Out of Office: waarom je ‘m niet alleen moet aanzetten, maar vooral slim moet instellen

Zekerheden in het leven? Dood, belasting… en een overvolle inbox zodra jij ook maar één dag offline bent. Daarom: gebruik die verdomde Out of Office. Niet als excuus, maar als slimme tool. Voor jezelf én voor diegene die jou mailt. Want niks is zo irritant als stilte in een digitaal luchtledige. Juist daarom is je Out of Office geen overbodige luxe. Het is een cruciale schakel in het voorkomen van frustratie — bij jezelf én bij de afzender. Maar… wát zet je erin? Wat laat je weg? En hoe haal je er het maximale uit?

Voor je de deur van kantoor achter je dichttrekt, zet je braaf je out of office aan. Goed bezig. Want daarmee voorkom je dat je bij terugkomst wordt bedolven onder een tsunami van ongelezen en onbeantwoorde mails. Alleen al dáárvoor is het een lifesaver.

Maar wist je dat je met een paar simpele tweaks veel meer uit je afwezigheidsmelding kunt halen? Instellingen die niet alleen rust geven, maar ook verwachtingen managen en klanten behouden. Ja, echt.

Wat komt aan bod:

1. Waarom Out of Office gebruiken?
2. Deze 3 momenten? Dan móét je je Out of Office aanzetten
3. Wat zet je in een Out of Office? Deze 4 dingen móéten erin staan. Geen excuses.
4. Echt knallen met je out of office? Regel het zó – in 10 stappen
5. Samengevat
6. Veelgestelde vragen over Out of Office

Waarom Out of Office gebruiken?

Twee redenen waarom je Out of Office jouw nieuwe beste vriend is:

1. Voor jezelf: geen stress bij terugkomst

Er is weinig zo vervelend als achter de feiten aanlopen. Je bent een paar dagen offline geweest — en BAM: je inbox is veranderd in een slagveld. Deadlines gemist. Klanten geïrriteerd. Collega’s met vragen. Jij zonder overzicht.

Zonder out of office ben je de controle kwijt. Je werkt reactief. Brandjes blussen. E-mails beantwoorden met een schuldgevoel. Zonde. Door je out of office goed in te stellen, neem jij weer de regie. Jij bepaalt wat wanneer gebeurt. Niet je inbox.

2. Voor de ander: duidelijkheid = klantbehoud

Stel: jij stuurt iemand een mail. Na vijf dagen nog geen reactie.
Wat denk je?

“Is mijn bericht wel aangekomen?”
“Heb ik iets verkeerd gezegd?”
“Zal ik bellen?”

En na nog eens twee dagen… geef je het op. Je belt een ander. De deal is weg. Jij gefrustreerd. De ander: ook. Zó verlies je niet alleen potentiële klanten, maar bezorg je je collega’s ook extra werk. Want iemand moet die telefoontjes en follow-up alsnog afhandelen.

Met een goede out of office voorkom je dat hele circus. Laat weten:

• Hoe lang je afwezig bent
• Wie te benaderen is bij spoed
• Of en wanneer je zelf weer reageert

Duidelijkheid = rust. Voor iedereen. Kortom: out of office is geen formaliteit. Het is een strategische keuze. Gebruik ‘m slim, stel ‘m goed in, en gun jezelf én de ander overzicht. Want nee, je bent niet onmisbaar, maar je kunt wél onhandig afwezig zijn.

Wanneer zet je ‘m aan?

Deze 3 momenten? Dan móét je je Out of Office aanzetten

Geen paniek. Je hoeft niet bij elk kopje koffie je out of office aan te slingeren alsof de wereld vergaat. Ook niet als je vanmiddag twee uurtjes eerder naar huis gaat. Iedereen overleeft dat wel. Maar er zijn momenten waarop het géén optie is, maar pure noodzaak. Want geen automatische reply = verwarring, frustratie en onnodig werk voor jou (of je collega’s). Dus: wanneer wel?

Eerst even dit: hoe snel moet je eigenlijk reageren op e-mail?

In de meeste sectoren geldt een ongeschreven regel: binnen 24 tot 48 uur antwoord geven op een mail is normaal. Zit je in de advocatuur, IT of sales? Dan misschien sneller. Werk je in het onderwijs of bij een overheidsinstantie? Dan is twee werkdagen soms oké.

Moraal van het verhaal: stel zelf je norm vast. Maar wees wél duidelijk naar de buitenwereld. En dát is precies waar je out of office zijn waarde bewijst.

De 3 momenten waarop je je out of office écht moet aanzetten:

1. Je bent niet of nauwelijks bereikbaar

Ben je op reis? Op training? Aan het speechen op een congres of bezig met een megaklus zonder pauze? Zet ‘m aan. Want nee, je gaat die mails vandaag niet beantwoorden. Laat dat dan ook weten.

• Voorbeeld: je bent vrijdag op zakenreis en maandag weer back in the game → Out of Office aan.
• Niet nodig: je bent maandagochtend even bij de tandarts en om 11:00 weer op je plek → Lekker laten.

2. Je bent tijdelijk uit de running

Ziekte, zwangerschapsverlof, burn-out, sabbatical — of zelfs een arbeidsconflict waardoor je even on hold staat. Wat de reden ook is: als jij tijdelijk je werk niet kunt doen, moet dat helder zijn voor iedereen die jou probeert te bereiken.

En nee, dat is geen zwakte. Het is duidelijkheid. En duidelijkheid = professionaliteit.

3. Je bent definitief weg

Je vertrekt. Nieuw avontuur. Pensioen. Einde dienstverband. Whatever. Dan moet je je afwezigheidsmelding instellen met daarin:

• Dat je niet meer werkzaam bent
• Wie de contactpersoon is vanaf nu

Klinkt als een formaliteit? Is het niet. Het voorkomt gemiste kansen, boze klanten en een collega die jouw puinhoop mag opruimen.

Dus: wanneer zet je je Out of Office aan? Zodra jij niet in staat bent om binnen 24 tot 48 uur te reageren. Punt. Of dat nou komt door vakantie, ziekte of omdat je gewoon écht weg bent.

Wil je weten hoe je een goede out of office formuleert, zónder cliché’s, zónder wolligheid, en mét duidelijke opvolging? Lees dan verder.

Wat zet je in een Out of Office? Deze 4 dingen móéten erin staan. Geen excuses.

De meeste out of office-berichten? Saai. Vaag. Onpersoonlijk. En daarmee: een gemiste kans. Want als iemand jou mailt terwijl jij er niet bent, wil diegene maar één ding weten: Wat nu? Gaat dit nog gelezen worden? Komt er iemand op terug? Of moet ik mijn heil elders zoeken?

Juist dáárom moet jouw out of office helder, behulpzaam en netjes zijn. Niet alleen voor jezelf, maar vooral voor de ander. Je voorkomt misverstanden, dubbel werk én onnodige frustratie.

Zorg dus dat deze 4 dingen er altijd in staan:

1. Wanneer je weg bent — en hoe lang

Wees concreet. Zet er niet alleen “ik ben afwezig” neer, maar geef start- én einddatum. Laat de ontvanger weten waar ze aan toe zijn.“Ik ben afwezig van 17 juni t/m 25 juni.”

2. Waarom je er niet bent

Niet omdat je verantwoording moet afleggen, maar omdat mensen graag snappen waarom je even niet reageert. “In verband met vakantie”, “Ik ben op zakenreis” of “Ik werk aan een groot project buiten de deur.” Eén zinnetje. Klaar.

3. Wanneer je weer reageert

Mensen willen weten wanneer ze een antwoord kunnen verwachten. Dus: niet alleen wanneer je terug bent, maar óók wat ze daarna kunnen verwachten. (“Ik beantwoord je bericht uiterlijk op woensdag 26 juni.”) Doe je dat niet? Dan gaan ze maandag om 09:01 mailen met “heb je m’n vorige bericht al gezien?”

