Tegenwoordig is het steeds eenvoudiger om overal samen te werken, waardoor veel mensen (gedeeltelijk) vanuit huis werken. Nu het mooie weer eraan komt, is het extra aantrekkelijk om je werkplek naar buiten te verplaatsen. Met een mobiele werkplek – een kantoor op wielen, eigenlijk – kan dit zonder moeite. Hier vertellen we je meer over en delen we onze thuiswerken-checklist om je mobiele werkplek optimaal in te richten. Zo til je jouw mobiel werken naar een hoger niveau.

Wat komt aan bod?

Wat is nodig om efficiënt thuis te werken?

Om goed thuis te kunnen werken, heb je een paar basisbenodigdheden nodig: een stabiele internetverbinding, de juiste documenten en een goed functionerende laptop. Vergeet ook niet je mobiele telefoon en programma’s zoals Teams, Google Meet of Zoom voor videobellen met collega’s.

Investeer daarnaast in een goede bureaustoel en ergonomische hulpmiddelen zoals een extern toetsenbord, een ergonomische muis en een laptopstandaard. Dit voorkomt klachten en bespaart je bezoekjes aan de fysiotherapeut. Veel werkgevers bieden tegenwoordig zelfs een thuiswerkvergoeding aan, waarmee je jouw thuiswerkplek arbo-verantwoord kunt inrichten.

Wat hoort bij een thuiswerkplek?

Naast de essentiële benodigdheden, zijn er nog enkele andere belangrijke zaken voor je thuiskantoor. Zorg ervoor dat je niet degene bent die bij iedere meeting vraagt: “Ben ik te verstaan?!” Investeer in een goede microfoon en andere thuiswerkbenodigdheden.

Veel mensen werken tegenwoordig hybride, wat betekent dat ze deels vanuit huis, op kantoor of volledig op afstand werken. Zorg ervoor dat je werk en samenwerkingen probleemloos kunnen doorgaan, ongeacht waar je bent.

Man die met zijn vriendin vanuit thuis werkt

Dé checklist voor je mobiele werkplek

Hieronder vind je een lijst van 10 onmisbare items voor je thuiskantoor, opgesteld door Tijdwinst, experts in werken op afstand:

1. Kies een plek die bij je past

Ben jij iemand die niet stil kan zitten en niet wekenlang op dezelfde plaats kan zijn? Dan zijn mobiele werkplekken voor jou een goede optie. Vooral nu het lekkere weer eraan komt, begint het bij veel mensen te kriebelen om buiten te gaan werken. Dit is dan ook het voordeel van een mobiele werkplek thuis. Je verplaatst deze zonder moeite naar buiten toe. Ben je al helemaal avontuurlijk? Een mobiele werkplek in een auto is ook een optie. Nissan heeft in samenwerking met de Britse ontwerper William Hardie een elektrisch busje omgetoverd tot een ware thuiswerkplek. Dit kun je zien in onderstaande video:

2. Investeer in een noise-cancelling headset of oortjes

We hebben geen aandeel in Sony, maar we zijn wel erg enthousiast over hun noise-cancelling koptelefoons. Ideaal om geconcentreerd te werken in een drukke omgeving, maar ook als je buurvrouw buiten concerten geeft terwijl jij net dat document doorleest. Als je deze tools niet gebruikt, is de kans groter dat je microfoon ook achtergrondgeluid mee oppikt. Dat is niet alleen storend voor je gesprekspartner, maar zelf zul je ook vrij weinig van dit gesprek meekrijgen. Investeer daarom in een goede headset. Je collega’s, maar ook jijzelf, zullen er dankbaar voor zijn.

3. Kies de juiste verlichting

Mocht je met je mobiele werkplek naar buiten verplaatst zijn, dan zit je vrijwel altijd goed. Maar op de donkere dagen waar je toch binnen moet werken, is het toch fijn dat je thuiskantoor goed verlicht is. Zo blijf je ook zichtbaar in videocalls en voorkom je dat jij je iedere keer opnieuw moet voorstellen zodra je op kantoor komt omdat niemand je herkent. Meerdere lichtbronnen zijn hierbij de oplossing. Een bureaulamp, een staande lamp en een grotere lamp. Met deze verschillende lampen kun jij de verlichting aanpassen aan de situatie. Voor een videocall wil je misschien wat meer licht om duidelijker in beeld te komen. Ga je geconcentreerd aan een document werken? Dan is die bureaulamp voldoende.

4. Kies een externe webcam

Ingebouwde webcams worden steeds beter, mits je natuurlijk een nieuwere laptop hebt. Oudere laptops liggen nog steeds achter. Als je veel vanuit huis samenwerkt met anderen wil je ook goed te zien zijn. Je krijgt een veel professionelere uitstraling zodra je een externe webcam met HD-kwaliteit hebt. Met een goede webcam wordt non-verbale communicatie duidelijker en helpt die je digitale samenwerking het juiste pad op.

5. Ga voor een laptopstandaard en extern beeldscherm

Wil jij je schouders en rug gezond houden en vitaal thuiswerken? Dan moet je zeker hierin investeren. Om je fysieke gezondheid te beschermen, mag je maximaal twee uur per dag op een laptop werken zonder hulpmiddelen. Dit komt omdat een laptop vaak lager dan ooghoogte staat. Dit leidt tot een gebogen nek. Met een laptopstandaard en een extern toetsenbord transformeer je jouw laptop tot een volwaardige computer. Een extern beeldscherm biedt je meer ruimte op je scherm en plaatst je scherm weer op ooghoogte. Je nek zal je dankbaar zijn.

Man die vanuit zijn tuin werkt

6. Internet zonder problemen

Deze spreekt voor zich, toch? Niets is zo frustrerend als continu tijdens een meeting wegvallen. Zorg ervoor dat jou dit niet meer overkomt en ga voor een stabiele internetverbinding. Ligt dit probleem bij je provider? Overweeg dan om over te stappen. Ligt het probleem aan de locatie waar je werkt? Ga dan voor een wifi-versterker of repeater, zodat je in je hele huis goed internet hebt.

7. Investeer in wandpanelen

Een mooie toevoeging maar zeker niet voor iedereen nodig. Heb je veel last van omgevingsgeluid en gegalm, dan kunnen wandpanelen zeker oplossingen bieden. Hierdoor versta je anderen beter, ben je zelf beter te verstaan en zijn echo’s geen probleem meer. Een tip uit onze eigen ervaring: Besteed niet onnodig veel geld aan panelen van stof of hout. Marktplaats of lokale makers bieden vaak voordelige en net zo stijlvolle opties aan.

8. Kies de juiste samenwerkingstools

Om thuis te werken en om in contact te blijven met je team, zijn er een aantal handige tools beschikbaar. Waarschijnlijk ken je er al een aantal, maar dit zijn onze favorieten:

  • Datumprikker: om eenvoudig datums te plannen voor vergaderingen.
  • Slack: een alternatief voor snelle teamcommunicatie.
  • Dropbox: gestructureerde opslag voor documenten.
  • Trello: een projectmanagementtool om taken en voortgang bij te houden.
  • Teams, Google Meet en Zoom: tools voor videobellen met opties om vergaderingen op te nemen.
  • Asana: een gezamenlijke to-do-lijst voor projecten.
  • Google Drive: online opslag voor samenwerking aan documenten.

Organisaties gebruiken vaak al specifieke tools. Mocht dit zo zijn, kies er dan ook voor om hierin mee te gaan en hou de standaard van je organisatie aan. Zie jij hier verbetering in, overleg dan met je leidinggevende.

9. Maak een 1-op-1 lijst

Volg de tips van Björn’s boek “Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar” en maak een 1-op-1 lijst voor al je collega’s waar je vaak contact mee hebt. Houd in deze lijst de vragen bij die je per persoon hebt. Bespreek deze daarna wekelijks of dagelijks met die persoon. Je onderbreekt elkaar hierdoor minder vaak, maakt efficiënter gebruik van je tijd en minder tijd wordt verloren door constant korte vragen aan elkaar te stellen. Hiermee benut je optimaal de voordelen van thuiswerken: Zo kun je ongestoord werken met de perfecte focus om je taken gedaan te krijgen.

10. Deel je agenda online

We bedoelen hier niet mee dat je al je privé-afspraken met iedereen hoeft te delen. Maar het kan wel handig zijn als je collega’s weten dat jij beschikbaar bent. Houd daarom je digitale agenda up-to-date met afspraken en focusblokken waarin jij niet beschikbaar bent. Je kunt ook instellen dat de details van je afspraken niet zichtbaar worden voor anderen. Zo kunnen ze wel zien wanneer je beschikbaar bent, maar zien ze niet alle details waarom jij niet beschikbaar bent.

Vrouw die vanuit thuis aan het werk is

Kortom: hoe richt ik een goede thuiswerkplek in? 

Flexibel werken is tegenwoordig de norm geworden. Daarom is het cruciaal om thuis net zo effectief samen te kunnen werken als op kantoor. Dit is gelukkig makkelijker dan ooit. Met een paar essentiële benodigdheden lukt jou dit zonder problemen, en hou je jouw mentale gezondheid op peil. Hieronder zetten we ze kort voor je op een rijtje:

  • Een mobiele werkplek van hoge kwaliteit
  • Een noise-cancelling headset
  • Een stabiele internetverbinding
  • Een goed functionerende laptop
  • Tools voor videobellen zoals Teams, Zoom of Google Meet
  • Een ergonomische bureaustoel
  • Een laptopstandaard, extern toetsenbord en ergonomische muis
  • Een externe webcam
  • Goede verlichting
  • Online samenwerkingstools
  • Een gedeelde online agenda
  • Een 1-op-1 lijst

Meer tips voor productief thuiswerken?

Volg Tijdwinst op Instagram voor dagelijkse tips om meer gedaan te krijgen in minder tijd, je werk-privébalans te bewaken en het beste uit samenwerkingen te halen. Check ook deze artikelen voor meer inzichten en tips om je thuiswerkervaring te verbeteren. Investeer in jezelf en zie hoe dit jouw samenwerking beter maakt.

Veelgestelde vragen over mobiele werkplek

  • Wat moet de werkgever vergoeden bij thuiswerken?

    Bij thuiswerken zijn er verschillende kosten waarvoor een werkgever mogelijk moet opdraaien. De exacte vergoedingen variëren afhankelijk van de afspraken binnen een organisatie, de cao (Collectieve Arbeidsovereenkomst), of de specifieke richtlijnen van een land of regio. Algemeen gesproken kunnen de volgende kosten in aanmerking komen voor vergoeding:

     

    Werkplekinrichting: Dit kan onder meer de kosten voor een bureau, bureaustoel, en andere essentiële kantoorbenodigdheden omvatten om een ergonomische en productieve werkplek thuis te creëren.

     

    Communicatiemiddelen: Vergoedingen voor internetverbinding en eventueel een telefoonlijn die nodig zijn voor het werk.

     

    Verbruikskosten: Dit kan een vergoeding zijn voor extra kosten van elektriciteit, verwarming, en water die het gevolg zijn van thuiswerken.

     

    Computertechnologie en software: Indien nodig, kan de werkgever verantwoordelijk zijn voor het verstrekken of vergoeden van computers, randapparatuur en benodigde softwarelicenties.

     

    Het is belangrijk om als werknemer en werkgever duidelijke afspraken te maken over de vergoedingen en deze schriftelijk vast te leggen.

  • Hoeveel uur per dag thuiswerken?

    De hoeveelheid uur die je per dag thuis mag werken, hangt af van het beleid van je organisatie en de aard van je werk. Over het algemeen adviseren wij een werkdag van 7 tot 8 uur, in lijn met de standaard werktijden. 

    Echter, flexibiliteit en welzijn staan voorop; dus, indien jouw functie het toelaat en je werkgever ermee instemt, kun je jouw werkuren aanpassen om beter aan te sluiten bij jouw persoonlijke situatie. Raadpleeg altijd het thuiswerkbeleid van je organisatie of neem contact op met je HR-afdeling voor specifieke richtlijnen.

  • Oefeningen thuiswerken

    Thuiswerken kan soms leiden tot een minder actieve levensstijl. Gelukkig zijn er diverse oefeningen die je gemakkelijk thuis kunt doen om fit en gefocust te blijven:

     

    Stoel squats: Ga voor een stoel staan en doe alsof je gaat zitten, maar stop net voordat je de stoel raakt. Sta dan weer op. Herhaal dit 10-15 keer.

    Bureaustoel rollen: Gebruik je bureaustoel (met wielen) om je armen te trainen. Zit in de stoel, plaats je handen op het bureau, en gebruik je armen om jezelf naar voren en achteren te rollen.

     

    Stretchoefeningen: Doe rekoefeningen voor je armen, nek en rug om de spanning te verminderen. Probeer elke stretch 30 seconden vast te houden.

     

    Traplopen: Als je thuis een trap hebt, gebruik deze dan voor een snelle cardio-workout. Een paar keer op en neer is een geweldige manier om je hartslag te verhogen.

     

    Planken: Ga op de grond liggen, steun op je onderarmen en tenen, en houd je lichaam recht als een plank. Begin met 30 seconden en bouw dit op.

     

    Deze oefeningen kunnen helpen om de negatieve effecten van langdurig zitten tegen te gaan en zorgen voor een welkome afwisseling in je werkdag thuis.

  • Checklist arbo regels inrichten thuiswerkplek

    Bij het inrichten van een thuiswerkplek volgens de arbo regels is het belangrijk om aandacht te besteden aan ergonomie, veiligheid, en welzijn. Hier is een beknopte checklist om je op weg te helpen:

     

    De arbo thuiswerken checklist

    Ergonomische Inrichting:

    Bureaustoel: Kies voor een verstelbare stoel die lendensteun biedt.

    Werkhoogte: Zorg dat de hoogte van het bureau en de stoel aangepast kan worden aan jouw lengte.

    Beeldscherm: Plaats het scherm op ooghoogte en op armlengte afstand.

    Toetsenbord en Muis: Gebruik een los toetsenbord en muis om een natuurlijke houding te bevorderen.

    Verlichting en Zicht:

    Voorkom directe verblinding of reflecties door natuurlijk licht of lampen.

    Zorg voor voldoende algemene verlichting naast taakverlichting.

    Geluid en Privacy:

    Minimaliseer geluidsoverlast met geluiddempende maatregelen of koptelefoons.

    Zorg voor een afgescheiden werkruimte om ongestoord te kunnen werken.

    Pauzes en Beweging:

    Plan regelmatig korte pauzes in om te voorkomen dat je langdurig zit.

    Integreer beweging in jouw werkdag, zoals staand werken of korte wandelingen.

    Nooduitrusting en Veiligheid:

    Zorg voor een goed bereikbare en geïnspecteerde brandblusser en EHBO-kit.

    Controleer de aanwezigheid van rookmelders en een ontsnappingsroute.

    Mentale gezondheid:

    Creëer een prettige werksfeer met voldoende licht en planten.

    Beperk werkgerelateerde stress door duidelijke werktijden af te spreken.

    Door deze checklist te volgen, voldoet jouw thuiswerkplek aan de basisvereisten volgens de arbo regels, wat bijdraagt aan zowel jouw fysieke als mentale welzijn tijdens het werken vanuit huis.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog