Effectief vergaderen kan je bedrijf veel tijd (en dus geld) besparen. Hoe kunnen we onze vergaderingen efficiënter maken? Hoe doet een revolutionaire reus als Google dat bijvoorbeeld? Leer alle geheimen van effectief vergaderen.
Wat komt aan bod:
- Hoeveel geld kost jouw vergadertijd?
- Effectief vergaderen: Google’s geheime recept
- Verander jouw vergaderingen – vandaag nog
- Dit in de praktijk leren?
Doet jouw bedrijf al aan effectief vergaderen? Misschien. Uit mijn praktijkervaring heb ik gemerkt dat er bij veel bedrijven nog een flink stuk terrein te winnen valt, als het aankomt op tijd winnen door slimmer vergaderen.
Bovendien zijn de algemene regels van een ‘effectieve vergadering’ door de jaren heen flink veranderd en aangepast aan ons digitale tijdperk waarin we zo efficiënt mogelijk willen werken om de concurrentie voor te blijven. Logisch. Maar hoe doe je dat?
Hoeveel geld kost jouw vergadertijd?
Wist je dat bedrijven in Amerika gemiddeld 35 miljoen euro per jaar verliezen door niet effectief te vergaderen? Maar liefst 47% van kantoorwerkers stelt dat vergaderen hun grootste vorm van tijdverspilling is. Wil je weten hoe veel geld een vergadering in jouw bedrijf kost? Reken het uit met deze handige vergaderkosten-rekenmachine.
Geschrokken van het bedrag? Het is dan geen overbodige luxe om de laatste nieuwe algemene regels van een effectieve vergadering nog eens door te nemen, gebaseerd op verschillende experimenten bij bedrijven in de afgelopen 10 jaar:
- Alle vergaderingen moeten een duidelijk doel en/of programma hebben, dat van tevoren is vastgelegd. Een goede voorbereiding is daarbij het halve werk.
- Alle werknemers die hebben deelgenomen aan een vergadering moeten de ruimte verlaten met één of meer actiepunten.
- Niet alleen de begintijd, maar ook de eindtijd van de vergadering moet van tevoren vast staan.
Deze drie algemene regels zouden je al een heel eind op weg moeten helpen naar meer effectieve vergaderingen, die je bedrijf en jezelf tijd en geld besparen.
Wil je een stap verder gaan op het gebied van effectief vergaderen? Gluur dan eens binnen bij Google, waar ze effectief vergaderen naar een heel nieuw niveau hebben getild.
Effectief vergaderen: Google’s geheime recept
Wat is Google’s geheime recept van een effectieve vergadering? Ontdek de meest opvallende kenmerken van typische Google vergaderingen en kijk of (en hoe) jij ze kunt toepassen in de vergaderingen in jouw organisatie.
1. Deel verschillende vraagstukken en kwesties op in micromeetings
Geen ellenlange vergaderingen met 384 agendapunten. Google pakt het anders aan. Voor elke kwestie en elk vraagstuk wordt een aparte ‘micromeeting’ georganiseerd. Zo wordt er alleen overlegd met degenen die iets met de kwestie te maken hebben en blijft de tijd van anderen bespaard.
Micro-meetings kunnen standaard vergaderingen vervangen, maar ze kunnen ook ernaast functioneren. Ze slanken de standaard vergaderingen namelijk af, doordat alle ‘losse’ kwesties al in een micromeeting zijn behandeld.
Tip: Klinkt het houden van micomeetings als een ideale oplossing voor jouw bedrijf? Leer hier hoe je zo’n micromeeting organiseert.
2. Houd inloopuurtjes en gebruik 1:1 lijstjes
Marissa Mayer, voormalig directeur bij Google, hield dagelijkse inloopuurtjes. Iets meer dan ‘uurtjes’ eigenlijk: 90 minuten lang stond haar kantoordeur open aan het eind van elke werkdag om werknemers met prangende vragen en kwesties te ontvangen.
Hoe dat werkte? Elke werknemer die gebruik wilde maken van het inloopuurtje schreef zijn naam op een whiteboard naast de deur van Mayer’s kantoor en mocht verschijnen zodra de collega voor hem klaar was met zijn bespreking.
Zaken die tijdens zo’n inloopuurtjes aan bod kwamen varieerden van beslissingen over marketing-campagnes tot pitches voor een nieuw design.
Het fijne aan de inloopuurtjes was niet alleen dat Mayer op die manier goed contact hield met haar werknemers, het zorgde er ook voor dat alle zaken die tijdens de uurtjes besproken werden al niet meer aan bod hoefden te komen in (micro)meetings.
Tip: Een handige manier om een inloopuurtje bij jouw bedrijf toe te passen, is door het bijhouden van een 1:1-lijst voor collega’s met wie je regelmatig zaken bespreekt.
In een 1:1-lijst houdt elke werknemer een lijstje van zaken bij die hij graag face-to-face met zijn leidinggevende (of een andere collega) wilt bespreken. Je bespaart tijd doordat je op die manier bespreekpunten die belangrijk -maar niet dringend- zijn zoveel mogelijk bundelt en daarmee onnodige onderbrekingen voorkomt. De inhoud van je 1:1-lijstjes kun je tijdens een geplande afspraak met iemand bespreken of gewoon tijdens een spontaan moment gedurende de werkdag wanneer je elkaar treft.
3. Google’s regels voor ‘grote’ vergaderingen
Wanneer er bij Google team- of afdelingsbreed vergaderd moet worden, gelden er een aantal standaard regels en afspraken.
- Aan de wand wordt een grote tikkende klok die aftelt geprojecteerd. Oftewel: de duur van de vergadering is van tevoren vastgesteld als onwrikbaar gegeven.
- Niemand mag de woorden “Ik vind…” of “Ik denk..” in de mond nemen. Alleen “Ik weet…” is toegestaan. Oftewel: er worden nooit zomaar dingen geroepen, een uitspraak is altijd feitelijk onderbouwd.
- Het vergadergezelschap bestaat altijd uit: 1 notulist, 1 beslissingenmaker en in totaal maximaal 10 personen. Elke persoon die aanwezig is, komt bovendien minstens eenmaal aan het woord. Komt hij niet aan het woord? Dan had hij niet aanwezig hoeven zijn.
Verander jouw vergaderingen – vandaag nog
Krijg je net alweer een uitnodiging binnen voor een vergadering waarvan je weer geen idee hebt waar die over gaat, waarom jij daarbij aanwezig moet zijn en hoe lang die gaat duren?
Probeer bovenstaande verschillende vormen van vergaderen, regels en afspraken eens uit binnen jouw team. Of leg ze voor aan je manager, teamleider of werkgever. Reken daarna nog eens uit hoeveel tijd en geld jij je bedrijf bespaart hebt met effectiever te vergaderen. Zeker weten dat vergaderen à la Google je bedrijf tijd én geld gaat opleveren.
Welke van de bovenstaande suggesties spreekt jou aan? Of heb je zelf nog andere suggesties voor effectief vergaderen? Deel je gedachten in een reactie.
Dit in de praktijk leren?
Wil je nou meer leren over hoe jij (en je team) de vergadering nog doeltreffender kunnen inrichten, volg dan eens een cursus Time Management. Alleen, of met je team.
Hier leer je bijvoorbeeld hoe je aan de hand van een zogenaamde ‘1 op 1’-lijst bijhoudt wat je bij de volgende vergadering met iemand moet bespreken — reuze handig.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