4. Wat iemand nu wél kan doen

Geef een alternatief. Een collega, een noodlijn, een contactformulier, een kennisbank: alles is beter dan niets. “Voor dringende vragen kun je contact opnemen met mijn collega Sam via sam@bedrijf.nl of 06-…”

En dan nog dit: je toon doet ertoe.

Een out of office hoeft niet grappig. Of creatief. Maar het mag wel hartelijk zijn. Menselijk. Een beetje warmte. Je hoeft geen essay te schrijven, maar laat even weten dat je hun mail waardeert. Dat ze niet in een digitale leegte beland zijn.

Dus geen afsnauwende: “Ik ben afwezig. Ik reageer na mijn vakantie.”
Maar wel:

“Dank voor je bericht! Ik ben er even tussenuit van 17 t/m 25 juni, maar lees je mail graag zodra ik terug ben.”

Samengevat:

“In verband met vakantie ben ik helaas niet in staat uw mail te beantwoorden. Ik zal afwezig zijn van xx-xx-xxx tot xx-xx-xxx. Na die tijd kom ik zo spoedig mogelijk op uw mail terug. Tot die tijd kunt u voor dringende zaken contact opnemen met …”  

Je out of office is geen formaliteit, maar een klein stukje klantvriendelijkheid. Maak er dus geen kil afwijsbriefje van. Maak er een nette, duidelijke en menselijke boodschap van. Kleine moeite, groot verschil.

Echt knallen met je out of office? Regel het zó – in 10 stappen

Een out of office is geen verplicht nummertje. Het is communicatie. En dus: een kans. Een kans om je professioneel op te stellen, persoonlijk te blijven én mensen gerust te stellen dat ze niet in de vergetelheid zijn beland.

Maar dan moet je ‘m wel goed instellen. Geen haastwerkje op vrijdagochtend met half dichtvallende ogen. Nee, gewoon strak geregeld — van tevoren.

Laten we beginnen bij het begin. Vóór je afwezigheid.

Stap 1. Wacht niet tot het laatste moment (serieus, doe het gewoon op tijd)

Als jij je automatische bericht pas instelt op het moment dat je al met één voet buiten de deur staat, weet je zeker dat je fouten maakt. Je vergeet cruciale info, je schrijft als een robot en het komt over alsof je geen zin had. (Spoiler: dat had je dan ook niet.) Dus: regel het de dag vóór je weg bent.

En bonus: de meeste programma’s onthouden je bericht. Dus die nette tekst die je maakte voor je zomervakantie? Die gebruik je met een kleine tweak ook weer voor je wintersport of je zwangerschapsverlof. Eén keer goed doen = vaker hergebruiken.

Stap 2. Benoem de reden van je afwezigheid (zonder je ziel op tafel te gooien)

Je afwezigheid hoeft geen soap te worden. Dus: nee, je hoeft niet te melden dat je na je derde breakdown een bureaustoel door de ruit hebt gesmeten en nu met spoed op een retraite in de Ardennen zit. Keep it classy, keep it simpel.

De afzender wil gewoon weten: ben je op vakantie, ziek, of ergens waar je je inbox niet kunt openen? Meer niet.

Te veel info:

“Ik ben afwezig vanwege een inspirerend leiderschapscongres in Wenen, met als keynote Simon Sinek himself.”

Leuk voor je, maar niemand die denkt: “Top, dan wacht ik graag een week.”

Beter:

“In verband met het bijwonen van een congres ben ik tijdelijk niet bereikbaar.”

Te veel info:

“Ik ben overspannen door de hoge werkdruk en neem daarom een paar weken afstand van mijn werkmail.”

Ai. Nu voelt de lezer zich bezwaard om je überhaupt ooit nog te mailen.

Beter:

“Wegens ziekte ben ik tijdelijk afwezig en niet in de gelegenheid uw mail te beantwoorden.”

Te veel info:

“Ik ben met mijn gezin én schoonfamilie op een kneuterige camping in Toscane. Wish me luck.”

