Je zit tegen het randje aan. En niet omdat je thuiswerkt, want dat verloopt verder prima. Maar je merkt gewoon dat de werkzaamheden zich blijven opstapelen. En hoe hard je ook je best doet, er lijkt nooit een eind aan te komen. Je hebt te maken met een te hoge werkdruk en omdat je op afstand werkt is jouw leidinggevende daar niets van bewust. Kaart het toch aan, zeggen we. Digitaal, onder 4 ogen, in 4 stappen.
Je werkt al een tijdje thuis en op zich vind je dat prima. Je geniet van de flexibiliteit die je hebt en de mogelijkheid om te werken op output. Er is alleen één probleem: de laatste tijd heb je het gevoel dat je werkzaamheden maar lijken toe te nemen. En of je daar ook meer tijd en ruimte voor hebt gekregen? Nee. Hierdoor werk je steevast langer door, sla je soms geregeld een pauze over en zit je soms nog ‘s avonds aan dat project in plaats van je welverdiende rust te pakken.
Nu begrijp je ook wel dat jouw leidinggevende er niet op uit is dat jij je over de kop werkt, maar op de momenten dat jij met je handen in het haar zit en de zoveelste kop koffie achterover slaat, voelt dat wel zo.
Je zit dan ook tegen het breekpunt aan. Niet langer kun jij op deze manier werken; er zal of wat moeten schuiven in de werkzaamheden en de tijd die jij daarvoor krijgt of jij breekt. Dat eerste heeft natuurlijk jouw voorkeur.
Je besloot daarom de te hoge werkdruk aan te kaarten bij je baas. Maar hoe doe je dat? Zonder de indruk te wekken dat jij het als teamlid niet geregeld krijgt of het beeld te scheppen dat thuiswerken misschien niet voor jou is weggelegd. Daar is niet zo een-twee-drie antwoord op te geven:
Houd hier even rekening mee voordat je het gesprek aangaat
Want hoewel jij op dit moment wel echt het idee hebt dat de lading werk buitenproportioneel is, is dat niet per definitie zo. Het zou ook zomaar kunnen zijn dat jij je werkzaamheden niet goed plant, dat je moeite hebt met het stellen van prioriteiten of niet weet welke taak je al eerste op moet pakken.
Hierdoor voelt het inderdaad alsof je constant achter de feiten aanloopt en op het punt staat om te barsten, maar eigenlijk werk je gewoon inefficiënt. De hoge werkdruk ontstaat dan eerder vanuit een “gevoel”. Je wil dan niet bij je baas aan de mouw trekken, om vervolgens te horen te krijgen dat het probleem bij je eigen workflow ligt.
Dat willen we je alleen even duidelijk maken. Zodat je daar rekening mee houdt vóórdat je het gesprek aangaat. Kijk daarom eerst altijd naar wat jij kunt verbeteren of naar manieren waarop je slimmer kunt werken.
Bij dit laatste kunnen wij helpen. Indien je het lastig vindt om productief en geconcentreerd vanuit huis te werken is het een idee om bij ons een cursus Effectief Thuiswerken voor Teams te volgen. In die training leggen we je in minder dan 1 dag uit hoe jij je workflow kunt verbeteren. Je leert je werkzaamheden effectief plannen en hoe je werken op afstand optimaal laat verlopen.
Indien je echt zeker weet dat het niet aan jouw manier van werken ligt en dat er werkelijk structureel een te grote hoop hooi op je vork wordt gemieterd, dan kun je vol zelfvertrouwen het gesprek aangaan, wetende dat jij dag in dag uit alles hebt gegeven. En nee: dat maakt jou geen minder teamlid.
Lijd niet in stilte
Want daadwerkelijk dat gesprek aangaan? Ja, we begrijpen dat dat best eng is. Niet zozeer om het feit dat je om de tafel moet gaan zitten, maar eerder om de impressie die je daarmee geeft. Beter gezegd: die jij denkt te geven.
Je bent namelijk bang dat als je aankaart dat je het niet geregeld krijgt, je leidinggevende minder over je denkt. Dat je niet hard genoeg je best doen, onderdoet voor de rest van het team of gewoon niet capabel genoeg bent. Tenminste, dat is wat jouw onderbuik gevoel jou vertelt.
Je voelt je hierdoor stiekem overbodig en zelfs onzeker. Toch is dat nergens voor nodig. Allereerst omdat die gedachten onjuist zijn.
Er wordt heus niet op je neergekeken wanneer je aangeeft dat je er een te grote druk heerst. Juist niet. Aan de noodrem trekken toont aan dat je verantwoordelijkheid neemt voor jouw output en kwaliteit. Dat jezelf het initiatief neemt en zoekt naar oplossingen. Dat kan een leidinggevende alleen maar waarderen.
Daarnaast schiet jij er zelf ook niet mee op wanneer jij het drukteprobleem verzwijgt. Je zult een slechtere kwaliteit leveren, fouten maken en je werkplezier verliezen. Niet alleen kom je daardoor in een slecht daglicht te staan, je mentale en fysieke gezondheid lijden er ook onder. En het laatste dat je wilt, is eindigen met een burn out.
Durf het dus aan te kaarten.
Digitaal een hoge werkdruk bespreekbaar maken (4 stappen)
Doorgaans zou het gesprek waarschijnlijk plaatsvinden gedurende een evaluatiegesprek. Op het kantoor van je leidinggevende bijvoorbeeld of die ene vergaderruimte. Maar nu je vanuit huis werkt, zul je het moeten doen met de online equivalent.
