Collega’s die hun werk verslonzen, zul je moeten aanspreken op hun gedrag. Hoe je echter van wal steekt, is afhankelijk van de ernst. Een teamlid dat 1 keer een fout maakt, spreek je namelijk anders aan dan een teamlid dat er een handje aan heeft de grenzen op te zoeken. Er is dus geen one size fits all-methode. (Wel 5 gespreksvormen waar jij uit kunt kiezen:)
Wat komt aan bod?
- Geen one size fits all
- De ernst van de situatie bepaalt het soort gesprek
- Let hier zeker op
- Kortom: collega aanspreken op gedrag?
Collega aanspreken op gedrag: geen one size fits all
Een teamlid dat er met de pet naar gooit, vormt op z’n zachtst gezegd een frustrerende situatie. Als leidinggevende wil jij je bezighouden met de koers die het bedrijf vaart. Niet als een schooljuffrouw iemand achter de broek aanzitten.
Maar toch. Zodra hij (alweer) te laat komt of slechte prestaties neerzet, zul je wel moeten: je zal je collega moeten aanspreken op zijn gedrag. Hoe je dat doet, is natuurlijk afhankelijk van de ernst van de situatie.
De eerste keer dat hij de mist ingaat, zie je het misschien nog door de vingers. We zijn tenslotte allemaal menselijk. Een derde keer een meeting missen, is echter de druppel. Op zo’n moment treed je vanzelfsprekend minder mild op. Je houdt een evaluatiegesprek waarin je strenge afspraken maakt. Mocht dit nou nóg niet baten, dan bereik ook jij je limiet. Dan vinden er consequenties plaats.
Kortom: iedere situatie vereist een ander feedbackgesprek. Een collega aanspreken op een klein kritiekpunt pak je namelijk anders aan dan wanneer ‘m berispt om het herhaaldelijk negeren van afspraken.
De ernst van de situatie bepaalt het soort gesprek
We onderscheiden daarom verschillende gradaties in het voeren van een gesprek. Variërend van even peilen hoe het gaat tot aan het geven van een laatste waarschuwing. Kies de vorm die aansluit bij de ernst van het gedrag. Zo voorkom je dat je te hard, of juist te soft handelt.
1. De Aankondiging
Bij het eerste gesprek is nog niet veel aan de hand. Het is even kort checken hoe het ervoor staat aan de hand van korte en directe feedback. Vaak direct op de werkvloer, zonder iemand apart te nemen.
“Sebastiaan, ik heb de offertes nog niet ontvangen. Je zei maandag dat je ze uiterlijk woensdag zou aanleveren. Gaat dat vandaag nog lukken?”
2. De Uitnodiging
Deze variant gebruik je om een teamlid te wijzen op een probleem. Niets om je druk over te maken, maar even simpelweg informeren. Informeel, maar wel onder vier ogen.
“Hé, ik merk dat je de laatste twee weken nogal afwezig bent. Je maakt hierdoor meer fouten. Dat ben ik niet van je gewend. Gaat alles goed?”
3. Het serieuze Gesprek
Hier groeit de ernst. Je spreekt hem of haar direct aan op zijn gedrag en voert de druk op. Formeel, onder vier ogen en zonder er doekjes om te winden.
“Luister, de klant heeft een klacht ingediend over de manier waarop jij de zaak hebt afgehandeld. Het was kort door de bocht, onvolledig en niet de wijze waarop wij dingen hier aanpakken. Kun je me vertellen hoe dat is gebeurd?”
4. De Grens
Mocht Sebastiaan de gesprekken alsnog niet ter harte hebben genomen, gebruik je de een na laatste variant: het grens-gesprek. Je maakt duidelijk dat als hij niet heel snel zijn houding verbetert er gevolgen zullen zijn. De toon is strenger en dringender.
“We hebben het nu al een aantal keer over dit probleem gehad. Je laat echter geen verbetering zien. Pak je het nu niet op, dan rest mij niets anders dan dat ik maatregelen moet treffen. Dat wil ik niet. Dat wil jij niet.”
5. De Limiet
De laatste fase binnen een feedbackgesprek én de laatste kans voor Sebastiaan om zich te verbeteren. Je geeft hem nog één enkele waarschuwing. Daarna volgen er consequenties..
“Dit is je laatste waarschuwing. Laat dat even tot je doordringen. Verander je je houding niet, dan is de volgende halte… “
Moet je als leidinggevende een persoon aanspreken op zijn of haar gedrag, kies dan één van de bovenstaande vormen. Passend bij de ernst van de situatie natuurlijk.
Een kleine onaangenaamheid handel je bijvoorbeeld af met de Aankondiging of Uitnodiging. Bij werkelijk serieuze gevallen zul je eerder de Grens gebruiken.
Welke vorm je ook kiest, let hier zeker op:
Hoewel bovenstaande gespreksvormen natuurlijk ontzettend verschillen in gewicht en consequenties, zul je toch op een drietal zaken moeten letten. Ongeacht welke vorm je ook kiest.
Stel open vragen
Welke manier je ook gebruikt om een teamlid aan te spreken, geef hem of haar de kans uit te leggen wat er scheelt. Hiervoor zul je open vragen moeten stellen; geen vragen die je enkel met ‘ja’ of ‘nee’ kunt beantwoorden.
Vraag dus niet: “Wist je dat het team geklaagd heeft over…?” maar “Waardoor denk jij dat de samenwerking niet goed verloopt?”
Hiermee spoor je de persoon aan na te denken over zijn gedrag.
Maak korte metten met smoesjes
Daarnaast zul je er voor moeten waken dat de ander je feedback niet probeert te omzeilen met smoesjes. Leer ze onderscheiden van echte redenen:
Een smoesje is het gedrag buiten zichzelf leggen, wat impliceert dat het niet zijn schuld is.
“Nou, ik zou inderdaad woensdag de offertes aanleveren, maar de meeting liep gigantisch uit en…”
Een reden toont aan dat hij verantwoordelijkheid neemt voor zijn gedrag, en openstaat voor verbetering.
“Ja, je hebt gelijk. Ik had je beloofd het woensdag af te hebben. Het is me niet gelukt. Ik had je hierover moeten inlichten. Sorry.”
Prik er doorheen. Veeg ze van tafel. Werk enkel met feiten en concrete zaken.
Draag de verantwoordelijkheid over
Zodra je het onderliggende probleem hebt besproken, in welke gesprek variant dan ook, laat je de ander verantwoordelijkheid nemen. Het gedrag dat iemand laat zien, is namelijk zijn pakkie-an. Jij spreekt hem er enkel op aan. Het is niet aan jou om ook nog eens met oplossingen te komen.
Wanneer Sebastiaan bijvoorbeeld aangeeft dat hij het lastig vindt om zich te focussen omdat hij momenteel een turbulent privé-leven heeft, voorkom dan dat jij degene bent die oplossingen aandraagt. Stel enkel vragen:
“Dat klinkt inderdaad vervelend. Ik hoop dat de rust snel wederkeert. Heb je enig idee hoe je dat gaat oplossen?”
Spreek de consequenties uit
Je zal uiteindelijk duidelijke grenzen moeten stellen en consequenties moeten aandragen wanneer de afspraken worden overschreden. Dit hoeft niet per se te betekenen dat je de persoon in kwestie ontslaat. Het intrekken van privileges of het bijstellen van verantwoordelijkheden telt ook.
“Als je te laat blijft komen bij vergaderingen, kunnen we je niet langer flexibele werkuren gunnen.”
Kortom: collega aanspreken op gedrag?
Als leidinggevende wil je je bekommeren om de grote lijnen. Toch kom je er niet onderuit om teamleden die slecht functioneren tot de orde te roepen. Het is onplezierig, maar het hoort erbij.
Helaas bestaat er geen one size fits all-gesprek — een feedbackvorm die je op iedere situatie kunt toepassen. Je zal moeten handelen naar ernst van het gedrag. Kies op basis daarvan de gespreksvorm die er bij aansluit. Op die manier voorkom je dat je te hard of juist te soft reageert.
Succes!
Toch nog lastig? Laat ons helpen
Ben je gepassioneerd over het verbeteren van je communicatieve vaardigheden? Vind je het soms lastig om teamleden aan te spreken op hun gedrag en voel je je onzeker over hoe je dit het beste kunt doen? Maak je geen zorgen, want wij hebben precies wat je nodig hebt om succesvol te zijn als leider!
Onze 1-daagse trainingen zijn speciaal ontworpen om jou te helpen groeien in je communicatieve vaardigheden en leiderschapskwaliteiten. Of het nu gaat om time management, assertiviteit, gesprekstechnieken, feedback geven, thuiswerken of snellezen, we hebben voor elk aspect van jouw groei een training klaarstaan.
Het aanspreken van teamleden op hun gedrag kan soms uitdagend zijn, maar met de juiste tools en technieken wordt het een stuk eenvoudiger en effectiever. Tijdens onze interactieve en boeiende sessies leer je hoe je op een respectvolle en constructieve manier kunt communiceren, waardoor je teamleden zich begrepen en gesteund voelen.
Onze ervaren trainers zullen je begeleiden bij het ontwikkelen van assertiviteit en zelfvertrouwen, zodat je met gemak en overtuiging kunt optreden als leidinggevende. Je leert waardevolle gesprekstechnieken die je helpen om open communicatie te bevorderen en eventuele conflicten op te lossen voordat ze escaleren.
We begrijpen dat leidinggeven in een thuiswerkende omgeving ook unieke uitdagingen met zich meebrengt. Daarom bieden we praktische tips en strategieën om effectief te communiceren en een sterke band met je team op te bouwen, zelfs op afstand.
Feedback geven is een cruciale vaardigheid voor elke leider, en onze training zal je helpen om dit op een constructieve en motiverende manier te doen. Je zult ontdekken hoe je feedback kunt geven die positieve verandering stimuleert en de prestaties van je team naar nieuwe hoogten tilt.
En laten we het belang van time management en snellezen niet vergeten. Deze vaardigheden stellen je in staat om je tijd efficiënt te gebruiken en informatie sneller te verwerken, waardoor je meer ruimte krijgt om je te richten op wat echt belangrijk is.
Dus, waar wacht je nog op? Investeer in jezelf en in de groei van je team door deel te nemen aan onze trainingen. Leer hoe je met vertrouwen teamleden aanspreekt op hun gedrag en ontwikkel je communicatieve vaardigheden om een inspirerende leider te worden.
Schrijf je vandaag nog in en ontdek de impact die onze trainingen zullen hebben op je leiderschap en communicatievaardigheden. Je zult versteld staan van de positieve veranderingen die je zult doormaken en hoe je team naar je zal opkijken als een geweldige leider.
Tot snel bij onze trainingen!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Tijdwinst.com
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