Humor is leuk, maar niet iedereen begrijpt ‘m. En je gunt je out of office geen misverstanden.

Beter:

“Ik ben afwezig in verband met vakantie. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar.”

Je snapt het: geef een reden, maar houd het algemeen. Geen details, geen drama. Professioneel, vriendelijk, klaar.

Stap 3. Benoem de periode dat je afwezig bent (en wees daar loeiduide­lijk in)

Serieus, wat heb je aan een out of office als niemand weet hoe lang je foetsie bent? Zonder concrete data denkt de afzender maar wat: “Misschien is ze een uurtje koffie halen. Misschien ligt ze met een burn-out in een hangmat op Bali.”

Niet handig. Geen duidelijkheid = irritatie. Daarom:

• Zet de startdatum én einddatum van je afwezigheid erin.
• Voeg de weekdagen toe. Klinkt kneuterig, maar helpt enorm, want zeg eerlijk: weet jij uit je hoofd welke dag 9 januari is?

Bijvoorbeeld:

“Ik ben afwezig van maandag 1 januari t/m dinsdag 9 januari.”

Bonus tip: neem een dag extra speling

Want niks is zo irritant als op je eerste werkdag meteen geleefd worden door je inbox. Ben je officieel maandag terug? Zet dan dinsdag als einddatum in je out of office. Zo geef je jezelf ruimte om rustig op te starten, zonder direct tien boze “Heb je mijn mail al gezien?”-berichtjes.

Dus:

Afwezig van maandag 1 januari t/m dinsdag 9 januari.
Terwijl je in werkelijkheid maandag de 8e weer inlogt. Slim, toch?

Stap 4. Vermeld wat wél mogelijk is (en laat de boel niet doodbloeden)

Niets is zo frustrerend als een out of office die zegt: “Ben er niet. Mail wordt niet gelezen. Zoek het maar uit.” Thanks voor niks. Geef mensen een optie. Een alternatief. Iets. Want jij mag dan wel op het strand liggen, je ontvanger zit met een vraag. En als het even tegenzit, met een deadline.

Plan dus een back-up (of wees eerlijk dat die er niet is). Heb je een collega die urgente mails kan opvangen? Top. Zet dat dan ook duidelijk in je bericht, mét naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer.

Bijvoorbeeld:

“In verband met de vakantieperiode ben ik afwezig van maandag 1 januari t/m dinsdag 16 januari. Voor dringende zaken kunt u terecht bij mijn collega Lisa Jansen via lisa.jansen@bedrijf.nl of 06-12345678.”

Geen back-up? Geen ramp. Maar zeg dat dan ook. Soms kán of wíl je niemand anders inschakelen, logisch. Zeg dan gewoon:

“In mijn afwezigheid is er geen directe vervanging. Ik doe mijn uiterste best om uw bericht zo snel mogelijk na mijn terugkomst op te pakken.”

Eerlijkheid > loze beloftes.

Stap 5. Geef het een persoonlijk tintje (maar overdrijf het niet)

Je out of office is geen sollicitatie voor een stand-up carrière. Maar het hoeft ook geen dodelijk saaie boodschap te zijn die voelt alsof ‘ie door een robot met een burn-out is geschreven. Humor werkt. Mits je het slim inzet. Een subtiele knipoog. Een kleine grap. Een zinnetje dat even laat glimlachen. Niet omdat je een clown wil zijn, maar omdat het je mens maakt.

Bijvoorbeeld:

“Ik ben tijdelijk gevlucht van m’n scherm, deadlinevrije lucht happen. Terug op dinsdag 6 augustus. In de tussentijd: vraag alles aan mijn collega Iris. Zij weet het meestal beter dan ik. iris@bedrijf.nl”

Of:

“Yes, ik ben afwezig van 15 t/m 26 juli. Nee, ik laat m’n inbox niet onbeheerd achter: mijn collega Jeroen houdt een oogje in het zeil. Spoed = jeroen@bedrijf.nl. Geen spoed = dikke kans dat je op 29 juli een scherpe, uitgeslapen reactie van mij ontvangt.”

Belangrijk: Je toon moet passen bij je functie, sector en publiek. Werk je in de zorg, bij een notaris of bij de belastingdienst? Dan hou je het waarschijnlijk wat neutraler. Werk je in marketing, communicatie of een creatieve sector? Dan kun je meer losgaan. Gebruik je gezonde verstand. En je gevoel voor timing.

Stap 6. Bespaar jezelf werk (als je durft)

Bedrijven als Volkswagen en Opel zijn je al voorgegaan. Die blokkeren tijdens vakantie gewoon je inbox en gooien binnenkomende mail direct weg. Waarom? Omdat niemand zit te wachten op een berg ongelezen berichten die allemaal oud nieuws blijken. Zo voorkom je dat je na je break meteen fulltime mailspook wordt.

Wil jij dat ook? Durf het dan te zeggen, maar doe het wel met respect:

“In verband met de vakantieperiode ben ik van maandag 1 januari tot en met dinsdag 16 januari afwezig. Tijdens deze periode zal ik mijn mail niet lezen en worden binnenkomende berichten automatisch verwijderd. Heeft je vraag na 16 januari nog steeds mijn aandacht nodig? Stuur dan gerust een nieuwe mail.”

Het klinkt hard, maar eerlijk is eerlijk: je voorkomt hiermee dat je straks dagenlang je tijd verspilt aan al die mailtjes die allang irrelevant zijn. En het geeft je collega’s en klanten ook duidelijkheid over wat ze kunnen verwachten. Geen gedoe, geen valse hoop, gewoon straight to the point.

Stap 7. Bedenk een sterke onderwerpregel

Laat je onderwerpregel net zo menselijk klinken als jij zelf bent. Want die afzender? Die leest eerst dát, nog voor hij je keurig opgebouwde bericht ziet. En als daar alleen “Automatisch antwoord: Afwezig” staat, dan haakt ‘ie mentaal al af voordat hij bij jouw zorgvuldig gekozen grapje of alternatief contactpersoon is.

Zorg dus dat je onderwerpregel menselijk klinkt, meteen duidelijk maakt dat je afwezig bent en de toon zet (serieus, luchtig, gehaast – jij kiest)

Hier wat ideeën die wél opvallen:

• “Dank voor je bericht – ik lig nu met een boek op een strandstoel”
• “Even offline. Mail me later nog eens?”
• “Op dit moment ben ik onbereikbaar.
• “Deze inbox is tijdelijk gesloten wegens afwezigheid”
• “Out of office. In for rest.”
• “Bedankt voor je bericht – ik ben tijdelijk afwezig”
• “Ik lees je mail graag… maar pas na [datum]”

Kortom: geef je onderwerpregel evenveel liefde als de rest van je bericht. Want ook dit kleine zinnetje draagt bij aan hoe professioneel (of ontwijkend, of grappig, of menselijk) jij overkomt.

Stap 8. Voorkom een dubbele handtekening

Klinkt suf, maar je vergist je zo: jouw standaardhandtekening wordt vaak automatisch óók onder je out of office geplakt. Resultaat? Jij meldt dat je afwezig bent, maar onderaan staat doodleuk dat je “elke maandag, dinsdag en woensdag bereikbaar bent”. Lekker verwarrend.

Oplossing: Zet je automatische handtekening uit of vervang ’m tijdelijk door een korte, logische afsluiter.

Bijvoorbeeld:

Met vriendelijke groet,
Inge (momenteel offline – ik lees je bericht na 10 juli)

Scheelt verwarring, telefoontjes én gezichtsverlies.

Stap 9. Zorg voor een back-up die wéét wat-ie doet

Want een naam van je collega in je out of office zetten is één ding. Maar als die collega vervolgens geen idee heeft wat-ie moet doen met binnenstromende mail, ben je alsnog de sjaak. En je collega ook.

