Je wilt het leuk hebben op je werk en niet de eerste zijn die wegloopt omdat er een deadline tikt, maar je hebt ook weinig zin om thuis te moeten overwerken omdat het zo gezellig was op kantoor. De oplossing? Met deze drie praktische tips zorg je voor gezelligheid op het werk én productiviteit tegelijk.
We leven in een netwerksamenleving. Het Nederlandse volk mag zich roeren in referenda, meer dan 70% maakt promotie of vindt een nieuwe baan via zijn netwerk en onze vrije tijd besteden we vooral op sociale media platforms. We zijn constant met elkaar verbonden en er wordt anno 2016 meer waarde dan ooit gehecht aan ‘sociaal doen’. Je komt er dus niet onderuit, al zou je het willen. Maar sociaal zijn kost tijd en laat dat nou net niet altijd even goed matchen met jouw oplopende werkdruk en het halen van deadlines.
Nederland is van oudsher een praatland, gezelligheid op het werk is belangrijk, dat zit in onze genen. Wij zijn polderaars en kennen een onwaarschijnlijk sterke vergadercultuur waar we gemiddeld 25% van onze tijd voor gebruiken. Voor hoogopgeleiden, managers en directeuren kan dat zelfs oplopen tot 80% van de tijd. Al dat gepraat kost in Nederland tussen de 14 en 30 miljard euro per jaar!
Hoe komt het dat wij zoveel vergaderen? Socioloog en vergaderkundige Wilbert van Vree geeft antwoord:
‘In Nederland vergadert iedereen, ongeacht welke positie. Zelfs de conciërge moet aanschuiven. Dat begon al met de regenten in de Gouden Eeuw. Die regenten zaten de hele dag te vergaderen, anders dan de koningen en keizers van andere landen. De reden waarom we vergaderen zo belangrijk vinden, is omdat we er een statussymbool van hebben gemaakt. Wie veel vergadert is belangrijk, is de gedachte. In dat democratische meedenken zijn we doorgeschoten. Bedrijven zouden juist wat hiërarchischer geleid moeten worden met minder inspraak of juist platter moeten zijn waarin iedereen zijn eigen verantwoordelijkheden heeft. Dan hoeft er niet zoveel overlegd te worden en hou je meer tijd over om écht te werken.’
Daarbij komt dat onze vergaderingen zelden over werk gaan en daarmee verre van efficiënt zijn. Hoezo niet over werk? Let maar eens op. De meeste tijd van een vergadering gaat over persoonlijke dingen: van klagen over wat er allemaal mis gaat op de werkvloer tot persoonlijke issues die op tafel komen.
Blijft het dan bij inefficiënt vergaderen? Helaas niet. Datzelfde geldt voor de digitale variant van onze vergadercultuur, denk aan bakken met cc-mails en groepsapps. Tijdverslinders puur sang en met name geënt op de ongemakkelijke gedachte: laten we vooral niemand buitensluiten.
Ook dat heeft zijn roots in onze geschiedenis. De Vree:
‘Mensen vinden het eenvoudiger om uit te leggen waarom ze iemand wel bij een vergadering of in een mailwisseling betrekken, dan wanneer ze moeten uitleggen dat ze iemand buitensluiten. Dat kan leiden tot afbreuk van ons netwerk en dat willen we niet, dus vanuit ons democratiemodel zijn we heel erg geneigd om alles samen te doen. En dat werkt niet. Kijk bijvoorbeeld naar brainstormen. We blijven dat stug volhouden, terwijl onderzoek allang heeft uitgewezen dat het niet werkt.’
Tijd dus om het anders te doen en de mens en de inhoud uit elkaar te trekken, zowel in vergaderingen als in je digitale contact met collega’s. Door je momenten zorgvuldig te kiezen en bewust voor het sociale of het zakelijke te gaan, geef je genoeg aandacht aan je collega’s, jezelf en je vrije tijd.
1. Gezelligheid op het werk beleef je buiten je gewone structuur om
Vergaderingen en e-mailwisselingen duren lang omdat er teveel mensen aan tafel zitten die nauwelijks verantwoordelijkheden hebben, maar ook omdat werk en sociale onderwerpen door elkaar heen lopen, kijk naar het bovenstaande filmpje van Van der Laan & Woe. Wanneer je ‘s ochtends een moment inbouwt waarop je de sociale onderwerpen met je collega’s bespreekt, zorg je voor gezelligheid op het werk en voorkom je dat je daar in vergaderingen of later op de dag bij je bureau op terug moet komen.
