Prioriteiten stellen met de Eisenhower-matrix: zo krijg je eindelijk overzicht

Je to-dolijst puilt uit, je mailbox stroomt over en je sleept jezelf van meeting naar meeting. Ondertussen werk je ook nog aan een belangrijk project met een strakke deadline, vraagt je collega tussendoor of je ‘even’ kunt meedenken over een klantvraag en je ontvangt een berichtje van je leidinggevende. Wat ga je eerst doen? Je moet prioriteiten stellen. Maar ja, hoe doe je dat? Hoe bepaal je wat echt belangrijk is en wat je beter kunt laten? 

Wat komt aan bod:

1. Prioriteiten stellen betekenis
2. Genoeg redenen (7) om vandaag nog te beginnen met prioriteiten stellen
3. Wat zijn de uitdagingen van prioriteiten stellen?
4. Prioriteiten stellen? Matrix van Eisenhower helpt je daarbij
5. Hoe herken je “valse dringendheid”? 
6. Hoe moet je prioriteiten stellen? Dé 5 stappen voor meer overzicht
7. Hoe prioriteren? Door de 5 stappen te doorlopen werk je effectiever
8. Veelgestelde vragen over prioriteiten stellen

Prioriteiten stellen betekenis

Wat is prioriteiten stellen precies? Nou, de Dikke Van Dale geeft twee betekenissen aan het woord prioriteit: ‘voorrang’ en ‘de volgorde van belang vaststellen voor de dingen die moeten gebeuren’. 

Prioriteit stellen synoniem: 

1. Voorrang
2. Voorkeur
3. Pre
4. Voorkeursbehandeling

Wij bij Tijdwinst noemen het liever:

“Prioriteiten stellen: bewust kiezen wat je nu doet, later doet of misschien helemaal niet doet — gebaseerd op jouw langetermijndoelen, waarden en verantwoordelijkheden.”

Maar ja, hoe stel je prioriteiten? Want je agenda puilt uit. Niet alleen je werkagenda, maar ook je privétijd is flink gevuld. Na het werk wil je sporten, afspreken met vrienden en je hebt je kind beloofd ook nog te helpen met huiswerk. Prioriteiten stellen in je leven is een must als je uiteindelijk niet wilt belanden in een burn-out. Want eenmaal daar ben je verder van huis. 

Hoe de meeste mensen het aanpakken?

Ze starten met de taken die het minst tijd kosten. Dan kunnen ze snel al wat taken van hun lijstje vinken. Want dat voelt zo goed. En dan na de lunch pakken ze grotere taken en projecten op. Klinkt als een goed plan. Totdat je ‘s middags merkt dat bepaalde taken uitlopen. Bovendien is je energiepeil na de lunch veel lager dan in de ochtend en lukt het je niet goed om je concentratie te houden bij het schrijven van dat ene rapport. Ook staat er een collega aan je bureau met iets ‘wat echt vandaag gedaan moet worden’. Waardoor je ook deze werkdag afsluit met een bak aan stress en een hoop ongedane zaken…

Herken je jezelf hierin? Dan is het de hoogste tijd om een goede prioriteitenlijst te maken. Eentje waar je echt van op aan kunt. 

Download de gratis Tijdwinst.com-app
Dit is jouw nieuwe digitale assistent om een stuk effectiever te werken.
Inclusief focus-timer, habit-tracker, scanfunctie & veel meer.

Download nu gratis via Google Play of de App Store.

Genoeg redenen (7) om vandaag nog te beginnen met prioriteiten stellen

Zonder duidelijk plan verlies je jezelf in de waan van de dag. Je rent als een kip zonder kop, probeert allerlei brandjes te blussen en hebt het gevoel dat je nooit echt iets gedaan krijgt. Prioriteiten stellen helpt je op allerlei vlakken om wel tevreden je werkdag af te sluiten. Maar dat niet alleen:

1. Je hebt minder stress

Als alles even belangrijk lijkt, kan je je nogal overweldigd voelen. Je gaat van taak naar taak zonder dat je echt vooruitgang boekt. Stel dat je vijf deadlines hebt en je weet niet waar je moet beginnen. Het geeft je een hoop stress en paniek. Door prioriteiten te stellen, krijg je meer grip op je werk en voorkom je dat je achter de feiten aanholt. 

2. Je bent productiever

Druk zijn is niet hetzelfde als productief zijn. Ook al denken de meeste mensen dat dit wel zo is. Als je weet wat je belangrijkste taken zijn, besteed je je tijd efficiënter. In plaats van je dag te beginnen met het beantwoorden van mails, begin je bijvoorbeeld met strategisch werk. Hierdoor maak je in de ochtend al veel meer vooruitgang dan voorheen. 

3. Je hebt meer plezier in je werk

Niet is zo frustrerend als het gevoel dat je de hele dag ‘bezig’ bent zonder dat je iets belangrijks hebt afgerond. Wanneer je prioriteiten stelt, focus je op wat echt waardevol is. Dat maakt je werk een stuk leuker en motiverend. Stel dat je grafisch ontwerper bent en iedere keer correctieverzoeken krijgt, terwijl je al dacht klaar te zijn met het project. Dat werkt niet prettig. Terwijl als je duidelijke afspraken maakt over het aantal revisierondes en deze inplant, je veel efficiënter bezig bent. En dat is een stuk leuker. 

4. Je haalt sneller je doelen

Je behaalt grote doelen niet door willekeurige taken af te werken. Het lukt je wel door stap voor stap de juiste keuzes te maken. Door heldere prioriteiten te stellen, weet je zeker dat je doelen behaalt zonder in de knel te komen zitten. 

5. Je werkrelaties verbeteren

Wanneer je overal gehaast en altijd ‘ja’ zegt, lijdt de kwaliteit van je werk daaronder. Of erger: haal je je deadlines niet. En dat is niet gunstig voor de samenwerking met anderen. Ze leren daardoor dat ze niet op je kunnen bouwen. Door duidelijke prioriteiten te stellen, ben je betrouwbaarder en weten je collega’s dat ze op je kunnen rekenen

6. Je hebt meer tijd voor belangrijke zaken

Door prioriteiten te stellen, besteed je minder tijd aan onnodige taken en houd je tijd over voor dingen die écht belangrijk zijn. Zoals je persoonlijke ontwikkeling. Of meer quality-time met je gezin, omdat je ‘s avonds niet meer hoeft door te werken. Als je bijvoorbeeld de hele dag je inbox open hebt staan en notificaties van je mail ontvangt, raak je steeds afgeleid. Door vaste e-mailmomenten in je dag te plannen, win je uren terug voor belangrijke projecten en deadlines. 

7. Je maakt betere keuzes

Wanneer je niet weet wat prioriteit heeft, maak je keuzes op basis van een gevoel van urgentie in plaats van belang. Door een helder beeld te hebben van je doelen, maak je doordachte beslissingen. Stel je bent marketingmanager en je krijgt de vraag om lastminute een campagne aan te passen. In plaats van direct ‘ja’ te zeggen, check je eerst of dit past bij de langetermijndoelen van het bedrijf. Zo voorkom je onnodig werk en blijf je focus houden. 

Prioriteiten stellen is geen luxe, het is een must als je effectief en met minder stress wilt werken. 

“Ja, maar lastig!’ Wat zijn de uitdagingen van prioriteiten stellen?

Het klinkt zo logisch en toch worstelen veel mensen met het stellen van prioriteiten. Waarom blijven we taken afwerken die eigenlijk niet de hoogste prioriteit hebben? Dit zijn de belangrijkste redenen waarom prioriteiten stellen zo moeilijk is. 

