Haast een eeuw geleden dook er een methode op. Een methode waarmee je niet alleen méér werk kon verzetten, maar ook sneller. Uber-businessman Charles M. Schwab had daar wel oren naar en pastte het zelf toe. Wat bleek? De methode werkt zó goed dat het de bedenker haast een half miljoen dollar opleverde! Probeer het zelf.
Hoe ‘The Master Hustler’ de beste werd
Rond 1918 was staalproductie- en scheepsbouwbedrijf ‘Bethlehem Steel’ een van de meest voortvarende bedrijven van die tijd. Het versloeg al zijn concurrenten binnen en buiten het eigen vakgebied. Het geheim achter dat succes?
Charles M. Schwab.
Swab leidde het bedrijf. En omdat hij altijd zocht naar manieren om de efficiëntie van zijn werknemers te vergroten, werd het bedrijf ongelofelijk succesvol. Swab werd dan ook voortdurend geprezen om zijn time management inzichten — zelfs door Thomas Edison, die het volgende over hem zei:
“Swab is the master hustler”
Vrij vertaald: iemand die hard werkt en succes als enige optie ziet.
Swab was er van overtuigd dat alles altijd sneller én beter kon, het liefst beiden. Om die reden huurde hij Ivy Lee in; een consultant in effectiever werken. Wat Lee hem vervolgens aanraadde veranderde niet alleen zijn werkwijze, het bracht hem nog meer succes.
Dit is wat Ivy Lee hem in 15 minuten vertelde:
Volgens bronnen ging de ontmoeting tussen de twee zo:
Schwab: “Laat me zien hoe ik nog efficiënter kan werken en nog meer gedaan kan krijgen.”
Lee: “Geef me 15 minuten met al je managers.”
Schwab: “… en wat kost dat?”
Lee: “Betaal me achteraf maar wat je het waard vindt.”
Ivy Lee ging aan de slag. Hij nam sprak alle managers onder vier ogen en vertelde hen 1 simpele methode. Een methode die effectief werken makkelijk zou maken. Kinderspel, zelfs.
Het kwam hierop neer:
- Maak een lijst waar de 6 belangrijkste taken voor morgen op staan.
- Prioriteer deze taken.
- Focus je morgen allereerst op de eerste taak.
- Pas als die is afgevinkt ga je naar de tweede, dan de derde…— etcetera.
- Aan het einde van de dag neem je het lijstje erbij. Kijk ernaar. Wat is klaar, wat niet?
- Taken waaraan je niet bent toegekomen gaan op eenzelfde lijst voor morgen.
- Herhaal dit iedere dag.
Dat was Lee’s advies. Zó simpel, zó voor de handliggend, maar wel een advies waardoor de productiviteit van Schwab en zijn werknemers de pan uit rees.
En het mooie? Je hoeft geen staalmagnaat te zijn om deze techniek toe te passen, ook jij als kantoorwerker kunt het uitvoeren:
Zelf effectiever werken dankzij Lee’s methode — 6 stappen
Enige dat je nodig hebt om Lee’s methode uit te voeren is pen, papier of gewoon een digitaal bestand. Vervolgens doorloop je 6 eenvoudige stappen:
Stap 1: Je maakt een lijst
Heb je een bestaande takenlijst, neem die er dan bij. Scan alle items die erop staan.
Mocht je nog geen gebruik maken van een ‘to do’-lijst, maak er dan een: neem een half uur de tijd om alles op te schrijven wat je aandacht vraagt. Van kleine taken, afspraken tot aan projecten: zet het op de lijst.
Stap 2: Je kiest 6 belangrijke taken
Vervolgens kies je 6 taken uit de lijst die volgens jou de hoogste prioriteit hebben. Dit kunnen klussen zijn die dringend zijn (en die dus niet kunnen wachten) en/of belangrijk zijn (ze leveren grote waarde op, nu of in de toekomst).
Stap 3: Je bepaalt de duur
Vervolgens noteer je achter deze 6 taken de geschatte tijdsduur. Hierbij is het belangrijk dat je kritisch en realistisch bent — je kunt immers beter een taak overschatten dan onderschatten.
Stap 4: Je plant het in
Zodra je iedere taak hebt ingeschat, rooster je er tijd voor in in je agenda. Hierbij is het verstandig om met de grootste, lastigste of meest intimiderende taak te beginnen. Plan deze daarom als eerste in, en het liefst zo vroeg mogelijk in de ochtend.
Stap 5: Je gaat aan de slag
Jij bent nu bekend met wat je morgen gaat doen, wanneer, en hoeveel tijd dat ongeveer in beslag neemt. Je zult merken dat dit soort overzicht je rust geeft. Enige dat je nu nog moet doen is daadwerkelijk beginnen.
Zodra je werkdag dus is aangebroken, check je je agenda. Wat is de eerste taak die je gaat uitvoeren? Doe dat. Klaar? Door naar de tweede taak. Klaar? Door naar de derde… — je snapt het.
Om nou te voorkomen dat je tussendoor wordt afgeleid, vermijd je zoveel mogelijk prikkels. Doe dit door je devices op stil te zetten, je collega’s op de hoogte te brengen dat je niet wil worden gestoord, en draag desnoods een noise cancelling headset om omgevingsgeluid uit te filteren.
Stap 6: Je herhaalt dit
Bovenstaande stap herhaal je tot alle zes taken op je lijstje zijn voltooid. En natuurlijk: soms zit er een taak tussen waarmee je uren zoet bent waardoor je niet aan al je taken toekomt, maar dat is niet erg:
Neem aan het eind van de dag de taken waaraan je niet bent toegekomen en plaatst ze opnieuw op de lijst; de lijst voor morgen. Deze vul je vervolgens weer aan tot je opnieuw op 6 taken uitkomt — iedere dag weer.
Wat dat oplevert
Dagelijks op deze manier naar je planning kijken, zorgt ervoor dat je een hoop krijgt gedaan. Je komt eindelijk toe aan de taken die echt belangrijk zijn en keert met een voldaan gevoel huiswaarts.
Wat deze effectief werken methode Ivy Lee opleverde
Herinner je je nog dat Ivy Lee Schwab vroeg hem een bedrag uit te keren wat hij de methode waard vond? Nou, dat leverde hem een schamele 25,000 dollar op — een bedrag dat vandaag de dag ongeveer gelijk staat aan 400.000 dollar.
Haast een half miljoen, en dat voor een methode die zo kinderlijk simpel is. Mooi meegenomen!
Meer weten over effectief werken? Volg een Training Time Management…
In onze 1-daagse training Time Management gaan we veel dieper in op praktische technieken zoals hierboven, maar wel conform de tools en de mindset van de 21e eeuw. Ben je dus nieuwsgierig en wil je meer te weten komen over de verschillende manieren waarop jij jouw (werk)dag nog efficiënter kunt laten verlopen, volg ‘m dan eens en krijg meer gedaan in minder tijd — altijd fijn.
… of onze training Effectief Thuiswerken voor Teams
Ook zodra je vaak vanuit huis werkt, kun je baat hebben bij een van onze trainingen. Neem onze nieuwe training ‘Effectief Thuiswerken voor Teams’ bijvoorbeeld. Daar ontvang je tips voor thuiswerken en leer je beter samenwerken op afstand. Interessant, vooral nu. Volg ‘m daarom eens, alleen of samen met je collega’s.
