Vandaag moet je je echt gaan focussen op het plan van aanpak voor dat grote project. Daar ben je namelijk de hele week al niet aan toegekomen. Maar je zit nog niet eens op je bureaustoel, of je collega heeft al een taak bij je neergelegd. Of je nog even kunt kijken naar zijn document. Hoe kun je in zo’n situatie je eigen werk prioriteren zonder de ander voor het hoofd te stoten?

Wat komt aan bod:

  1. Goed samenwerken is niet alles uit je handen laten vallen
  2. Stappenplan prioriteren bij verzoeken
  3. Goede reactie is beter dan een snelle reactie
  4. Waarom dit stappenplan belangrijk is
  5. Veelgestelde vragen over prioriteren

Goed samenwerken is niet alles uit je handen laten vallen

Natuurlijk wil je er zijn voor je collega’s en ze uit de brand helpen wanneer dat nodig is. De kans is groot dat je meteen even naar het document van je collega kijkt, voordat je aan de slag gaat met je eigen plan van aanpak. Logisch toch? Want anders kan hij niet verder. 

Grote kans ook dat je meteen elk berichtje van je collega’s beantwoordt, altijd ieder telefoontje opneemt en daardoor denkt dat je efficiënt samenwerkt. Het tegenovergestelde is echter waar. Dit reactieve werken heeft negatieve gevolgen voor zowel jouw productiviteit als die van je collega’s. Zeker wanneer je een verzoek ook morgen of zelfs volgende week had kunnen oppakken, wanneer jij klaar was geweest met het plan van aanpak.

Soms is het nodig om een verzoek meteen in te willigen, maar veel vaker ook niet. Hoe schat je dit goed in? En hoe prioriteer je je eigen werk op een manier die voor zowel jou als je collega goed uitpakt?

prioriteren

Stappenplan prioriteren bij verzoeken

In mijn nieuwe boek ‘FULL FOCUS op wat écht belangrijk is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn’ deelt ik een stappenplan dat je bij elk verzoek kan volgen. Het helpt je de ruimte te creëren om bewust na te denken over een verzoek. Zo kun je betere keuzes maken over hoe jij je tijd kunt besteden aan zaken die er echt toe doen.

1. Vraag om details om te kunnen prioriteren

Vragen om details is altijd stap 1 wanneer je een verzoek binnenkrijgt. Ben jij degene die het verzoek doet? Zorg dan dat je de situatie zo volledig mogelijk hebt uitgelegd. Wat je wil weten als je een verzoek binnenkrijgt, is bijvoorbeeld wat het doel is van de taak, wat er precies verwacht wordt van de ander, of er een deadline is, en zo ja, wanneer, en welke andere collega’s erbij betrokken zijn. 

Misschien hoeft de ander het document pas volgende week klaar te hebben en kan hij gewoon verder met zijn werk. Pas wanneer de situatie volledig duidelijk is, kan stap 2 namelijk worden uitgevoerd. 

2. Beoordeel de urgentie

Wanneer je een verzoek krijgt van een collega, voelt dit vaak heel urgent. De meeste dingen waarvoor je wordt gestoord (of anderen stoort) zijn echter verre van urgent. Waarom dit dan toch zo voelt, is door de manier waarop ons brein werkt. We handelen instinctief, zonder erover na te denken. Daarbij laten we ons leiden door onze emoties.

Dat komt door de drie delen waaruit ons brein bestaat:

  1. Het reptielenbrein; het instinctieve deel.
  2. Het limbisch systeem; het emotionele deel.
  3. De neocortex; het rationele deel.

Je denkt misschien dat de neocortex het voor het zeggen heeft, maar dit gedeelte van je brein reageert trager. Wanneer je de neocortex niet de tijd geeft om logisch over een verzoek na te denken, zal je brein instinctief en emotioneel reageren.

Het is daarbij belangrijk om te weten dat deze delen van je brein energie willen besparen, bij de groep willen horen, pijn willen vermijden en het liefste in comfort verkeren. Zij willen dus dat je liever je collega helpt (want dan word je aardig gevonden en zal je bij de groep horen), dan dat je energie steekt in complexe intimiderende taken – je belangrijke werk.

Soms creëren collega’s nog meer urgentie door woorden als ‘haast’, ‘nu’, ‘zo snel mogelijk’ en ‘ASAP’ aan hun verzoek toe te voegen. Dat kan bewust zijn: het komt je collega wel heel goed uit als je alles uit je handen laat vallen om hem te helpen. Zelfs als dat helemaal niet nodig is. 

Het gebeurt echter ook onbewust. Ook je collega handelt bij snelle beslissingen immers vanuit emotie en niet vanuit ratio.

Nog vaker ben je echter zelf degene die urgentie creëert door te besluiten dat het verzoek van je collega meteen opgepakt moet worden. Een duidelijk teken dat dit het geval is, is wanneer hij reageert met: ‘Bedankt voor het snelle oppakken!’ of een opmerking in die richting. Je collega is positief verrast; eigenlijk had het ook kunnen wachten tot maandag, en had je eerst je eigen werk af kunnen ronden. 

prioriteren

3. Prioriteiten stellen

Met dit artikel wil ik niet bereiken dat je alle verzoeken van je collega’s negeert, en je eigen doelen altijd boven die van de ander plaatst! Soms is een verzoek daadwerkelijk urgent en belangrijk, en bovendien hoop je natuurlijk dat je collega’s jou ook uit de brand helpen als dat nodig is.

Het is daarom belangrijk om bewust te prioriteren. Kun je het verzoek inwilligen, zonder dat je werkdruk te hoog wordt of je eigen grote project er onder komt te lijden? Het kan een terecht verzoek zijn dat meteen opgepakt moet worden, maar dat betekent niet dat jij ook de persoon bent die het op moet pakken. Denk dan met de ander mee over welke andere collega zou kunnen helpen.

4. Plan efficiënt

De volgende stap is om samen een realistische aanpak en tijdlijn te bedenken. Dit geldt zowel voor als je een verzoek binnenkrijgt als voor wanneer je een verzoek doet. Door hier helder over te communiceren weet je wat je collega van jou verwacht, en weet je collega wat hij van jou kan verwachten. Dit voorkomt frustratie aan beide kanten, en verbetert de productiviteit en efficiëntie. 

prioriteren

Goede reactie is beter dan een snelle reactie

In veel gevallen is het verzoek minder dringend dan je in eerste instantie denkt, en zal je collega het niet erg vinden dat je het document bijvoorbeeld morgen bekijkt. Zelfs wanneer je collega wel direct antwoord verwacht, kan je je collega ervan overtuigen dat je wat tijd nodig hebt. Een goede en kwalitatieve reactie is immers beter dan een snelle en afgeraffelde reactie.

Wanneer je zo naar de situatie kijkt, snap je waarom alles uit je handen laten vallen voor een collega, niet gelijk staat aan efficiënt samenwerken. Wanneer we ons rationele brein de tijd geven om bij te benen bij ons emotionele brein, zal de uitkomst vaak veel beter zijn. 

Waarom dit stappenplan belangrijk is

Het gevaar van verzoeken van je collega’s altijd de prioriteit geven, is dat je niet meer aan je eigen werk toekomt. Dat belangrijke project waarbij je echt van toegevoegde waarde bent voor je organisatie en waar je ook veel voldoening uithaalt. Dat betekent niet dat je nooit meer een verzoek van een collega moet inwilligen of dat je altijd prioriteit geeft aan je eigen taken. 

Het is daarom belangrijk om te onderscheiden wat echt urgent is, zonder je te laten leiden door je emoties. Daar helpt dit stappenplan bij. Door bewuster na te denken over verzoeken en ondertussen helder te communiceren met je collega, kun je je tijd efficiënter indelen, zonder dat je je collega daarbij tekortdoet. 

prioriteren

Verder lezen?

Wil je meer weten over de manier waarop je brein werkt en hoe je tijd overhoudt voor het werk dat echt belangrijk is, maar wat je nu voor je uit blijft schuiven? Lees dan mijn boek ‘FULL FOCUS op wat écht belangrijk is’, waarin nog veel meer praktische tips voorkomen! Of lees meteen verder over dit onderwerp met deze artikelen:

Veelgestelde vragen over prioriteren

  • Hoe kun je prioriteren?

    Je kunt prioriteren door bewust na te denken over de taken die op je to-do-lijst staan en deze in te delen onder belangrijke taken en urgente taken. Wanneer een taak belangrijk én urgent is, geef je deze prioriteit. Het is belangrijk je af te vragen of een taak urgent is of alleen urgent voelt.

  • Wat wordt bedoeld met prioriteit?

    Wanneer iets een prioriteit is, dan betekent dit dat het belangrijk is en iets voorrang moet krijgen. Wanneer je iets prioriteit geeft, dan zorg je er daarom voor dat het zo snel en zo goed mogelijk wordt opgepakt.

  • Wat is een ander woord voor prioriteit?

    Een ander woord voor prioriteit is ‘voorrang’ en ‘voorkeur’. In het werkende leven wordt prioriteit ook weleens afgekort voor ‘prio’.

  • Wat bedoelt het boek met ‘detoxen van urgentie’?

    Ons brein heeft een voorkeur voor urgente taken. We zijn er als het ware verslaafd aan, terwijl het wel negatieve gevolgen kan hebben voor ons professionele en persoonlijke leven. Door bewust te kiezen voor belangrijke taken, kun je je brein trainen om te ‘detoxen’ van urgentie.

  • Waarom is het belangrijk om je te ontdoen van urgentie?

    Wie altijd urgente taken de prioriteit geeft, komt niet meer toe aan grote belangrijke projecten die van belang zijn voor de organisatie en die voldoening geven. Dat levert ontevredenheid en frustratie op, zorgt voor minder energie en tegelijkertijd ook mindere productiviteit.

  • Hoe herken je of een taak echt urgent is?

    Een taak is urgent als deze meteen opgepakt moet worden. Dat een taak urgent is, hoeft overigens niet te betekenen dat jij de persoon bent die het werk moet oppakken. Wanneer dit niet bij je huidige werkdruk en deadlines past, kan een andere collega dit waarschijnlijk ook.

  • Hoe kun je jezelf trainen om minder impulsief te reageren?

    Je brein reageert altijd impulsief. Als je dit weet, kun je jezelf trainen om bij volgende verzoeken niet meteen te doen wat je brein je ingeeft (‘alles uit je handen laten vallen’), maar eerst bewust na te denken over hoe urgent het is en of je het kunt combineren met je andere taken. Neem simpelweg even de tijd om erover na te denken.

  • Wat zijn enkele technieken om je focus te behouden ondanks urgente verzoeken?

    Een manier om je focus te behouden, ondanks urgente verzoeken, is door aan te geven dat je het verzoek in overweging neemt en eerst de werkelijke urgentie ervan te beoordelen. Daarnaast helpt het om je taken zorgvuldig op prioriteit te rangschikken.

  • Hoe kun je omgaan met collega’s die urgentie creëren voor hun verzoeken?

    Wanneer je collega’s urgentie creëren voor hun verzoeken, is het goed om bij jezelf na te gaan of dit terecht is of niet. Is het echt een dringende zaak, of komt het je collega alleen goed uit wanneer je alles uit je handen laat vallen? Geef jezelf bewust de ruimte om hierover na te denken en je taken te prioriteren.

  • Wat zijn de gevolgen van constant reageren op urgentie voor je productiviteit?

    Wanneer je constant reageert op verzoeken die dringend voelen, moet je continu schakelen tussen taken. Uit onderzoek blijkt dat multitasken een nadelig effect heeft op de productiviteit. De verminderde focus kan ook leiden tot fouten en een mindere kwaliteit van je werk. Wanneer je ook niet meer toekomt aan belangrijke taken, kan dit op lange termijn leiden tot frustratie.

  • Hoe kun je ruimte creëren voor nadenken voordat je een beslissing neemt?

    Je creëert heel simpel ruimte voordat je een beslissing neemt, door dit letterlijk aan te geven bij de ander. Een gepaste opmerking is dat je even de tijd neemt om over een beslissing na te denken. Respecteert de ander dit niet? Geef dan aan dat de ander al de tijd heeft gehad om over de situatie na te denken en dat een goede beslissing altijd beter is dan een snelle beslissing.

  • Welke rol speelt je brein bij het ervaren van urgentie en emoties?

    Je ervaart urgentie door het emotionele gedeelte van je brein. Wanneer je het gevoel hebt iets nu te moeten oppakken, zijn dat je emoties die met je aan de haal gaan. ‘Anders denkt mijn collega niet meer positief over me’ is bijvoorbeeld een emotionele gedachte. 

  • Hoe kun je je omgeving helpen om minder urgentie te creëren?

    Zorg dat er bij jezelf en je omgeving minder urgentie ontstaat bij verzoeken, door er een gewoonte van te maken om na te denken voordat er wordt gereageerd. Maak er ook een gewoonte van om aan te geven wat de deadline is wanneer er een verzoek wordt gedaan. Zo worden er nooit onterechte aannames gedaan over dat iets zo snel mogelijk moet gebeuren.

prioriteren

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst.com helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Zo geven we trainingen over constructieve feedback geven, timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit. Kortom: alles wat er maar komt kijken bij het verbeteren van je eigen werk én je samenwerking met anderen. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.