• Alles lijkt belangrijk. Soms voelt het alsof alles op je to-dolijst urgent is. Je vindt het lastig om iets voorrang te geven, dus werk je gewoon alles wat op je pad komt af. 
• Je neemt geen tijd om na te denken. Doordat je van de ene taak naar de andere taak springt, neem je geen tijd om na te denken over wat echt belangrijk is. 
• Je laat je leiden door wat urgent voelt. Het is verleidelijk om te reageren op alles wat urgent lijkt, zoals een binnenkomende e-mail, telefoontje of collega aan je bureau met een ‘spoedje’. Maar dat betekent niet dat dit ook de belangrijkste taken zijn. 
• Je zegt te vaak ‘ja’. Je vindt het lastig om ‘nee’ te zeggen tegen het verzoek van anderen. Je bent bang onbeleefd over te komen of iemand teleur te stellen. En daarom zeg je ‘ja’. Maar daardoor raakt je eigen werk wel in de knel. 
• Je hebt geen duidelijke doelen. Zonder duidelijke visie op wat je wilt bereiken, lukt het je ook niet om prioriteiten te stellen. Je bent als een vliegtuig zonder eindbestemming: je vliegt doelloos rond tot je brandstof opraakt. 
• Je overschat hoeveel je kunt doen. Vaak denken we dat we méér in een dag kunnen doen dan realistisch is. Je plant je agenda te vol en raakt vervolgens gefrustreerd als je niet alles afkrijgt. 
• Je laat je afleiden door kleine taken. Makkelijke taken geven ons snel een gevoel van voldoening. Terwijl grote, belangrijke projecten vaak langer duren en meer inspanning vragen. Daarom pak je liever de snelle successen. 
• Je hebt geen duidelijk time managementsysteem. Zonder een goed systeem om de taken te organiseren, heb je al gauw geen overzicht meer. En dan is het lastig om te zien wat echt prioriteit heeft. 

En de gevolgen van geen of slechte prioriteiten stellen zijn niet mals:

• Je hebt stress en ervaart veel werkdruk
• Je bent niet productief
• Je mist belangrijke kansen
• Je maakt geen goede indruk op anderen
• Je levert slechte kwaliteit af

Prioriteiten stellen is lastig omdat het vraagt om bewuste keuzes, discipline en soms moeilijke beslissingen. Maar als je leert om de urgentie van het belang te onderscheiden, vaker ‘nee’ te zeggen en een duidelijk systeem te gebruiken, werk je effectiever.

En wat je daar goed voor kan gebruiken, is een prioriteiten matrix. Want hoe prioriteer je taken? Door eerst orde in de chaos te scheppen!

Hoe de Eisenhower Matrix hierbij helpt: urgent vs belangrijk

We zeiden het al: prioriteiten stellen is niets meer dan weten waar jij je wél mee bezig houdt en waarmee niet. Iemand die dat als geen ander begreep was Dwight Eisenhower, oud vijfsterrengeneraal en voormalig president van de Verenigde Staten. Om tijdens zijn ambtstermijn zo productief mogelijk te zijn, bedacht hij een manier om zijn verantwoordelijkheden te prioriteren. Dat deed hij volgens de – naar hemzelf vernoemde – ‘Eisenhower Matrix’.

De Eisenhower Matrix is een handige time management tool die inzicht kan verschaffen in waar jij je wel en niet mee bezig moet houden. In wat wel en geen prioriteit heeft, dus.

Het is ontzettend simpel:

Je bepaalt of iets wel of niet belangrijk is.
Je bepaalt of iets wel of niet dringend is.

C’est tout.

Die twee punten leveren een simpel kwadrant op:

Vak ‘A’ en ‘B’ zijn belangrijk. Daar moet jij je mee bezig houden.
Vak ‘C’ en ‘D’ zijn niet belangrijk. Daar hoef jij je dus niet mee bezig te houden.

Zeker wanneer jouw takenlijst dus uit zijn voegen barst, wil jij je niet bezig houden met de taken die zich in de onderste helft van het kwadrant bevinden. Zulke zaken schrap je volledig of je delegeert ze aan een ander. Ze behoren niet tot jouw prioriteiten.

Wat dan overblijft zijn de taken in de bovenste helft: ze taken die belangrijk zijn en waar je iets mee moet. Hierbij is het onderscheid heel simpel:

Iets is dringend.
Iets is niet dringend. Het is alleen belangrijk.

Het verschil:

• Iets is dringend wanneer jij het meteen moet oppakken. Het kan niet wachten. Vaak zijn het zaken die spontaan tussendoor komen. Brandjes. Spoedjes. Klachten. Noodgevallen. Zaken die vaak niet te voorzien en al helemaal niet te plannen zijn. Je reageert er reactief op. 5%-gevallen.
• Belangrijk duidt vooral op zaken die je vooral niet moet vergeten. Ze moeten gebeuren, maar niet perse nu-nu. Dit betreft het overgrote merendeel van je werk (95%). Vaak vallen deze zaken te plannen en kun je er vooraf rekening mee houden. Je kunt erop anticiperen op een proactieve manier.

De bovenste helft bevat dus taken waarmee jij je moet bezighouden. Dat zijn jouw prioriteiten. Het grootste deel van het werk dat daar ligt is te verwachten. Je kunt er dus rekening mee houden in je planning. Afhankelijk van jouw functie is slechts een klein deel werkelijk dringend én belangrijk. Zulke zaken zijn vaak onverwacht.

Nog onduidelijk? Björn en Inge vertellen je er graag meer over in deze video:

Dan is er nog zoiets als “valse dringendheid”…

Nu je een beter beeld hebt van wat jouw prioriteiten zijn (bovenste helft wel, onderste helft niet), weet je dus in theorie waar jij je mee moet bezighouden. ‘In theorie’ zeggen we, want vaak blijkt in de praktijk nog wel eens dat anderen hun verzoek of probleem verkeerd inschatten.

Zo wil het regelmatig voorkomen dat een collega, gestresst en wel, aan je bureau staat: ‘… moet ASAP de deur uit!’ Op zo’n moment voelt de kwestie wel ontzettend dringend en belangrijk, maar zodra je er eigenlijk goed over nadenkt blijkt het helemaal dringend. Het is vooral de wijze waarop je collega het laat overkomen dat het lijkt alsof er een nationale ramp is uitgebroken. Het kan prima wachten. “Valse dringendheid”, noemen wij zoiets.

Om zulk onderscheid te kunnen maken, is het daarom verstandig dat jij je bij zulke “spoedjes” afvraagt:

‘Moet ik dit persé nu doen of kan ik eerst afmaken waar ik mee bezig was?’

In 95% van de gevallen zul je zien dat het best wel meevalt en dat je gerust jouw budgetanalyse kunt afronden. Soms is het handig om toch nog even door te vragen, voor de zekerheid of om verwachtingen te managen. Dat doe je met de 4 I’s.

Hoe moet je prioriteiten stellen? Dé 5 stappen voor meer overzicht

Hoe kan je het beste prioriteiten stellen? Je wilt meteen aan de slag gaan, maar hebt geen idee waar je moet beginnen. Het probleem is vaak niet dat we niet willen focussen op wat belangrijk is, maar dat we niet goed weten hoe. Om je daarbij te helpen, hebben we de 5 stappen opgesteld die je moet zetten. 

1. Stel een lijst op wat je vandaag moet doen

Overzicht helpt bij het stellen van prioriteiten. Hoe maak je een prioriteitenlijst? Simpel. Schrijf alles op wat je aan taken hebt, afspraken en andere verantwoordelijkheden. Schrijf ze zo duidelijk mogelijk op, met een werkwoord en inschatting van tijdsduur. We noemen dit de ‘Mini Scrum‘.

Voorbeeld van een takenlijst:

• Artikel schrijven website (2 uur)
• Afspraak Tim (1 uur)
• Opvolgen klanten (1 uur)
• Bellen met leverancier (15 minuten)
• Mails beantwoorden (30 minuten)
• LinkedIn-post maken (1 uur)
• Papier bestellen (20 minuten)

2. Schrap alles wat niet belangrijk of urgent is

Nu ga je schrappen wat niet urgent of belangrijk is op je lijstje. Daarvoor zet je in de Eisenhower-matrix de taken die er niet toe doen. Ze zijn niet dringend en ook niet belangrijk. Ze kosten je tijd, maar leveren je niets op. Je zet een dikke vette streep door deze taken. 

In het bovenstaande lijstje kan dit zijn: ‘afspraak Tim’. 

• Artikel schrijven website (2 uur)
• Afspraak Tim (1 uur)
• Opvolgen klanten (1 uur)
• Bellen met leverancier (15 minuten)
• Mails beantwoorden (30 minuten)
• LinkedIn-post maken (1 uur)
• Papier bestellen (20 minuten)

3. Delegeer wat dringend is, maar niet belangrijk

Dan gaan we naar de taken die wel urgent zijn, maar niet door jou gedaan hoeven worden. De taak valt niet onder jouw verantwoording. Dus delegeer je deze taak naar iemand die dit veel beter kan of sneller kan. Vind je delegeren lastig? Bedenk je dan dat de ander beter is in deze taak en je hier een hoop tijdwinst mee behaalt. Je collega vindt het leuk om te doen, het valt onder zijn of haar expertise. Dus uiteindelijk is het een win-winsituatie. Je zet deze taken in kwadrant C van de Eisenhower-matrix. 

Prioriteiten stellen voorbeeld:

Je delegeert papier bestellen naar de officemanager. Het is een taak die onder zijn of haar takenpakket hoort. En je collega Babette is een stuk beter in social media post maken. Ze flanst met Canva zo iets in elkaar, terwijl jij er echt uren mee zoet bent. Dus:

• Artikel schrijven website (2 uur)
• [Schrappen] Afspraak Tim (1 uur)
• Opvolgen klanten (1 uur)
• Bellen met leverancier (15 minuten)
• Mails beantwoorden (30 minuten)
• [Delegeren] LinkedIn-post maken (1 uur)
• [Delegeren] Papier bestellen (20 minuten)

4. Niet dringend, maar wel belangrijk inplannen

Vervolgens zijn er taken die wel door jou gedaan moeten worden. Om te beginnen de taken die niet urgent zijn, maar wel belangrijk. Je wilt ze niet vergeten, want anders worden ze wel urgent. Dit zijn de taken die onder kwadrant B vallen in de prioriteiten matrix. Je zet ze gelijk ook op volgorde van belangrijk, zodat je weet waarmee je moet beginnen. 

Bijvoorbeeld:

• Opvolgen klanten (hoge prio)
• Artikel schrijven
• Mails beantwoorden (laagste prio)

Je begint de dag met het opvolgen van je klanten. Je wilt weten of ze jouw voorstel hebben ontvangen en je wilt het liefst een ‘go’ van ze horen. Daarom tackle je dit eerst. Je hebt deze taken in je agenda of takenmanager gezet. Dat is jouw waterdichte time managementsysteem. 

• [Prio 3] Artikel schrijven website (2 uur) 
• [Schrappen] Afspraak Tim (1 uur)
• [Prio 2] Opvolgen klanten (1 uur)
• Bellen met leverancier (15 minuten)
• [Prio 4] Mails beantwoorden (30 minuten) 
• [Delegeren] LinkedIn-post maken (1 uur)
• [Delegeren] Papier bestellen (20 minuten)

5. Urgente zaken die echt niet langer kunnen wachten doe je meteen

Maar 5% van de gevallen is echt een dringende taak die echt niet langer kan wachten. Het zijn zaken die tussendoor komen en echt nu aandacht nodig hebben. Je maakt gelijk tijd vrij, met de voorwaarde dat dit ook echt een dringende taak is. 

Een voorbeeld van een prioriteit die niet langer kan wachten: je hebt een event georganiseerd, maar de leverancier heeft niet op de afgesproken dag extra stoelen en tafels geleverd. Je moet direct een belletje plegen naar de leverancier en ervoor zorgen dat de levering alsnog vandaag plaatsvindt. 

Hoe weet je of iets urgent is? Je antwoordt met een ja als je jezelf afvraagt: moet het nu, of kan het wel wachten? Geef deze taak niet meer tijd dan echt nodig is. Je wilt je zo snel mogelijk weer bezig houden met andere belangrijke taken. 

Dus:

• [Prio 3] Artikel schrijven website (2 uur) 
• [Schrappen] Afspraak Tim (1 uur)
• [Prio 2] Opvolgen klanten (1 uur)
• [DIRECT DOEN!] Bellen met leverancier (15 minuten)
• [Prio 4] Mails beantwoorden (30 minuten) 
• [Delegeren] LinkedIn-post maken (1 uur)
• [Delegeren] Papier bestellen (20 minuten)

Download de gratis Tijdwinst.com-app

Stok achter de deur nodig? Download dan de gratis Tijdwinst.com-app. Jouw digitale assistent om gefocust te werken, nieuwe gewoonten te integreren, al je geniale ideeën te onthouden en slimmer te werken. Download de alles-in-één timemanagement-app nu gratis!

Hoe prioriteren? Door de 5 stappen te doorlopen werk je effectiever

Als alles belangrijk lijkt, loop je het risico om te verzanden in een eindeloze stroom van taken. Vooruitgang boeken? Ho, maar. Door bewuste keuzes te maken, een onderscheid te leren maken tussen urgentie en belang, krijg je grip op je werk. Daardoor werk je productiever met minder stress. De Eisenhower- matrix biedt je daarbij een praktische leidraad: focus op de taken die belangrijk zijn en durf onbelangrijke taken los te laten. Door duidelijke prioriteiten te stellen, verbeter je ook nog eens je werkplezier en balans. Dus zeg nee tegen hysterische verzoeken van collega’s die van elke mug een olifant maken. Delegeer de taken waar een ander veel beter in is en richt je op wat écht belangrijk is. 

Nog beter je tijd besteden dankzij onze Time Management training

Blijf je ondanks deze 5 stappen toch grote projecten voor je uitschuiven? Dan is het tijd om orde in de chaos te scheppen. Weg met die eindeloze takenlijst- een slim time management systeem geeft je grip op je werk en zorgt voor overzicht. Hoe je dit doet, leer je in onze 1-daagse Time Management training. 

Wat mag je verwachten van de training?

• Dat je prioriteiten kunt stellen zonder twijfel. Je weet precies onderscheid te maken tussen wat echt belangrijk is en wat alleen urgent lijkt. 
• Je leert slimmer te werken met de Eisenhower matrix om direct overzicht te krijgen.
• Overbodige taken weet je te elimineren en je kunt na de training delegeren als een pro. 
• Je leert een helder en toepasbaar time management systeem op te zetten waarmee je elk groot project moeiteloos mee aanpakt.
• Je kunt direct aan de slag met de bewezen tools en methodes om je werkdag stukken efficiënter te maken. 

Dankzij de geleerde vaardigheden kun je niet alleen beter plannen en organiseren, je neemt ook de controle terug over je tijd. Zowel op werk als privé. Dus, waar wacht je nog op? Meld je nu aan voor de 1-daagse Time Management Training.  

Veelgestelde vragen over prioriteiten stellen

• Waarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen?

  Waarom prioriteiten leren stellen? Omdat het je helpt focus te houden op wat écht belangrijk is, zodat je je tijd en energie niet verspilt aan minder relevante zaken. Zonder duidelijke prioriteiten loop je het risico constant achter de feiten aan te lopen, waardoor je stress krijgt.

• Hoe bepaal ik welke taken prioriteit hebben?

  Je bepaalt prioriteiten door te kijken naar urgentie en belangrijkheid. Dit geldt ook als je nu prioriteiten wil stellen in je relatie of wil leren prioriteiten te stellen op werk. Een handige methode om toe te passen is de Eisenhower matrix. Hierbij deel je taken in vier categorieën: doen, plannen, delegeren of elimineren.

• Welke methoden of strategieën kan ik gebruiken om mijn prioriteiten te bepalen?

  Er zijn verschillende effectieve methoden om prioriteiten te bepalen. Zoals met de Eisenhower Matrix, de ABCDE-methode of 80/20-regel. De Eisenhower matrix helpt je taken te categoriseren op basis van urgentie en belangrijkheid. De ABCDE-methode rangschikt taken van A (hoogste prioriteit) tot E (laagste prioriteit). Bij de 80/20 regel richt je je op de 20% van de taken die 80% van het resultaat oplevert.

• Welke prioriteiten zijn er?

  Er zijn urgente prioriteiten en belangrijke prioriteiten. Daarnaast zijn er ook minder belangrijke taken of onbelangrijke taken die je beter kunt delegeren of schrappen. Het is slim om te bepalen welke van deze taken jouw aandacht het meest verdienen: de belangrijke en urgente.

• Hoe ga ik om met conflicterende prioriteiten?

  Het is belangrijk om een duidelijke afweging te maken op basis van urgentie en impact. Begin met het evalueren van de deadlines en de gevolgen van uitstellen van bepaalde taken. Als de taken tegelijkertijd aangepakt moeten worden, overweeg dan om de taken te splitsen of om hulp in te schakelen.

• Welke rol spelen doelen bij het stellen van prioriteiten?

  Doelen spelen een belangrijke rol, omdat ze de richting en focus bieden. Ze helpen je te bepalen welke taken echt belangrijk zijn en bijdragen aan het behalen van je doelen. Door je prioriteiten hierop af te stemmen, zorg je ervoor dat je tijd en energie efficiënt inzet.

• Wat wordt er bedoeld met prioriteiten stellen?

  Het betekent het ordenen van taken op basis van hun belang en urgentie, zodat je eerst de belangrijkste en meest impactvolle taken aanpakt. Het helpt je om je tijd en energie effectief in te zetten. Hierdoor werk je efficiënter en bereik je je belangrijkste doelen.

• Hoe prioriteiten stellen in de zorg?

  Prioriteiten stellen in de zorg:

  • Urgente en medische taken eerst
  • Minder dringen taken

  Het is daarnaast belangrijk om met het team goed te communiceren. Zorg voor duidelijke richtlijnen om prioriteiten te bepalen.

• Hoe kan ik voorkomen dat ik overweldigd raak bij het stellen van prioriteiten?

  Splits taken op in kleinere, beheersbare stappen en zet ze in volgorde van belang. Het helpt om een tijdspad te maken en realistische deadlines te stellen. Neem soms ook een stap terug en geef jezelf ruimte voor rust en reflectie. Door niet te veel in een keer te willen doen, heb je minder stress en voel je je minder overweldigd.

• Zijn er specifieke tools of technieken die ik kan gebruiken om mijn prioriteiten te beheren?

  Naast prioriteiten stellen als competentie zijn er ook diverse tools en technieken. Denk aan tools zoals Asana, Trello of Todoist om je te helpen je taken te organiseren. Qua technieken is de Eisenhower matrix een populaire methode.

• Wat zijn de gevolgen van het niet effectief stellen van prioriteiten?

  Een gebrek aan focus, overbelasting, meer stress en gemiste deadlines. Je kunt er overspannen door raken en het kan zelfs leiden tot een burn-out. Je kunt belangrijke taken negeren, waardoor je resultaten niet goed zijn. Het kan je kwaliteit van je werk verminderen en de kans op fouten vergroten.

• Hoe kan ik leren nee te zeggen om mijn prioriteiten te beschermen?

  Begin door je doelen helder te maken, zodat je weet wat echt belangrijk is. Wees eerlijk wanneer je een verzoek ontvangt dat niet bijdraagt aan je prioriteiten. Onthoud dat nee zeggen niet betekent dat je niet behulpzaam bent. Je richt je energie simpelweg op wat het meeste impact heeft.

• Hoe kan ik omgaan met onverwachte gebeurtenissen die mijn prioriteiten verstoren?

  Plan in je agenda ook tijd voor onverwachte gebeurtenissen, zodat je de ruimte hebt om hiermee om te gaan. Pas je prioriteitenlijst hierop aan, zodat het nieuwe verzoek hier ook ruimte op heeft. Blijf kalm en stress niet. Door regelmatig je prioriteiten te herzien, blijf je in controle. Ook als er iets onverwachts gebeurt.

Wie zijn wij | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich richt op efficiënter (samen)werken. We bieden diverse (online) trainingen aan door heel Nederland. Waaronder time management, gesprekstechnieken en snellezen. Benieuwd? Bezoek onze website of blogs en schrijf je in voor een van onze (digitale) trainingen:

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog