Samenwerken kan prima vanaf afstand. Vanuit huis of zelfs vanaf je exotische workation-bestemming ben jij nog steeds up & running. Wil je de samenwerking vlekkeloos laten verlopen, ook als je thuiswerkt? Dan heb je wel wat nodig. Een paar dingen om precies te zijn. Met deze checklist thuiswerken heb jij alles in huis om ook vanuit huis te kunnen samenwerken, brainstormen en overleggen met collega’s en klanten.

Wat heb je nodig om goed te kunnen thuiswerken?

Een niet-haperende internetverbinding, een goed werkende laptop en de juiste documenten digitaal voor je neus is uiteraard handig. Net als een telefoon waarmee je ook thuis bereikbaar bent en een tool als Teams, Zoom of Google Meet om te videobellen met je collega’s. Dat zijn stuk voor stuk inkoppers die op je thuiswerkplek niet mogen ontbreken.

Daarnaast doe je je rug een groot plezier als je voor jezelf een goede bureaustoel, een laptopstandaard, een extern toetsenbord en een ergonomische muis regelt. Dat bespaart je een paar fysio-bezoekjes, een RSI-arm en een hoop gezucht en gesteun aan het eind van de werkdag over verkrampte spieren en pijnlijke schouders. Niet voor niets bieden veel werkgevers een thuiswerkvergoeding om bijvoorbeeld een verstelbare bureaustoel te kopen die wél aan de eisen van de arbo-thuiswerken-checklist voldoet.

Dat alles wil je dus sowieso in huis hebben om prettig en vitaal thuis te werken. Maar er is meer nodig. Je werkt immers niet in je eentje als je thuiswerkt. Ook als je vanuit huis aan het werk bent, moet je samenwerken. Het liefst zonder digitale obstakels.

Checklist thuiswerken

Wat hoort nog meer bij een thuiswerkplek?

Naast alle benodigdheden om een arbo-verantwoorde thuiswerkplek te creëren (Ooit gehoord van de eis dat je beeldscherm pixels van 0,25 mm moet hebben? Is blijkbaar een arbo-ding!), moet je ook het nodige regelen om vanuit huis soepel te kunnen samenwerken. Je wilt niet die collega zijn die altijd gefrustreerd roept “Horen jullie mij nu wél?” als je in een videomeeting komt. Gelukkig kun je dat met de juiste thuiswerk-benodigdheden voorkomen!

Hybride werken betekent dat je deels op kantoor en deels vanuit huis werkt. Of dat je desnoods remote kunt werken (vanuit je favoriete koffietentje of zelfs vanuit het buitenland). Een voorwaarde daarvoor is wel dat je je werk én de samenwerking goed kunt voortzetten. En dat je dus niet opeens van de ether verdwenen bent of alleen haperend en op korrelig videobeeld nog te zien en te horen bent. Je thuiswerkplek moet dus voorzien zijn van tools, gadgets en functionaliteiten om de samenwerking vanaf afstand soepel te laten verlopen.

Dé checklist thuiswerken voor vlekkeloze samenwerkingen

Of je computerscherm nu 0,25 mm-pixels heeft of niet, zal zo’n vaart nog niet lopen. Ook zullen je collega’s er vast weinig van merken of je aan dat andere belangrijke punt op de “checklist arbo-regels inrichten thuiswerkplek” voldoet: een bureaulamp van minimaal 450 lux. Met 440 lux kun je vast ook nog prima (samen)werken.

Wat dan wél nodig is om de samenwerking thuis goed voort te zetten? Wij van Tijdwinst hebben veel ervaring met thuiswerken én samenwerken op afstand. Dit zijn 9 items die wat ons team betreft niet op dé checklist thuiswerken mogen ontbreken voor je thuiskantoor.

  1. Een internetverbinding die niet hapert
  2. Een laptopstandaard en beeldscherm
  3. Een externe webcam
  4. De juiste verlichting
  5. Oortjes of (nog beter) een noise-cancelling headset
  6. Wandpanelen
  7. Samenwerkingstools
  8. Een gedeelde online agenda
  9. Een 1-op-1-lijst

We lichten elk van de punten op de thuiswerken-checklist toe. Zo weet je precies wat jij in huis moet halen om van jouw thuiswerkplek een perfect kantoor te maken.

1. Een internetverbinding die niet hapert

Daar hoeven we niet veel woorden aan vuil te maken toch?! Je kent vast de frustratie van collega’s die steeds wegvallen in een videomeeting, van wie het beeld steeds hapert of die je niet goed kunt horen omdat er een storing op de lijn zit. Zorg ervoor dat jij die collega niet bent en regel een goede internetverbinding.

Heb je geen goed woord over voor je huidige internetverbinding? Stap over naar een andere provider. Of verdiep je in een wifi-versterker of een wifi-repeater. Dat kan een uitkomst zijn als jouw router beneden staat en je op de eerste of tweede verdieping werkt. Hiermee versterk je het wifi-signaal, waardoor je op de andere verdiepingen een betere verbinding hebt.

2. Een laptopstandaard en beeldscherm

Die twee zijn een must als je je rug en schouders enigszins fit wilt houden. Wist je dat je maximaal twee uur per dag op een laptop mag werken zonder hulpmiddelen? Dat is niet om je te pesten, maar om de lichamelijke gesteldheid van kantoorwerkers te beschermen. Je laptop staat namelijk vaak lager dan ooghoogte, waardoor je lange tijd met je nek gebogen zit. Dat is niet al te best als je geen pijnlijke nek en schouders wilt oplopen. Regel dus een extern beeldscherm of een laptopstandaard.

Een laptopstandaard is bedoeld om je laptop hoger te kunnen zetten. Als je er een extern toetsenbord bij koopt, tover je je laptop om tot een complete computer. Een andere optie is om een extern beeldscherm te gebruiken. Je kunt dan nog wel typen op je laptop, maar hebt een groter scherm (= makkelijker kijken!) voor je neus staan dat wél op ooghoogte is. Ergonomisch beter dus!

Los van het feit dat je arbotechnisch een goede aankoop doet aan een beeldscherm of laptopstandaard, is het ook beter voor videomeetings. Je voorkomt daarmee dat je steeds vanuit een onhandige hoek naar je scherm kijkt en daardoor niet optimaal zichtbaar bent tijdens meetings. Bovendien kun je met een standaard of beeldscherm verder van je laptop af zitten, wat je beeld prettiger maakt voor de mensen met wie je in een call zit.

Checklist thuiswerken

3. Een externe webcam

Toegegeven: de ingebouwde webcams in laptops worden steeds beter. Maar als jouw laptop al een tijdje meegaat, is de kans groot dat je webcamkwaliteit hard achteruit holt. Het komt dan professioneler over als je een externe webcam koopt met HD-kwaliteit. Daardoor kunnen opdrachtgevers, collega’s, klanten en anderen je voortaan haarscherp zien. Zeker als je sommige mensen alleen digitaal spreekt, is die aankoop je thuiswerkbudget meer dan waard.

Bovendien kunnen mensen met een goede webcam beter je non-verbale communicatie van je gezicht aflezen dan wanneer je op een korrelig beeld verschijnt. Dat communiceert prettiger vanaf afstand.

Meer handige snufjes en gadgets? Dan hebben wij dé perfecte Tijdwinst podcast-aflevering voor jou: “De (on)zin van gadgets”. Björn en David bespreken welke gadgets jouw productiviteit naar ongekende hoogtes kunnen tillen en welke je beter links kunt laten liggen.

4. De juiste verlichting

Het precieze aantal lux van je bureaulamp doet er vast niet zoveel toe als de Arbo-richtlijnen beweren. Maar het is wel prettig als je thuiskantoor voldoende licht is om ook op donkere dagen goed zichtbaar te zijn in videocalls. Je wilt voorkomen dat je – zelfs met een goede webcam – in een donkere schim verandert voor het videobeeld. Aan de andere kant wil je ook weer niet dat de lichten zó sterk zijn dat je één witte waas wordt.

Kies het liefst voor een paar lichtbronnen: een bureaulamp, een grotere lamp en een sta-lamp. Dan kun je de verlichting afstemmen op de gelegenheid. Tijdens een videocall wil je misschien wat scherper licht aanzetten, zodat mensen je goed kunnen zien. Werk je gefocust aan een document? Dan is enkel een bureaulamp wellicht voldoende.

5. Oortjes of een noise-cancelling headset

Nee hoor, we hebben geen Sony-aandelen. Maar bij Tijdwinst zijn we toevallig wel fan van de noise-cancelling headphones van dit merk. Die zijn niet alleen ideaal om in een drukke kantoortuin geconcentreerd te werken of om het valse zingen van je buurvrouw te onderdrukken tijdens het werk. Ze zijn ook ideaal om beter samen te werken vanaf afstand.

Als je geen oortjes of een headset gebruikt tijdens het bellen, zullen de mensen met wie je (video)belt het nodige achtergrondgeluid horen. Denk aan de wasmachine die draait, de drilboor van de buren of je mede-thuiswerkende partner die óók driftig aan het bellen is.

Dat is storend in de call en ook gewoon storend voor jezelf. Dus doe jezelf zo’n headset cadeau. Doe je je collega’s én jezelf een groot plezier mee. Bedank ons later voor de tip. 

Wat trouwens ook prettig is aan oortjes of een noise-cancelling headphone, is dat er een ingebouwde microfoon op zit. Daardoor kunnen collega’s je beter horen dan als je vertrouwt op de (meestal niet al te beste) ingebouwde microfoon in je laptop.

Checklist thuiswerken

6. Wandpanelen

We moeten toegeven: een echte must op de checklist thuiswerken is het niet, maar een nice-to-have zeer zeker wel. Als je omgevingsgeluid én gegalm wilt dempen in je thuiskantoor, dan zijn wandpanelen absoluut een uitkomst. Je kunt daardoor beter horen wat anderen zeggen, je bent zelf beter verstaanbaar én je hoort jezelf niet echoën.

Wel een tip uit eigen ervaring: tel niet zomaar een paar honderd euro neer voor een paar panelen van hout en stof. Op Marktplaats of bij lokale makers kun je goedkopere opties vinden die er net zo stijlvol uitzien.

7. Samenwerkingstools

Voor samenwerken vanaf afstand bestaan allerlei handige tools. Je kent er vast zelf ook een aantal, maar onze favorieten zijn:

  • Teams, Google Meet en Zoom: een tool voor videobellen. Vaak biedt de betaalde versie van deze tools ook de mogelijkheid om de meeting op te nemen, zodat je deze later kunt terugkijken of er belangrijke informatie uit kunt halen.
  • Trello: een tool om voor samenwerkingsprojecten bij te houden wie wat doet, wat de status is, wat al is afgerond en wat er nog moet gebeuren.
  • Asana: een gezamenlijke to-do-list voor meerdere teamleden waarin jullie de individuele taken voor een project bijhouden en aangeven wat al gedaan is en wat nog moet gebeuren. (Asana en Trello zijn vergelijkbare tools, dus kies één van die twee.)
  • Google Drive: een online omgeving om documenten op te slaan in de cloud en daar vanaf afstand samen aan te werken zonder dat je steeds verschillende versies heen en weer hoeft te mailen.
  • Dropbox: een opslagplek om documenten overzichtelijk in mappen op één plek op te slaan waar collega’s vanaf iedere mogelijke plek bij kunnen komen.
  • Slack: een alternatief voor WhatsApp om elkaar binnen werkgroepen (bijvoorbeeld per project) acute vragen te stellen of van dingen op de hoogte te houden.
  • Datumprikker: een tool om een datum te prikken voor een meeting met meerdere personen als je veel heen-en-weer-mailen over een passend moment wilt voorkomen.

Houd er rekening mee dat veel organisaties met specifieke tools werken. Zo werk je vaak óf met Google Meet óf met Microsoft Teams óf met Zoom. Ook werkt de ene organisatie standaard met Google Docs om documenten te delen, de andere met SharePoint en weer een andere met een ander type tool. Volg hierin wat binnen jouw organisatie de standaard is. Als je hierover twijfelt, kun je het beste even overleggen met je leidinggevende.

Mis je dat soort tools en denk je dat het efficiënter kan? Ga er dan het gesprek over aan met je leidinggevende en draag suggesties aan.

8. Een gedeelde online agenda

Nee hoor, je hoeft niet al je tandartsafspraken of sportsessies met je collega’s te delen. Maar het is wel prettig als je collega’s weten wanneer je beschikbaar bent voor afspraken en wanneer niet. Probeer daarom je digitale agenda (Google Calendar of Outlook-agenda) goed bij te houden en daarin afspraken te zetten of focusblokken te reserveren.

Je kunt instellen dat je niet openbaar wilt delen welke afspraken of taken je precies hebt. Zo kunnen collega’s wel zien wanneer je beschikbaar bent, maar hoef je niet bang te zijn dat zij weten dat je nu naar de fysio gaat omdat je dat bureaustoel-advies toch – eigenwijs als je bent – aan je laars had gelapt.

9. Een 1-op-1-lijst

Dit is één van de samenwerkingstips die Björn deelt in zijn boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’. Het idee is dat je voor elke collega bijhoudt welke verzoeken of vragen je aan diegene hebt. Die verzamel je op één lijst (bijvoorbeeld in Outlook of in Word). Vervolgens spreek je één keer per week of een paar keer per week af met die persoon (op kantoor of digitaal) af om al die verzoeken in één keer te bespreken.

Het grote voordeel hiervan is dat je elkaar veel minder vaak stoort, dat je de tijd efficiënt gebruikt en dat je zelf ook minder vaak je werk hoeft te onderbreken voor een korte vraag.

Ook een onmisbaar digitaal ding voor op je checklist thuiswerken dus! Dat gaat je veel tijd én onnodige vergaderingen in je agenda schelen. Zo kun je optimaal gebruikmaken van de voordelen van thuiswerken: ongestoord en geconcentreerd werken zonder afleiding en en met de perfecte focus om je taken gedaan te krijgen.

Checklist thuiswerken

Meer tips voor productief (samen)werken?

Nu heb je een handige checklist om thuiswerken efficiënter aan te pakken. Maar we kunnen je nog veel meer tips geven om alles uit je werktijd thuis én op kantoor te werken. Het draait in onze ogen namelijk niet om (nog) harder werken, wel om slimmer werken. En dat kun je leren! Volg Björn en Tijdwinst op Instagram. Dan krijg je dagelijks praktische tips waarmee jij meer gedaan krijgt in minder tijd, je werk-privébalans bewaakt en alles uit samenwerkingen haalt.

Mensen vroegen ook

Hoe richt ik een goede thuiswerkplek in?

Voor een goede thuiswerkplek is het belangrijk dat je afgezonderd kunt zitten op een plek met weinig omgevingsgeluid. Zorg er ook voor dat je op deze plek niet te vaak gestoord wordt en dat de omgeving zelf niet al te afleidend is. Verder mogen een verstelbaar bureau en een verstelbare en ergonomische bureaustoel niet ontbreken. Zorg ook voor goede verlichting en een externe muis en toetsenbord.

Hoeveel uur per dag thuiswerken?

Er zijn geen strenge regels voor hoeveel uur je per dag mag thuiswerken. Hierover heb je waarschijnlijk afspraken gemaakt met je werkgever. Trek je vooral niet te veel aan van de algemene regel dat 12 uur werken per dag nog net haalbaar is. Als je zó veel uren maakt op een dag, hollen je werkresultaten, je concentratie én je mentale gezondheid hard achteruit. Houd het netjes bij 8 uur op een dag en klap je laptop op tijd dicht. Ook oefeningen tijdens het thuiswerken (een wandeling tussendoor, wat jumping jacks of gewoon even op de fiets stappen) helpen om het thuiswerken vol te houden.

Wat moet de werkgever vergoeden bij thuiswerken?

Er zijn geen wetten voor wat je vergoed moet krijgen van je werkgever bij het thuiswerken. Werkgevers mogen hier vaak zelf keuzes in maken, die (als het goed is) ook zijn vastgelegd in de arbeidsvoorwaarden of cao. Vanuit een thuiswerkvergoeding kun je bijvoorbeeld de kosten vergoed krijgen voor een goede bureaustoel, voor je internet- en telefoonabonnement of voor je nieuwe verstelbare bureau. Overleg met je werkgever wat voor jou geldt. Niet elke werkgever is even coulant, dus je kunt er niet zonder meer van uit gaan dat je alle items op deze checklist thuiswerken vergoed krijgt. De noise-cancelling headphone zal je bijvoorbeeld uit eigen zak moeten betalen.

Haal meer uit je samenwerkingen met de training thuiswerken

Samenwerken vanaf afstand is reuze-efficiënt, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Hoe haal je alles uit het thuiswerken én zorg je ervoor dat samenwerkingen soepel blijven verlopen? Hoe voorkom je dat je steeds in ellenlange online meetings verzeild raakt? Of dat je werk-privébalans compleet zoek raakt? Dat alles gaan onze trainers je leren bij de 1-daagse training thuiswerken. Meld je nu aan!

Deze praktijkgerichte en interactieve online training leert je o.a. om beter prioriteiten te stellen, uitstelgedrag te voorkomen, resultaatgericht te werken en ook vanaf afstand de samenwerking en communicatie met je collega’s goed te houden.

Wie zijn wij? | Training Thuiswerken

Bij Tijdwinst zijn we gespecialiseerd in slimmer (samen)werken, op kantoor én vanuit huis. Zowel online als op locaties door het hele land verzorgen we trainingen aan professionals om meer uit hun werk, uit zichzelf en uit de samenwerking met collega’s te halen. We geven dan ook trainingen op het gebied van thuiswerken, timemanagement, gesprekstechnieken en andere belangrijke thema’s.

Bekijk onze websites voor meer handige artikelen en voor ons trainingsaanbod. Of meld je direct aan voor één van onze trainingen.