviteit van medewerkers verhoog je door efficiëntere werkprocessen in te richten en medewerkers te voorzien van de juiste tools en trainingen. Een gezonde werkomgeving, met aandacht voor balans tussen werk en privé, verhoogt motivatie en prestaties. Tip: eerst productiviteit berekenen, dan aanpassingen doorvoeren en vervolgens weer productiviteit meten.

• Wat helpt voor concentratie?

  Voor een betere concentratie is het belangrijk om afleidingen te minimaliseren en een rustige werkomgeving te creëren. Regelmatige pauzes en het gebruik van technieken zoals de Pomodoro-methode kunnen helpen de focus te behouden. Daarnaast draagt het stellen van duidelijke doelen en het organiseren van taken bij aan een hogere concentratie.

• Wat helpt tegen stress?

  Tegen stress helpt het om regelmatig pauzes te nemen en ontspanningsoefeningen, zoals ademhalingstechnieken, toe te passen. Fysieke activiteit, zoals wandelen of sporten, vermindert spanning en bevordert een betere gemoedstoestand. Ook het stellen van realistische doelen en het beheren van verwachtingen kan helpen stress te verminderen.

• Hoe kan ik mijn focus en concentratie verbeteren tijdens het werken?

  Om je focus en concentratie te verbeteren, kun je werken in blokken van tijd met korte pauzes ertussen, bijvoorbeeld met de Pomodoro-techniek. Het elimineren van afleidingen, zoals meldingen en onnodige tabbladen, helpt je om je aandacht te behouden. Ook het stellen van duidelijke doelen en prioriteiten zorgt ervoor dat je gerichter en effectiever werkt.

• Wat is time blocking en hoe kan ik dit toepassen?

  Time blocking is een techniek waarbij je je werkdag in specifieke tijdsblokken indeelt, elk toegewezen aan een bepaalde taak of activiteit. Door deze structuur kun je je beter concentreren, afleidingen vermijden en je productiviteit verhogen

• Hoe ga ik om met uitstelgedrag en blijf ik gemotiveerd?

  Om uitstelgedrag te overwinnen, stel je haalbare doelen en deel grote taken op in kleinere stappen. Gebruik technieken, zoals time blocking of de Pomodoro-methode, om focus en motivatie te behouden. Beloon jezelf na het behalen van mijlpalen om gemotiveerd te blijven.

• Welke rol speelt pauzeren en rust nemen in het verhogen van productiviteit?

  Door regelmatig korte pauzes in te bouwen, voorkom je mentale uitputting en blijf je productief. Dit draagt bij aan een beter werkritme en zorgt ervoor dat je taken effectiever en met minder stress kunt uitvoeren.

• Hoe combineer ik productiviteit met een gezonde werk-privébalans?

  Een gezonde werk-privébalans begint met duidelijke grenzen stellen tussen werk en privé. Plan je taken efficiënt en geef jezelf ruimte voor ontspanning, zodat je energie kunt opladen. Door regelmatig te pauzeren en werkdruk te reguleren, behoud je zowel productiviteit als welzijn.

Over ons | Training Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau gespecialiseerd in het verbeteren van (samen)werkprocessen. We bieden diverse (online) trainingen aan door heel Nederland, zoals time management, assertiviteit, gesprekstechnieken en snellezen. Wil je meer weten? Bezoek onze website, lees onze blogs en schrijf je in voor een van onze (digitale) trainingen!

• 1-daagse open training Time Management
• 1-daagse online cursus Time management
• 1-daagse training Gesprekstechnieken
• 1-daagse training Feedback geven
• 1-daagse training Assertiviteit
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken
• 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken