Je bent al de hele dag zenuwachtig om dat ene lastige gesprek dat vandaag op de planning staat. Jij gaan namelijk negatieve feedback geven of slecht nieuws brengen. Het moet gebeuren, maar je ziet er als een berg tegenop. En dát is dus nergens voor nodig. Dit zijn 4 redenen waarom dat zenuwachtige gevoel zonder reden de deur uit mag. 

Wat komt aan bod?

“Feedback geven is eng”

In je hoofd heb je al veel doemscenario’s afgespeeld. Je ziet al voor je dat de ander zich aangevallen voelt, je feedback direct in de wind slaat of je daarna niet meer wil aankijken. Of wat als de ander een weerwoord heeft en jij geen idee hebt wat je daarop moet zeggen? De horror! Straks verpest je het nog. Althans, dat maakt je doemdenkende hoofd je wijs.

Negatieve feedback geven of vervelend nieuws brengen is niet leuk. Je weet wel honderd minder lastige dingen om te doen. En toch moet je het gaan doen. Een onrustig trillerig gevoel of niet! En het goede nieuws: zo eng als je denkt dat het is, zal het heus niet zijn.

Waarom heb ik altijd een zenuwachtig gevoel bij feedback geven?

Bijna een derde van alle managers (namelijk 31%) spreekt liever niet van negatieve feedback, zo blijkt uit onderzoek onder 9000 leiders. Slechts 13% van alle managers uit de enquête geeft zowel positieve als negatieve feedback zonder moeite. Een schrikbarend laag aantal!

Wat het zo spannend maakt? Je weet niet hoe de ander reageert. En een negatieve boodschap is waarschijnlijk niet wat de ander het liefst wil horen. Met complimentjes strooien is altijd makkelijker dan aangeven wat beter kan. Anderen horen liever dat ze het fantastisch doen dan dat ze steken laten vallen of dat hen iets minder fijns (ontslag, overplaatsing, het stopzetten van een project, etc.) boven het hoofd hangt. 

Moet jij echt die boodschap overbrengen? Ja, er zit niets anders op. En nee, het is niet zo erg als je denkt. Dat onrustige zenuwachtige gevoel voorafgaand aan het feedbackgesprek is nergens voor nodig.

Of het nu de vorm aanneemt van een constant zenuwachtig gevoel in je buik, een opgejaagd gevoel zonder reden of zelfs een zenuwachtig gevoel in combinatie met hartkloppingen – jij kunt de zenuwen het raam uit kieperen en op een krachtige manier je boodschap brengen. Wedden dat je doemscenario’s niet uitkomen!

Hoe voelt een zenuwachtig gevoel?

Dat verschilt natuurlijk per persoon. Maar een zenuwachtig gevoel bij feedbackgesprekken merk je vaak aan niet uit je woorden komen, om de hete brij heen draaien of het gesprek zelfs helemaal uit de weg gaan. Misschien ervaar je ook een angstig gevoel zonder reden, trillen je handen een beetje of heb je hartkloppingen. Hoe dan ook, het is een gevoel waar je van af wilt. Zeker omdat feedback en slecht-nieuws-gesprekken soms broodnodig zijn.

zenuwachtig gevoel

Wat kun je doen tegen een zenuwachtig gevoel bij feedback geven?

Een zenuwachtig gevoel zonder reden kun je vooral wegmaken door een aantal dingen te beseffen:

  1. Jij kúnt feedback geven. Ook al doe je het niet graag en niet vaak, jij kunt deze boodschap overbrengen.
  2. Je kunt vervelend nieuws of negatieve feedback constructief brengen. En als je niet weet hoe je dat doet, dan heb je daar na dit artikel wat handvatten voor.
  3. De ander zit wél te wachten op je feedback. Als de ander zijn verbeterpunten kent, kan hij eraan werken. Het verbetert jullie samenwerking, communicatie en resultaten als je verbeterpunten aandraagt.
  4. Zelfs negatief nieuws kun je op zo’n manier brengen dat de ander het minder persoonlijk oppakt en zich begrepen voelt. En je raadt het al: ook dát kun jij leren.
  5. De reactie van de ander gaat niet over jou. Het gaat over wat het nieuws of de feedback met de ander doet. Koppel dat los van of jij iets fout doet. Hoe je het nieuws “Je pakt dit niet goed aan” ook brengt, het zal altijd rauw op iemands dak vallen. Dat betekent niet dat jij die woorden moet inslikken.
  6. Er bestaan talloze praktische tips en modellen om je boodschap constructief te brengen. Die leer jij in dit artikel! Wedden dat je straks met een minder nerveus gevoel je boodschap kunt overbrengen.

Dus: spreek die feedback uit, laat het zenuwachtige gevoel zonder reden los

Of je nu een slecht-nieuws-gesprek te voeren hebt of je collega na maanden van frustratie wilt laten weten dat hij echt moet werken aan zijn planningsskills – laat van je horen. Ook als je al met een zenuwachtig gevoel wakker wordt op D-Day (dé dag dat je de feedback gaat geven), kun jij dit.

Dit zijn 4 redenen waarom je het zenuwachtige gevoel zonder reden direct overboord mag gooien.

Reden 1. Zenuwen maken je feedback minder krachtig

Vanuit die baksteen in je maag voordat je het gesprek ingaat, ben je misschien geneigd om je feedback dan maar af te zwakken. Of je verhult het slechte nieuws met een ellenlange inleiding en allemaal “maar”-zinnen.

Fijn voor de ander, zou je denken. Maar niets is minder waar. Met twijfeltaal ontkracht je je eigen boodschap en breng je de ander ook aan het twijfelen. Het lijkt alsof je zelf niet achter de boodschap staat, het niet zo goed weet of zelfs met de ander erover in discussie wil gaan. Dat alles wil je niet als je na lang wikken en wegen eindelijk de moed hebt verzameld om je collega aan te spreken!

Dus vermijd, ook als je het gesprek ingaat met een zenuwachtig gevoel, formuleringen als:

  • “Sorry, maar ik denk dat het misschien toch beter is om jou op een ander project”
  • “We werken al drie jaar samen en ik vind je altijd een heel fijn persoon om mee te werken. Je bent empathisch, een harde werker en weet veel van het vakgebied. Dus we zijn echt heel blij met je. Ik wil je alleen iets minder leuks vertellen. Dat vind ik zelf ook niet fijn, maar ik merk dat je planningsskills wat te wensen overlaten. Dat zeg ik natuurlijk niet graag, want…”
  • “Ik vind het soms een beetje lastig, maar dat is iets wat natuurlijk ook bij mij ligt, dat je vaak wat laat in vergaderingen komt.”

Elk van die formuleringen is doorspekt met twijfeltaal

Denk aan woorden als “soms”, “een beetje” of “misschien”, overbodige excuses en ellenlange inleidingen. Het tweede voorbeeld is een perfect schoolvoorbeeld waarom de sandwichmethode (een negatieve boodschap verpakken tussen een positieve inleiding en een positieve afsluiting) niet werkt. De lezer kan uit zo’n lange boodschap met zowel een positief als een negatief tintje nooit de essentie halen die jij nu echt wilt overbrengen.

Kortom: houd het kort maar krachtig

Val met de deur in huis. Leid je feedback niet meer in dan nodig is, laat twijfeltaal weg en vermijd deze 4 zinnen. Door zelfverzekerder het gesprek in te gaan, voorkom je dat je in zulke in-twijfel-trekkingen verzeild raakt. En vind je dat lastig, bereid dan goed voor hoe jij de boodschap wilt brengen. Dan laat je je minder snel van je stuk brengen tijdens het gesprek.

Meer van dit soort gesprekstips?

Feedback geven, moeilijke boodschappen overbrengen of meer effect bereiken met de gesprekken die je voert? Het zijn stuk voor stuk belangrijke onderwerpen voor elke professional. Wil je hier meer over leren? Volg Tijdwinst en Björn Deusings op Instagram en krijg dagelijks handige tips rondom deze thema’s.

Reden 2. De ander wil ook duidelijkheid (en feedback!)

Voor jou voelt het misschien vervelend om negatieve feedback te geven of met slecht nieuws te komen. Maar besef dat de ander vaak juist blij is om feedback te ontvangen. Ook als die negatief is. Negatieve feedback helpt de ander om zichzelf te verbeteren. Zeker als je de feedback constructief brengt (en dat kun jij!). Hoe duidelijker jij bent in mogelijke ontwikkelpunten, hoe beter je collega daar zijn voordeel mee kan doen.

Stel je voor: jij stoort je al drie maanden aan het gebrek aan organisatietalent van je collega. Hij mist vaak deadlines, heeft geen overzicht over wie wat doet en laat het vaak van anderen afhangen. Het gevolg is dat jij steeds overal achteraan moet zitten. Het frustreert jou en die frustratie is ook voelbaar in jullie samenwerking. Maar je collega heeft geen idee dat dit ene ding voor jou een probleem is. Pas als jij er iets van zegt, kan hij daar wat aan doen en zo jullie samenwerking verbeteren. Dus: spreek je uit!