En natuurlijk is dat jammer, want een gesprek voer je toch het liefst onder vier ogen. Toch hoeft een online gesprek niet naar te verlopen. Zolang je rekening houdt met een aantal dingen kun je ook prima via een Skype- of Zoom-sessie de te hoge werkdruk aankaarten.
Waar let je op?
1. Allereerst zorg je voor privacy
Ook onder normale omstandigheden kaart je jouw werkdruk niet aan temidden van een volle werkvloer. Doe dat ook ook digitaal niet:
Voorkom dat je bij jullie teamoverleg het onderwerp aansnijdt. Dat drijft jouw leidinggevende in een hoek en het is gewoon niet zo collegiaal. In plaats daarvan vraag je hem of haar of zij na deze Zoom-sessie misschien even tijd heeft om nog samen iets door te spreken. Wel zo netjes.
Zodra je dan jouw leidinggevende voor jezelf hebt, doe je er slim aan om te checken of hij of zij zich op een geschikte plek bevindt. Je snijdt immers toch een gevoelig onderwerp aan. Een eventuele partner op de achtergrond of kinderen die thuis aanwezig zijn hinderen de openheid van het gesprek.
Het kan ook zo zijn dat hij of zij op kantoor is en zich in een openbare vergaderruimte met anderen bevindt. Om te voorkomen dat je extra pottenkijker (-of luisteraars) hebt, check je dat even:
“Hé Anouk, fijn dat ik je even zo kan spreken. Ik wil namelijk even iets tegen je aanhouden waar ik al een tijdje mee zit. Het zou fijn zijn als we dat even onder vier ogen kunnen bespreken, komt dat nu gelegen?”
2. Benadruk de bedrijfsvisie
Zodra Anouk dan groen licht geeft, ga je van start. Op een diplomatieke wijze. Je wil namelijk voorkomen dat je direct met een wijzend vingertje het gesprek start (“Je zadelt me met te veel werk op!”.
In plaats daarvan begin je met het benoemen van de bedrijfsfilosofie. Geen betoog over missies en visies, maar de nadruk op het gedeelte dat niet overeenkomt met de te hoge werkdruk:
“Ik weet dat wij als bedrijf staan voor een constante levering van kwaliteit. Niets minder dan het beste, daar sta ik vierkant achter…”
3. Benadruk het drukteprobleem
Leg uit dat jouw torenhoge werkdruk deze visie in de weg zit. Je kán gewoon niet constant perfect werk afleveren, wanneer je dat altijd maar gehaast moet produceren. Haast en drukte staan garant voor minimale output en minstens een paar fouten.
“…nu merk ik de laatste tijd dat mijn agenda zo vol zit en de werkdruk daardoor zo hoog is dat ik die kwaliteit onmogelijk nog kan garanderen. De filosofie is eerder ‘als het maar af is’ dan ‘als het maar goed is’. Dat levert werk op van minderwaardige kwaliteit dan waar we voor staan. Dat zit me niet lekker…”
4. Kom met oplossingen
Voorkom dat je alleen maar klaagt over hoe zwaar je het hebt en niet met concrete oplossingen aankomt. Hoe kunnen jullie samen tot een geschikte oplossing komen om het drukteprobleem op te lossen? Het toont aan dat je verder hebt gedacht, verantwoordelijkheid neemt en het slechts in de schoenen van je leidinggevende schuift.
Draag daarom zelf een paar oplossingen aan:
- “…Om dat probleem op te lossen en mijn werkdruk te verlagen, denk ik dat het slim is om die statistieken vanaf nu elk kwartaal uit te voeren in plaats van elke maand.”
- “…Om dat probleem op te lossen en mijn werkdruk te verlagen, zouden we voor het opzetten van de nieuwe website een tijdelijke kracht kunnen inhuren.”
- “… Om dat probleem op te lossen en mijn werkdruk te verlagen, schakel ik graag de hulp in van een collega om de nieuwe klant tevreden te houden.”
Ga er niet vanzelfsprekend van uit dat je baas meteen met jouw oplossing akkoord zal gaan. De kans is echter groot dat hij of zij in elk geval in die richting gaat verder denken. Dankzij jouw voorzet.
Waar het op neerkomt
Denk niet dat je jouw drukteprobleem moet verzwijgen omdat je thuiswerkt. Of dat het je een minder goede collega maakt. Zeker niet. Soms sluipen er onbewust extra taken en verantwoordelijkheden in je planning. Zeker wanneer je op afstand werkt, is het dan lastig voor je leidinggevende om dit te bewaken. Spreek hem of haar er dan ook zeker op aan wanneer je merkt dat de werkdruk te hoog wordt. Beter dat, dan lijden onder de druk.
Durf daarom aan de noodrem te trekken. Het maakt je niet zwakker. Het betekent niet dat je faalt. Integendeel:
Nee zeggen tegen een hoge werkdruk is juist het tegenovergestelde van falen. Het is voorkomen dat je faalt.
Meer weten over werkdruk?
Werkdruk is een begrip dat we vaak horen. Kenniswerkers lijken het drukker te krijgen, houden tal van balletjes in de lucht en staan voortdurend aan. Hoe kun je hier beter mee omgaan? Björn – time management expert – legt het je uit. Hij gebruikt hiervoor de vijf gewoonte die succesvolle mensen zichzelf hebben aangeleerd om kalm te blijven onder werkdruk en -stress.
Wie zijn wij? | Training Effectief Thuiswerken voor Teams
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
