Dat jij een leidinggevende functie vervult, wil niet zeggen dat je geen baat hebt bij stevige feedback. Ook jij wil jezelf verbeteren en leren van je fouten. Toch krijg je het zelden. Simpelweg omdat je team het niet durft. Zonde. Maak feedback geven minder intimiderend (door op deze 3 onderdelen te letten).
Ook leidinggevenden hebben het nodig: feedback
Feedback, jij als leidinggevende bent er niet vies van. Je begrijpt dat je team wijzen op zaken die fout – maar ook zeker goed – gaan dé manier om hen te laten groeien. Je maakt er dan ook regelmatig gebruik van. Tijdens meetings bijvoorbeeld, evaluatiegesprekken of informeel in de wandelgangen.
Helaas ontvang je het zelf zelden. Je kunt misschien op één hand tellen hoe vaak een teamlid je heeft aangesproken op wat je beter had kunnen doen. En een compliment over je werk? Ook dat blijft vaak achterwege.
En dat begrijp je heus wel. Het is immers tamelijk intimiderend om een leidinggevende aan te spreken op gemaakte fouten. Een teamlid zou kunnen denken dat je het later tegen hem gaat gebruiken of dat het een eventuele carrièremogelijkheden in de weg zit. En hoewel jij weet dat dat natuurlijk niet het geval is, krijg jij je team toch niet zover om je eerlijke – soms stevige – feedback te geven.
Tot nu:
Feedback krijgen? Jij als leidinggevende zet de toon
Je team aansporen jou vaker terugkoppeling te geven, is vrij eenvoudig. Je moet simpelweg één ding bevatten:
Het team zal jou pas harde feedback durven geven zodra ze wéten dat jij er op een professionele manier mee omgaat. Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat jij niet uit je slof schiet, het tegen hen gebruikt of het te persoonlijk neemt. Zodra zij die zekerheid hebben, zullen ze jou durven aanspreken.
Wil jij daarom feedback van je team krijgen, dan is het aan jou om de eventuele angst rondom feedback weg te nemen. Je zal het moeten laten zien dat een leidinggevende van feedback voorzien veilig, makkelijk en zelfs lonend kan zijn.
Dat werkt zo:
Deel 1: Maak feedback geven veilig
Zorg er allereerst voor dat je een veilig feedbackomgeving creëert. Een waar het teamlid open en eerlijk terugkoppeling durft te geven.
- Laat zien dat je openstaat voor feedback
Pas zodra jouw teamleden zien dat jij daadwerkelijk feedback wil ontvangen, zullen ze het je durven geven. En hoewel je die houding zeker kunt faken, prikken mensen daar snel genoeg doorheen. Je zal daarom echt aan de overtuiging moeten werken dat feedback ontvangen goed is — ongeacht of deze negatief is of je zelfs krenkt. Je moet het willen.
- Geef het teamlid een reden om jou feedback te geven
Zodra je dan om feedback vraagt, tijdens dat evaluatiegesprek bijvoorbeeld, helpt het om direct aan te geven waarom je het wil.Hiermee neem je enige achterdocht of wantrouwen bij het teamlid weg — “Misschien vraagt hij wel naar kritiek zodat hij dat op een later moment tegen me kan gebruiken.” Zulke overtuigingen wil je niet bij je teamleden aanwakkeren. Vertel daarom wat jouw motivatie is — waarom vraag je haar om terugkoppeling?
“Net als dat ik het belangrijk vindt dat jij je bewust bent van eventuele zwakheden in je performance, vind ik het ook belangrijk dat ik als leidinggevende op de hoogte ben van wat ikzelf beter kan doen. Durf dus zeker aan te geven wanneer…”
- Geef je fouten toe (en doe het als eerste)
Ondanks dat je nu direct om feedback vraagt, kan het toch intimiderend zijn om je leidinggevende te wijzen op eventuele fouten. Het teamlid zal dan misschien ook niet direct haar zegje durven doen — niemand wil echter als eerste uit de school klappen. Door zelf een voorzetje te geven, maak je het haar makkelijker:
“Gedurende het vorige kwartaal heb ik onvoldoende aandacht geschonken aan jouw bijdrage bij het binnenhalen van die klant. Daar ben ik me van bewust en dat had ik anders moeten doen. Is jou dat zelf ook opgevallen?”
- Beloof hen een fatsoenlijke reactie
Hoewel de drempel voor negatieve feedback voor het teamlid nu aanzienlijk lager ligt, kan het voorkomen dat ze dit alsnog niet durft te beamen. Wellicht door de angst dat je haar reactie verkeerd opvat — “Als ik ‘ja’ zegt, wordt hij misschien kwaad of schiet hij in de verdediging. Ik kan beter mijn mond houden.” Neem die angst weg.Dat kan heel eenvoudig: door aan te geven wat je niet gaat doen. Kinderlijk, maar het werkt:
“Je mag me eerlijk vertellen hoe je daarover denkt. Ik zal niet boos worden / het me persoonlijk aantrekken / me daardoor laten beïnvloeden in mijn keuze.”
- Bedank hen bij voorbaat voor hun eerlijkheid
Tot slot kun je hen het laatste zetje geven door aan te geven dat je begrijpt hoe lastig het is om een leidinggevende negatieve feedback te geven. Hierdoor voelt zij zich begrijpen én krijg je meer informatie.
“Fijn dat je eerlijk hierover durft te zijn. Ik snap hoe vervelend het is om mij hierover aan te spreken. Weet wel dat ik dat uiterst waardeer.”
Deel 2: Maak feedback geven makkelijk
Dankzij bovenstaande tips zal je teamlid eerder bereid zijn jou daadwerkelijk negatieve feedback te geven. Mocht deze nu alsnog vaag of ontwijkend zijn, geef haar dan een voorzetje:
- Geef je teamlid een aantal opties
Zodra je vraagt hoe jij een betere leidinggevende kunt zijn, leg je haar een tamelijk ingewikkeld vraagstuk voor. Het is te vaag, te open. Een goed, concreet antwoord zul je dan ook niet krijgen. Deel je je vraag echter op in kleinere brokken, dan maak je het niet alleen makkelijker maar ook minder intimiderend:
“Wat vind je van de manier waarop ik je laatste rapport hebt beoordeeld?” of “vind je dat ik tijdens meetings goed naar jullie inbreng luister?”, “wat kan ik volgens jou beter doen, zodra het aankomt op…”.
- Vraag je teamlid naar zijn of haar emoties
Vergeet ook niet de emoties en gevoelens van je teamlid in acht te nemen. Negatieve feedback treft namelijk niet alleen jou, ook misschien haar. Peil dat. Des te meer opties je voorlegt, des te meer feedback je krijgt.
“Vind je de manier waarop ik bepaalde zaken aanlever omslachtig?” of “voel je je ooit gefrustreerd zodra ik…”
- Vraag je teamlid jou een cijfer te geven
Een andere manier om de onderste steen boven water te krijgen, is door een eenvoudige feedback-’truc’ te gebruiken. Een waarmee je vaak op de onderbuikgevoelens van je teamleden kunt inspelen. Hij is heel simpel:Vraag je teamlid jou een cijfer te geven van 1 tot en met 10 rondom een bepaalde kwestie. Vraag dan, nadat je een cijfer hebt gekregen, waarom je geen 10+ hebt verdiend. Gevolg? Eerlijke terugkoppeling.
“Stel nou dat je me een cijfer moet geven — schaal: 1 tot 10. Welk punt zou je me dan geven voor de manier waarop ik het team feedback geef?” — “Een 7,5? Dat is een prima getal! Wat moet ik voortaan anders doen om daar een 10+ van te maken?”
Deel 3: Maak feedback geven lonend
Wellicht heb je je teamlid zo ver kunnen krijgen dat ze eerlijke en oprechte feedback met je heeft gedeeld. Dat is fijn. Laat het hier alleen niet bij. Feedback krijgen is namelijk één ding, daadwerkelijk iets met die feedback doen is iets anders:
- Wees oprecht dankbaar
Want ongeacht of je het met de gekregen feedback eens bent, toon je teamlid dat je dankbaar bent. Zij heeft immers de moeite genomen om iets aan te kaarten. Dat vergt lef.
“Fijn dat we het hier even over hebben gehad. Ik ga eraan werken. Dankjewel.” of “nou, ik vind het zeker niet fijn om te horen, maar het zeker iets wat ik kan verbeteren. Fijn dat je zo eerlijk was.”
- Laat zien dat je actie onderneemt
Laat haar vervolgens zien dat het risico dat ze heeft genomen niet voor niets was. Door daadwerkelijk iets met de feedback te doen. Er is immers niets zo frustrerend als iemand op zijn fouten wijzen en vervolgens merken dat hij het advies wegwuift, zeker als leidinggevende.Doe er daarom iets mee en houd haar desnoods op de hoogte van het proces:
“Hé, sinds ons gesprek let ik op de aanlevertermijn die je me voorstelde, en ik moet zeggen dat ik echt merk dat…”
- Schrijf de positieve verandering toe aan hun feedback
Voor het teamlid is het daarnaast fantastisch om zo nu en dan te horen dat haar feedback daadwerkelijk iets heeft opgeleverd. Zeker als het uit de mond van de leidinggevende zelf komt kan dat veel voor het teamlid betekenen:
“Ja, dank je Ben. Ik gebruik inderdaad sinds kort een nieuwe methode. Denise raadde me het destijds aan – toch Denise? – en ik merk nu dat…”
Kortom: als leidinggevende stevige feedback ontvangen?
Het is mogelijk, zolang jij het maar toestaat. Zolang jij laat zien dat er niets te vrezen valt en dat jij het juist waardeert wanneer een teamlid je op zaken wijst. Door een feedbackomgeving te creëren waarin het veilig, makkelijk en lonend is om elkaar aan te spreken. Van teamlid op teamlid, maar dus ook van teamlid op leidinggevende.
Succes.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