Zie het zo: negatieve feedback is bedoeld om mensen te helpen bij hun ontwikkeling. Dat wil iedereen graag. Uit wereldwijd werknemersonderzoek blijkt zelfs dat 92% van de werknemers graag een beetje kritiek krijgt (mits constructief gebracht). Feedback is nodig om verder te komen in je werk.

Zoals Bill Gates het zegt (in ‘Good Feedback is the Key to Improvement’):

“We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.”

Hoe dat zit bij slecht nieuws? Ook daarbij vinden mensen het puntje bij paaltje prettig om duidelijkheid te krijgen. Natuurlijk is het niet leuk om te horen dat je bijvoorbeeld van een project af wordt gezet. Maar liever hoor je dat zo snel mogelijk dan dat je steeds subtiele signalen opvangt. Jij kunt het slechtnieuwsgesprek zo insteken dat je collega weet waar hij aan toe is en snapt dat hij goed wordt begeleid. Dat neemt veel onzekerheid en frustratie weg.

Reden 3. Jij kunt negatieve feedback constructief brengen

Je hebt de beste bedoelingen met de feedback. Het helpt jou in de samenwerking, maar het helpt je collega ook om zichzelf te verbeteren. Vertrouw op die goede bedoelingen en leer jezelf technieken aan om constructieve feedback te geven. Mocht de feedback dan toch wat met je collega doen, dan ligt het in elk geval niet aan hoe jij de boodschap hebt gebracht.

Beseffen dat jij maar al te goed weet hoe je goede feedback geeft, kan een goede stok achter de deur zijn om het toch te doen. En om meteen maar af te rekenen met dat nerveuze gevoel zonder reden.

zenuwachtig gevoel

Negatieve feedback geef je op een goede manier in 3 stappen:

1. Bereid je goed voor

Een zenuwachtig gevoel zonder reden ga je met een goede voorbereiding uit de weg. Als jij van tevoren weet wat je gaat zeggen en hoe je dat wilt doen, hoef je niet bang te zijn dat dat op het moment zelf door een niet te plaatsen onrustig gevoel niet lukt. Je voorkomt ermee dat je om dingen heen draait of weinig concreet wordt.

Echt goed voorbereiden doe je door feedback heel concreet te maken. Bedenk wat de kernboodschap is, verzamel daar één of twee voorbeelden bij en bepaal ook welke concrete oplossing, uitweg of andere aanpak jij voor je ziet. Neem die notities ook mee als houvast (vooral handig als je in het gesprek alsnog met een constant zenuwachtig gevoel kampt – het briefje is je lifesaver!).

2. Ga apart zitten met je collega

Er is één absolute no-go voor negatieve feedback of slecht nieuws. Dat is de boodschap en plein public brengen. Je collega wil niet ten overstaan van al zijn collega’s horen wat hij niet goed doet. Doe het altijd als volgt:

  • Breng de feedback waar mogelijk mondeling. Zeker niet via e-mail of WhatsApp. Mondeling kun je beter emoties bij de ander aflezen en kunnen jullie direct mogelijke misverstanden tackelen.
  • Plan er een afspraak voor in, zodat jij en de ander er de tijd voor hebben.
  • Reserveer een afgesloten ruimte, zodat jullie het gesprek zonder toekijkers kunnen voeren.
  • Geef van tevoren aan waar je het (in grote lijnen) over wilt hebben.
  • Zorg dat je tijdens dit gesprek niet gestoord wordt. Zet je telefoon en computer uit of op stil. Zwaai ook niet tussendoor snel naar je langslopende collega, maar focus op degene die voor je zit.

3. Bouw je feedback constructief op

Nee, dat betekent dus niet dat je om de hete brij heen draait of je boodschap afzwakt. Het betekent wel dat je niet te direct uit de bocht komt en feedback geeft op een manier die uitnodigt om erover in gesprek te gaan.

Een goede methode daarvoor is die van de 4 G’s:

  1. Benoem een Gebeurtenis die je vervelend vindt en beschrijf die feitelijk. (Of geef aan wat je in grote lijnen aan gedrag observeert waarover je het wilt hebben.)
  2. Beschrijf het Gevoel dat dit gedrag oproept bij jou. Maakt het je geïrriteerd? Boos? Gefrustreerd? Bezorgd?
  3. Geef aan welk Gevolg het gedrag heeft voor jou of voor anderen.
  4. Laat weten wat het Gewenste gedrag is dat jij liever zou zien. Ga hier vervolgens over in gesprek, zodat jullie samen tot een oplossing kunnen komen

Belangrijk is vooral dat je het bij jezelf én bij de feiten houdt. Dus zeg niet “Het is vervelend dat jij altijd…”. Want hoe vaak is altijd? En wat voor jou vervelend is, hoeft dat voor een ander niet te zijn. Houd het bij jezelf (“Ik vind het vervelend dat…”) en focus op de feiten (bijvoorbeeld door één of twee concrete gebeurtenissen aan te halen).

Een goed alternatief is de ik-ik-jij-methode, waarbij je je feedback ook vanuit jezelf brengt én op een constructieve manier opbouwt.

Hoe zit dat bij een slecht-nieuws-gesprek?

Ook bij een slecht-nieuws-gesprek mogen de goede voorbereiding en een aparte ruimte niet ontbreken. Wil je een goed slecht-nieuws-gesprek voeren? Lees dan hoe je dat volgens wetenschappers goed aanpakt.

Reden 4. Jij hebt oog voor de ander

Het zenuwachtige gevoel is er niet zonder reden. Je bent waarschijnlijk bang om de ander te kwetsen of boos te maken. Maar vergeet niet dat jij, zeker als je dit artikel leest en de stappen hierboven volgt, bij het brengen van een lastige boodschap alles op alles zet om empathie te tonen en er voor de ander te zijn. Je brengt de boodschap constructief, gaat het gesprek aan over een oplossing, en geeft de duidelijkheid die de ander nodig heeft.

Dat alles maakt al dat de ander het jou heus niet zo kwalijk neemt als je doemscenario-stem je wijsmaakt. En als dat wel zo is, dan geldt nogmaals: het is de boodschap die de ander boos maakt, niet wie jij bent of hoe jij het zegt.

Wil je nog meer inlevingsvermogen laten zien tijdens het feedbackgesprek of slechtnieuwsgesprek? Dan kunnen deze tips je helpen:

  • Vraag altijd hoe het voor de ander is om dit te horen. Laat de ander daarbij zijn verhaal doen. Onderbroken.
  • Luister actief en laat de ander uitpraten voordat je reageert (ook als je iets hoort waar je het niet mee eens bent).
  • Toon empathie. Niet door in “sorry”-en te vervallen of te zeggen dat je het graag anders had gezien, maar simpelweg door duidelijk te maken dat jij snapt dat dit wat met de ander doet. “Ik snap dat het je raakt” is soms al genoeg.
  • Stel vragen en laat de ander zijn kant van het verhaal delen of zelf oplossingen aandragen.
  • Bedenk van tevoren wat de ander mogelijk kan zeggen en hoe jij daarop kunt reageren.
  • Geef aan dat de ander later vragen mag stellen of er bij je op mag terugkomen als hij daar behoefte aan heeft.
  • Loopt het gesprek echt niet fijn of is de ander geëmotioneerd? Las een pauze in en spreek af om er later over door te praten.

zenuwachtig gevoel

Zie: zo ben jij een constructieve feedbackgever die oog heeft voor de ander. Alle reden om dat altijd zenuwachtige gevoel weg te doen en van het onrustige gevoel in je boven- en onderlichaam af te komen. Jij kunt feedback geven! En je gaat de ander er nog mee helpen ook.

Nog effectiever feedback geven? Volg een training Feedback Geven

Bij onze 1-daagse training Feedback Geven ontdek jij alle tools en technieken die je nodig hebt om je team negatieve én positieve feedback te geven. Op de juiste manier, op het juiste moment en met woorden die écht werken. Meld je aan voor een training bij jou in de buurt. Dan is jouw zenuwachtige gevoel zonder reden voor feedbackgesprekken daarna sowieso met de noorderzon vertrokken.

Wie zijn wij? | Training Feedback Geven

Tijdwinst is een trainingsbureau gespecialiseerd in slimmer (samen)werken. We helpen professionals in heel Nederland via (online en offline) trainingen, die altijd lekker praktijkgericht zijn, om meer uit zichzelf, hun werk en samenwerkingen te halen. Onze trainingen gaan over alle onderwerpen die daarvoor van belang zijn. Van feedback geven tot timemanagement en effectieve gesprekstechnieken.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.