Een stapeltje hier, een nietmachientje daar, een verdwaald klokhuis en een paar lege koffiemokken ter decoratie. Is jouw bureau zo’n stilleven van kantoorrommel? Of ga jij voor een clean desk policy, geen spulletje te bespeuren? En wat is de beste manier? Het antwoord zal je verrassen.
Bureau’s zijn al decennialang de thuishaven van velen op kantoor. Het is de plek waar je verrassend veel tijd doorbrengt, als je de uren bij elkaar optelt. Een groot deel van je leven spendeer je aan je bureau, zo is het nu eenmaal. Daarom kun je er maar beter het beste van maken. Niet alleen voor je werk en je productiviteit, maar vooral jezelf.
Hoe die plek er dan uit zou moeten zien, daar zijn de meningen over verdeeld. Decennia geleden hadden we nog een enorm bakbeest op ons bureau staan, waardoor er weinig plek over was om al onze mappen, boeken en ander naslagwerk kwijt te kunnen. Inmiddels is de techniek doorontwikkeld, terwijl het bureau mee ontwikkelde.
Grote delen van onze bureaubedekking is in de loop der jaren gedigitaliseerd, dat is een ding dat zeker is. Maar betekent dat dan automatisch dat ons bureau zo leeg moet blijven? Volgens het populaire bureaubeleid ‘clean desk policy’ wel, waarbij het zo leeg mogelijk van je bureau houden het streven is.
Onderzoek van Princeton University’s neurowetenschappelijke instituut bevestigt dat rommel op je bureau het lastig maakt om je op één taak te focussen en om informatie te verwerken. Je wordt namelijk afgeleid door alle dingen om je heen die je herinneren aan een taak of andere associaties oproepen die je van je werk houden.
Daarnaast bewijst onderzoek van Minnesota University weer dat een rommelig bureau niet alleen vervelende gevolgen heeft. Het heeft ook een positief effect: op je creativiteit! Van rommel ga je meer oplossingsgericht denken, kom je met vernieuwende ideeën en durf je grotere risico’s te nemen.
Dus: rommel maakt het lastig om te focussen en informatie te verwerken in je brein en diezelfde rommel is wél weer goed voor je creativiteit en voor vernieuwend denken. We willen dat natuurlijk liefst allemaal. Wat betekent dat voor je bureau?
Het is natuurlijk lastig om een grote puinhoop van je bureau te maken zodra je een creatieve oplossing moet bedenken en om de zooi weer op te ruimen zodra je productief en gefocust aan de slag moet.
De oplossing:
Maak van je bureau een productieve oase – en zorg dat je je creativiteit op een andere plek laat bloeien.
Dickens, Freud en Beethoven deden dat bijvoorbeeld door naar buiten te gaan om een flink stuk te wandelen – wanneer ze hun creatieve brein wilden kietelen. Ook wanneer je de oplossing voor een probleem zoekt is het beter om op te staan van je bureau dan ter plekke te blijven piekeren.
Ga bijvoorbeeld met een blocnote in het bedrijfsrestaurant zitten, ook al is het geen pauze. Of neem je laptop een paar uurtjes mee naar het café aan de overkant – om daar nieuwe inspiratie op te doen en vernieuwend te kunnen denken en werken.
Goed, creatief en oplossingsgericht zijn doe je dus buiten de kantoordeur – of op zijn minst weg van je bureaublad. Maar waar moet je dan zijn om productief te zijn? Terug naar je bureaublad.
Maak, zoals de wetenschap je al eerder vertelde, van je bureau geen kantoorstilleven van rommel en prullaria. Zorg dat alles dat je kan afleiden en associaties oproept met onaffe zaken ,van je bureaublad verdwijnt. Een Clean Desk Policy dus. Geen nietmachientje, dat kan in de la. Geen stapel documenten die je herinneren aan de vergadering van overmorgen, die kan in kast – waar je hem pas uithaalt zodra je hem nodig hebt (wanneer je de vergadering gaat voorbereiden). Geen gebruikte koffiemokken. Die staan misschien wel netjes in een rijtje staan opgesteld naast je beeldscherm, maar ze blijven een afleiding. Je brein denkt automatisch ‘oh, die moet ik nog even wegbrengen’. Doe dat. Meteen.
Ja maar, hoor ik je nu denken, dan ga ik zaken waarmee ik nog iets moet doen vergeten! “Daarom heb ik ze juist op mijn bureau in het zicht liggen.” De oplossing en de eerste stap daar naartoe zijn eenvoudig: plan nu nog een of meerdere blokjes van een uur in je agenda (zoveel tijd als je denkt nodig te hebben) en verwerk alle losse documenten en andere items één voor één, haal de bijbehorende acties of projecten eruit en plaats deze tijdens het verwerken gelijk op je takenlijst of in je agenda indien het meer werk is dan een half uur. Zo worden je takenlijst en agenda je persoonlijke cockpit van waaruit je alles dat nog moet gebeuren fijn kunt overzien en waarmee het ook veel makkelijker wordt om prioriteiten te stellen. Alle bij de taken en afspraken horende documenten of andere spullen, geef je een vast plek – uit het zicht – in je kast of scan ze indien mogelijk in zodat ze helemaal geen fysieke ruimte meer in beslag nemen.
Kortom, zorg dat alles wat op je bureau staat:
- opgeborgen wordt (fysiek of digitaal) om tevoorschijn te halen wanneer het nodig is;
- zet alle bijbehorende acties, afspraken en projecten op je takenlijst en in je agenda, zodat je erop kunt vertrouwen dat je niets vergeet;
- zorg er aan het einde van de dag voor dat je bureau weer terugkeert naar zijn basistoestand: klaar voor een nieuwe dag, een oase van visuele rust en alle ruimte voor nieuwe mogelijkheden.
Je bureau is tenslotte een plek waar je werkt én leeft: een alternatieve thuishaven, zoals ik het al eerder noemde. Zorg dat die plek dan ook werkbaar én leefbaar is. Netjes opgeruimd en vrij van spullen die je associeert met ‘o-dat-moet-ik-niet-vergeten’ en nutteloze ‘kan-best-nog-eens-van-pas-komen’-spullen. Breng je bureau terug naar het slimme bureaubeleid anno 2014, zoals die in Harvard’s video te zien is: laptop, muis en misschien nog een extra item als een blocnote of een gezellig bureauplantje (of een zonnebril, mag ook).
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
