“Dat doe ik volgende week wel”, mompel je terwijl je voor de zoveelste keer die belangrijke taak opschuift — je houdt je nu liever even bezig met die makkelijke klusjes. Houd jezelf niet voor de gek. Wij weten beiden dat je ook dán niet toekomt aan die taak. Wat jij daarom nodig hebt is een dikke, lelijke kikker: Eat That Frog! Dat zit zo:
Je bent de hele dag druk in de weer geweest. Je hebt zelfs 7 van 10 dingen op je ‘to do’-lijst kunnen afvinken. Dat je helaas alweer niet toekwam aan die ene grote klus, neem je voor lief. “Dat doe ik wel een andere keer.”
Zo gebeurt het dat je telkens die belangrijke klus (bijvoorbeeld een doel dat je graag wil behalen) voor je uit blijft schuiven; je hebt er geen zin in, geen tijd voor of het is niet het juiste moment. Jij besteedt je aandacht liever aan kleinere, makkelijkere taken.
Begrijpelijk, maar wel doodzonde — zo kom je natuurlijk nooit toe aan die werkelijke belangrijke klussen. De oplossing voor dit nare uitstelgedrag blijkt gelukkig verbazingwekkend simpel: eet een dikke en lelijke kikker.
‘Eat that frog’ een time-management klassieker
Mark Twain zei het al.
“Wanneer jij je dag begint met het eten van een levende kikker, kun je met een voldaan gevoel de dag doorkomen, wetende dat dat waarschijnlijk het ergste was dat je die dag zal overkomen.”
Die quote spoorde Brian Tracy aan een boek te schrijven. Nu, een flinke poos later, geldt het boek ‘Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time’ nog steeds als een klassieker onder de Time-Management boeken.
Hoewel het maar 120 pagina’s lang is, geeft het ontzettend veel handige inzichten en praktische tips. Misschien zijn sommige stukken een beetje outdated (niemand gebruikt immers nog een Blackberry), de achterliggende gedachte is in onze huidige tijd nog prima toe te passen:
Plan, stel prioriteiten en werk uitsluitend aan de zaken die daadwerkelijk belangrijk zijn. Zaken die niet jouw volledige aandacht nodig hebben, kun je gerust uitstellen — dat is ‘eat that frog’ in een notendop.
“… oké, maar waar komt die kikker dan van pas en nog belangrijker: waarom zou ik een levende kikker willen eten?”
Nou, dat leggen we je haarfijn uit — of Brian Tracy dan:
2 soorten uitstelgedrag voorkomen met ‘eat that frog’
“Je ‘kikker’ is jouw grootste, meest belangrijke taak — een die je waarschijnlijk uitstelt wanneer je er niet actief aan zou werken. Het is ook de taak die de grootste impact op je leven of resultaten heeft.”
Denk bijvoorbeeld aan een grote taak die je al veel te lang uitstelt; misschien het schrijven van dat boek. Je wéét dat je er eigenlijk aan moet beginnen, toch onderneem je geen actie. Je stelt het uit.
En dat uitstelgedrag heeft volgens Tracy met een aantal dingen te maken: je stelt dingen uit uit angst om te falen, bijvoorbeeld omdat je niet voor schut wil staan wanneer je project mislukt én omdat je bang bent voor succes — “wat nu als mijn boek zo’n kaskraker blijkt?”
Je begint dus liever niet aan het opstellen van je eerste klad. Je begint dus liever niet met je in te lezen in belangrijke materie. Je begint liever niet met het maken van een storyboard — nee, het is veel makkelijker (en minder eng!) om je bezig te houden met je overvolle mailbox en die stapels dossiers op je bureau.
Zo gebeurt het dus dat jij je bezighoudt met onbelangrijke taken, zodat jij je niet bezig hoeft te houden met die grote, lelijke kikker die pal voor je neus zit.
Het is dan ook niet heel raar dat jij op het eind van de dag het gevoel hebt dat je ontzettend druk bezig bent geweest, maar niet echt vooruitgang hebt geboekt — je stelt gewoonweg de verkeerde prioriteiten. Hierdoor komt die taak die je eigenlijk moet doen op een zijspoor terecht.
Onderscheid maken tussen kikkers en kikkervisjes
Wil je dus daadwerkelijk productief zijn en uiteindelijk wél je doelen behalen, dan zul je die dikke, lelijke kikker bij de lurven moeten grijpen en dáár jouw tijd en aandacht aan moeten besteden.
Hiervoor zul je eerst voor jezelf helder moeten hebben wat precies jouw dikke, lelijke kikker is en wat enkel een nutteloos kikkervisje is.
Wanneer je bijvoorbeeld leert programmeren, is het beginnen en afmaken van die cursus ‘Programmeren’ je kikker. Jouw kikker is het oefenen en uitvoeren van modules totdat je de stof begrijpt. Jouw kikker is het opstellen van codes.
Jouw kikker is niet het opschonen van je Linkedin-profiel. Je kikker is niet het beantwoorden van mails die net zo goed vanmiddag kunnen — dat zijn enkel kikkervisjes. Ze zijn klein en hebben vrij weinig waarde.
Om te bepalen wat jouw grootste kikker is, volg je een 3-tal stappen die je helpen hier onderscheid in te maken. En já, misschien heb je al een grof idee van wat jouw prioriteiten misschien zijn, maar een paar minuten uittrekken om deze oefening te voltooien is veel meer waard dan je uren bezig houden met de verkeerde taken.
Gewoon doen, dus.
1. Breng je kikkers in beeld
Om te weten waar jij je tijd en aandacht aan moet besteden, zul je eerst voor jezelf duidelijk moeten maken wat hetgeen is dat je precies wil — wat is jouw doel?
Wees hier zeer specifiek in en voorkom dat je werkt vanuit een vaag idee. Schrijf dus niet op dat je “een boek wil schrijven”, maar wees helder en concreet : “ik wil vóór maart volgend jaar een manuscript aanleveren bij uitgeverij X.” Dit artikel over het opstellen van specifieke doelen, kan je hierbij helpen.
Schrijf vervolgens alle stappen op, groot of klein, die je moet nemen om dit doel te bereiken.
Denk bijvoorbeeld aan het volgen van een schrijfcursus, maar ook aan de kleine stappen die je moet doen om je doel te bereiken, bijvoorbeeld het creëren van een geschikte schrijfplek of het uitwerken van personages.
Wanneer je klaar bent met de eerste stap zul je een immense lijst aan taken hebben en misschien een verhoogd stressniveau — “moet ik dit allemáál doen?!” Toch kun je dit overweldigende gevoel van je afschudden; we gaan er namelijk onderscheid in maken.
2. Scheid kikkers van kikkervisjes
“Een van de ergste manieren waarop je met je tijd kunt omgaan is door iets heel goed uit te voeren, wat eigenlijk helemaal niet uitgevoerd hoeft te worden.” — Brian Tracy.
Een van de belangrijkste punten uit ‘Eat That Frog’ is dat je onderscheid leert maken tussen hoogwaardige taken en taken die in principe nutteloos zijn — kikkers en kikkervisjes, weet je nog? Laten we dus vooral eens kritisch gaan kijken naar de lijst die jij hebt opgesteld. Niet alles wat daar namelijk op staat is kikker-waardig.
Om hier onderscheid in te maken, zul je voor iedere taak moeten bepalen hoe belangrijk deze is en welke impact het op jouw doel zal hebben, zowel op de korte- als lange termijn. Dit doe je door de ‘ABCDE’-methode te gebruiken.
Kortweg komt het erop neer dat je iedere taak een letter toewijst:
- ‘A’-items zijn taken die je moet doen. Ze brengen je dichterbij je doel en leveren het grootste resultaat op. Dit zijn de grootste en dikste kikkers — label maximaal 3 taken als een ‘A’-item.
- ‘B’-items zijn dingen die je zou moeten doen. Dit zijn kikkervisjes die best belangrijk zijn, maar waarbij de wereld niet vergaat als je ze vandaag overslaat.
- ‘C’-items label je taken waarvan het fijn zou zijn áls ze gebeuren, maar waarbij het niet nodig is dát ze gebeuren. Je begint pas aan deze kikkervisjes-taken wanneer je ‘a’- en ‘b’-items hebt voltooid.
- ‘D’-items zijn taken die je delegeert. Hierdoor houd je meer tijd over om aan die ‘a’-taken te werken.
- ‘E’-items zijn de kleinste en meest onbenullige kikkervisjes die er zijn. Dit zijn zaken die je elimineert, bijvoorbeeld het checken van je social media.
Ga dus nu je lijst af en label iedere taak. Bepaal hun impact en hoe belangrijk ze voor jouw doel zijn. Houd wel in je achterhoofd dat hoe belangrijk iedere taak ook misschien lijkt dat niet alles een even dikke en lelijke kikker is — label dan ook niet meer dan drie taken als een ‘a’-item.
3. Werk aan de meest dikke en lelijke kikker
Dit is de belangrijkste stap. Je kunt immers wel een mooie lijst opstellen, wanneer je vervolgens geen actie onderneemt, blijf je tegen die lelijke kikker aankijken. Ga dus aan de slag.
- Allereerst zul je een voor jezelf tijd moeten creëren om aan die dikke-kikker-taken te werken. Zoals Mark Twain al zei is de ochtend het meest geschikte moment hiervoor omdat je anders deze taken maar blijft uitstellen. Kies daarom jouw meest belangrijke kikker en plan hier tijd voor in in je agenda.
- Een ander ontzettend belangrijk punt dat Tracy benadrukt is dat jij de taak volledig afrondt voordat je aan een andere kikker of kikkervisje begint. Doe dat ook. Het is namelijk ontzettend verleidelijk om aan een nieuwe taak te starten, vooral wanneer je overloopt van nieuwe ideeën. Voordat je het weet, werk je aan tien verschillende ‘goede’ ideeën en komt er geen enkele af.
Wil je dus eindelijk dat doel bereiken en uitstelgedrag voorkomen? — neem dan je agenda erbij en creëer een blok tijd waarin jij volledig kunt toeleggen op die belangrijke taak. Je werkt aan deze taak totdat je deze volledig hebt afgerond.
of zoals Tracey zelf zegt:
“Stel duidelijke prioriteiten, begin direct met je meest belangrijke taak en werk vervolgens onophoudelijk totdat het werk helemaal af is. Dit is de sleutel tot uitstekende prestaties en optimale persoonlijke productiviteit.”
Kortom
Is jouw dikste en lelijkste kikker op dit moment dus het schrijven van dat eerste hoofdstuk, dan is dát waar jij je mee bezighoudt, niet het beantwoorden van die mailbox. Is jouw doel om dit jaar de salescijfers te laten stijgen, dan is jouw kikker dat jij je bezig houdt met marketing en sales; niet het bijhouden van personeelsbestanden. Je snapt het — ongeacht je doel, je kunt de kikker-methode op alles toepassen dat je maar wil bereiken.
Dat werkte zo:
- Breng je kikkers in beeld — maak voor jezelf duidelijk wat je doel is en schrijf vervolgens alle stappen op die jij moet nemen om dit doel te bereiken.
- Scheid kikkers van kikkervisjes — kijk vervolgens kritisch naar deze stappen en bepaal voor elk hoe belangrijk deze daadwerkelijk voor het proces zijn — hebben ze een impact? Doe dit met de ‘ABCDE’-methode.
- Werk aan de meest dikke en lelijke kikker — besteedt vervolgen enkel jouw aandacht aan je meest belangrijke taak. Plan hier tijd voor in in je agenda – het liefst ‘s ochtends – en werk aan deze taak tot je hem volledig hebt afgerond, daarna begin je pas aan een andere taak.
Eat that frog! — vies, maar wel productief.
Meer weten?
Natuurlijk is dit niet de enige methode om te stoppen met uitstellen — er zijn namelijk tal van manieren waarmee jij kunt voorkomen dat je die belangrijke taken op een zijspoor zet.
In onze 1-daagse training Time Management vertellen we je welke dat zijn.
We stellen vervolgens samen met jou een plan op zodat jij leert focussen op de belangrijkste taken op je lijst — zo ben je niet alleen productief, je behaalt ook eindelijk al je doelen.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