Spreek daarom af:

• Welke mails je collega wel mag oppakken (denk: urgente vragen, standaardzaken).
• Welke dingen niet (zoals vertrouwelijke info, klanttrajecten, jouw persoonlijke projecten).
• Of je een korte lijst wilt met belangrijke zaken bij terugkomst.
• Of mails gemarkeerd moeten worden (bijv. met een ster, label of mapje).
• Of je elkaar één keer belt bij iets écht dringends – en wat die definitie daarvan is.

Extra tip: schrijf het even op. Eén mailtje met heldere bulletpoints. Geen vage “doe maar wat jij denkt dat goed is”, maar duidelijke afspraken. Zo voorkom je misverstanden, en zit je collega niet op dag drie huilend in een hoek omdat hij jouw rol én de zijne probeert te combineren.

Jouw winst? Een relaxte vakantie (of focustijd, of sabbatical, of whatever) én een inbox die bij terugkomst niet voelt als een strafblad. Je collega blij. Jij blij. Iedereen blij.

Stap 10. Werk jouw out of office niet tegen

Ja ja, we weten het allebei: jij kunt gewoon bij je mail. Of je nu op een strandbedje ligt of in een berghut zonder wc, met een beetje bereik zit je zo weer in je inbox. Maar de vraag is: wil je dat?

Want zodra jij tóch even snel reageert op “die ene simpele vraag” van Suzanne, begint het gedonder. Je collega ziet dat. En denkt: Huh? Waarom krijg ík geen reactie op mijn dringende vraag? En voor je het weet, zit je tot over je oren in half geopende threads, omdat je het ene wél beantwoordde en het andere niet. Gevolg: frustratie, onduidelijkheid, onrust.

Kortom: doe dit dus niet:

“Ik lees mijn mail af en toe en probeer zo snel mogelijk te reageren.” Of: “Ik check sporadisch mijn inbox en reageer waar mogelijk.”

Serieus. Waarom zou je dat jezelf aandoen?

Beter is:

“Ik ben afwezig van maandag 1 januari t/m dinsdag 16 januari. Gedurende deze periode lees of beantwoord ik geen mail. Bij terugkomst neem ik zo snel mogelijk contact met u op.”

Je stelt een out of office niet in voor de sier. Je stelt ’m in zodat je weg kunt zijn. Dus: hou je er dan ook aan. Je mailbox loopt echt niet weg. En als-ie dat wel doet, dan heb je andere problemen.

Stap 11. Vergeet niet je out of office uit te schakelen

Klinkt als een open deur. En toch… gebeurt het vaker dan je denkt: je bent alweer volop mails aan het tikken, terwijl je automatische out of office nog steeds vrolijk rondgestuurd wordt. Niet alleen verwarrend, maar ook een beetje knullig.

Maar let op: zet je bericht niet te vroeg uit.

Eerder gaven we je die slimme hack al: laat je out of office twee dagen langer aanstaan dan je officiële afwezigheid. Zo voorkom je dat je op dag één al weer aan twintig mensen moet uitleggen waarom je hun mail nog niet hebt gezien. Je hebt immers nog geen idee wat er allemaal op je bordje ligt.

Wat je dus doet?

Zet een reminder in je agenda, twee dagen na je terugkomst: “Out of office uitschakelen”

Samengevat?

Het lijkt een waslijst aan stappen, maar wees eerlijk: dit kost je hooguit vijf minuten van je leven. Vijf minuten werk = wekenlang rust én duidelijkheid. Voor jou én voor je collega’s. Dus, pak dit moment. Open je mailinstellingen. Stel dat bericht scherp, stevig en vriendelijk op. En ga dan met een gerust hart offline. Zonder schuldgevoel. Zonder chaos. Want vanaf nu weet jij precies hoe je dat doet: een out of office-bericht dat wél werkt.

Out of office regels

1. Zet je Out of Office altijd aan als je 24-48 uur niet kunt reageren.
2. Vermeld duidelijk de start- en einddatum van je afwezigheid.
3. Geef een korte, professionele reden van je afwezigheid.
4. Noem wanneer je weer reageert op e-mails.
5. Geef een alternatief contactpersoon of optie voor dringende vragen.
6. Schrijf een vriendelijke en menselijke boodschap, geen kil standaardbericht.
7. Stel je Out of Office op tijd in, niet last minute.
8. Houd het professioneel, geen overbodige details.
9. Voeg eventueel een persoonlijk tintje of subtiele humor toe.
10. Zorg dat de toon past bij je functie en doelgroep.

Kortom: Out of Office is geen formaliteit, maar je beste vriend om rust en duidelijkheid te creëren.

Meer Tijdwinst?

Tijd is je meest schaars goed. Stop met rennen in cirkels, tijd te verspillen aan onbelangrijk gedoe en je te verliezen in eindeloze to-do lijstjes die nooit korter worden. De vraag is niet of je efficiënter kunt werken, maar wanneer je eindelijk de controle pakt. Daarom is onze 1-daagse training Time Management geen luxe, maar keiharde noodzaak. Geen saaie theorie, maar direct toepasbare technieken waarmee je écht grip krijgt. Want tijdwinst is geen toeval, het is een vaardigheid.

Wil je jezelf écht een zet in de rug geven? Duik dan ook in onze boeken: ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar‘ en ‘Full Focus op Wat écht Belangrijk is‘. Twee krachtige titels die je niet alleen leren slimmer te werken, maar vooral hoe je structureel rust en focus creëert in een wereld die smeekt om jouw aandacht.

En omdat tijd ook vraagt om slimme gewoontes en dagelijkse motivatie, volg je ons op Instagram voor scherpe tips die je direct kunt toepassen, luister je naar de Tijdwinst Podcast waar we dieper ingaan op praktische strategieën én inspirerende gesprekken, en blijf je via LinkedIn op de hoogte van nieuwe inzichten, artikelen en updates die je professioneel verder helpen.

Kortom: je hebt geen excuus meer om vast te blijven lopen. Tijd is te kostbaar om er halfslachtig mee om te gaan. Maak het verschil. Nu.

Veelgestelde vragen over Out of Office

• Wanneer moet ik mijn Out of Office instellen?

  Zet ‘m aan zodra je niet binnen 24 tot 48 uur kunt reageren. Bijvoorbeeld bij vakantie, ziekte, congres, training of sabbatical. Geen noodzaak voor korte afwezigheid (zoals een uurtje tandarts).

• Wat moet er minimaal in een Out of Office-bericht staan?

  • Wanneer je afwezig bent (start- en einddatum, liefst met dagnamen).
  • Waarom je er niet bent (kort en professioneel).
  • Wanneer je weer reageert (duidelijkheid schept rust).
  • Wat iemand nu kan doen (contactpersoon of alternatief).

• Kan ik in mijn Out of Office persoonlijke informatie delen?

  Nee. Hou het zakelijk en simpel. Geen soap, drama of teveel details. Geen excuses, gewoon feiten.

• Hoe lang kan ik mijn Out of Office aan laten staan?

  Zo lang als je weg bent, plus eventueel een dag extra voor rustig opstarten. Bijvoorbeeld: je bent officieel terug op maandag, maar je laat de OOO lopen tot dinsdag.

• Moet ik mijn Out of Office ook buiten kantooruren aanzetten?

  Nee. De OOO is bedoeld voor tijden dat je écht niet bereikbaar bent. Buiten kantooruren hoef je niet te suggereren dat je weg bent.

• Wat doe ik als ik geen collega heb om als contactpersoon te noemen?

  Wees eerlijk: “In mijn afwezigheid is er geen directe vervanging. Ik pak je bericht zo snel mogelijk na mijn terugkomst op.” Liever eerlijk dan valse hoop.

• Hoe schrijf ik een professionele maar vriendelijke Out of Office?

  Wees duidelijk, kort en menselijk. Geen saaie robottekst, geen wolligheid. Laat merken dat je mail waardeert, geef vertrouwen en bied een alternatief. Een kleine knipoog mag, maar geen circus.

• Kan ik mijn Out of Office ook automatisch laten beantwoorden tijdens drukke periodes?

  Zeker, maar pas op dat het niet afdoet aan je bereikbaarheid of professionaliteit. Stel duidelijke verwachtingen en geef alternatieven.

• Wat zijn de do’s en don’ts van een Out of Office?

  • Do: Wees duidelijk, concreet en vriendelijk. Zet data en contactinformatie erin.
  • Don’t: Vaagheid, te veel info, dramatiek, loze beloften, of helemaal niets instellen als je weg bent.

• Hoe combineer ik mijn Out of Office met mijn e-mailhandtekening?

  De OOO is een tijdelijk bericht en vervangt je handtekening. Zorg dat de OOO zelf alle benodigde info bevat zodat de handtekening niet nodig is voor contactinformatie of afsluiting

• Hoe Out of office instellen in Gmail?

  • Open Gmail.
  • Klik rechtsboven op het tandwiel, kies ‘Instellingen’.
  • Scroll naar beneden naar ‘Automatisch antwoord’.
  • Zet ‘Automatisch antwoord is ingeschakeld’ aan.
  • Vul de startdatum in (wanneer jouw OOO ingaat).
  • Vink eventueel de einddatum aan zodat ‘ie automatisch uitgaat.
  • Typ een onderwerpregel (geen ‘Automatisch antwoord: out of office’, wees creatief).
  • Schrijf je gepersonaliseerde OOO-bericht.
  • Scroll naar beneden en klik op ‘Wijzigingen opslaan’.

  Let op:

  • Bovenaan je inbox zie je een banner als herinnering dat OOO aanstaat — handig, want vergeten uitschakelen is zó gedaan.
  • De automatische afwezigheidsperiode start standaard om middernacht van de eerste dag en eindigt om 23:59 van de laatste dag. Wil je het precies om 15:00 laten ingaan? Dan moet je handmatig aanzetten.
  • Je bericht gaat maar één keer naar een afzender, tenzij diegene binnen 4 dagen weer mailt.
  • Spam en mailinglijsten krijgen geen automatisch antwoord.

• Hoe Out of Office instellen in Microsoft Office Outlook?

  • Open Outlook.
  • Ga naar het tabblad ‘Bestand’ > ‘Info’.
  • Klik op ‘Automatisch antwoorden (bij afwezigheid)’.
  • Vink ‘Automatisch antwoorden verzenden’ aan.
  • Wil je een periode instellen? Vink dan ‘Alleen tijdens dit tijdsbereik verzenden’ aan en stel begin- en eindtijd in.
  • Typ je bericht bij ‘Binnen mijn organisatie’ voor collega’s.
  • Typ een eventueel ander bericht bij ‘Buiten mijn organisatie’ voor klanten en externen.
  • Klik op ‘OK’.

  Let op:

  • Zonder eindtijd blijft de OOO actief tot jij ‘m handmatig uitzet (via dezelfde knop door ‘Geen automatische antwoorden verzenden’ te kiezen).
  • Vergeet niet ‘m uit te zetten na je afwezigheid, tenzij je ‘m bewust langer laat aanstaan (dat weet je inmiddels).

• Hoe Out of Office instellen in Microsoft 365 (Office 365)?

  • Log in op de Office 365 portal.
  • Ga naar ‘E-mail’.
  • Klik rechtsboven op het tandwiel en kies ‘Automatisch antwoorden’.
  • Zet ‘Automatisch antwoorden verzenden’ aan.
  • Wil je het beperken tot een periode? Vink ‘Alleen tijdens dit tijdsbereik verzenden’ aan en stel begin- en eindtijd in.
  • Vul het bericht in voor ‘Binnen mijn organisatie’.
  • Vul het bericht in voor ‘Buiten mijn organisatie’.
  • Klik op ‘OK’.

  Let op:

  • Ook hier geldt: zonder eindtijd blijft het aan tot je ‘m handmatig uitzet.
  • Herhaal stap 4 en zet ‘Geen automatische antwoorden verzenden’ aan om uit te schakelen.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog