‘Heb je hem weer, hoor’ denk je terwijl je telefoon voor de derde keer overgaat. Om gestoord van te worden, letterlijk. Telkens je werkzaamheden onderbreken omdat iemand je belt, appt of mailt met een zoveelste “spoedje” is funest voor je concentratie. Tijd voor een oplossing: leer dringend onderscheiden van “dringend” (en maak onderling deze afspraken).
Zo kom je toch nooit aan werken toe!
Gedurende je werkdag komt er heel wat op je af. Zo heb de normale werkzaamheden die moeten gebeuren, maar gaat er ook een groot deel van je tijd op aan zaken die tussendoor binnenkomen:
‘… of je nu die offerte retour kunt sturen, belangrijk!’ — stuurt een collega in een chatbericht.
‘… kun je zsm de wijzigingen doorgeven aan de leverancier?’’ — mailt je leidinggevende.
‘… graag een introductiegesprek plannen. Schikt morgen?’ — belt een klant.
Met andere woorden: er worden een hoop verzoeken en vragen op je afgevuurd en ze lijken allemaal even dringend. Help!
Jouw eerste ingeving is om alles uit handen te laten vallen en gehoor te geven aan alles en iedereen. Je wil aantonen dat je al het hooi op je vork prima kunt hebben. En zeker omdat thuiswerken vaak enige transparantie mist, denk je dat reactief werken dé manier is om aan te tonen dat je productief bent. En dat ben je ook wel, tot op zeker hoogte. Toch merk je geregeld dat je niet alles hebt afgekregen of dat je langer hebt moeten doorwerken. Dat kan niet de bedoeling zijn:
Thuiswerken biedt jou de mogelijkheid om te werken op output en uren vrij in te delen. Maar wanneer je constant langer werkt omdat je tussendoor overspoelt wordt door ad hoc klussen en verzoeken, en daardoor niet toekomt aan je echte werk, gaat er iets mis.
Zeker wanneer achteraf ook nog eens blijkt dat een vraag of taak helemaal niet zo dringend was als dat je collega deed voorkomen.
Om te voorkomen dat je kostbare tijd én concentratie verliest, is het daarom cruciaal dat jouw werk niet lijdt onder zogenaamde “dringendheden”.
Je wil onderscheid kunnen maken tussen wat werkelijk jouw aandacht nodig heeft en wat best even kan wachten. Tussen werk dat werkelijk impact heeft en wat slechts belangrijk lijkt. Daardoor krijg je niet alleen meer gedaan, je werkt ook daadwerkelijk aan de klussen die prioriteit hebben. Dat levert betere resultaten op en nog een beter humeur.
In deze video vertelt time management expert David je hoe je dit (netjes) aankaart. Check de video, maar ook zeker onderstaande tips:
1. Onderscheid dringend van “dringend”
Hoewel heel veel dingen dringend voelen, betekent dit niet dat ze dat ook zijn. Een belangrijk verschil. Zo kan een teamlid het laten overkomen alsof haar onbeantwoorde vraag het einde van de wereld betekent, maar betekent dat niet dat jij ook direct alles uit handen moet laten vallen.
Geloof ons wanneer we zeggen dat slechts 5% van de dingen waarmee je te maken krijgt werkelijk dringend is. Het overige deel, de 95%, kan prima wachten. In ieder geval minstens een half uur.
Het overgrote deel is niet dringend. Het voelt dringend.
De definitie die wij bij Tijdwinst dan ook gebruiken is:
Een klus of vraag is dringend wanneer je deze meteen moet oppakken. Je kunt niet afmaken wat je nu aan het doen bent. In de praktijk betekent dit vaak dat geen binnen dertig minuten kan wachten.
Stel jezelf daarom de vraag:
Kan het een half uurtje blijven liggen? Vergaat dan de wereld? Nee? Mooi. Dan betekent het dat je eerst even kunt afmaken waar je mee bezig bent en dat dit dus niet dringend is.
Conclusie? Veelal kun je gewoon verder gaan met wat je aan het doen bent en dit in alle rust afmaken. Pas wanneer je tijd hebt en je planning het toelaat, neem je een vraag of verzoek op je. Tot die tijd bewaar je het in je timemanagementsysteem zodat je het niet vergeet.
2. Spreek af wat dringend is en hoe je hierover communiceert
Nu kunnen wij niet voor jou bepalen wat onder de noemer “dringend” valt. Wat voor het ene team een spoedje is, is voor een ander verwaarloosbaar. Er is dan ook geen concreet antwoord op de vraag wat een 5%-geval nou precies is.
Ga daarom in gesprek met je team en leidinggevende. Bespreek wat de gevallen zijn waarvoor je elkaar gedurende een thuiswerkdag mag storen — ‘welke situaties bestempelen wij als dringend?’
Voor jullie kan dit een klant zijn die naar de pers dreigt te stappen, een belangrijke levering die spoorloos is of een negatief social media bericht dat viral dreigt te gaan. In zulke gevallen wil je dat jij of een teamlid binnen dertig minuten actie onderneemt. Dát is dringend, dáárvoor mag je storen.
En hoe je stoort? Ook daar kun je onderling afspraken over maken:
- Is iets dringend, dan neem je direct contact op: je belt.
- Iets iets niet dringend, dan zoek je géén direct contact op: je zet je vraag of kwestie op de mail of noteert deze zolang op je ‘1 op 1’-lijst.
Een ‘1 op 1’-lijst is een plek in je takenmanager waar je punten die je wilt bespreken tijdelijk opslaat. Dan, op een moment dat het zowel jou als een ander uitkomt, neem je jouw punten erbij en bespreek je. Zo voorkom je dat jij tussendoor een collega stoort of hij jou.
3. Houd je zelf ook aan de regels
Uiteindelijk voorkom je de reactieve werksfeer pas wanneer ook jij voorkomt dat je collega’s op afstand onnodig stoort. Vermijd daarom de drang om je collega te bellen of te appen met een vraag waarvan je weet dat hij niet dringend is.
Indien jij geconcentreerd wilt werken, respecteer je ook de concentratie van anderen.
De “4 I’s of Interruptions” helpen je de keuze maken. Beantwoord ze voor je de neiging hebt een ander te onderbreken. Natuurlijk nadat je jezelf hebt afgevraagd of je kwestie echt dringend is.
- What’s the Issue? – Wat is het probleem?
- What’s the Impact? – Wat is het gevolg als we dit niet à la minute oppakken?
- What have I done? – Wat heb ik zelf al gedaan om dit op te lossen?
- What will I ask? – Wat ga ik vragen? Of wat verwacht ik van de ander?
Misschien kom je er na het beantwoorden achter dat jouw kwestie niet zo dringend is als het voelt. Je kunt je collega eigenlijk net zo goed mailen, besef je je. Niet alleen voorkom je hiermee dat je haar stoort, het toont ook aan dat je haar concentratie respecteert.
Kortom
Op kantoor kon je misschien nog zien wanneer iemand druk bezig was en niet gestoord wilde worden. Nu we veel vanuit huis werken is dat lastiger in te schatten. Hierdoor krijg je om de haverklap Teams-berichten, appjes en belletjes binnen; allemaal met ontzettend “dringende” kwesties. Zo kom je natuurlijk niet aan je echte werk toe.
Door eindelijk te leren wat nou werkelijk dringend is en hier onderling afspraken over te maken, kun je deze reactieve werkwijze terugdringen. Dat geeft je niet alleen meer rust, je komt ook eindelijk toe aan het verrichten van je werkzaamheden!
Meer weten? Training Effectief Thuiswerken
In ons boek ‘Elke dag om 15.00 klaar’ gaan we veel uitgebreider op dit onderwerp in. Nuttig, indien je productiever wilt leren werken én leven. Ben je iemand die liever in de praktijk leert dan middels een boek, volg dan onze training Effectief Thuiswerken voor Teams! Daar leert een expert jou alles wat je ook maar ooit over slimmer (samen)werken op afstand wilde leren — en dat in minder dan 1 dag!
