“People don’t leave companies, they leave managers.” En dát wil jij natuurlijk voorkomen. Als betrokken leidinggevende wil je het anders aanpakken. Juist nu je medewerker duidelijk niet goed in zijn vel zit. Komt het door de enorme hoeveelheid deadlines? De recente reorganisatie? Of zou er privé iets spelen? Ga het gesprek aan en vergeet daarbij één ding niet: begrip tonen. Deze spoedcursus leert ‘t je.
Je hebt het vast al eens bij een of andere managementcursus of cursus gesprekstechnieken geleerd, maar we onderstrepen het nog maar eens: luisteren, luisteren, luisteren is het beste wat je kunt doen als leidinggevende. Kortom: spreek je medewerker vaker dan alleen aan de lunchtafel onder het genot van een broodje pindakaas, besteed aandacht aan zijn verhaal en houd daarbij je adviezen nog even voor je.
Dit soort people skills zijn, naast deze essentiële eigenschappen, als leidinggevende veel belangrijker dan hoe helder je briefings en hoe goed je beoordelingsgesprekken zijn. Want weten wat je team bezighoudt, je medewerkers motiveren en hen bieden wat ze nodig hebben om optimaal te presteren – that’s where the magic happens. Begrip tonen verbetert je relaties met anderen, zorgt voor een betere samenwerking en leidt tot open communicatie. Dé succesingrediënten voor een goed functionerend team.
Wat als je medewerker niet goed in je vel zit?
Zeker als je medewerker niet zijn vrolijke zelf lijkt te zijn, is het zinvol om begrip te tonen. Je laat daarmee blijken geïnteresseerd te zijn in wat hem bezighoudt en waarde te hechten aan hoe het met hem gaat. Daarmee scoor je, naast regelmatig koffie halen, punten bij je medewerkers.
Bovendien is het voor de teamprestaties heel gunstig om te weten wat er speelt. Collega’s die niet goed in hun vel zitten, zullen over het algemeen niet de beste prestaties leveren. Of in elk geval niet zo goed als anders.
Als er een vuiltje aan de lucht is, de samenwerking niet lekker loopt of er iets anders speelt, kun je dat maar beter zo snel mogelijk oplossen. Dat begint met weten wát er speelt. Soms is een enkel gesprek of het schrappen van twee deadlines al voldoende om de ernstige blik van het gezicht van je medewerker te krijgen en de teamprestaties daarmee te verbeteren.
Dat alles begint niet met oplossingen aandragen en alvast invullen wat gaat helpen. Nee, het begint met begrip tonen voor je collega. Dat doe je met de volgende stappen.
Stap 1. Maak ruimte in je volle agenda
Als leidinggevende heb je het waarschijnlijk altijd druk, druk, druk. Maar jij weet vast ook als geen ander: voor sommige dingen moet je tijd máken. Dat geldt ook voor je medewerkers. Ja, ook als je middenin een deadlineperiode zit en je dit er eigenlijk niet bij kunt hebben. Besef dat je die deadline het beste kunt halen met een gemotiveerd team. Dat betekent ook: kijken wat er misgaat of beter kan om issues op tijd uit de weg te ruimen of er op z’n minst begrip voor te tonen.
Dus plan een moment om met je medewerker te gaan zitten. Niet een kwartiertje tussen twee afspraken in, maar neem écht de tijd. Wees daarbij geduldig en laat je medewerker zelf met zijn verhaal komen in plaats van in minuut 1 met vragen als “Wat is er aan de hand?” te strooien.
Trouwens, tijd maken betekent niet alleen in je agenda een blok markeren voor dit gesprek. Het betekent ook dat je met je volle aandacht bij het gesprek bent. Dus zonder piepjes en bliepjes van je telefoon, zonder e-mailpop-ups die écht niet kunnen wachten en ook zonder collega’s die je bij wijze van uitzondering écht even moet helpen.
Aandachtig het gesprek ingaan zal je collega een meer vertrouwd gevoel geven. En het helpt jou om je niet na elke zin af te vragen wat je ook alweer hebt gehoord.
Stap 2. Slik je eigen conclusies in
Pas op met invullen. Ook al ben je er heilig van overtuigd dat het issue met een collega laatst de boosdoener is dat je medewerker zo uitgeput is, spreek dat niet zomaar uit. Het kan best zijn dat er in werkelijkheid iets heel anders speelt. Dat je medewerker bijvoorbeeld thuis in een lastig parket zit met een zieke ouder of een huilbaby die veel van zijn nachtrust afsnoept.
Laat het verhaal uit je medewerker komen. Nogmaals: wees soms geduldig en neem de tijd. Dit soort gesprekken voer je niet binnen twee minuten.
Stap 3. Luisteren, samenvatten, doorvragen
Maar wat nu als je medewerker niet zo spraakzaam is? Helaas, niet iedereen gooit graag op tafel waar hij mee zit. Zeker op het werk heerst vaak het hardnekkige idee dat het niet sterk is om in geuren en kleuren over je worstelingen te vertellen.
Wat in zo’n situatie helpt, is LSD. Nee hoor, we bedoelen niet dat je je medewerker een pilletje toedient. Dat zal de problemen zéker niet oplossen. Het gaat hier over Luisteren, Samenvatten, Doorvragen.
Luisteren
Probeer om in eerste instantie te luisteren, luisteren en nog eens luisteren. Even voor de goede orde: luisteren betekent actief luisteren. Dus alleen praten als je gaat samenvatten of wilt doorvragen.
Nu denk je misschien “Tuurlijk weet ik hoe ik moet luisteren”. Maar helaas, slechts 10% van de mensen luistert écht op een effectieve manier. Onbewust doen we het vaak nog fout. Nee hoor, dat is geen beschuldiging. Iedereen gaat daarin (weleens of heel vaak) de mist in. Maar het helpt wel als je probeert dat af te leren.
Deze tips helpen je om actief te luisteren:
- Houd oogcontact terwijl de ander praat.
- Stuur je aandacht bewust terug naar het gesprek als je merkt dat je afgeleid raakt.
- Zet je telefoon uit, je computer op stand-by en laat zelfs de telefoontjes van je partner over het eten van vanavond voor wat ze zijn.
- Kijk ook naar de non-verbale communicatie van de ander. Die zegt vaak meer dan je denkt.
- Vermijd vergelijkingen van de ander met jezelf. Hoe goed bedoeld ook, houd je eigen verhalen over soortgelijke situaties even voor je.
- Wacht met nadenken over wat jij wilt zeggen totdat de ander is uitgesproken.
Samenvatten
Laten blijken dat je actief luistert naar de ander, doe je door regelmatig samen te vatten wat hij in grote lijnen heeft verteld. Daarmee kun jij laten zien dat je hem goed hebt begrepen én stimuleer je hem om een bepaald stukje van het gesprek af te ronden.
Heb je het gevoel dat je medewerker in het gesprek in cirkels draait en dat jullie nergens toe komen, bijvoorbeeld doordat hij in de slachtofferrol kruipt? Probeer dan reflectief luisteren. Dat gaat een stapje verder dan actief luisteren in die zin dat je niet alleen aangeeft te snappen wat de ander bedoelt, maar daarbij ook samenvat wat de ander zegt en zo subtiel een sprongetje kunt maken in het gesprek.
Doorvragen
De derde stap is doorvragen. Om begrip te tonen voor je collega, wil je in detail weten wat er speelt. Dat vraagt om informatie. Veel informatie. De krijg je boven tafel door vragen te stellen. Gebruik daarbij open vragen als ‘Wat doet dat met je?’ of ‘Wat vind je daarvan?’. Met dat soort vragen stimuleer je de ander om meer te vertellen in plaats van dat hij alleen maar ja-knikkend tegenover je zit.
Stap 4. Houd je mond (heel even)
We vinden stiltes vaak “awkward” en “ongemakkelijk”, terwijl er niets mis is met een paar seconden rust in het gesprek. Niet elke stilte hoef je op te vullen met een nieuwe opmerking of vraag. Een stilte er laten zijn kan juist een tactisch signaal zijn in het gesprek.
Een stilte heeft namelijk drie functies:
- Je laat blijken dat je de ander niet wilt onderbreken en dat hij aan het woord is.
- Je hebt zelf een mini-moment om te verwerken wat de ander heeft gezegd.
- Bij een stilte is de kans groot dat de ander zich geroepen voelt iets te zeggen. Oftewel: hij zal doorpraten en nog meer loslaten.
“Een stilte is niet awkward, maar juist een tactisch signaal in een gesprek.”
Stap 5. Gebruik de drie magische woorden
Je kunt hele verhalen ophouden om te laten blijken dat je met je medewerker te doen hebt. Maar je kunt het ook heel beknopt houden. In principe zouden drie woorden genoeg moeten zijn:
“Ik begrijp het.”
Oké, tig keer die drie woorden in het gesprek gooien, gaat ook op de zenuwen werken. Dus geef je uitspraak extra kracht door te benadrukken wat je precies begrijpt. Bijvoorbeeld “Ik begrijp dat je het moeilijk hebt met…”
Pas daarbij op met ‘maar’. Ga niet bagatelliseren wat de ander zegt, haal er ook niet andere (nóg ergere) verhalen bij, maar geef simpelweg aan dat je het begrijpt en vervelend vindt voor hem.
Stap 6. Geef eventueel feedback (maar zeker niet altijd)
Problemen vragen om oplossingen, wordt vaak gedacht. Niet altijd terecht. Misschien vindt je medewerker het al fijn dat je naar hem luistert en beteken je daarmee meer voor hem dan met welke gouden tip of ongevraagd advies dan ook.
Mogen we jou één ongevraagd advies geven? Hoe potentieel geweldig jouw suggestie ook is, houd ‘m nog even voor je.
Vraag in plaats daarvan aan de ander “Wat heb je van mij nodig in deze situatie?”. Dan kan de ander zelf aangeven of dat feedback of advies is of dat hij daar nu juist totaal niet om staat te springen.
Wil je medewerker toch feedback ontvangen? Tast dan af wat je medewerker zelf al heeft geprobeerd en laat jouw suggestie aansluiten op het verhaal van de ander. Probeer daarbij zeker een van deze feedbackmethoden.
Meer leren over begrip tonen? Volg een cursus gesprekstechnieken!
Wil jij ook punten scoren bij je medewerkers, gaan voor betere teamprestaties en gewoon een goede leidinggevende zijn die écht effectieve gesprekken voert? Volg dan een cursus gesprekstechnieken. Met anderen op locatie of online.
Sluit je aan bij veel andere Nederlanders en leer in één dag hoe je jouw medewerkers motiveert, zelfs lastige gesprekken naar je hand kunt zetten en met effectieve gesprekstechnieken nog meer kunt bereiken.
Ben je een boekenwurm en leer je liever lezend? Lees dan ons boek
Koop ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Leest niet alleen lekker weg, je leert ook hoe je minder tijd op kantoor kunt doorbrengen. Die tijd kan je dan weer besteden aan nóg meer uit je leven halen. Laat je ons weten wat je ervan vindt?
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
