Veranderingen op de werkvloer zijn onvermijdelijk. Maar makkelijk is omgaan met veranderingen niet altijd. Het kost tijd om je een nieuwe tool eigen te maken, om soepel samen te werken met die nieuwe onervaren collega of om je werkprocessen compleet om te gooien. Eén ding is belangrijk om zo’n verandering soepel te laten verlopen: geef feedback. En wel op deze manier! 

Wat komt aan bod?

Waarom is omgaan met veranderingen belangrijk?

Waar je ook werkt, op elke werkplek vinden continu veranderingen plaats. Soms gaat het om grote veranderingen (reorganisaties, nieuwe processen of een compleet nieuwe tool nadat de vorige tool wel tien jaar dienst heeft gedaan). Soms zijn het kleinere aanpassingen, zoals een andere werkplek of een nieuwe taak die je erbij krijgt.

Leren omgaan met veranderingen en je daarop aanpassen is cruciaal. Om te groeien of mensen beter te kunnen helpen, moeten organisaties continu dingen aanpassen. Zo maken ze hun processen slimmer, efficiënter, klantgerichter, beter of voordeliger.

Veranderingen zijn er om allerlei redenen:

  • Omdat het bedrijf groeit, komen er nieuwe medewerkers bij. Je krijgt dus met meer mensen te maken en mogelijk ook met nieuwe processen.
  • De organisatie moet het aanbod aanpassen, omdat de behoeften of het budget van consumenten zijn veranderd.
  • Technologische ontwikkelingen vragen om aanpassingen om niet achter te lopen op concurrenten.
  • Er gaan juist medewerkers weg, waardoor je er taken bij krijgt, meer verantwoordelijkheden draagt of er andere (tijdelijke) verschuivingen plaatsvinden.
  • Met het oog op kostenbesparingen moeten processen aangepast en efficiënter gemaakt worden.
  • Klanten hebben andere wensen of eisen van het product of de dienst. Daar moet je je als organisatie op aanpassen.
  • Er is een nieuwe tool uitgebracht die veel meer mogelijkheden biedt. Als organisatie moet je daar wel op inspelen.
  • Er komt een nieuwe manager, die dingen anders wil aanpakken om de organisatie toekomstbestendig te maken.

Allemaal heel logisch dus dat je werk en de processen en tools niet altijd hetzelfde blijven. Maar snappen dat verandering nodig is, betekent niet dat je geen moeite met veranderingen hebt. Je bent zeker niet de enige die niet staat te springen om radicale ommezwaaien op het werk of die misschien zelfs regelmatig verzucht “Ik kan niet tegen verandering”.

Omgaan met veranderingen

Waarom heb ik moeite met veranderingen?

Het is heel menselijk om niet tegen verandering te kunnen. Of om in elk geval weerstand te voelen als er dingen dreigen te veranderen. Ongeacht of het gaat om grote veranderingen in je leven of om omgaan met veranderingen op het werk, als mensen zijn we meestal geen groot voorstander van dingen anders doen dan we gewend zijn. 

Het voelt comfortabeler om dingen te doen zoals je gewend bent. Je weet bijvoorbeeld zeker dat je de huidige tool begrijpt, dat deze processen voor jou werken en dat je je werk goed kunt doen op deze manier.

Bestaande dingen omgooien, gaat gepaard met onzekerheid. En ook met een zekere spanning en discomfort. Je weet bijvoorbeeld niet zeker of het met je huidige leidinggevende wel goed klikt en of je snel je weg zult vinden in de nieuwe tool.

We voelen meestal nóg meer weerstand als we niet zelf het initiatief tot de verandering hebben genomen. Het wordt dan aan je opgelegd om er tijd en energie in te steken. En dat terwijl je niet zeker weet wat je eruit haalt!

Dat we als mensen over het algemeen slecht tegen veranderingen kunnen, ligt volgens gedragswetenschapper en verander-expert Ben Tiggelaar onder andere aan deze twee dingen:

  1. De processen in je brein werken niet mee. Onze hersenen doen het goed op routines. Ze vinden het fijn als jij vaste patronen herhaalt. Dat kost relatief weinig hersencapaciteit en het resultaat ervan is bekend. Als dingen veranderen, moet je brein nieuwe patronen aanleren. Dat is lastiger, kost tijd en geeft een risico op falen. Kortom: je brein is er geen voorstander van als het niet hoeft. (Dat verklaart waarom je bij een verandering misschien als eerste denkt “Moet dat nou?”).
  2. We willen ongemak, verlies en pijn vermijden. Ook al is het algemeen bekend dat fouten een goede leerschool zijn, falen doen we liever niet. We vinden het fijn om dingen direct goed te doen en geen gezichtsverlies te leiden. Daarom ga je vaak liever niet uit je comfortzone. Verandering geeft meer risico op verlies (bijvoorbeeld van status), ongemakkelijke situaties (als je een fout maakt) of pijn.

Daarnaast kunnen bij moeite met veranderingen bepaalde karaktertrekken meespelen. Zo staan mensen met een geel DISC-profiel over het algemeen meer open voor vernieuwingen. Mensen met een blauw DISC-profiel zullen daarentegen eerder sceptisch zijn. Ook is bekend dat mensen die HSP (hoogsensitief) zijn vaak langer aan veranderingen moeten wennen. Hetzelfde geldt voor mensen met autisme, die omgaan met veranderingen vaak (vooral in het begin) wat lastiger vinden.

Hoe kun je omgaan met veranderingen?

Als je beter wilt omgaan met verandering, helpt het allereerst als je probeert om veranderingen voor te zijn. Blijf zelf op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen in je vakgebied. Lees je in over nieuwe tools en experimenteer er al mee voordat je leidinggevende ermee aankomt.

Ga daarnaast regelmatig met je leidinggevende in gesprek over dingen die eraan zitten te komen of draag zelf ideeën aan. Dan valt een aanpassing minder rauw op je dak en ben je er beter op voorbereid. Of beter nog: je hebt de verandering misschien zelf geïnitieerd. Dat maakt het accepteren ervan ook makkelijker.

Waarom is feedback belangrijk bij veranderingen?

Het is juist bij veranderprocessen heel belangrijk om regelmatig feedback te geven op de werkvloer. Iedereen loopt tegen dingen aan bij veranderingen. Door daar open over te communiceren en elkaar te wijzen op dingen die goed gaan of die juist beter kunnen, houd je elkaar scherp. Dat verbetert de communicatie en samenwerking, en vermindert stress op het werk.

Het kan zijn dat je zelf tegen dingen aanloopt. Je vindt de nieuwe tool verre van efficiënt of je merkt dat de samenwerking met je nieuwe collega niet vlekkeloos verloopt. Het kost je veel tijd om haar in te werken en ze pikt weinig direct op. Dan is communiceren cruciaal om frustraties (in jezelf en in de samenwerking) te voorkomen. 

Daarnaast is het belangrijk om het te zeggen als je bij de ander dingen ziet die beter kunnen of juist die goed gaan. Vergeet niet: ook positieve feedback is belangrijk. Juist omdat verandering onzekerheid met zich meebrengt, horen mensen het ook graag als ze dingen goed doen.

Loop je ertegenaan dat je het echt moeilijk vindt om om te gaan met veranderingen? Communiceer er ook dan over. Zo kun je in gesprek met een collega of met je leidinggevende ontdekken hoe je deze overgangsperiode voor jou makkelijker kunt maken.

Omgaan met veranderingen

5 tips om krachtige feedback te geven bij veranderingen

We weten allemaal dingen die niet werken als je feedback wilt geven. Denk aan volop in de weerstand gaan en hard roepen “niet tegen verandering te kunnen” of je poot stijf houden en weigeren in de nieuwe situatie mee te gaan. Verandering is nodig. Maar je kunt wel op het juiste moment feedback geven als het niet soepel verloopt. De ultieme cursus omgaan met veranderingen bestaat niet. Maar tips voor feedback geven bij veranderingen kunnen we wel. 

1. Communiceer vanuit jezelf

Hoor je het verschil tussen deze zinnen?

  • “Deze tool is echt geen verbetering. Er is niet mee te werken.”
  • “Ik kan nog niet echt wegwijs worden in deze tool. Ermee werken vind ik lastig.”

Bij de eerste zin doe je een algemene uitspraak over de tool. Je deelt jouw mening over de tool, maar brengt het niet als jouw mening. Het is altijd beter om een ik-perspectief te gebruiken. Dus spreek vanuit jezelf.

De ander kan de eerste uitspraak makkelijk weerleggen. Misschien voelt hij zich aangevallen of schiet hij direct in de weerstand. Met die tweede zin heb je het over jouw ervaring of gevoel. Dat kan de ander niet ontkennen. Zo kun je veel beter een constructief gesprek aangaan. 

2. Denk in oplossingen

Ook al is je brein geneigd tot weerstand tegen veranderingen, probeer toch positief te blijven. Zie de positieve kant in van veranderingen. Het kan je veel goeds brengen. Denk maar aan nieuwe verantwoordelijkheden, een flinke tijdsbesparing, meer tevreden klanten, betere resultaten of een breder takenpakket.

Zet daarom niet direct je hakken in het zand, maar probeer ook bij feedbackgesprekken open-minded te blijven. Denk in oplossingen. Draag waar mogelijk zelf opties aan en vraag ook hoe de ander het punt ziet dat jij aandraagt. Zo komt er daadwerkelijk iets uit voort en blijf je niet alleen in het probleem hangen.

3. Geef ruimte voor een reactie en luister

Waar je ook feedback over geeft, maak er altijd een tweerichtingsgesprek van. Dus vraag hoe de ander hierin staat, of hij dit hetzelfde ziet of dat er wellicht meer speelt. Laat de ander daarover ononderbroken zijn verhaal doen zonder te snel met een oordeel te komen. Actief luisteren of reflectief luisteren helpt je om juist in te spelen op wat de ander vertelt en daarop voort te borduren. Zo voelt de ander zich begrepen en zal hij of zij sneller openstaan voor wat jij aandraagt.

Wat écht luisteren inhoudt? Houd niet alleen je oren open voor wat de ander zegt, maar zorg dat je het echt begrijpt. Laat de ander uitpraten en geef alleen met subtiele signalen aan dat je luistert. Vat daarna samen wat de ander vertelde en ga daar in je reactie op door.

4. Maak concrete afspraken en kom daar later op terug

In het ideale feedbackgesprek kom je door met elkaar te praten tot oplossingen en concrete afspraken. Eindig het gesprek daarom altijd met een gesprek over hoe jullie het kunnen oplossen. Doe daarvoor zelf een suggestie, maar luister ook naar de ideeën van de ander. Kom op basis daarvan tot concrete afspraken waar jullie samen mee aan de slag kunnen gaan. Zet die ook op de e-mail om het concreet te maken.

Voorbeelden van afspraken zijn:

  • Er wordt een expert bij betrokken die jou en je collega’s de nieuwe tool goed uitlegt.
  • Je nieuwe collega probeert meer dingen zelf op te pakken, zodat jij minder tijd kwijt bent aan het inwerken.
  • Je gaat een bepaalde tutorial volgen die je op weg helpt met deze tool, werkwijze of nieuwe richting. 
  • Je spreekt af dat je voortaan vragen stelt zodra je ergens tegenaan loopt en weet nu bij wie je daarvoor moet zijn.
  • Je plant een wekelijks moment in met je leidinggevende om te evalueren hoe het op dit moment gaat met het veranderproces. 

Het is daarbij handig om een moment af te spreken waarop jullie evalueren hoe het gaat. Dat hoeft uiteraard niet zo serieus en formeel te zijn als het woord “evaluatiemoment” klinkt. Spreek gewoon af dat jullie er over een week of een maand nog eens naar gaan kijken.

Geen tijd voor evaluaties? Zeker wel!

Vind je zo’n evaluatie wel een goed idee, maar vraag je je af waar je tussen al je dagelijkse bezigheden door ook nog tijd vandaan moet halen om feedback te krijgen, vragen of evalueren? Lees dan Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Na het lezen weet je precies hoe je meer gedaan krijgt in minder tijd en zo tijd overhoudt voor precies dit soort zaken. 

5. Vraag om feedback

Omgaan met veranderingen is bijna per definitie een uitdaging. Je komt voor dingen te staan die je niet eerder hebt gedaan en weet niet zeker hoe dat uitpakt. Best spannend! Wat je kan helpen, is om proactief om feedback te vragen aan iemand die hier nauw bij betrokken is. Denk aan een directe collega, je leidinggevende of een externe expert die al verder is met deze tool of in dit proces.

Feedback geven is waardevol, maar voor veel mensen ook spannend. Dat maakt het belangrijk om regelmatig om feedback te vragen. Zo krijg je waardevolle tips voor verbeterpunten én laat je zien open te staan voor verbeterpunten. En wie weet krijg je juist te horen dat je het al voorbeeldig doet. Ook dát is fijn om te weten. 

Omgaan met veranderingen

Meer leren over feedback, timemanagement en gesprekken?

Wil je meer halen uit jezelf, je werk en je samenwerkingen? Feedback geven, goed timemanagement en effectieve gespreksvoering zijn daar essentiële onderdelen van. Over elk van die onderwerpen praten we je graag dagelijks bij met praktische tips. Volg Tijdwinst en Björn Deusings op Instagram. Dan zie je onze tips automatisch in je Instagram-feed verschijnen.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over omgaan met veranderingen

  • Hoe leer je omgaan met veranderingen?

    Leren omgaan met veranderingen doe je door ook de positieve kanten van verandering in te zien én door te communiceren over waar je tegenaan loopt. Merk je dat dingen niet lekker lopen of dat je weerstand voelt? Spreek het uit en probeer in gesprek tot oplossingen te komen. Verdeel verder de verandering in kleine stapjes. Je hoeft niet in één keer alles om te gooien. Maak een planning voor hoe je je dit eigen gaat maken.

  • Hoe omgaan met veranderingen?

    Het helpt vooral als je open blijft communiceren wanneer je niet zo goed tegen veranderingen kunt. Laat het weten als je ergens tegenaan loopt, iets niet snapt of een hobbel in de samenwerking ervaart. Dan kunnen anderen je hierbij helpen. Maak verder een goede planning voor hoe je stap voor stap met deze verandering omgaat. Ruim er ook voldoende tijd voor in, naast je gebruikelijke werkzaamheden, om jezelf nieuwe dingen eigen te maken.

  • Kan niet omgaan met veranderingen?

    Er zijn veel mensen die omgaan met veranderingen spannend vinden. Daarin ben je niet alleen. Wat helpt, is om het behapbaar te maken. Bepaal welke concrete stappen je te zetten hebt om jezelf de verandering eigen te maken en maak daar tijd voor vrij. Vraag verder om hulp als je tegen dingen aanloopt of niet zeker bent van je zaak. Er zijn vaak wel mensen die je kunnen helpen of die met je kunnen meedenken over oplossingen.

Betere feedback geven en ontvangen? Volg een training feedback geven!

Zowel positieve als negatieve feedback is belangrijk om te geven. Of het nu is rondom veranderingen of in andere situaties. 

Wil jij weten hoe je krachtige feedback geeft waar de ander echt wat aan heeft én waarbij de andere persoon niet in de weerstand schiet? Meld je aan voor onze 1-daagse training feedback geven. Daarin leren onze feedbackexperts jou hoe je constructieve feedback geeft waar de ander echt wat aan heeft én hoe je feedback nog beter ontvangt.

Wie zijn wij? | Training Feedback Geven

Tijdwinst is een trainingsbureau dat professionals uit heel Nederland helpt om slimmer (samen) te werken en om meer uit zichzelf, uit hun werk en uit samenwerkingen te halen. Feedback geven is daar een cruciaal onderdeel van. In het hele land en online geven we trainingen over feedback geven, gesprekstechnieken, timemanagement en andere belangrijke thema’s.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.