Fika is de Zweedse uitvinding waarbij er ruimte is voor de mens, voor het gezellige, het sociale aspect van de werkvloer. Door iedere dag een verplichte Fika in te lassen (liefst in de ochtend) met koffie en iets lekkers, zorg je voor het menselijke contact in je organisatie, dat is immers de smeerolie van de werkvloer. Zo blijf je op de hoogte wat er bij je collega’s speelt, hoe het met de kinderen is, wie er ziek is en wie waar op vakantie gaat, zonder dat het later op de dag je workflow negatief beïnvloedt. Het toepassen van Fika laat zien dat gezelligheid op het werk een bewuste keuze is en niet iets dat je aan de waan van de dag overlaat.
2. Wees kritisch: durf mensen buiten te sluiten
Je doet je werk natuurlijk niet altijd alleen, soms heb je collega’s nodig bij je project en is het belangrijk dat je overlegt. Maar, wees kritisch in wie je écht nodig hebt bij een bepaald project of activiteit en welke werkvorm de juiste is. Hoef je geen vergadering te beleggen, maar kun je ook even bellen, doe dat dan. En hoeven bepaalde collega’s niet geïnformeerd te worden, zet ze dan ook niet onnodig in de cc of stuur ze geen uitnodiging voor die vergadering.
Bang om op iemands tenen te trappen? Communiceer dan desnoods (bij voorkeur persoonlijk) waarom je ze niet uitnodigt. ‘Frank, ik respecteer graag je tijd en denk niet dat het voor jou iets toevoegt als je hierbij zit.’ Zal vast even wenkbrauwen doen fronsen, maar je collega’s zullen je vanwege de opgeleverde tijdwinst dankbaar zijn als je dit op jaarbasis vaker doet.
Het voordeel van kleine groepen – of het nu in digitale communicatie of fysieke communicatie is – is dat ze ook veel effectiever zijn. Wanneer heb je voor het laatst een vergadering van meer dan 1,5 uur met zijn tweeën gehad? En wat was er gebeurd als je met zijn vieren om de tafel had gezeten? Precies. Less is more.
3. Maak mensen verantwoordelijk voor taken en agendapunten
Wanneer je collega’s precies weten wie waar verantwoordelijk voor is, zorg je voor snellere communicatie en meer tijd om productief aan het werk te gaan. Kies er dus altijd voor om taken en agendapunten aan één iemand toe te wijzen. Wanneer iemand weet dat hij of zij iets hoort te regelen, zal er sprake zijn van een betere voorbereiding, een hogere betrokkenheid en voorkom je dat iedereen naar elkaar kijkt en niemand de actie uiteindelijk uitvoert.
Op dit ‘ieder zijn eigen taak’-principe drijft ook de Holacracy-filosofie die Ruben Timmerman invoerde bij zijn bedrijf Springest:
‘Bij ons is de manier van werken heel transparant, niemand kan zich achter een proces verschuilen, je collega’s weten precies hoe ver je bent. Daar moet je natuurlijk tegen kunnen, maar voor ons werkt het goed. We sparen veel tijd met vergaderen. In vergaderingen wordt vaak veel geneuzeld, iedereen vindt er wel iets van. Bij ons is het: Eva, dit is jouw verantwoordelijkheid, succes ermee.’
Heb je geen Holacracy-model in je organisatie, maar wil je toch profiteren van de voordelen, geef mensen dan altijd de verantwoordelijkheid over een specifiek agendapunt of een specifieke taak. Dat wil overigens niet per definitie zeggen dat deze persoon de taak helemaal alleen moet uitvoeren, maar dat hij aansprakelijk is voor de voortgang en de communicatie over de taak of het project.
Bonustip: vraag niet om toestemming, maar om vergiffenis
Moet je actie ondernemen en weet je niet of iedereen het er wel mee eens is? Vraag dan niet altijd voor alles om goedkeuring. Je boekt pas écht vooruitgang als je durft te doen. En dan kun je soms maar beter achteraf, wanneer het een keer iets minder is verlopen, vragen om vergiffenis dan vooraf om toestemming. Leer daarbij natuurlijk wel van eventueel gemaakte fouten die voortkomen uit je eigen initiatief.
Dus: wil je graag een productieve collega zijn die gezelligheid op het werk ook belangrijk vindt? Zorg dan iedere dag voor een sociaal moment. Dat kan een Fika zijn in de ochtend, maar ook een gezamenlijke lunch waarin je niet over werk praat. Als je daarbij je vergaderingen en e-mailwisselingen minimaliseert, het aantal aanwezigen bij een overleg durft te beperken en collega’s óók netjes laat weten dat je ze bewust niet betrekt; dan weet je niet alleen wat er leeft bij je collega’s, maar kun je ‘s avonds zelf eindelijk eens met een afgeronde takenlijst naar huis door de tijd die je hebt bespaart.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
