Wil je succesvol zijn en doelen bereiken, dan zul je hard moeten werken en veel uren moeten maken. Zwoegen en uitsloven om tot je gewenste doelen te komen. Dat is in ieder geval wat productiviteitsgoeroes ons laten geloven. Maar niets is minder waar. Met alleen hard werken kom je er niet. Het gaat niet om hárder werken, maar om slimmer werken. Met deze 4 stappen lukt dat.
Wat komt aan bod?
- Hard werken is niet de sleutel tot succes
- Lever kwaliteit en niet kwantiteit
- In 4 stappen slimmer werken
- Conclusie
Hard werken is niet de sleutel tot succes
Vrijwel iedere productiviteitsgoeroe of coach laat ons geloven dat hard werken de manier is om je doelen te behalen. Hard werken loont, dat is wat ons verteld wordt in YouTube video’s en Instagram posts.
Met hun meeslepende verhalen en eigen ervaringen worden we gemotiveerd om nog harder te werken. Vaak ondersteund door mooie foto’s en video’s met opzwepende of dramatische muziek:
Een gemotiveerde en aanstekelijke boodschap. Maar klopt het ook wel, dat je enkel hard moet werken om succesvol te zijn?
Nee. Hard werken staat niet gelijk aan succes.
Als dat wel het geval zou zijn, dan zouden werknemers uit de bouw, het onderwijs of in de agrarische sector de best betaalde banen hebben. Niets is minder waar.
Kortom, leg niet direct een verband tussen hard werken en succes. Natuurlijk is hard werken wel een onderdeel om successen te behalen en om doelen überhaupt te kunnen bereiken, maar met alleen hard werken kom je er niet. Er is meer nodig om succesvol te zijn.
Geloof je wel dat hard werken de sleutel tot succes is? Dan is het gevolg dat je jezelf overwerkt, wat uiteindelijk negatieve gevolgen heeft voor jezelf en het komt de kwaliteit van je werk ook niet ten goede.
Lever kwaliteit en niet kwantiteit
Je kunt nog zo hard werken en ontzettend veel uren maken. Of je nu 40 uur, 50 uur of zelfs 60 uur maakt in week, uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van het werk. Je kunt immers nog zo druk bezig zijn geweest met bepaalde taken, maar als een groot deel van deze taken niet zo belangrijk is geweest, dan ben je simpelweg nutteloos bezig geweest.
Stel dat jouw werkweek voornamelijk bestaat uit vergaderingen bijwonen. Dan ben je ongetwijfeld druk geweest, maar heeft het ook echt bijgedragen? Zijn jullie tot besluiten gekomen of bleek achteraf dat je er niet per se bij had hoeven zijn? Druk was je zeker, maar werkelijk productief was het niet. Ook niet alle taken hebben dezelfde hoeveelheid energie nodig. Heb je bijvoorbeeld taken waar je 3 uur van je tijd aan spendeert, maar die eigenlijk niet belangrijk genoeg zijn? Ook dan ben je druk bezig geweest, maar echt waardevol was het niet.
Uiteindelijk is het dus belangrijk om kwaliteit te leveren en tijd te spenderen aan taken die er echt toe doen. Het aantal uren en de energie die je ergens insteekt, zeggen dus niets over de kwaliteit van het werk. Verspil je tijd daarom niet met taken die minder belangrijk zijn.
Zo komen we ook terug op de overtuiging dat hard werken nodig is om doelen te bepalen. Niet dus.
Focus niet op harder werken, maar op slimmer werken. Probeer te streven naar de kwaliteit die je neerzet in een bepaalde tijdsduur en focus niet op de hoeveelheid uren die je maakt. Maar hoe kun je slimmer werken?
- Kijk kritisch naar de taken die in jouw agenda staan
- Denk na over de tijd die je spendeert aan taken. Is die tijd ook echt nodig of kun je een minder belangrijke taak ook in minder tijd doen?
Door deze vragen te beantwoorden kijk je kritisch waar je wel graag tijd en aandacht aan besteedt.
In 4 stappen slimmer werken
Prioriteiten bepalen. Dat is wat we moeten doen om in kaart te brengen welke taken volledig jouw aandacht verdienen. De eerste stap is om te bepalen welke taken nu eigenlijk allemaal op jouw planning staan. Aan de hand daarvan bepaal je de prioriteiten en denk je goed na over welke taken daadwerkelijk kwaliteit, impact en waarde opleveren.
1. Maak je hoofd leeg met een zogenaamde gedachtendump
Begin deze 4 stappen met de zogenaamde ‘gedachtendump’. Alle klussen schrijf je op. Je hebt enkel een leeg kladblok nodig en een half uurtje van je tijd. Schrijf alles op wat in je opkomt, welke taken en afspraken staan allemaal nog op de planning? Dit kunnen kleine ad-hoc klusjes zijn of grote belangrijke taken die je al weken voor je uit schuift.
2. Prioriteiten bepalen
Het lege kladblok is inmiddels volgeschreven met een lange lijst. In plaats van nog langer met deze lijst aan de slag te gaan, ga je eigenlijk liever meteen aan het werk om deze punten zo snel mogelijk af te werken. Stop! Zoals je weet is deze ‘hard-werken’ mentaliteit niet de oplossing tot succes. Het levert niet zoveel op.
De volgende stap is om alle taken eens kritisch te bekijken. We gaan prioriteiten stellen. Hebben alle taken ook echt jouw aandacht en tijd nodig? Welke taken zijn echt belangrijk en hebben een toegevoegde waarde? En welke taken zijn minder belangrijk, kunnen in minder tijd uitgevoerd worden of kunnen zelf volledig vervallen?
Om dit te kunnen bepalen stellen we een prioriteitenmatrix op. Aan de hand van dit overzicht bepaal je in hoeverre een klus wel of niet belangrijk is.
- In de bovenste rij staan de klussen die wél belangrijk zijn. Deze taken moet jij uitvoeren, nu of op een later moment.
- In de onderste rij staan de klussen die niet belangrijk zijn. Deze taken kunnen gedelegeerd of zelfs geschrapt worden.
De takenlijst uit jouw gedachtendump plaatsen we in deze matrix. Bijvoorbeeld:
Wil je het meeste uit je werkdag halen, dan is het zinvol om je tijd en aandacht te besteden aan de taken in de bovenste rij. Dit zijn tenslotte belangrijke taken die ook alleen jij kunt uitvoeren. Een aantal taken zijn dringend en dienen op korte termijn opgepakt te worden en een aantal van deze taken kunnen nog even wachten.
Kortom, wil je graag een productieve dag hebben en de werkdag met een voldaan gevoel afsluiten? Dan is het zinvol om je enkel bezig te houden met taken in deze bovenste rij. Besteed je namelijk 20% van jouw aandacht aan deze prioriteiten? Dan levert dat 80% resultaat op.
De taken in de onderste rij zijn niet zo belangrijk. Deze taken hoef jij ook niet zelf uit te voeren. In dat geval zijn er twee opties. Je kunt een taak delegeren of volledig laten vervallen, elimineren.
- Delegeren: indien een taak niet belangrijk is, maar wel dringend, dan is het verstandig om deze taak uit handen te geven. Wellicht is er een collega die dit sneller, beter of goedkoper kan uitvoeren. Jij mag de taak schrappen, maar de taak wordt wel netjes op korte termijn uitgevoerd door een collega. Zo kun jij je ook bezig houden met die 20% belangrijke taken.
- Elimineren: een taak volledig laten vervallen is ook een oplossing als de taak niet dringend en ook niet belangrijk genoeg is. Dit zijn de echte boosdoeners. Taken die veel kostbare tijd wegnemen, maar in werkelijkheid niet zinvol zijn. Heeft deze taak geen toegevoegde waarde? Overweeg dan om de taak te elimineren.
3. Maak een actieplan
Nu je de belangrijke taken bepaald hebt, is het de volgende stap om daar concrete actiepunten van te maken. Laten we wel realistisch zijn, deze belangrijke taken kunnen niet dezelfde dag nog uitgevoerd worden. We gaan namelijk slim werken in plaats van hard werken, weet je nog?
Kies daarom maximaal 3 belangrijke taken waar jij deze week sowieso aan gaat werken.
Plan deze taken ook echt in je agenda en/of in je takenlijst. Doe je dit niet, dan is de kans groot dat er weer snel ad-hoc klusjes en vergaderingen tussendoor komen, waardoor je alsnog niet toekomst aan deze belangrijke taken. Kortom, leg je prioriteiten vast.
Denk ook goed na hoeveel tijd deze taak waard is en hoeveel tijd je er ook daadwerkelijk voor nodig hebt. Voorkom dat je er te veel of juist te weinig tijd voor inplant. Geef je jezelf te weinig tijd, dan kom je alsnog niet goed uit in je planning. Maar plan je te veel tijd, dan geef je de taak ongetwijfeld te veel aandacht. Maak de planning daarom concreet. Wees kritisch naar wat er exact moet gebeuren en bepaal voor jezelf duidelijk met welk resultaat jij tevreden bent.
Dus, plan deze 3 taken voor deze week eens in.
4. Bewaak je tijd en laat je niet storen
Nu je goed in beeld hebt aan welke taken je gaat werken en wanneer je daar tijd aan besteedt, is er nog één ding wat je kunt doen om je tijd nog efficiënter te benutten: de tijd bewaken.
Ga je aan de slag met die ene belangrijk taak, laat je dan vooral niet afleiden door collega’s die je wederom storen met een “dringende” vraag.
Houd je strak aan de planning en laat je collega’s ook duidelijk weten dat je even niet gestoord wil worden. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat een collega toch even bij je aanklopt.
Desalniettemin, is het nog steeds belangrijk om je prioriteiten duidelijk in je achterhoofd te houden. Ook al ben je klaar met die ene belangrijke taak, dan is het nog steeds zonde om een vergadering bij te wonen, waar je niet per se een groot aandeel in hebt.
Kortom, blijf kritisch over je taken en afspraken. Bewaak je tijd en communiceer ook duidelijk met collega’s, zodat ad-hoc klusjes en dringende vragen niet zomaar een weg proberen te banen richting je agenda. Voorkom een werkweek van 50 á 60 uur, waarin je enkel ‘druk’ bent.
Conclusie
Ga je op deze manier te werk, dan zul je na een tijdje merken dat je met name taken uitvoert die wél van toegevoegde waarde zijn. Je sluit de werkdag met een voldaan gevoel af en hebt eindelijk die belangrijke taken kunnen afronden. Wellicht merk je ook dat je minder taken kunt afvinken van de to-do lijst, maar dat komt tenslotte omdat je je toelegt op hetgeen wat écht belangrijk is.
Opscheppen dat je deze week weer 60 uur hebt gewerkt is niet per se verstandig. Ga slimmer om met je tijd en geef je aandacht aan zaken die het verschil maken. Zo wordt jij succesvol én behaal je ook doelen.
Dus, correctie:
Volg een training Thuiswerken voor meer praktische tips
Ben je met dit artikel al op weg geholpen, maar ben je benieuwd naar meer praktische tips en technieken om je tijd efficiënt in te delen? Volg dan een onze 1-daagse training Thuiswerken. Tijdens deze training gaan we nog dieper in op deze technieken. Aan de hand van slimme tips en tools streven we naar een efficiënte indeling van jouw werkdag. Vooral in deze nieuwe werksituatie kan thuiswerken een uitdaging zijn. Schrijf je in voor onze populaire training en krijg meer gedaan in minder tijd — altijd fijn.
… of onze in-company training Effectief Thuiswerken voor Teams
Samenwerken op afstand kan ook lastig zijn in teamverband. Daarom bieden we onze trainingen ook aan in de vorm van een in-company training. Deze training geven we graag bij jullie op locatie en is volledig afgestemd op jullie organisatie, doelstellingen en vraagstukken. Benieuwd? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan.
