De to-do-lijst: wie kent hem niet? Maar heb je al eens gehoord van de ‘gedaan’-lijst? Niet? Maar je geniet wel van het gevoel wanneer je zaken hebt afgerond? Dan is het tijd om kennis te maken met de gedaan-lijst.
Wat komt aan bod:
Baumeister en Tierney – auteurs van het boek ‘Willpower: Rediscovering the Human Greaters Strength’ – constateerden dat een gemiddeld persoon zo’n 150 taken heeft liggen die hij nog moet uitvoeren, variërend van boodschappen doen tot een rapportage maken. De gemiddelde takenlijst van een manager op een normale maandag bevat een hoeveelheid aan taken waar in de praktijk een week voor nodig zou zijn. En na die maandag begint gewoon dinsdag, met net zoveel taken.
Doordat het niet reëel is om zoveel taken gedaan te krijgen is het een feit dat we elke dag voelen als een teleurstelling, want we hebben al die 142 taken niet gedaan gekregen! Hoog tijd om eens wat realistischer om te gaan met onze taken en de focus te verleggen naar wat we wel gedaan hebben gekregen.
Focus op vooruitgang
We kennen allemaal de takenlijst of ‘to-do’-lijst. Geliefd én gevreesd. Het vervelende gevoel wanneer je taken zo oplopen dat ze niet meer op het papiertje passen, of wanneer Todoist (onze favoriete takenlijst-app) je een update stuurt met 48 onafgeronde to do’s. En daartegenover het heerlijke gevoel wanneer je een dikke vette streep door een afgeronde taak kunt zetten, of wanneer je Todoist-karma stijgt naar ongekende hoogtes.
En wie heeft zich er niet schuldig gemaakt aan het toevoegen van een extra taakje op de takenlijst, die eigenlijk al afgerond is – alleen maar om hem meteen weer door te kunnen strepen? Jawel, betrapt.
Niks om je voor te schamen, want die focus op wat er gedaan is, is juist hartstikke goed! Zouden we meer moeten doen. Te beginnen met de ‘gedaan’-lijst.
De ‘gedaan’-lijst? Que?
De ‘gedaan’-lijst is geen gril van de laatste tijd, geen takenlijst 2.0 en geen trend die maar even aan komt waaien. Nee, de ‘gedaan’-lijst dateert al van de 18e eeuw toen Benjamin Franklin deze lijst in zijn dagelijkse routine opnam – in combinatie met zijn takenlijst (die mag je dus houden, geen zorgen). Hij zette elke dag van tevoren op papier welke (goede) dingen hij die dag gedaan wilde krijgen en aan het eind van de dag schreef hij netjes op welke dingen hij daadwerkelijk gedaan had gekregen.
Dit gaf hem een goed overzicht van het aantal taken dat hij in een gemiddelde werkdag af kon krijgen en hij kon het succes van zijn dag aan het einde concreet bepalen.
Nu hoeven we vandaag de dag gelukkig niet meer – net zoals Franklin – op een vergeeld stukje papyrus te krabbelen wat we hebben uitgevoerd vandaag (mag wel). Franklin’s systeem anno 2014 heet: iDoneThis.
iDoneThis is een digitale versie van Franklin’s ‘gedaan’-lijst. Het systeem is simpel. Je formuleert zelf een vraag die je jezelf elke avond wilt stellen. De meest voor de hand liggende is: ‘Wat heb ik vandaag gedaan gekregen?’ of ‘Wat zijn de 3 belangrijkste dingen die ik vandaag heb afgekregen?’. Elke avond, één keer per week of eens per maand – op een door jou uitgekozen tijdstip – krijg je een mail van iDoneThis in je inbox met die vraag. Je beantwoordt de vraag in een reply en iDoneThis slaat je antwoorden veilig voor je op in een handige overzichtelijke kalender.
Je kunt verschillende kalenders aanmaken. Een persoonlijke en een zakelijke bijvoorbeeld. Of heb je een project lopen waar je dagelijks vooruitgang mee wil boeken (met de chain-methode bijvoorbeeld)?
De ‘gedaan’-lijst in teamverband
De ‘gedaan’-overzichten van iDoneThis zijn er niet alleen voor jou in je eentje. Je kunt het systeem ook heel gemakkelijk inzetten om team-projecten mee te leiden. Elk teamlid krijgt toegang tot de kalender van het project en vult aan het eind van elke werkdag in wat hij of zij gedaan heeft gekregen om het project vooruit te helpen. Gebruik van hashtags (#) helpt je om je project te definiëren of een en ander gemakkelijk terug te vinden.
Bijvoorbeeld:
Teamleden kunnen elkaar aanmoedigen en aansporen door een bericht te liken of commentaar te geven. iDoneThis helpt teamleden er subtiel aan herinneren wanneer ze lange tijd niets in het project gedaan hebben gekregen. Hoeft er niemand meer te zeuren op dat ene teamlid dat achterblijft op de rest.
Let wel op: om iDoneThis met een team te gebruiken heb je een betaalde upgrade nodig. Gelukkig is deze er al voor 5 dollar per maand of 51 dollar per jaar.
De ‘gedaan’-lijst: waar is dat goed voor?
Denk je nu: ‘Ja, allemaal leuk en aardig, maar ik ga echt niet twee keer per dag al mijn taken opschrijven. Één keer voordat ik ze ga doen en nog een keer nadat ik ze gedaan heb! Daar win ik toch geen tijd mee?’
Dan heb je het mis! De ‘gedaan’-lijst helpt je namelijk juist om praktischer en slimmer te werken.
Het biedt je namelijk:
• een meer realistische kijk op je takenlijst
De ‘gedaan’-lijst is er om je bewuster te maken van het aantal taken dat je gedaan kan krijgen op een dag, in plaats van ellenlange takenlijsten maken die je altijd met een teleurgesteld gevoel achterlaten omdat je aan het eind van de dag (lang) niet alles af hebt kunnen vinken.
Je krijgt inzicht in het aantal taken dat realistisch is op een gemiddelde werkdag en maakt een betere planning voor jezelf.
• voldoening aan het eind van je werkdag
Veel kantoorwerkers zien het als één van de grootste minpunten in hun werkveld dat ze op een dag niks creëeren en daardoor geen gevoel van voldoening uit hun baan halen. Een kantoorwerker is ten slotte geen muzikant die een lied componeert of een schrijver die een hoofdstuk tevoorschijn heeft getoverd aan het eind van de werkdag.
Toch creëer je als kantoorwerker wel degelijk iets: je verzet werk, maar in de vorm van taken en (kleine) stappen naar een einddoel toe. Juist door de ‘gedaan’-lijst maak je jezelf bewust van die taken en stappen, waardoor je ziet dat jij vandaag ook daadwerkelijk iets hebt gecreëerd.
• inzicht in de voortgang van je project
Doordat iDoneThis werkt met een handige kalender heb je een heel duidelijk overzicht van alles wat er per dag, week of maand is gebeurd om je project vooruit te helpen.
Je ziet op welke dagen er veel gedaan is en hoeveel er gemiddeld gedaan wordt in bijvoorbeeld een week. Je ziet waar je nu staat en je kunt aan het eind van de rit een goede, overzichtelijke terugblik op het project werpen.
• een handige manier van teamwork
Zoals ik hier boven al noemde, werkt iDoneThis ook erg goed in teamverband. Je maakt samen een project aan, update individueel welke vooruitgang je geboekt hebt, helpt elkaar om vooruit te komen en je hebt een duidelijk inzicht in wat – wanneer – door wie gedaan is. Geen ellenlange vergaderingen meer om ieders vooruitgang te bespreken dus. Over tijdwinst gesproken!
• een blij brein
Onze hersenen zijn vanuit de prehistorie gefocust op het negatieve. Om onszelf te beschermen en op onze hoede te blijven, onthouden we negatieve ervaringen drie keer zo goed als positieve. Dat heeft alles te maken met ons ‘limbisch systeem’, waarbij emoties een rol spelen bij het maken van beslissingen en het onthouden en het afronden van taken.
Om je limbisch systeem tevreden te stellen is het van belang om je extra te focussen op positieve emoties (“Yes, dit heb ik gedaan!”) in plaats van op negatieve emoties (“Bleh, dit moet ik nog allemaal gaan doen.”). Zo houd je je brein blij!
Wil je meer weten over de ‘gedaan’-lijst, waarom die zo goed werkt en hoe je hem kunt toepassen? Ontvang hier een gratis ebook over het wat, hoe en waarom van de ‘gedaan’-lijst door iDoneThis.
Aan de slag
Probeer de ‘gedaan’-lijst eens een weekje uit. Gewoon op papier a la Franklin, in een dagboek op je nachtkastje, in je werkagenda aan het eind van je werkdag of via iDoneThis. Het kan immers nooit kwaad en wie weet hou je er meer voldoening, inzicht, prettig teamwork en een blij brein aan over! Zou toch mooi zijn?
Heb je je weekje ‘gedaan’-lijst erop zitten? Laat ons weten hoe het je is bevallen.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
