Wat deze Zweden kunnen, kun jij ook – op de Nederlandse manier. Je hoeft maar 1 obstakel in je werkdag te elimineren. Probeer het, in 3 stappen, en leef weer in je vrije tijd. In plaats van haasten, eten en op de bank ploffen van uitputting na een werkdag.

Zit je vandaag weer achter je scherm, op je bureaustoel – tot 5 uur vanavond? Of later, zelfs? Geregeerd door een inbox die nooit leeg raakt, een takenlijst die nooit af komt en collega’s die nooit stoppen met vergaderen?

Een typische Nederlandse kantoordag, zou je het kunnen noemen. Niet typisch voor een werkdag bij een groeiend aantal Zweedse organisaties. Zij voerden namelijk de 6-urige werkdag in. In onze ogen onmogelijk, of op z’n minst onproductief, maar het blijkt werkelijk te werken.

En dat werkte. Voor de productiviteit, die omhoog ging. Voor het algehele geluk van de werknemers, dat omhoog ging. Voor het verminderen van stress en vermoeidheid bij werknemers, dat zienderogen afnam. En in veel gevallen zelfs voor de winst van het bedrijf, die zienderogen toenam.

En da’s eigenlijk allemaal heel logisch, want minder werken wérkt.

Minder werken wérkt, bewezen deze Zweden

Linus Feldt, CEO bij Filimundus, over de 6-urige werkdag die hij introduceerde:

“We hebben allemaal moeite met het managen van ons privé leven buiten het werk. We willen meer tijd doorbrengen met ons gezin, we willen dingen ondernemen of meer tijd hebben om te sporten. Ik wilde zien of er een manier was om die dingen te combineren.”

minder-werken-2Zweden – hebben tijd voor hun kinderen, in hun vrije tijd

Minder moe

Dat deed hij. Met verbluffend resultaat:

“De grootste respons die ik niet verwachtte was het energieniveau dat ik voelde onder mijn collega’s. Ze waren blij bij het verlaten van kantoor en blij bij aankomst, de volgende ochtend. Ze voelden zich niet uitgeput of oververmoeid.”

Oké, werknemers die niet meer zo moe zijn en meer energie hebben, da’s inderdaad logisch. Maar krijgen ze hun werk wel af? En kost dat het bedrijf geen geld?

Meer resultaat

Ja, ze krijgen hun werk af. En nee, dat kost geen extra geld. Die antwoorden kan Maria Bråth geven: CEO van Brath, internetbedrijf in Stockholm. De uren in haar bedrijf gingen net als bij Filimundus terug van 8 naar 6 en de omzet van het bedrijf groeide alleen maar exponentiëler:

minder-werken-10

In de grafiek zie je dat de omzet elk jaar bijna verdubbeld is, sinds de invoering. Het gaat hier niet om enorme bedragen, geeft Bråth toe, maar het is een gezonde winst en groei voor een bedrijf van 20 man.

“We zijn het snelst groeiende bedrijf in Zweden, voor zover ik weet. We lijden op geen enkele manier .”

Die groei zit ‘m in het feit dat ze meer gedaan krijgen nu ze minder werken. Meer dan ze zelf voorheen gedaan kregen én meer dan vergelijkbare organisaties in hun vakgebied gedaan krijgen in hun 8-urige werkdag. Dat zeggen hun productiviteitscijfers tenminste – die ze “uiteraard bijhouden”, volgens Bråth.

Dezelfde positieve resultaten ervoeren de Toyota-garages, net als het verzorgingstehuis (dat de testperiode beëindigde, nadat de rechtse partijen in de gemeente het er niet meer mee eens waren) en de andere organisaties en bureaus.

Maar als de resultaten zo goed zijn, de productiviteit gelijk blijft en de winst soms zelfs stijgt, dan blijft er één grote vraag over:

“Hoe kan het dat Zweden hun werk in minder tijd gedaan krijgen, met zulk goed resultaat?”

Hoe minder werken werkt (en wat jij nu fout doet)

Hoe kan het dat deze Zweden hun werk gedaan krijgen in 2 uur minder dan wij dat doen? – Doordat tegenwoordig het grootste deel van onze tijd opgaat aan e-mail, meetings en Facebook. En dat allemaal door elkaar heen. In plaats van werkelijk werk gedaan krijgen.

En da’s ook logisch, bevestigt Linus Feldt:

“Om 8 uur lang gefocust te blijven op specifieke werktaken is een enorme uitdaging. Om daarmee om te kunnen gaan, mixen we er allerlei andere dingen en pauzes doorheen om de werkdag draaglijk te maken.”

Ook verschillende wetenschappelijke onderzoeken laten zien dat we op die (inefficiënte) manier werken. In een groot Brits onderzoek onder 2500 kantoorwerkers gaf 60% toe tijdens focus-werktaken constant afgeleid te worden door e-mail en social media.

Gloria Mark, inmiddels beroemd afleidings-onderzoeker in haar veld, ontdekte:

‘De meeste kantoorwerkers switchen elke 3 minuten van taak!’

Niet geloofwaardig? Ga Gloria’s werk maar na in je eigen situatie. ‘Even werken, even mail checken, even een collega helpen, even een belletje aannemen, even Facebook checken voor de ontspanning na al die inspanning – oja, werken! – taak weer oppakken, mailtje komt binnen, even reageren, en weer…’

minder-werken-4

Dát is dus waarom jouw werkdag 8 uur duurt. Je blijft aan het switchen, mulitasken, jezelf afleiden en afgeleid worden – de hele dag door.

De Zweden uit de 6-uur organisaties leerden dat simpelweg af: het switchtasken. Wat hen die 2 uur per dag bespaart. En wat een Zweed kan, dat kan jij ook.

Hoe jij dat voor elkaar krijgt

De crux zit ‘m dus in het switchen tussen allerlei taken en afleidingsmanoeuvres. Van je inbox, bijvoorbeeld, die telkens ‘pingt’ wanneer een nieuwe mail binnenkomt. Of afleiding van je eigen smartphone. Je social media. Of externe afleiding van je collega’s, in de vorm van een verzoek aan je bureau. Of zelfs in de vorm van doodnormale vergaderingen. Da’s ook afleiding van je werk, als je het goed bekijkt.

Precies die factoren pakte Filimundus aan: afleidingen in al zijn vormen. Dat deden ze door alle managers 2 nieuwe regels aan hun teamleden mee te geven:

  1. Blijf weg van interne afleiding, in de vorm van: social media, nieuwssites, WhatsApp, onderlinge onderbrekingen, inbox checken.
  2. Elimineer alle externe afleiding, in de vorm van: Overbodige meetings. De standaard wekelijkse overleggen: weg. De overvolle vergaderingen met ellenlange agenda’s: weg. De achterhaalde brainstormsessies: weg.

En ja: dat kán dus. Die twee regels van de ene op de andere dag doorvoeren. Staat het zweet je al in de oksels als je al denkt aan een uur niet je inbox checken? Onnodig (zegt ook Bill Gates). Denk je nog steeds oprecht dat al je vergaderingen broodnodig zijn? Onzin.

Dit is hoe je de 2 gouden minder werken regels zélf invoert, met een paar slimme tools en handige tips – in 3 stappen:

1. Stop interne afleidingen

Ten eerste pak je jouw eigen afleidingsmanoeuvres aan. Ál je storende factoren zijn aan te pakken, van inbox tot Facebook, door de verleidende afleid-factor weg te nemen: de meldingen en de mogelijkheid om ze te checken.

  • Blokkeer je social media en andere sites – installeer Strict Workflow (of een andere pomodoro-tool). Deze tool blokkeert wat je wil, zolang je wil, in je internetbrowser. Een half uur lang niet op Facebook of Nu.nl bijvoorbeeld, om ongestoord te focussen.
  • Blokkeer je smartphone – Zet alle geluidjes uit. Ook de meldingen op je scherm. En de trilfunctie. En de nummer-badges bij je appjes. Alles. Uit. Echt, je kunt zonder je telefoonverslaving (dit is hoe).
  • Blokkeer je inbox – Installeer Inbox Pause om te zorgen dat je zolang jij wil geen nieuwe mailtjes binnen krijgt. Een fijn tooltje voor Gmail en Outlook die alle mails even in de wacht zet. Je kan namelijk best een uur zonder, wanneer je even moet focussen.

“JA, MAAR IK MOET MIJN MAIL CHECKEN.”

Dat kan nog steeds, op vaste momenten in je werkdag. Om 11:00, om 14:00 en nog eens aan het eind van je werkdag om 16:30 bijvoorbeeld, in plaats van elke 3 minuten!

Er zal een wereld voor je opengaan. Een taak starten, uurtje werken, afronden – even koffie – nog een taak starten, half uurtje focussen, afronden – en dan nog eentje… Dat heet dus singletasking. En het werkt.

2. Stop externe afleidingen

Meetings, storende collega’s, ze houden je weg van je singletasking en je minder werken beleid. Zo hou je ze in toom:

  • Meetings – cancelen!

    Jason Fried, organisatiedeskundige en anti-meetings: “Cancel gewoon de eerstvolgende meeting. Doe het gewoon niet. Ik bedoel niet verplaats hem – wis hem compleet uit je geheugen. Doe hem verdwijnen. En je zult merken dat alles perfect op z’n pootjes terecht zal komen.”

    Moet er toch écht iets overlegd worden? Hou je dan aan 1 stelregel: ga niet zitten. Hou een stand up meeting, zoals in het scrummen gebruikelijk is, met zo weinig mogelijk mensen. Lekker bondig – en gezond.

  • Collega’s – zet een koptelefoon op terwijl je bezig bent met een focustaak om duidelijk aan te geven dat je even niet aanspreekbaar bent. Spreek deze regel af met je team. Je collega helpen doe je vervolgens op het juiste moment, ná je focustaak – om toch collegiaal te blijven. Wat zeg ik? Minstens zo collegiaal.

minder-werken-9

3. Ga naar huis!

Ga naar huis zodra je klaar bent. Rond je dag af. Profiteer van de tijd die je gewonnen hebt.

Ik begrijp dat het aller grootste struikelblok voor jou misschien niet eens die afleidingen of die meetings zijn. Het is uiteindelijk waarschijnlijk je baas of manager, die je met opgetrokken wenkbrauwen zal nakijken wanneer jij om drie uur het pand verlaat.

Maak dit idee daarom bespreekbaar bij je baas en eventueel ook je collega’s. Overtuig ze met de overduidelijke feiten. Zo nodig met dit artikel. Laat je baas zien hoe zowel jij als de organisatie er wel bij varen, en maak minder werken mogelijk – met evenveel resultaat.

Minder werken (écht) onmogelijk?

Die afleidingen heb je vast redelijk in de hand. Maar de laatste stap, die kan nogal lastig zijn. Ik weet het. Werkt je baas dus écht niet mee aan stap 3, dan kun je daarvoor een aantal subtiele alternatieven aankaarten:

  • (Vaker) thuiswerken, of in een koffietentje. Daar ben je al voor een groot deel afleidingsvrij, zonder collega’s en vergaderingen. Wedden dat je daar je werk sneller gedaan krijgt? En niemand die hier gek opkijkt als je om 15:00 klip en klaar bent, omdat je zo snel hebt kunnen werken!
  • Je uren breder uitsmeren over de week, als je parttimer bent. Wellicht wil je liever elke dag op tijd en relaxed naar huis, dan de hele vrijdag vrij zijn?
  • Eerder beginnen, eerder naar huis. Kan ook een mooi alternatief voorstel zijn. Moet je wel vroeg opstaan als je om 08:00 in plaats van 09:00 wil beginnen, maar om 16:00 naar huis en meer vrije tijd in de middag is je beloning.

Probeer in elk geval één van deze opties, welke variant ook bij jou en je organisatie past – om werkelijk tot die derde stap te komen. Werk hoe dan ook langzaam maar zeker richting minder werken, door meer te singletasken. Het wérkt namelijk. En dat is het waard. Echt:

Het is het waard.

Minder werken is meer leven. Dat is de enige echte reden die je zou moeten overtuigen.

Niet per sé minder hard werken of minder voor elkaar krijgen, maar minder werken door slimmer te werken. Minder moe. Meer vrije tijd. Minder stress. Meer ontspanning. Meer familietijd. Simpelweg meer tijd om te leven, naast je werk – zónder dat je werk daar onder lijdt. Dat moet toch de moeite waard zijn?

minder-werken-11

En als je vrije tijd het niet waard is, laat het dan je gezondheid zijn.

Daniel Bernmar, de leider van de politieke partij die de 6-urige werkdag voor het Zweedse verzorgingstehuis Svartedalens er doorheen kreeg, over waarom hij dit zo’n belangrijk politiek standpunt vindt:

“We moeten het hebben over hoe we zo’n lang werkleven gaan overleven, zodat we onze lichamen niet verwoesten voordat we 60 zijn.”

En dan mag je daar in Nederland nog 7 of meer jaren bij optellen, voordat je met pensioen bent. Bedenk je goed hoe je je tijd wil besteden – voordat het zover is, én daarna. Want minder werken is groter denken dan vandaag of morgen – maar met een aanpak die je vandaag of morgen al kan doorvoeren.

Pak het aan. Voer het door. Neem je tijd. Werk slimmer. Werk minder. Wees een Zweed.

Minder werken? Haal meer uit je dag met onze 1-daagse Time Management training!

Wil je minder uren werken, maar toch meer gedaan krijgen? Onze 1-daagse training Time Management leert je hoe! In slechts één dag ontdek je slimme technieken om efficiënter te werken, je focus te verbeteren en je taken moeiteloos te prioriteren. Stel je voor: minder stress, een betere werk-privébalans én tijd over voor de dingen die écht belangrijk zijn. Deze training is ideaal voor iedereen die de controle over hun agenda wil herwinnen, zonder te blijven overwerken. Investeer één dag en geniet van een leven met meer vrijheid en rust. Meld je vandaag nog aan en werk slimmer, niet harder!

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Veelgestelde vragen over minder werken

Hoe kun je efficiënter werken om minder uren te maken?

Door afleidingen te minimaliseren en te focussen op singletasking. Vermijd onderbrekingen zoals e-mailmeldingen en sociale media. Zweedse bedrijven die de zes-urige werkdag invoerden, ontdekten dat werknemers efficiënter werkten zonder constant te multitasken.

Wat zijn effectieve strategieën om werk te delegeren zonder de controle te verliezen?

Richt je op duidelijke communicatie en stel verwachtingen vooraf vast. Deel taken op in concrete stappen en blijf bereikbaar voor vragen. Controleer niet constant, maar stel wel vaste momenten in om voortgang te bespreken. Zo behoud je overzicht zonder micro-management.

Hoe kun je prioriteiten stellen om minder te werken zonder kwaliteit in te leveren?

Gebruik tools zoals de Pomodoro-techniek en creëer een prioriteitenlijst op basis van impact en urgentie. Richt je op taken die de grootste impact hebben en elimineer of delegeer minder belangrijke taken. Zo werk je minder, maar richt je je op wat echt belangrijk is.

Welke tools en technieken helpen bij het automatiseren van repetitieve taken?

Tools zoals Inbox Pause voor e-mailbeheer en workflow-automatisering zoals Zapier of IFTTT kunnen herhalende taken stroomlijnen. Voor focus kun je Pomodoro-tools gebruiken zoals Strict Workflow, om je browser af te sluiten van afleidende websites tijdens je focustijd.

Hoe kun je ‘nee’ zeggen tegen extra werk zonder je schuldig te voelen?

Wees eerlijk over je grenzen en licht toe dat je de kwaliteit van je werk hoog wilt houden. Geef aan dat extra werk je focus kan verminderen op andere prioriteiten. Vaak is begrip de reactie, vooral als je duidelijk aangeeft waarom je een taak niet kunt aannemen.

Wat zijn manieren om met afleidingen om te gaan en meer gedaan te krijgen in minder tijd?

Vermijd interne afleidingen door meldingen uit te schakelen en gebruik een koptelefoon om je te concentreren. Elimineer externe afleidingen door meetings te verminderen en afleidende collega’s te informeren wanneer je niet gestoord wilt worden. Focus op één taak tegelijk en vermijd multitasking.

Hoe kan je work-life balance verbeteren door minder te werken?

Door je werkdag te stroomlijnen en enkel te focussen op taken met de meeste waarde, kun je je werktijd verminderen. Stop met werk zodra je klaar bent met je taken. Dit geeft je extra vrije tijd, vermindert stress en draagt bij aan een betere balans tussen werk en privé.

Hoe herken je welke taken geschrapt kunnen worden om werk te verminderen?

Identificeer taken die geen directe bijdrage leveren aan je doelen of die je kunt automatiseren of delegeren. Denk aan herhalende taken, overbodige vergaderingen, en taken zonder impact. Zweedse bedrijven schrapten bijvoorbeeld vergaderingen zonder duidelijke agenda.

Welke gewoontes zorgen ervoor dat je meer gedaan krijgt in kortere tijd?

Gewoontes zoals singletasking, werken met vaste blokken van tijd (zoals de Pomodoro-techniek) en het vermijden van afleiding kunnen je productiviteit verhogen. Ook regelmatig korte pauzes nemen helpt om focus en energie op peil te houden, zoals veel zes-uur bedrijven doen.

Hoe ga je om met de druk om meer uren te werken, terwijl je juist minder wilt werken?

Bespreek met je leidinggevende en collega’s de voordelen van een kortere, maar efficiëntere werkdag. Zweedse bedrijven hebben aangetoond dat korter werken kan leiden tot betere resultaten. Maak duidelijk dat minder uren niet minder productiviteit betekent, maar juist meer focus en betere resultaten.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog