Nog vóór de eerste koffiebreak heb jij al twee collega’s aan je bureau gehad, drie telefoontjes en twee “spoedjes” afgehandeld. Stuk voor stuk lieten ze voorkomen alsof de wereld zou vergaan als het nu niet opgepakt zou worden. Voorkom dat je je telkens (onnodig!) laat afleiden: ga het gesprek met je collega’s aan.

Ben je net lekker geconcentreerd bezig, staat je collega aan je bureau. Alweer. Ditmaal met een nieuwe vraag. En natuurlijk ben jij niet de beroerdste – je wil hem best even uit de brand helpen – maar ook jij hebt klussen liggen die je eindelijk eens wil afronden en waar jij je opperste concentratie voor nodig hebt.

Hoe ga je hier nou mee om? Zijn er manieren om te voorkomen dat je minder vaak wordt gestoord of tips om je collega hierop aan te spreken? Zeker:

dringend

1. Leer wat werkelijk dringend is en wat kan wachten

Er is nogal een verschil tussen iets dat werkelijk dringend is en slechts dringend voelt. Vaak wordt je vanwege dat laatste gestoord tijdens je werkzaamheden. Onnodig dus.

Leer daarom onderscheid maken tussen wat jouw aandacht nodig heeft en wat niet. Hierbij kun je de volgende definitie onderscheiden:

Een klus is dringend wanneer je deze meteen moet pakken. Je kunt niet afmaken wat je nu aan het doen bent, want je zal binnen dertig minuten deze klus moeten oppakken.

Over het algemeen is dat in slechts 5% van de situaties het geval en blijkt die “brandende” vraag van je collega eigenlijk niet zo urgent als dat hij liet voorkomen. Daar hoef jij dus geen aandacht aan te schenken, in ieder geval niet nu je geconcentreerd aan je eigen klus werkt.

2. Maak afspraken over wat jullie onder dringend vinden vallen

Maar hoe gaan jullie hier nu binnen het team mee om? Wat spreken jullie onderling af qua omgangsvormen rondom stoorgedrag? Het is verstandig om het hier gezamenlijk eens over te hebben:

Bepaal onder welke omstandigheden jullie je werk laten vallen om een andere klus (van een collega) op te pakken. In welke situaties is dat? Zodra klant x bijvoorbeeld kwaad aan de lijn hangt? Of zodra jullie website uit de lucht is?

En dan? Trek je aan iemands mouw, zet je het op de mail? Dit:

3. Spreek af hoe jullie op dringendheden reageren

Natuurlijk bespreek je ook hoe jullie hiermee omgaan. Dit is voor iedere organisatie anders, maar over het algemeen is dit een goede vuistregel:

  • Indien iets écht dringend is (5 procent geval) dan zoek je direct contact. Je loopt binnen of belt.
  • Kan het langer dan 30 minuten wachten (95 procent van de gevallen) dan zet je het op je een op een lijst of in een e-mail.

4. Of zeg dit eens

En gebeurt het nou toch dat een collega, tegen “de regeltjes in” je concentratie onderbreekt, probeer te schade dan zo minimaal te houden. In deze korte video legt time management expert David je uit hoe je voorkomt dat je jouw train of thought verliest.

Wat moet je hier nu uit meenemen?

Niemand wordt graag gestoord, zeker niet wanneer je druk bezig bent. Door onderling afspraken te maken met collega’s kun je elkaar hier alerter op maken. Maak afspraken en bepaal hoe jullie vervolgens met verschillende situaties omgaan. Probeer het eens uit en merk wat voor een verschil het in concentratie maakt!

Meer handige time management tips?

Tijdens onze 1-daagse training Time Management vertellen we je graag meer over concentratie en hoe je deze optimaal benut. Leer je liever lezend, lees dan het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Daarin geven we je niet alleen tips over hoe beter concentreren op de werkvloer je productiviteit verhoogt, je leert ook hoe je door middel van slimmer plannen en organiseren een minder stressvol werkleven leidt.

Check ook eens deze artikelen:

Dagelijks zulke tips en handige inzichten?

Volg ons dan op Instagram. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Wie zijn wij? | Training Time Managemement

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog