Het is vast niet één van je favoriete bezigheden: feedback geven. Je weet niet goed wat je moet zeggen en bent bang dat de ontvanger zich aangevallen voelt. Of je hebt het idee dat je boodschap nooit goed uit de verf komt. Maar waarom dan? Dat komt vast doordat feedback geven niet is wat je denkt! We helpen 4 misverstanden de wereld uit én laten weten hoe je feedback wél goed geeft.

Wat komt aan bod?

Waarom is feedback geven moeilijk? Hoe moet je feedback geven? En wat zijn eigenlijk de regels van feedback geven? Het is niet gek dat dit stuk voor stuk populaire Google-zoekacties zijn. Laten we wel wezen: feedback geven is voor veel mensen geen hobby. We delen liever complimenten uit, slikken vervelende dingen in of blijven zelf gefrustreerd zitten dan dat we onze mond opentrekken voor die paar lastige woorden. 

Logisch, toch? Dat feedback geven altijd zo persoonlijk en negatief is, en dat het protest en niet-luisteren opwekt? Nee, hoor. Want wat hier misgaat, is dat al die associaties helemaal niets te maken hebben met wat feedback is. Veel mensen zien feedback geven als “iets persoonlijks”, “iets negatiefs”, “zomaar iets zeggen” of als “advies”. Maar nee, echt effectieve feedback is niets van dat alles. En bovenal: echt goede feedback is waardevol.

Goed, tijd om tevoorschijn te toveren wat feedback dan wél is – en hoe het dus wél werkt. We leren je de kunst van feedback geven.

vrouw die naar een man kijktWat is feedback geven? – de betekenis van feedback

Het enige echte antwoord op die vraag ‘Wat is feedback?’ (gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek door professor in de informatietechnologie Arkalgud Ramaprasad) is als volgt:

“Feedback is een reactie op een product, resultaat of iemands uitvoering van een taak, dat bedoeld is als basis voor verbetering – om de kloof tussen het beoogde niveau en het huidige niveau te dichten.”

Zo, dat is eruit.

Maar wat zeggen we hiermee? Wat betekent deze definitie voor jouw feedback? En over hoe je dat op dit moment aanpakt? 

Wat houdt feedback geven in?

De betekenis van feedback is dus als volgt: feedback is een reactie…

  • …op een product, resultaat of iemands uitvoering van een taak…
  • …die bedoeld is als basis voor verbetering van de ander…
  • …waarbij het doel is om de kloof tussen het huidige en het beoogde niveau te dichten.

Oftewel: waarom feedback geven lastig is of waarom je denkt dat feedback geven niet werkt, is vaak omdat je het niet ziet zoals het is. Omdat je denkt dat feedback bedoeld is om de ander naar beneden te halen. Omdat je bang bent dat de ander zich er rot door voelt. Of omdat je het idee hebt dat het maar een mening is. 

Maar nee, feedback is van meerwaarde voor de ander. Als je het maar goed overbrengt.

Wanneer je kijkt naar feedback als een positieve bijdrage aan de ontwikkeling van de ander, dan heb je vast al minder moeite om feedback te geven. Focus niet op de negatieve betekenis ervan. Focus hierop: wat leert de ander van mijn feedback?

Dan wordt het andere koek.

Nog even dit: zorg wel voor balans

Die goede feedback hè?! Dat zit hem wel in balans. Je kunt zowel negatieve feedback als positieve feedback geven. Beide zijn belangrijk. Van negatieve feedback kan de ander leren én je raakt je eigen frustraties erdoor kwijt. Positieve feedback is belangrijk om waardering te laten blijken, te motiveren én te laten blijken waar een ander juist mee moet doorgaan.

Verder is een mix van positieve en negatieve feedback cruciaal. Wanneer je altijd negatief uit de hoek komt, maak je geen vrienden op de werkvloer én gaan mensen je feedback minder serieus nemen. Als je opbouwende kritiek afwisselt met (vooral) positieve feedback, zullen mensen eerder openstaan voor je negatieve feedback en die ook meer waarderen. Dat hoeft niet in één adem (je kent vast de rijtjes met tops en tips wel – niet nodig!). Geef de tips en tops apart, zodat beide beter overkomen.

Waarom is feedback geven belangrijk?

Feedback geven doe je niet voor de lol. Ook niet alleen om zelf je frustratie kwijt te zijn. Nee, echt effectieve feedback geef je juist voor de ander. 

Feedback geven is zinvol omdat…

  • …de samenwerking verbetert als jullie dingen naar elkaar toe uitspreken in plaats van het te laten sudderen.
  • …de ander dankzij feedback leert hoe hij of zij dingen beter kan aanpakken en waar nog aandachtspunten liggen. 
  • …je collega zelf door blinde vlekken niet altijd verbeterpunten zal zien, waar jij de ander wel op kan wijzen.
  • …je bijdraagt aan de persoonlijke ontwikkeling van de ander.
  • …feedback ook juist waardering laat blijken. Met positieve feedback laat je de ander zien wat goed gaat en motiveer je diegene om dit gedrag te blijven vertonen.
  • …je zo een feedbackcultuur creëert waarin mensen elkaar op een constructieve manier verder helpen. Als jij regelmatig feedback (positief en negatief!) geeft, zullen anderen ook eerder feedback durven te geven aan jou. Da’s fijn, want dan hoef je niet altijd zelf om feedback te vragen.

Kortom: feedback geven levert veel op. En vergis je niet: het is belangrijk om iedereen feedback te geven. Dus ook je manager zal je wellicht eens feedback geven. Spreek je waardering uit of zeg het juist als je leidinggevende op welke manier dan ook een stapje extra kan zetten. Vinden de meeste leidinggevenden alleen maar fijn!

vrouw die een man minder leuke feedback geeftWat zijn de 5 feedback-regels?

Ga je feedback geven aan een collega? Houd je dan aan deze gouden feedback-geven-tips om goede feedback te geven:

  1. Spreek altijd vanuit jezelf. Dus begin je zin met “Ik” of “Het valt mij op dat…”. Voorkom dat je de ander gaat beschuldigen en focus op wat iets met jou doet of hoe het op jou overkomt. Daardoor zal de ander zich minder snel aangevallen voelen.
  2. Maak je feedback heel concreet. Haal een concreet voorbeeld aan en voorkom algemeenheden (“Waarom doe jij altijd…?”). Doe eventueel een concrete suggestie aan voor het resultaat of gedrag dat je liever zou zien.
  3. Geef altijd constructieve feedback. Dat betekent dat de ander er iets mee kan. Opbouwende feedback dus. Of je feedback nu positief of negatief is, zorg ervoor dat de ander ervan kan leren. Ofwel over wat diegene goed doet ofwel over wat juist beter kan en hoe het beter kan. Constructieve feedback betekent ook dat je het positief houdt. Dus vermijd wijzende vingertjes en opgekropte woede-uitbarstingen.
  4. Kies een goed moment en een passend medium. Dus geef je feedback niet tijdens een vergadering met acht mensen en ook niet in de wandelgangen. Zoek een rustige plek op en geef feedback bij voorkeur een op een. Dan kun je er rustig over in gesprek gaan. Face-to-face werkt beter dan online feedback geven, omdat de ander dan beter van je gezicht kan aflezen hoe iets voor je is.
  5. Ga erover in gesprek. Feedback is geen eenrichtingsverkeer. In plaats van alleen feedback te geven, is er altijd een wisselwerking van feedback geven en feedback ontvangen. Daarom is het belangrijk dat je ook vraagt hoe de ander jouw feedback ervaart. Vraag simpelweg “Hoe sta jij hierin?” of “Hoe is het voor jou om dit te horen?”. En nog beter: denk samen na over een oplossing.

Wat wordt bedoeld met het geven van feedback?

Laten we eens nader bekijken wat feedback geven inhoudt. Waar gaat het vaak mis? En waar is dus winst te behalen voor jouw feedback, hoe die ontvangen wordt, en het effect ervan? 

Riemen vast? We gaan vier misvattingen tackelen en inzoomen op wat feedback geven dan wél is.

1. Feedback is een reactie (geen advies)

Feedback geven en advies geven zijn twee verschillende dingen. Cruciaal om uit elkaar te houden! Je feedback is een reactie, géén advies.

Bij feedback reageer je op wat je ziet aan resultaat. Het is aan de ander om die reactie te vertalen naar een actie. Oftewel: de ontvanger bepaalt wát er met je feedback of reactie gebeurt en hoé diegene dat omzet in een beter resultaat.

Ga je advies geven, dan vul je de beoogde actie al in voor de ander. Dat is nu net niet je taak als je feedback geeft. Ga je (ongevraagd) op hetzelfde moment advies geven voor verbetering, dan laat je het daarmee lijken alsof de ander dat niet zelf had gekund. Dat kan denigrerend overkomen. Misschien zelfs als een persoonlijke aanval. Bovendien maai je de ander het gras voor de voeten weg – en ontneem je diegene daarmee de kans om zélf met verbeteringen te komen.

Natuurlijk mag je wel advies geven – zeker als het in je takenpakket zit als teamleider bijvoorbeeld – maar doe het niet direct na je feedback, en doe het zeker niet ongevraagd.

Laat eerst jouw reactie landen en geef de ander daarna de ruimte om zelf het resultaat te verbeteren. Alleen dan kan de ander zichzelf op eigen kracht ontwikkelen.

Vraagt de ontvanger jou om advies, dán pas mag je ook dat geven. Geef daarom bij je feedback gerust aan:

“Dit was mijn kijk op de zaak. Als je nog advies wilt om dat in de praktijk te brengen, dan hoor ik het graag.”

Zo blijft de verantwoordelijkheid van de actie, het eigenaarschap over het resultaat én het de vraag om jouw advies bij de ander – en blijf jij mooi in de rol van helpende hand. In plaats van kapende grasmaaier. 

2. Feedback geef je op een product, resultaat of uitvoering (niet op de persoon)

Dat je feedback als een “persoonlijke aanval” zou overkomen, is iets wat alleen gebeurt als je de feedback verkeerd brengt. Het is de meest voorkomende fout bij feedback geven.

Feedback geef je namelijk nooit op een persoon. Nee, zelfs niet als het een functioneringsgesprek is. Feedback draait altijd om een product, resultaat of de uitvoering van een taak. De lijn is dun, maar het is erg belangrijk om die niet te overschrijden.

Zeg je iets in de trant van…

“Volgens mij heb je veel moeite gehad met het opstellen van dit rapport. Waarom valt het je zo zwaar?”

…dan zeg je het helemaal verkeerd. Dit is namelijk een reactie op de persoon, en op zijn persoonlijke karaktertrekken, besluitvorming, gevoel en beweegredenen. Dat alles is niet aan jou om te beoordelen. Je kunt de persoon niet veranderen; je kunt alleen helpen zijn gedrag te professionaliseren.

Dit soort te persoonlijke – en dus ontzettend foute – feedback herken je aan één woord: “waarom”. Stel je een “waarom”-vraag in je feedback, dan ga je de te persoonlijke kant op.

Stel liever “wat”- en “hoe”-vragen om in de veilige zone te blijven. Dat is belangrijk bij feedback geven. Die vragen draaien namelijk om praktische zaken: het product, resultaat of de aanpak van de uitvoering.

“Wat heb je gedaan om tot dit resultaat te komen? En hoe heb je het aangepakt toen het even mis dreigde te gaan vanwege die rekenfout?”

Vrouw die lachend feedback ontvangt 3. “Feedback is basis voor verbetering” (dus geen vaag verhaal)

Volgens de definitie is feedback een “basis voor verbetering”. Je wilt dat de ontvanger niet alleen je feedback ontvangt, maar er ook iets mee kan om zichzelf te verbeteren. Moet je er wel voor zorgen dat dat kán wanneer je feedback geeft.

Dat doe je door je feedback concreet te maken, en niet in een vaag verhaal te blijven hangen.

Waar de ontvanger namelijk niks mee kan, is bijvoorbeeld:

“Goed bezig, mooi rapport.” (een slecht positieve-feedback-voorbeeld – goed bedoeld, heb je weinig aan!)

“Ik weet het niet, ik vind het niks.”

“Je moet echt iets proactiever worden in het team.”

Die feedback is vaag en niet concreet en er is niks mee aan te vangen in de praktijk. Hoe je wel constructieve feedback kunt geven waar de ander van leert? Bereid je feedback voor, bedenk wat je precies wilt zeggen, en wees concreet.

Feedback waar de ander wél iets mee kan, is bijvoorbeeld:

“Je rapport ziet er goed uit. Lekker bondig, maar to the point, erg overzichtelijk en duidelijk. Het taalgebruik past ook helemaal bij onze stijl. Goed bezig!”

“Die presentatie kon beter. Ik merkte dat ik mijn aandacht niet goed kon vasthouden bij je punt. Ik heb er even over nagedacht en ik denk dat het eraan ligt dat je slides te veel tekst bevatten.”

 “Ik merk dat je zelden iets van je laat horen wanneer we in teamverband zijn. Waar anderen naar voren stappen en hun suggesties doen, blijf jij vaak stil.”

Dat alles maakt ‘t verschil tussen enkel feedback ontvangen en feedback ontvangen die helpt om dingen te verbeteren!

4. Feedback dicht de kloof naar het gewenste niveau (zonder sandwich)

Je geeft je feedback om de ander vooruit te helpen naar het gewenste niveau. Dat niveau is bijvoorbeeld een leesbaar rapport, dat alle teamleden evenveel bijdragen aan een project of een overtuigend klantvoorstel.

Dat eindresultaat staat vast. Maar de manier van feedback geven waarmee je de ander helpt om daar te komen, verschilt per persoon.

Waar het verschil in zit? In hoe ver de ander is in zijn vaardigheden en wilskracht. Ook wel de “skill will matrix” genoemd:

De regel is daarbij: hoe minder vaardigheden en/of wilskracht iemand heeft (vaak een junior-medewerker), hoe meer positieve feedback nodig is om tot dat niveau te komen. Hoe meer de ander daarvan heeft (vaak een senior-medewerker), hoe meer opbouwende en kritische feedback nodig is.

Maar wat doen we vaak in de praktijk? Ál onze feedback voor iedereen sandwichen: eerst iets positiefs zeggen, dan de kritische nooit, en dan weer gauw iets positiefs erbovenop om het allemaal met de mantel der liefde te bedekken.

Werkt niet. 

Je zult moeten kiezen: wordt het positieve feedback of kritische terugkoppeling? Stem het af op degene die het ontvangt – junior of senior – en houd het daarmee in balans. De junior geef je vaker een schouderklop op willekeurige momenten. Met de senior ga je eens per week (of maand) apart zitten om te zien hoe het project loopt en te bespreken wat beter kan.

Alleen zo breng je alle soorten collega’s over die kloof, naar die vaste waarde: van “huidig niveau” naar “het gewenste niveau”.

Wat is een goede manier van feedback geven?

Hoe je feedback geeft waar de ander niet direct van in de weerstand schiet én waar iemand wat aan heeft? Een feedback-methode kan je helpen om feedback te geven op een goede manier. Zo kun je met de 4 G’s feedback geven die zinvol is voor de ander en niet aanvallend overkomt.

En nee hoor, dat heeft niets te maken met 3G, 4G, 5G en andere al dan niet razendsnelle internetsnelheden. De 4 G’s staan voor Gedrag, Gevoel, Gevolg en Gewenst gedrag. Het betekent dat je jouw feedback in 4 stappen opbouwt. Laten we het tonen met een voorbeeld van feedback geven aan een collega:

Je kwam bij deze tekst pas na de deadline met feedback. (=gedrag) Dat irriteert mij (= gevoel), omdat het onprofessioneel overkomt op de klant als we de tekst na aanlevering nog moeten aanpassen. (= gevolg) Zou je de volgende keer je feedback minimaal een uur voor de deadline kunnen sturen? Dan heb ik voldoende tijd om jouw opmerkingen nog door te voeren. (= gewenst gedrag)

Hoe geef je feedback? – een voorbeeld

Je kunt ook feedback geven met de ik-ik-jij-methode. Dat is nog een van de meest gebruikte feedbackmethodes. Feedback ziet er bij dat model zo uit:

  1. Ik merk op dat…
  2. Ik vind daarvan…
  3. Hoe zie jij dat?

Een goed voorbeelden van hoe je feedback geeft volgens dit model, is als volgt:

Het valt me op dat je de afgelopen drie meetings lang aan het woord was. Dat vond ik storend, omdat er daardoor weinig ruimte was voor mij om ideeën in te brengen. Is dat iets wat je herkent?

Een paar voorbeeldzinnen om goede feedback te geven volgens die methode zijn:

  • Het valt me op dat… 
  • Ik merk dat…
  • Ik krijg het idee dat…
  • Tijdens de meeting gisteren zag ik dat…

Dus: wat is feedback geven?

Feedback geven heeft als definitie:

“Feedback is een reactie op een product, resultaat of iemands uitvoering van een taak, dat bedoeld is als basis voor verbetering – om de kloof tussen het beoogde niveau en het huidige niveau te dichten.”

En dat betekent in de praktijk (waarschijnlijk iets ander dan je denkt, en nu doet) dat goede feedback hieraan voldoet:

  • Feedback geven is een reactie – geen advies. Je geeft je visie, en laat de uitwerking daarna aan de ander over.
  • Feedback geef je op een product, resultaat of iemands uitvoering – niet op de persoon. Stel daarom “hoe”- en “wat”-vragen in plaats van “waarom”-vragen.
  • Feedback is de basis voor verbetering. Houd het daarom concreet en praktisch toepasbaar, zodat de ontvanger er iets mee kán in de praktijk.
  • Feedback dicht de kloof naar het beoogde niveau – en dat doe je per persoon anders, afhankelijk van zijn vaardigheden en wilskracht. (Regel: junior = vooral positief, senior = vooral kritisch.)
  • Nog een belangrijke: feedbackpunten spaar je niet op. Geef je feedback op het moment zelf. Zodra je iets ziet of opvalt. Dan snapt de ander waar je het over hebt én voorkom je frustratie bij jezelf.

Da’s feedback geven zoals het écht hoort te gaan.

Vrouw die man feedback geeftMeer leren over feedback geven?

Wil jij álles leren over effectief feedback geven? Ontdek hoe je het met de juiste woorden, op het juiste moment, simpel en effectief, met de juiste tools en feedbacktechnieken doet! Onze ervaren trainers leren het je graag.

Meld je aan voor onze 1-daagse training Feedback Geven, en leer de beste feedbackvaardigheden aan én ontdek hoe je die allemaal in de praktijk brengt! Worden jij én je collega’s beter van.

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan mijn boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Daarin leer ik je de beste inzichten uit onze trainingen om slimmer te werken in plaats van harder. Met handige timemanagement-tips, planningstrucs en samenwerkings-handigheden.

Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven

Tijdwinst is hét trainingsbureau gespecialiseerd in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land én online trainingen aan waarmee je jezelf, je werk en je samenwerkingen verbetert. Dat varieert van timemanagement, assertiviteit en gesprekstechnieken tot snellezen. 

Nieuwsgierig? Neem dan zeker een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze trainingen (op locatie of online).