“Dit kan ook prima volgende week”, mompel je terwijl je een project voor de zoveelste keer doorsluist. Maar wees eens eerlijk: werkt dit voor je? Volgende week moet de klus alsnog gebeuren, ditmaal met tijdsdruk. Houd jezelf dus niet voor de gek en pak je uitstelgedrag eindelijk eens aan. Het lukt wanneer je beter leert plannen en organiseren. Wij zetten enkele tips op een rij:

Hoe uitstelgedrag voorkomen?

Er zijn tal van factoren die kunnen leiden tot uitstelgedrag. Zeker als thuiswerker. Want niet alleen zul je jouw projecten moeten uitvoeren, er ligt ook nog eens een hoop afleiding op de loer; van collega’s die om de haverklap bellen tot aan prikkels uit je privé-omgeving.

Hoe je met die externe prikkels het beste omgaat, vertellen we je in dit artikel. Voor nu leggen we de focus op plannen en organiseren — of beter gezegd: het gebrek daaraan. Want dat is waar het nu vaak aan schort:

Een groot deel van jouw uitstelgedrag komt voort uit een gebrek aan overzicht. Je weet niet goed wat er van je wordt verwacht, waar je moet beginnen, wat je precies moet doen én wat daarbij prioriteit heeft.

Laten we je daarom een aantal praktische tips geven waarmee je dát aanpakt. 6 om precies te zijn:

1. Zet projecten nóóit op je takenlijst

Uitstelgedrag ontstaat vaak omdat je niet weet waar je moet beginnen. Goed, er ligt al weken een belangrijk project op je te wachten, maar dat voelt te groots, te intimiderend en te vaag. Je pakt daarom liever een kleinere klus op, ook al heeft die geen prioriteit. Op die manier blijf je belangrijke zaken voor je uit duwen.

Wil je uitstelgedrag voorkomen, pak het dan anders aan:

Zet vanaf nu nooit meer projecten op je takenlijst. Een project bestaat namelijk uit meerdere handelen. En die doe je niet zomaar even tussendoor. In plaats daarvan hak je het in eenvoudig uitvoerbare stukjes.

Denk dus niet langer in termen als ‘website bouwen’ (vaag, te groot, waar begin je in vredesnaam?), maar denk kleiner: ‘hostnaam kiezen’, ‘fonts bepalen’, ‘contact opnemen grafisch ontwerper’.

Zie je, ineens heb je taken waarmee je aan de slag kunt!

2. Zet grote klussen altijd in je agenda

Wat voor die grote projecten geldt, geldt ook voor grote klussen (alles waarmee je langer dan dertig minuten zoet bent): je hebt zelden tijd om tussendoor zulke klussen op te pakken. Je schrijft niet “even” een artikel en je stelt ook niet “even” een overeenkomst op. Dat vergt tijd en aandacht. De keuze is dan ook vaak snel gemaakt: uitstellen die handel!

Plaats in daarvan grote klussen eens direct in je agenda. Op die manier dwing je jezelf na te denken over de klus én de tijd die het vergt. Ook kun je op die manier alvast nadenken over het juiste moment en de juiste plek.

Zo reserveer je er letterlijk en mentaal al een plekje voor en kun je er omheen plannen.

3. Schat vooraf in hoeveel tijd iets kost

Een andere trigger voor uitstelgedrag is niet weten hoelang je met iets bezig zal zijn; “vijf minuten of toch makkelijk een uur?”. Omdat dit weer iets is waarover je moet nadenken, stel je het liever uit en begin je aan een klus waarvan je precies de details  kent. Hiermee maak je het jezelf onnodig lastig, want de originele klus moet uiteindelijk toch gebeuren. Is het niet nu, dan is het wel later (maar dan met haast).

Wat kun je beter doen?

Wanneer je een klus in je agenda of op je takenlijst zet, schrijf dan gelijk erachter hoe lang je hiermee denkt bezig te zijn. Daardoor worden je taken concreter en zie je in één oogopslag of het in je dagplanning gaat passen.

En je mag daarbij best overdrijven. Schat je in dat een klus twintig minuten in beslag neemt, maak er dan dertig van. (We vinden realistisch plannen namelijk nogal lastig, zegt deze Nobelprijswinnaar.)

Ontdek meer op social media

Zoek je dagelijks van deze handige timemanagement tips, volg Tijdwinst.com dan op social media. Van Instagram, Facebook, Pinterest tot Linkedin: je kunt onze adviezen, tips and tricks online terugvinden. Zo blijf je dagelijks gemotiveerd én op de hoogte van alles dat te maken heeft met persoonlijke effectiviteit!

4. Denk na over de eerstvolgende actie

Zoals je nu weet hak je een groot project altijd eerst in eenvoudig uitvoerbare stukjes. Tenminste, als je uitstelgedrag wil voorkomen. Daarmee ben je er echter nog niet. Je moet namelijk ook nog beginnen, en dat is waar het bij uitstelgedrag vaak mis gaat: daadwerkelijk beginnen.

Wat kun je doen?

Door vooraf goed na te denken over wat de eerstvolgende actie is, neem je eventuele weerstand weg: ‘waar begin ik?’, ‘wat moet ik in hemelsnaam doen?’. Vraag jezelf daarom telkens af: “wat moet ik als allereerste doen om deze klus uit te voeren?’

Dat kan het plegen van een telefoontje zijn, het opzoeken van een specifieke mail of het doorlezen van een dossier. Wat het ook is, begin bij het begin.

5. Omschrijf klussen zo concreet mogelijk

Maak het jezelf ook zo eenvoudig mogelijk. Je wil niet nog hoeven nadenken over wat je ook alweer precies moet doen, welke collega dit moet ontvangen of wanneer de deadline ook alweer is — “was het deze dinsdag of toch…?”

Omschrijf klussen die je in je agenda of takenmanager zet zo concreet en duidelijk mogelijk. Je wil in één oogopslag zien wat er moet gebeuren, hoe lang dat duurt en voor wie het bestemd is.

Begin daarbij met een werkwoord:

  • ‘Mailen Tom – Weet hij al meer over de nieuwe locatie?’ – 5 minuten’
  • ‘Feedback verwerken – rapport inzake ‘Belasting’ – 30 minuten’
  • ‘Bellen Koen – Afstemmen aanpak klant – 15 minuten’

6. Maak van plannen een gewoonte

Bovenstaande tips zijn op zichzelf uitstekende manieren om af te rekenen met uitstelgedrag. Wanneer je ze combineert en  – nog zelfs beter – er een gewoonte van maakt, zul je zien dat je langzaam maar zeker steeds minder uitstelgedrag gaat vertonen. Plannen en organiseren is dan iets wat je gewoon doet.

Plan daarom één terugkerend moment in de week waarop je hier tijd voor vrij maak; waarop je jouw agenda en takenlijst onderhanden neemt en kijkt wat jou te wachten staat. Grote projecten hak je dan in stukken en je denkt kritisch na over de eerste stap en hun duur.

We noemen dit een ‘mini-scrum’ en leggen in deze video stap voor stap uit hoe je daar een wekelijkse gewoonte van maakt:

Dat is hoe je uitstelgedrag bij thuiswerken tegengaat!

Als thuiswerker vergen genoeg zaken jouw aandacht; je moet omgaan met prikkels, je werkzaamheden zien te regelen en daarbij dealen met je omgeving. Wanneer je dan een lijst aan vage projecten hebt – de één nog groter en intimiderender dan de ander – dan geef je al snel aan uitstelgedrag toe.

Wanneer je daarentegen je tijd en aandacht leert managen, zul je worden klussen ineens duidelijk. Je weet waar je moet beginnen en wat er precies van je wordt gevraagd. Pak daarom je uitstelgedrag aan — vandaag, niet morgen!

  • Zet projecten nóóit op je takenlijst — hak ze in kleine stukjes
  • Zet grote klussen altijd in je agenda  — laat ze niet op je takenlijst staan
  • Schat vooraf in hoeveel tijd iets kost — schrijf het er gelijk achter
  • Denk na over de eerstvolgende actie  — wat kun jij als eerste doen?
  • Omschrijf klussen zo concreet mogelijk — gebruik hiervoor een werkwoord
  • Maak van plannen een gewoonte — doe wekelijks een mini-scrum

Meer weten over plannen en organiseren?

Check de video. Daarin vertelt Björn je meer over het nut van je zaakjes op orde krijgen.

Leren hoe je dit in de praktijk doet?

Kun je hier wel wat hulp bij gebruiken, volg dan eens één van onze cursussen. Overweeg bijvoorbeeld de cursus Effectief Thuiswerken. Daar leer je alles over, nou ja, effectief thuiswerken; van het bewaken van je tijd tot aan het omgaan met het zoveelste “dringende” verzoekje”.

Of wat dacht je van een cursus Timemanagement? Hoe stel je prioriteiten? Hoe richt je een overzichtelijk systeem in? Hoe ga ik om met die overvolle mailbox? Onze experts leren het je allemaal.

En wil je nou meer weten over uitstelgedrag?

Wil je meer leren over uitstelgedrag en slim plannen? Lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Dan leer je niet alleen je zaakjes beter organiseren, maar krijg je ook nog eens timemanagement-, snellees- én assertiviteits tips op de koop toe.

Check ook eens deze artikelen: