Jij weet dondersgoed wat wel en niet jouw aandacht verdient. Dat maakt jou een productieve kenniswerker. Toch heb je ‘ja’ gezegd tegen een afspraak waarvoor je 1) geen tijd hebt en 2) stiekem geen puf hebt. Hoe kom je hier onderuit? Onderstaande stappen helpen je een afspraak afzeggen (definitief of door ‘m te verzetten). Dit is hoe dat werkt:
Kostbare tijd en aandacht beschermen, ook rondom afspraken
Jouw dag bestaat net als die van iedereen uit slechts 24 uur. En hoe effectief je deze ook managet je kunt er helaas niet meer uren van maken. Je gaat daarom kritisch met je tijd om: je bepaalt dagelijks wat wel en niet jouw aandacht verdient. Dat vinden we fantastisch, want dat betekent dat je het principe van prioriteiten stellen begrijpt en toepast.
Zo zeg je tegenwoordig ‘nee’ tegen werkzaamheden die niet binnen je planning passen. Of tegen de stagiaire die weer met een vraag aan je bureau staat, net wanneer jij aan een belangrijke concentratieklus werkt. Je merkt dat je op die manier niet alleen meer werk gedaan krijgt, het werk dát je doet heeft ook daadwerkelijk impact. Je tijd prioriteren zorgt er namelijk voor dat jij je met je kerntaken bezighoudt.
… maar wanneer het op afspraken aankomt, vind je het lastig om bovenstaande mindset aan te houden. Dan zeg je veel te vlug ‘ja’, vaak in de veronderstelling dat als iemand je face to face of digitaal wilt spreken ‘het vast belangrijk zal zijn’. In jouw agenda staan dan ook tal van meetings, een-op-eengesprekken en “bijklets”-momentjes. Zowel uit de zakelijke sfeer, als daarbuiten. Dat je hierdoor regelmatig in de knoei komt met andere werkzaamheden, vind je vervelend. Maar ja, het alternatief:
De brainstormsessie met je collega’s afzeggen omdat je geen tijd hebt?
Het kennisgesprek met die klant niet laten plaatsvinden omdat het tijdrovend is?
Of een lunch met een oude schoolvriend cancellen omdat je er eerlijk gezegd geen zin in hebt?
… da’s ook weer zoiets. Dat doe je gewoon niet, of toch wel?
Het is geoorloofd: een afspraak afzeggen
Indien je veel waarde hecht aan productiviteit, mag je gerust ‘nee’ zeggen tegen afspraken. Onder het mom van je “kostbare tijd bewaken” is dat in het kader van timemanagement juist aan te moedigen.
Maar wat nu als het te laat is? Je hebt ‘ja’ gezegd tegen een verzoek en nu zit jij met de gebakken peren. In zo’n situatie zul je de afspraak moeten afzeggen. Daarbij heb je twee keuzes:
1. Je zegt de afspraak af met het doel deze te verzetten.
Denk hierbij aan afspraken waar je uiteindelijk gewoon niet onderuit kunt komen., zoals een maandelijks werkoverleg met je team of een voortgangsgesprek met je leidinggevende. Dit zijn afspraken die uiteindelijk moeten plaatsvinden. Je verzet ze omdat het moment waarop ze staan gepland jou niet uitkomen.
2. Je zegt de afspraak af omdat het geen prioriteit voor je is.
Dan heb je nog de afspraken die, als je er kritisch naar kijkt, niet nodig zijn. Dat kan een aantal redenen hebben:
- De afspraak voegt geen waarde toe.
Het heeft weinig zin om een meeting bij te wonen die niet voor jou van belang is. - De afspraak levert niets op.
Of neem een “mooie kans”: jij weet dat dit jou niets oplevert én dat je hierdoor mogelijk een potentiële klant misloopt. - De afspraak geeft je een slecht gevoel.
Je hebt eigenlijk geen behoefte aan contact met die oude kennis. Je gaat bij nader inzien dan ook liever niet naar die lunchafspraak.
Wat de reden van het afzeggen van de afspraak ook is de regel is wel dat je het zo tijdig mogelijk doet, op een nette manier.
Een afspraak afzeggen met het doel deze te verzetten
Op dit moment heb je een te drukke agenda en red je het niet om de afspraak bij te wonen. Je vindt het wel belangrijk dat deze doorgaat, dus je verzet ‘m naar een moment waarop het wel schikt, voor beide partijen.
Hoe ga je te werk?
1. Check vooraf je agenda
Om te voorkomen dat je (weer) een datum prikt waarbij je krap bij tijd zit, bekijk je vooraf kritisch je agenda: wanneer gaat dit passen? Bedenk hierbij hoeveel tijd je er ongeveer mee kwijt zal zijn en houdt ook rekening met eventuele reistijd of voorbereidingstijd. Dit kan namelijk afwijken van de tijd die je de eerste nodig had. Kies vervolgens een stuk of drie data zodat je de ander straks een aantal opties kunt voorleggen.
2. Zeg de afspraak (tijdig) af
Met dit in je achterhoofd breng je de persoon op de hoogte. Het liefst zo tijdig mogelijk. Indien je bijvoorbeeld al twee weken van te voren weet dat je dat je die sessie niet gaat redden, neem je contact op. Vaak heb je die luxe niet en weet je pas op het laatste moment dat het je niet gaat lukken. In zo’n geval laat je het de ander ook zo spoedig mogelijk weten. Afhankelijk van de relatie met de persoon kun je hem of haar dan ook na werktijd of in het weekend nog op de hoogte stellen.
3. Kies het juiste medium
Nu is het not done om dit te doen via een Whatsappje. Goed, indien jij een vooruitziende blik hebt en weet dat die afspraak van volgende week niet schikt, mag je de afspraak verzetten per mail. Maar aangezien het het merendeel van de tijd een last minute beslissing is, breng je iemand er zo snel mogelijk van op de hoogte. Per telefoon, dus. Geen appje, geen sms-je, maar een belletje.
4. Stel een andere datum voor
Zodra je de ander belt houd je het kort, maar krachtig. Ga geen ellenlang verhaal ophangen en bespaar de ander ook jouw smoesjes. Je geeft eerlijk aan waarom je de afspraak wilt verzetten. Hierbij neem je ook jouw verantwoordelijkheid:
‘Hoi Saskia, sorry dat ik je stoor, maar ik wil het even over de sessie van vrijdagmiddag hebben. Ik kan daar helaas niet bij aanwezig zijn. Ik heb zojuist te horen gekregen dat ik dan een bezoekje moet brengen aan om hen binnen boort te houden.
Nu vind ik het wel belangrijk om mijn input te geven rondom de sessie, dus ik wilde zelf voorstellen om deze te verzetten naar een moment waarop we allemaal aanwezig kunnen zijn…’
Vervolgens haal je de data aan uit stap 1. Leg deze aan de persoon voor en laat hem of haar een nieuwe datum kiezen:
‘Voor mij persoonlijk zou de woensdag het beste schikken, maar dinsdag en donderdag zijn ook geen probleem. Lukt het je om dan samen te komen?
5. Noteer het in je timemanagementsysteem
Indien de ander ter plekke een nieuwe datum en een nieuw tijdstip kiest, leg je dit gelijk vast in je agenda. Zo voorkom je dat je het alsnog vergeet of dat je de persoon opnieuw moet contacteren met de vraag ‘Sorry, stomme vraag: was het nu 11:30 of 12:30?’. Stel eventueel een reminder in zodat je de dag of de avond van te voren aan de afspraak wordt herinnerd.
Mocht de persoon overrompeld zijn en niet zo vlug een nieuwe datum kunnen prikken, spreek dan af dat hij of zij contact met jou opneemt. Dat mag gerust via mail of via een appje. Zolang jij maar niet vergeet dat dit moet gebeuren. Indien je na twee werkdagen dan nog geen nieuwe optie hebt ontvangen, stuur je even een reminder: ‘Hi, weet je al wanneer het je schikt?’. Je kunt dit vastleggen op een wachten-oplijst.
6. Sluit netjes af
Vergeet niet om je telefoongesprek netjes af te sluiten. Benadruk hierbij hoe vervelend je de situatie vindt en dat je begrip hebt voor de eventuele moeilijkheden waarin je de persoon hebt gebracht:
‘Ja, ik vind het erg vervelend dat het zo last minute is. Ik heb er stiekem naar uitgekeken om te horen welke frisse ideeën iedereen had. Maar goed, dit moet helaas ook gebeuren. Indien ik je nog ergens bij kan helpen, kun je me het gerust laten weten!’
Volg je deze 6 stappen dan, verzet je een afspraak op een nette, professionele wijze. Je neemt initiatief, jouw verantwoordelijkheid en geeft de ander opties. Meer kun je op zo’n moment niet doen.
Een afspraak afzeggen omdat het geen prioriteit voor je is
Maar wat nu als je probeert onder een afspraak uit te komen? Weken geleden heb je ‘ja’ gezegd tegen die oude schoolvriend en sindsdien kijk je er ontzettend tegenop. Of neem de afspraak die je met een collega hebt gemaakt: je hebt haar beloofd mee te kijken naar het inrichten van de website, alleen heb je er gewoon niet te tijd voor. Je hebt nog een hoop werk liggen en dit behoort eerlijk gezegd niet tot jouw prioriteiten.
Lukt het je om ook deze afspraak af te zeggen? Ja, hoor:
1. Blijf eerlijk
In principe herhaal je bovenstaande stappen. Alleen: hierbij is het extra belangrijk dat je eerlijk blijft. Want vaak vinden we dat nogal lastig, zeker wanneer we iemand moeten vertellen dat we eigenlijk geen zin in de afspraak hebben en dat we iets beters hebben te doen.
Doe het toch. Wees assertief en vertel de werkelijke reden:
‘Hé Lotte, wat betreft die website: je had me gevraagd om mee te denken. Ik moet mijn toezegging toch helaas intrekken. Er liggen namelijk nog zoveel zaken op me te wachten en dit behoort nu niet tot mijn prioriteiten.’
2. Probeer een ander tegemoet te komen
Om de ander nou niet helemaal met lege handen achter te laten, kun je hem of haar helpen door een alternatief aan te bieden.
‘Nu weet ik wel dat Roger nog zocht naar wat extra projecten, zeker rondom ICT. Ik zou zeker hem een aanschieten, want wellicht kan hij je helpen.’
3. Sluit af met een vrijblijvende toezegging
Ook hierbij sluit je netjes af, ditmaal met een vrijblijvende belofte zodat de ander zich niet volledig in de steek voelt gelaten.
‘Als je wil kan ik je zijn nummer geven. Zal hij vast een interessant project geven. Stuur me zodra de site live gaat zeker even de link, want ik wil wel graag het eindproduct zien!’
Kortom: een afspraak afzeggen
Door vooraf na te denken over je beschikbare tijd voorkom je dat je ‘ja’ zegt tegen afspraken die jouw tijd niet waard zijn. Ga daarom even kritisch met je afspraken om als met je dagelijkse werkzaamheden, want het feit dat iemand je in levende lijve (of digitaal) wilt spreken, betekent niet dat het ook daadwerkelijk belangrijk is.
Is het dan toch te laat – je hebt ‘ja’ gezegd – zeg de afspraak dan op een zo net mogelijke wijze af. Dat kan met het doel om de afspraak te verzetten, maar ook er helemaal onderuit te komen. Bovenstaande stappen kunnen je daarbij helpen.
Merk je dat je het nu toch nog steeds lastig vindt om ‘nee’ te zeggen tegen zaken die niet jouw tijd en aandacht waard zijn, volg dan onze 1-daagse training Time Management. Daar leren we je het belang van prioriteren en geven we je handvatten om dit in je dagelijkse (werk)leven toe te passen. Nieuwsgierig, volg de training Time Management of check ons blog voor meer van dit soort artikelen.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
