Kun jij open met je team communiceren, dan verander je voorgoed de manier waarop jullie (samen)werken. Gebruik hiervoor 1 op 1 gesprekken — dé gesprekstool die managers en leidinggevende gebruiken om hun team te motiveren, te ondersteunen en verder te helpen. (Mits je ze goed uitvoert, natuurlijk!) Met deze 7 tips moet dat lukken.
Wat is een 1 op 1 gesprek precies?
Een 1 op 1 gesprek is een terugkerende afspraak waarin jij en een teamlid een persoonlijk gesprek voeren. In tegenstelling tot een vergadering gaat dit gesprek niet zozeer over project statussen, targets, en planningen;
Nee, de focus bij een 1 op 1 gesprek ligt vooral bij de persoonlijke ontwikkeling van het teamlid. De gesprekken zijn dan ook meestal divers en bevatten coaching- en begeleidingsmomenten. Afhankelijk van de grootte van je team, vindt zo’n gesprek wekelijks (of op z’n minst maandelijks) plaats. Kort — zo’n 30 minuten.
Het eerste kwartier wordt gebruik om de de gesprekspunten van het teamlid te bespreken, de ander helft die van jou. Loopt het gesprek uit, dan gaat dit altijd ten koste van de tijd van de leidinggevende, nooit die van het teamlid.
“Oke, maar is zo’n gesprek geen tijdsverspilling? Ik heb het al zo druk.”
Je kostbare tijd opvullen met het voeren van gesprekken staat misschien onderaan je lijstje, dat begrijpen we. Je hebt het als leidinggevende immers al druk. Overweeg het toch. 1 op 1 gesprekken doen namelijk wonderen voor de productiviteit, werktevredenheid en betrokkenheid van je team — en wel hierom:
1. Het laat alle neuzen dezelfde kant op wijzen
9 op de 10 leidinggevende uit zelden negatieve feedback, waardoor teamleden niet weten of wát ze doen wel juist is. Hierdoor maken ze fouten of steken ze onnodig veel tijd in een project om deze fouten te voorkomen. Ga eens na hoeveel productiviteitsverlies je kunt voorkomen wanneer je wekelijks rond de tafel gaat zitten en deze zaken bespreekt.
2. Het zorgt voor onderling vertrouwen
Om een goed functionerend team te hebben, zul je elkaar moeten vertrouwen. En mensen vertrouwen elkaar pas wanneer ze elkaar kennen. Dat geldt voor collega’s onderling, maar ook zeker voor teamleden en hun leidinggevende.
Een 1 op 1 gesprek helpt deze band op te bouwen. Je leert je teamleden zowel op het zakelijke als persoonlijke vlak kennen — de normen, waarden, doelen en ambities. Niet alleen verbetert dit de samenwerking en werksfeer, maar op den duur zorgt het er ook voor wederzijds respect en vertrouwen.
3. Het zorgt voor meer werktevredenheid en meer betrokkenheid
De gesprekken stellen je tevens in staat de behoeften van het teamlid te ontdekken en hierop in te spelen.
Wanneer je bijvoorbeeld weet dat een teamlid ontzettend graag wil doorgroeien, kun je hem uitdagingen geven die zijn vaardigheden ontplooien. Je ondersteunt hem. Hij zal meer plezier en uitdaging uit zijn werk halen — enkel en alleen omdat jij zijn wensen en uitdagingen kent.
4. Het voorkomt personeelsverloop
Voelt een teamlid zich gezien binnen het bedrijf, dan voelt hij of zij een diepere connectie met het werk. Het versterkt de band die hij met het bedrijf en de mensen heeft, en vermindert daardoor personeelsverloop. En is een teamlid ontevreden of heersen er problemen, dan kom je daar vaak tijdens een 1 op 1 gesprek snel achter.
Kortom:
Je kunt het je haast niet veroorloven om niet regelmatig je teamleden te spreken. Zo’n 1 op 1 gesprek helpt jou namelijk een open feedbackcultuur binnen het bedrijf te creëren en de kwaliteit van het werk te verhogen — mits goed uitgevoerd natuurlijk.
Een slecht uitgevoerd gesprek zal enkel kostbare tijd van je teamleden verspillen en het vertrouwen en gezag dat ze in je hebben, verkleinen. Doe het daarom goed;
Volg onderstaande 7 tips op:
Hoe je een 1 op 1 gesprek voert (8 tips)
1. Rooster het gesprek in en maak er een prioriteit van
Voor jou als leidinggevende is een 1 op 1 meeting hét moment om vertrouwen en mentorschap te tonen. Voor jouw teamlid is dit waarschijnlijk de enige kans om hun functie en werkzaamheden te bespreken.
Zorg er daarom voor dat de gesprekken regelmatig, en het liefst iedere week, plaatsvinden. Op dezelfde dag, hetzelfde tijdstip. Geef het voorrang op, eigen, persoonlijke zaken of afspraken.
Mocht er nou iets voorvallen waardoor het gekozen moment niet uitkomt, cancel het 1 op 1 gesprek dan nooit. Verzet het. Breng het teamlid hiervan niet op de hoogte via een mail, maar spreek hem of haar even persoonlijk aan. Het toont aan dat je zijn of haar tijd respecteert.
2. Maak de gesprekken persoonlijk
Ieder teamlid is uniek en om aansluiting met hen te vinden, zul je daarom flexibel moeten zijn in de manier waarop je het gesprek houdt.
De een zal willen praten over werk, de ander vindt het belangrijk om doelen te benoemen of te praten over wat er in hun persoonlijk leven gebeurt. Luister naar elk stukje informatie; het is een blijk van vertrouwen.
Stel vragen, maak aantekeningen wanneer nodig en wat je ook doet: beschadig het vertrouwen nooit. Wat er besproken wordt in een 1 op 1 gesprek, blijft in een 1 op 1 gesprek. Zoals Vegas, maar dan zakelijk.
3. Kies een comfortabele en rustige plek uit
De plek waar je het gesprek voert, bepaalt de kwaliteit ervan. Kies daarom een geschikte ruimte.
Vermijd hierbij je eigen kantoor. Ongeacht hoe gezellig het is ingericht, het blijft de ruimte van een leidinggevende. Een teamlid kan dit – onbewust – als intimiderend ervaren. Je kunt dan beter een publieke ruimte of vergaderzaal kiezen.
Beter nog: laat het teamlid in kwestie de plek kiezen. Een koffiezaakje om de hoek bijvoorbeeld, of een wandel-vergadering. Zolang het privacy biedt en andere collega’s buiten gehoorafstand houdt, voldoet het.
4. Elimineer afleiding en stoorzenders
Hoe je tijdens het gesprek met onderbrekingen omgaat, kan het beeld dat een teamlid van jou heeft maken of breken.
Beantwoord je tussendoor telefoontjes, mailtjes of appjes, dan geef je aan dat het teamlid geen prioriteit voor je is. In plaats van hun tijd te respecteren en de afspraak te verzetten, laat je hen wachten omdat je “… toch echt even deze mail moet beantwoorden”.
Een teamlid voelt zich hierdoor voor het hoofd gestoten. Hij of zij zal vervolgens vrij weinig met je delen en het gesprek vlug afronden.
Geef je hen echter je onverdeelde aandacht, dan kan een 1 op 1 gesprek ontzettend veel inzichten bieden. Ze gaan het gesprek beschouwen als een moment waarop ze kunnen leren van open en eerlijke feedback, waardoor ze zich vlugger openstellen en informatie sneller delen.
Zorg er dus voor dat er geen stoorzenders in de buurt zijn: je notificaties staan uit, je telefoon op stil en andere teamleden weten dat ze niet moeten storen. Wel zo netjes.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van assertiviteit, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
5. Zwijg en luister
1 op 1 meetings zijn het perfecte moment om de behoeften, groei en carrièremogelijkheden van een teamlid te bespreken. Daarnaast biedt het je de mogelijkheid hen te helpen met moeilijkheden. Dit lukt echter alleen wanneer je naar hen luistert.
Een teamlid zal namelijk niet altijd open met je communiceren; geregeld zul je tussen de regels door moeten lezen. Onderdruk daarom de neiging om zelf veel te praten of uitleg te geven, maar luister naar wat zij te zeggen hebben.
Een gulden regel uit ‘How to Win Friends and Influence People’:
“Always listen twice as much as you talk.”
6. Spreek heldere actiepunten af
Reserveer tijdens het gesprek een deel waarin je met het teamlid doelen afspreekt — taken of vraagstukken die hij of zij tussen nu en het volgende gesprek moet behalen of beantwoorden.
Deze doelen moeten in lijn liggen met de groeimogelijkheden, hen uit hun comfortzone trekken of taken bevatten die aansluiten bij hun functie.
“Laten we afspreken dat je bij het volgende gesprek een drietal cursussen aandraagt die je eventueel zou willen volgen.”
Vat alles dat jullie tijdens het 1 op 1 gesprek hebben besproken samen, en mail het naar je teamlid. Op die manier is voor beiden helder wat er is besproken en wat de verwachtingen zijn voor het volgende gesprek. Hiermee werk je niet alleen transparant, maar dwing je ook verantwoording af.
7. Vraag om feedback
Het 1 op 1 gesprek is ook een moment waarop jij als leidinggevende kunt leren van feedback. Je zal er in het begin wel zelf om moeten vragen, want een teamlid vindt het zelden makkelijk om zijn of haar leidinggevende van kritiek te voorzien.
Moedig het daarom aan en vraag wat jij beter kunt doen — op het gebied van ondersteuning, management of de manier waarop jullie onderling communiceren.
Benadruk dat je concrete feedback zoekt, geen klachten. Iets waar je aan kan werken en waar je controle over hebt.
8. Verzamel tussendoor bespreekpunten
Tussen de gesprekken door zal er je regelmatig iets te binnen schieten. Voorkom dat je deze feedback of bespreekpunten vergeet door ze op een ‘1:1’-lijstje te verzamelen. Vóór het gesprek plaatsvindt, lees jij het lijstje even door — zo vergeet je bijvoorbeeld niet dat je haar nog moest wijzen op die wijziging in de overeenkomst. Spoor het teamlid aan dit ook te doen, voor een heldere en open onderlinge communicatie. Ik vertel je er graag meer over:
Kortom
Laat 1 op 1 gesprekken een vast onderdeel worden binnen jullie bedrijfscultuur. Je hebt weinig te verliezen en héél veel te winnen.
En ja, in het begin zal het wellicht een beetje onwennig zijn. Teamleden zullen weinig te zeggen hebben omdat ze niet goed kunnen inschatten hoe open ze kunnen zijn. Neem het het niet persoonlijk. Zodra jij laat zien dat je goede intenties hebt en dat deze gesprekken hun ontwikkeling ten goede komt, zullen ze zich openstellen.
Zolang jij je aan onderstaande tips houdt, wordt zo’n gesprek iets waar jullie beide naar uitkijken:
- Rooster ze in, maak ze een prioriteit en cancel ze nooit
- Maak de gesprekken persoonlijk
- Kies een comfortabele en rustige plek uit
- Elimineer afleiding en stoorzenders
- Zwijg en luister
- Creëer onderlinge verantwoording
- Vraag om concrete feedback voor jezelf
“Maar wat zeg ik tijdens zo’n gesprek? Welke vragen stel ik?”
In het begin kan een 1 op 1 gesprek stroef verlopen, omdat je nog niet zeker weet wát je moet vragen of zeggen. Na een tijdje zul je echter merken dat het soepel en vanzelf gaat. Je stelt bijvoorbeeld vragen als:
- “Wat zijn je doelen voor de volgende week? Kan ik je ergens bij ondersteunen?”
- “Waar loop je tegenaan in je werk? Hoe denk je dat je dit kunt versoepelen?”
- “Op welke resultaten van de afgelopen week ben je trots? Zou je iets anders doen?”
Wil je daar nou niet op wachten, overweeg dan een cursus gesprekstechnieken te volgen.
In onze 1-daagse Cursus Gesprekstechnieken leren we je namelijk meer gespreksonderwerpen. Maar ook hoe je een actieve luisterhouding aanneemt, hoe je ervoor zorgt dat een teamlid zich openstelt en wat de beste manier is om kritiek te geven. Handig, wil je zowel je communicatieve- als leidinggevende skills ontwikkelen.
Meer weten?
Meer weten over het voeren van een succesvol 1 op 1 gesprek, check dan ook onderstaande video. Daarin legt Björn je uit hoe een je een 1 op 1 gesprek kan bijdragen aan het behouden van jouw focus en concentratie:
Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
